Автоматизация бизнеса что это

Автоматизация бизнес-процессов помогает развиваться и получать больше прибыли не только крупным корпорациям, но и малому бизнесу. В статье мы расскажем, что такое процессы в бизнесе и когда их стоит модернизировать, а также рассмотрим основные этапы на пути автоматизации и масштабирования.

Что такое и для чего нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос части функций и обязанностей, которые работники выполняли вручную, в специальные программы или автоматизированные системы. Благодаря этому улучшается качество производства, высвобождаются ресурсы и появляется время для более качественного обслуживания клиентов.

Приведем пример. Раньше в магазине «Х» продавцы-кассиры тратили время на то, чтобы пробить два чека, но когда настроили эквайринг с онлайн-кассой, на обслуживание одного клиента стало уходить меньше времени. Как следствие, на кассе стало меньше очередей и меньше недовольных клиентов. Также у кассиров появилось время, чтобы ответить на вопросы покупателей.

Зачем нужна автоматизация

  • Помогаетсвести к минимумурутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
  • Минимизирует человеческий фактор. Иногда ошибки, вызванные человеческим фактором, могут дорого стоить.
  • Помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
  • Экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
  • Экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
  • Помогает масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1 000 счетов.

В любом случае автоматизация — это упрощение работы и повышение удобства для покупателя и работников.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Для начала изучите, какие процессы есть в вашей организации и решите, действительно ли стоит их автоматизировать.

Какие существуют бизнес-процессы

Бизнес-процесс — набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать ценность для заказчика или партнера. Такие действия повторяются из раза в раз, от клиента к клиенту.

Все бизнес-процессы можно разделить на три основных типа:

  1. Основные — напрямую влияют на доход компании. Они представляют основную деятельность организации: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами.
  2. Поддерживающие — обслуживают организацию. Напрямую они не влияют на доход, но без них компании было бы невозможно функционировать: HR, бухгалтерия, АХО, техническая поддержка.
  3. Управленческие — позволяют управлять бизнесом. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

Три типа бизнес-процессов

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что это поможет упростить работу персонала, повысить производительность труда или качество продукта.

В каких случаях нужна автоматизация

Автоматизацию можно использовать независимо от размеров бизнеса. Однако сложная автоматизация нужна не всем.

Для небольших бизнесов хорошо подойдут уже готовые решения, которые есть на рынке — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие суммы не имеет смысла. Крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. В таких случаях недостаточно типовых решений, поэтому инструменты создаются под заказ. Если говорить о крупных корпорациях, то они успешно масштабируются как раз благодаря автоматизации. Здесь подбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и создания индивидуального решения.

Гарантированно повысить ценность для потребителя или рентабельность за счет автоматизации чаще всего удается в таких направлениях, как:

  • продажи: интернет-магазины способны заменить несколько торговых залов и штат продавцов;
  • бухгалтерия: не нужно вручную считать налоги и формировать платежки. Программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счетам, формировать платежки и оплачивать их из окна программы.
  • документооборот: если контрагенты компании и сотрудники компании будут работать с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.

В каких случаях не подойдет автоматизация

Сервисам и программам не стоит доверять те направления, которые требуют:

  • комплексного принятия решений,
  • критического мышления,
  • творчества,
  • регулярных изменений,
  • индивидуального подхода.

Средства и этапы автоматизации

Если разделить процесс перехода на этапы, будет проще разобраться, с чего начинать и к чему нужно стремиться.

1 Этап. Проанализируйте процессы

На этом этапе вам нужно проанализировать, как работает вся система, чтобы найти в ней слабые места, а затем просчитать, поможет ли их наладить автоматизация или лучше подойдет другой способ.

Найдите слабые места

Смоделируйте все процессы, чтобы понять, где изменения необходимы в первую очередь. Для этого удобно использовать специальные программы, например, Camunda или Visual Paradigm. Также подойдет стандартная miro или даже простой листок бумаги и ручка. Если раньше вы уже составляли ментальную карту (Mindmap) или карту путешествия клиента (CJM), их тоже можно использовать для анализа и поиска «слабых звеньев» всего процесса.

Бизнес-процессы можно оформить в виде схемы. Если максимально упростить, это будет выглядеть вот так:

Как устроен бизнес-процесс

Когда схема будет готова, вы увидите, как работает система в общем и заметите ее слабые места.

Как понять, что с процессом что-то не так? Ориентируйтесь на следующие критерии:

  • занимает слишком много времени,
  • полностью состоит из монотонных задач,
  • содержит много однотипных действий.

Поставьте цель

Итак, вы поняли, что не так в вашей системе. Теперь поставьте конкретную цель. Например:

  • снизить затраты,
  • повысить производительность,
  • сократить количество потребляемых ресурсов,
  • увеличить точность вычислений или другое.

С понятной целью будет проще сформировать бюджет на модернизацию и принять окончательное решение в пользу или против автоматизации.

Сделайте расчеты

Иногда бывает, что после автоматизации компании, наоборот, теряют больше ресурсов, чем тратили до нее. Финансы расходуются, а изменения себя не оправдывают. Чтобы такого не происходило, перед переходом важно просчитать все риски и вычислить реальные выгоды. Например, если выручка компании составляет 2 миллиона в месяц, а внедрение автоматизации будет стоить 500 тысяч в месяц, то такую модернизацию едва ли можно будет назвать успешной.

Вычислить прибыль можно разными способами. Всё будет зависеть от процесса, который требует доработки. Например, можно сравнить текущие затраты на процесс, с затратами на покупку и установку новой системы, а также обучение сотрудников. Или взять время, которое сотрудник тратит на задачу сейчас, и время, которое будет уходить на задачу после модернизации, а затем сравнить затраты с прибылью от освободившегося времени.

Есть процессы, которые требуют более сложных вычислений. В некоторых случаях стоит обратиться к экономистам или другим специалистам в области финансов. Также иногда бывает, что для улучшения процессов не требуется больших вложений: чтобы оптимизировать систему, достаточно поменять подход.

2 Этап. Выберите инструмент

Если вы просчитали все выгоды и риски и готовы к изменениям, переходите к выбору конкретного инструмента. Независимо от того, в какой сфере происходит модернизация, при выборе ориентируйтесь на следующие критерии:

  • простой и удобный для работы интерфейс;
  • возможность хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки, вести базу и отслеживать эффективность сотрудников;
  • возможность настроить отчетность и отслеживать статистику по нужным показателям.

Существуют универсальные инструменты, которые помогают автоматизировать процессы на начальном этапе — Microsoft Excel и Google-таблицы. В них можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных показателей. Например, можно автоматизировать работу отдела продаж на базовом уровне — создать клиентскую базу, контролировать оплаты и подсчитывать выручку.

Также существуют более специализированные программы:

  • финансы, бухгалтерия и кадровое делопроизводство — 1C, Контур, Bamboohr;
  • документооборот — ЭДО;
  • учет взаимодействия с клиентами — AmoCRM, Bitrix24, СRМ;
  • комплексные системы управления предприятиями — ERP-системы (SAP, 1С:Предприятие);
  • маркетинг — Unisender (для массовых email-рассылок);
  • планирование рабочих и личных задач — SingularityApp. Планировщик помогает навести порядок в делах и не пропустить важное;
  • проектная работа — Trello, Jira, Kaiten. Эти сервисы помогают синхронизировать и отслеживать процессы и движение к целям.

Выбор оптимального инструмента будет зависеть от конкретной области и ваших целей.

3 Этап. Внедрите изменения

Что входит в автоматизацию бизнеса, помимо непосредственно внедрения изменений? Учитывайте несколько моментов, которые также важны при переходе:

  1. Заранее подготовьте сотрудников — не все изменения принимаются на «ура». Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов, поэтому сначала донесите выгоды, ответьте на все вопросы и поработайте с возражениями.
  2. Заранее предупредите сотрудников о сокращениях или продумайте, куда перенаправить человекоресурсы.
  3. Продумайте, как будете интегрировать новые технологии с существующими корпоративными системами.
  4. Протестируйте установленные продукты и найдите узкие места. Продумайте, что будете делать, если что-то пойдет не так или система откажет.
  5. Выделите человека, который будет отвечать за обучение. Можно провести обучение своими силами или делегировать процесс сторонним специалистам. Также не забудьте составить инструкции: подробно описать все действия, возможные проблемы и способы их решения.
Читайте также:  Целью реализации управления качеством как сложной функции управления бизнес процессами является

4 Этап. Проанализируйте и скорректируйте

После автоматизации любого процесса важно отслеживать эффективность и находить точки роста. Не бойтесь корректировать инструкции и работу в целом: регулярно собирайте обратную связь от коллег, анализируйте ее и принимайте меры, если нужно.

Учитывайте, что от автоматизации не всегда можно ждать мгновенных результатов. Соберите все показатели до изменений, а затем регулярно сравнивайте их с новыми показателями. Изменения могут принести свои плоды не сразу, а в течение длительного срока — всё зависит от масштабов бизнеса и конкретной ситуации. Например, прирост выручки от подключения торгового эквайринга будет уже через 2 месяца, а от введения новой системы учета склада — через полгода-год.

Иногда, для качественных изменений в компании приходится менять и другие, смежные, процессы или дорабатывать инструмент под конкретную ситуацию.

Подведем итоги

Перед тем как сделать выбор, идти по пути автоматизации или нет, учитывайте несколько основных моментов:

  1. Автоматизация нужна не всем компаниям. Если сейчас вы хорошо справляетесь с задачами вручную и это не сильно влияет на результаты деятельности, значит вам пока не нужны изменения.
  2. Не обязательно автоматизировать сразу все процессы. Выберите один самый важный и испробуйте на нём уже готовое решение. Так вы лучше поймете, где ещё необходимы изменения или чего не хватает в базовых решениях.
  3. Автоматизация не приносит сиюминутный результат. Отслеживайте изменения в течение нескольких месяцев: за это время сотрудники и клиенты успеют привыкнуть к новой системе и появится эффект от нововведений.

Мы разобрали, что дает автоматизация, кому и зачем она нужна, и показали весь процесс поэтапно. Больше статей с пользой для бизнеса читайте в нашем блоге.

Источник: www.reg.ru

Автоматизация бизнеса что это

О ее дороговизне говорят в двух случаях:

  1. Когда нет плана окупаемости. Руководитель думает о расходах, а не об инвестициях. А значит, не планирует, за счет чего и в какой срок вложенные деньги вернутся.
  2. Когда нет целей на автоматизацию. Руководитель не знает, какой эффект хочет получить. «Нам нужно автоматизировать закупки». А зачем? Ситуация напоминает покупку машины: «Продайте мне самую хорошую!». Человеку продают джип с пятилитровым двигателем и расходом 20 литров на сотню, а он на нем таксует по вечерам. В итоге переплата при покупке и издержки превышают доход от такси. Когда человек не знает, чего хочет — то платит дороже и получает не то.

Бизнес — это про деньги. И на автоматизацию нужно ставить финансовые цели. Хотите, чтобы бизнес стал быстрее, точнее и понятнее? Тогда посчитайте скорость, точность и понятность в деньгах. Для этого набросайте финансовую модель автоматизации.

Когда предприниматель знает, чего хочет — рассуждает так: «За счет автоматизации хочу сократить запасы ТМЦ на 15%. Это позволит сэкономить 4% платежей по кредитам за факторинг, то есть 40 тысяч рублей в месяц».

Когда цели выражены конкретными значениями, нужно составить срочный план их достижения. Запланируйте, когда завершится автоматизация и когда начнется эффект. Эффект нарастает постепенно, можно заложить это в календарный план. Так вы получите план возврата вложенных средств: «Завершаем автоматизацию к марту. Увеличиваем скорость обслуживания покупателей к апрелю на 10%, к июлю — на 50%».

Осталось ввести план-фактный анализ достижения цели — отслеживать, чего из планируемого вы достигли, а чего не достигли.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Определите, за счет чего окупится автоматизация

В малом бизнесе не все понимают, что конкретно улучшит автоматизация. Или не знают, как это посчитать. Давайте разбираться, за счет чего вырастет доход после автоматизации.

Сократится количество утрат и порчи. Если вы провели инвентаризацию и ахнули от ее результатов, то можете предположить, насколько сократятся потери после автоматизации учета ТМЦ. В нашей практике потери от краж и просрочки сокращались на 60% после автоматизации приемки и отгрузки товаров и введения материально ответственных лиц.

  • Автоматизация учета сырья в производстве

Предварительная калькуляция заказа и анализ фактического расхода материалов и трудозатрат позволят организовать выгодный раскрой материалов. Данные будут постепенно накапливаться, и вы сможете точнее определять себестоимость при расчете заказов. Например, при изготовлении пластиковых окон сократятся обрезки пластика. А это конкретная экономия в рублях.

Он позволит вам точнее планировать расходы на каждый заказ. Вы сможете гибко управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получите конкурентное преимущество.

  • Увеличение скорости бизнес-процессов

Оно прямо влияет на количество продаж. Вспомните кассира в «Макдональдсе» в час пик. Он быстро обслуживает покупателей, потому что все процессы выверены, товары ограничены меню, а для оформления заказа нужно нажать на кнопку несколько раз. Все чаще кассира вообще заменяют автоматом.

Если у вас очереди — посчитайте, насколько вырастет оборот торговой точки, если обслужить всех быстрее. Разделите фактическое время обслуживания на то, которое хотите добиться после автоматизации. Умножьте получившийся коэффициент на оборот — это ваша будущая прибыль.

  • Точность процессов — например, обслуживания

Как посчитать недовольство покупателя, которому забыли принести сахар к кофе? Или которому не выдали сдачу? Хуже, если по случайности не закрутили гайки на колесе в шиномонтажке, хотя убыток от этого посчитать легче. Если декомпозировать процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением — вырастет лояльность покупателей и качество обслуживания.

Она позволит увеличить товарооборот с группами покупателей или по группам товаров. Вы увидите предпочтения покупателей и предложите тот товар, который им необходим. Либо сформируете пакеты с товаром-локомотивом и товаром, который не так популярен. Все это выражается в рублях, которые вы получите или нет — в зависимости от качества торговой аналитики. Маркетинг прямо влияет на следующий пункт.

Любой товар, без дела хранящийся на складе, — это отвлеченные от оборота деньги, которые не приносят вам доход. Если вы сократите количество неликвидного товара или автоматизируете закупки так, чтобы он не лежал на складе, то сократите расходы на оплату товарного кредита.

  • Освобождение времени руководителя

Время руководителя предприятия стоит дорого. Сколько времени вы тратите на звонки, вопросы, уточнения, пояснения? Издержки легко посчитать простым умножением. Если вы сократите свои трудозатраты, то будете расходовать время на более важные дела. А время — это деньги.

Даже эксперт иногда не может посчитать эффект. Обычно мы предполагаем пессимистичный прогноз окупаемости, но часто получается в разы быстрее. Из практики помню кейс автоматизации складского учета, где инвентаризации выявили миллионную недостачу. Мы планировали сокращение недостач на 50%, а их стало меньше на 80%. Чистая выгода для бизнеса — порядка 800 тысяч рублей с торговой точки в год.

Если вы затрудняетесь точно посчитать экономический эффект — предположите его или спросите об опыте эксперта. Главное — выразить цель конкретными значениями

Посчитайте стоимость автоматизации

Хорошо рассуждать об окупаемости автоматизации. Но ведь надо сначала в нее инвестировать. Нужно иметь в виду, а можете вы вообще потратить на нее деньги. Миллиард долларов выгодно вкладывать, но надо сначала его где-то взять.

Стоимость автоматизации участков или компаний в малом бизнесе рассмотрим на примерах.

Пример 1. Автоматизация работы менеджеров с расписанием — 150 тысяч рублей. Срок реализации — 3 месяца. Срок окупаемости решения — 2 года.

Компания производит и продает гидравлическое оборудование для промышленных котлов. Годовой оборот — 100 миллионов рублей. Нужно обеспечить удобную работу менеджеров по продажам с расписанием, контрагентами, товарной номенклатурой, историей общения и финансов.

Читайте также:  Манга потому что это бизнес eigyou desu kara

Вся номенклатура и контрагенты находятся в программе 1С, а менеджеры составляют свое расписание в календаре Google. Из-за этого страдает отчетность перед руководителем и возникает туманная ситуация с историей взаимоотношений с контрагентом.

  • Ускорить внесение данных на 20%;
  • Упростить контроль руководителя отдела продаж за деятельностью
  • Сократить трудозатраты руководителя на 20%

Для заказчика подобрали и внедрили решение, на основе CRM 1С. Информация о встречах и событиях автоматически теперь выгружается в календарь Google. Продавцы и руководитель работают в единой среде.

Пример 2. Автоматизация производственного учета — 200 тысяч рублей. Срок реализации — три недели. Срок окупаемости — 1,5 года.

Компания продает и устанавливает климатическое оборудование. Оборот — 50 миллионов рублей в год.

Есть проблема с учетом расходов на заказы — сложно рассчитать плановую и фактическую себестоимость.

  • Ввести учет затрат по каждому заказу
  • Анализировать план-факт каждого заказа, прийти к точной калькуляции и увеличить прибыль на 20%
  • Предоставить собственнику отчеты о прибылях и убытках и движении денежных средств — бесценно

Сократились потери при расчетах заказа, выросли продажи из-за освободившихся менеджеров.

Пример 3. Автоматизация обслуживания покупателей — 950 тысяч рублей. Срок реализации — 6 месяцев. Срок окупаемости — 2 года.

Розничная сеть с 10 торговыми точками. Оборот — 200 миллионов рублей в год. Нужно ускорить обслуживание покупателей и избавиться от очередей.

  • Внедрить штрих-коды, автоматизированные весы и ККМ
  • Избавиться от очередей в период пиковых нагрузок (утро, вечер)
  • Увеличить оборот точки на 20%
  • Обеспечить соответствие торговой точки ФЗ-54

Цена проектирования — 150 тысяч рублей, внедрения — 200 тысяч рублей, торгового оборудования и программ — 600 тысяч рублей. Онлайн-кассы под ФЗ-54 дорогие, поэтому окупаемость составит 2 года.

О чем еще нужно знать

Чтобы вы могли наглядно оценить выгоду автоматизации вашего бизнеса, участка или процесса, посчитайте два показателя:

  • Стоимость автоматизации от оборота компании = стоимость автоматизации/годовой оборот
  • Стоимость от чистой прибыли = стоимость автоматизации/чистая прибыль

По моему опыту, стоимость автоматизации участка в малом бизнесе обходится от 200 до 500 тысяч рублей. Получается меньше 0,5% от стандартного годового оборота компании и до 10% от стандартной годовой прибыли. Согласитесь — небольшие инвестиции при окупаемости около года.

Финансовое положение вашей компании лучше всего известно вам. Я предложил эффективные способы автоматизации и превращения расходов в инвестиции. Сколько именно вы готовы вложить и когда желаете вернуть вложения с прибылью — ваш выбор.

Материалы по теме:

Источник: rb.ru

Автоматизация бизнеса: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Программы и технологии для автоматического выполнения повторяющихся задач называются системой автоматизации. Система полностью исключает участие людей или делает его минимальным, поэтому компания может сократить штат сотрудников. Но это только одно из преимуществ системы автоматизации бизнеса. В статье рассмотрим все преимущества, и как пошагово автоматизировать рабочие процессы.

Зачем использовать автоматизацию

Чем больше масштаб бизнеса, тем больше потребность автоматизировать процессы. Контролировать работу 5 человек намного проще, чем управлять командой из 30 специалистов. То же и с объемами работы — когда растет количество заказов или клиентов, растут и необходимые ресурсы.

Чтобы бизнес развивался и больше зарабатывал

Когда руководитель компании тратит часть рабочего дня на постановку задач, совещания и консультирование новых сотрудников, у него может не хватать времени на анализ продаж, разработку стратегии и планирование.

После автоматизации часть рутинных задач руководителя выполняют технологии. Например, чтобы выдать поручения коллегам, можно внутри программы создать карточку задачи, указать ответственного сотрудника и установить время выполнения. Это займет не больше 10 минут. Также можно упростить процесс передачи опыта новичкам: создать базу знаний и подключить систему тестов. В итоге новые сотрудники быстрее погрузятся в работу и будут меньше ошибаться уже в первые рабочие дни.

Чтобы не тратить время и ресурсы на доработку регламентов

Для единого стандарта работы отделов нужны регламенты. Когда что-то меняется внутри компании, например, появляется новый отдел, регламент нужно переделывать. Это отвлекает сотрудников от прямых обязанностей, а компании приходится платить дополнительные деньги за эту работу.

Система автоматизации работает как конструктор: достаточно внести изменения в один бизнес-процесс, как поменяются и все остальные.

Чтобы упростить техническую поддержку

По мере развития бизнеса, программы (например, 1C или Битрикс24) надо постоянно дорабатывать: загружать новые шаблоны договоров, менять схему согласования документов, добавлять дополнительные разделы. А это — растущие издержки на работу IT-специалистов. Автоматизация позволяет обновлять данные в системах автоматически. Компании не нужно тратить деньги на дополнительную работу IT-отдела.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Автоматизировать можно любые процессы, но только если они упрощают работу и повышают производительность, не влияя на качество результата.

Отдел маркетинга

Автоматизация в маркетинге — это автоматический сбор данных о клиентах, отправка рассылок и формирование отчетов. А еще:

  • Реализация сложных стратегий: можно подключать несколько каналов коммуникаций и делать по ним автоматические рассылки.
  • Сегментация базы клиентов-подписчиков для рассылки предложений, которые замотивируют купить услугу или товар.
  • Изучение по автоматическим отчетам, на каком этапе воронки продаж уходят клиенты.
  • Анализ маркетинговых каналов, поиск самых выгодных и направление на них бюджета.

Отдел продаж

Менеджеры по продажам работают с большим объемом информации, а значит главная задача автоматизации — это сохранить и упорядочить данные, чтобы с ними было удобно работать. Дополнительно — автоматизировать те процессы, где не нужно участие людей, чтобы освободить больше времени для продаж.

Система автоматизации для отдела продаж может:

  • создавать отчеты и считать показатели за несколько кликов;
  • распределять клиентов среди менеджеров;
  • напоминать о встречах, звонках, договорах и сделках;
  • сохранять клиентов и историю продаж в одном месте и в едином виде.

Производство

Производство может использовать автоматизацию как в цехах, так и в логистике. Например:

  • Отслеживать, на сколько загружено оборудование и распределять работы. Если какая-то установка выключена, к ней будет направлен специалист, чтобы запустить ее.
  • Заранее обнаруживать и устранять поломки. Если какое-то оборудование задымилось или у него упало число оборотов, то мастер получит уведомление, успеет отключить и починить его до того, как поломка станет неисправной.
  • Управлять запасами склада. Это упростит инвентаризацию и позволит вовремя пополнять запасы. Также автоматически отслеживаемое движение материалов между складом и клиентами позволит прогнозировать спрос.

Отдел контроля качества

Помимо стандартных возможностей — постановки целей, распределения задач, настройки уведомлений, можно получать изображение продукции прямо с конвейерной линии через камеру или фотоаппарат. Дальше система обрабатывает его и проводит измерения. После формирует отчет: соответствует ли продукт стандарту или нет.

Бухгалтерия

Автоматизация бизнес-процессов позволяет рассчитывать зарплату, начислять отпускные и командировочные за несколько кликов по кнопкам в интерфейсе программы.

А еще вы сможете:

  • регулярно обновлять данные о расходах, доходах, активах и финансовых обязательствах;
  • сверять банковские выписки;
  • подготавливать отчеты о финансовом состоянии компании.

HR-отдел

Через автоматизацию в HR-отделе можно управлять базой вакансий и резюме, отправлять кандидатам шаблоны писем и заносить в календарь встречи. Также можно настраивать различных ботов и с их помощью проводить интервью, назначать время собеседования, сообщать о решении — принять на работу или отказать.

Какая польза от системы автоматизации бизнеса

Главное преимущество автоматизации — оптимизация работы для максимальной отдачи и прибыли. У персонала больше не будет мелких рутинных дел и освободится время на аналитические задачи.

Рост прибыли

Компания может содержать меньший штат сотрудников, ведь часть работы выполняется программами. Это также позволяет экономить на зарплатах. Можно получить любой отчет в любое время за несколько кликов, проанализировать финансовое состояние компании и принять меры.

Меньше ошибок и выше продуктивность

Люди могут допускать ошибки из-за невнимательности или усталости. Однотипные ежедневные задачи иногда приводят к эмоциональному выгоранию, когда сотрудник уже не может работать в привычном ритме. Программы и алгоритмы не снижают работоспособность и не ошибаются, в отличие от людей.

Быстрое выполнение нескольких задач одновременно

В системе автоматизации можно выполнять несколько задач параллельно. Это ускоряет работу сотрудников, они больше успевают.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Сначала определить, какой ручной труд лучше будет выполнять машина. Затем выбрать программы, попробовать автоматизировать эти задачи своими силами или внедрить с помощью специалистов.

Читайте также:  Организации занимающиеся игорным бизнесом могут ли применять упрощенную систему налогообложения

Шаг 1. Поставить цель

Необходимо понять, зачем внедрять автоматизацию бизнес-процессов. Например, сотрудники допускают ошибки при составлении отчетности из-за большого объема данных, в которых они путаются. Тогда главная цель — свести ошибки к минимуму за счет автоматических расчетов.

Другая ситуация — у бизнеса проблемы с данными: часть хранится на севере, часть — в облаке, часть — в распечатанном виде в архиве. Тогда автоматизация поможет собрать и систематизировать данные в едином цифровом виде так, чтобы всем было удобно с ними работать.

При выборе цели важно помнить, что автоматизация — технически сложный процесс. Поэтому не стоит выбирать много целей за раз. Лучше сосредоточиться на самых необходимых процессах.

Шаг 2. Выбрать бизнес-процессы для автоматизации

На этом этапе цель раскладывают на подцели. Эти подцели сравнивают с процессами внутри компании, которые и будут автоматизированы. Для подготовки нужно выявить, из каких последовательностей они состоят, а также убрать дублирующиеся и повторяющиеся действия.

Шаг 3. Составить техническое задание для команды

Как только вы выбрали бизнес-процессы, составляйте план автоматизации — техническое задание. Если необходимо автоматизировать процесс создания договоров, в ТЗ можно написать: менеджер будет указывать данные контрагентов, список работ, сумму и период, а сам договор должен формироваться автоматически.

Чтобы составить ТЗ, надо разбираться в возможностях автоматизации. Изучите опыт других компаний, предложения на рынке, либо наймите специалистов.

Шаг 4. Выбрать программное обеспечение

Программное обеспечение — это программы и технологии, которые вместо сотрудников будут выполнять работу через алгоритмы. Есть платное и бесплатное ПО, узко специализированное и общее. Рассмотрим программы, которые часто используют в компаниях.

Microsoft Excel и Google Spreadsheet

Это табличные инструменты. Они автоматически рассчитывают показатели, помогают формировать отчеты, строить диаграммы и графики для визуального восприятия данных. Разница между Excel и Google Spreadsheet в том, что первая программа платная и устанавливается на компьютер, вторая — бесплатная, а все файлы хранятся в облаке Google.

Таблицы не всегда удобны для работы: информацию тяжело воспринимать, если данных много.

Системы управления проектами

Их используют, когда в компании несколько отделов, которые ведут один общий проект. Или же у компании много проектов, и их надо контролировать по срокам и исполнителям.

Система также помогает понять, как сильно загружен каждый отдел, кто над чем работает и на ком зависла задача. Популярные сервисы для работы над проектами: Trello, Jira, Asana.

Бухгалтерские системы

Помогают автоматизировать многие процессы компании. Например, у 1С есть несколько продуктов:

  • для автоматизации бухгалтерского учета;
  • для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
  • для автоматизации работы розничных магазинов.

Вы можете приобрести готовую систему 1С для автоматизации в конкретной отрасли, либо взять стандартную версию и с помощью программиста доработать под свои цели.

Системы управления рабочим временем и персоналом

В таких программах хранится и систематизируется информация об отработанных днях и часах, там сотрудники могут оставлять заявки на отпуск. Такие функции есть у платформ Bamboohr и Hurma. Системы упрощают работу бухгалтерии — по количеству отработанного времени автоматически рассчитывается зарплата. А hr-отделу не нужно вручную рассчитывать свободные дни отпуска в текущем году.

Системы управления маркетингом и продажами

В маркетинге можно автоматизировать много рутинных процессов: анализ ЦА, рассылки, аналитику рекламы и звонков. Для этого используют системы сквозной аналитики, сервисы для email-рассылок, коллтрекинг.

На этапе удержания клиента и мотивации к покупке поможет робот-маркетолог MANGO OFFICE. Система не только помогает узнать все о потенциальном клиенте, но и удержать его на сайте, привести к заказу. Вы можете настроить всплывающие окна с подходящей акцией для каждого посетителя. А интеграция с CRM позволяет роботу брать информацию из системы и делать наиболее точные предложения.

Компании часто внедряют многофункциональные CRM-системы, которые управляют данными клиентов, продажами, маркетингом и работой над проектами. Например, система автоматизирует рутинные задачи менеджеров: создает карточку во время звонка с данными о клиенте, делает запись разговора.

ERP-система

Позволяет автоматизировать все процессы компании. Она внедряется не сразу, а модульно: например, сначала автоматизируют производство, потом логистику, отдел продаж и так далее. Отличительная черта ERP-системы — это сбор и объединение данных компании в одном хранилище. Поэтому любой сотрудник может получить информацию из единой базы в любой момент.

CMS-система

Это платформа-конструктор, которая помогает управлять содержимым сайта без знаний языка программирования, настраивать поисковую оптимизацию и добавлять новые разделы. Самые известные примеры CMS — Tilda и WordPress.

Шаг 5. Внедрить программное обеспечение

Автоматизацию можно внедрять своими силами или с помощью специалистов. Рассмотрим оба варианта.

Внедрение ПО своими силами: плюсы и минусы

  • Экономия бюджета. Не придется оплачивать работу сотрудников по внедрению, ведь они уже получают заработную плату.
  • Экономия времени на погружение в специфику компании. Сторонние специалисты должны узнать, как взаимодействуют между собой отделы и руководители, какие бизнес-процессы есть. Сотрудники уже имеют об этом представление, а значит этот этап можно пропустить.
  • Нет опыта. Внедрение нового программного обеспечения может вызвать сложности и ошибки из-за отсутствия опыта. А устранение ошибок затянет процесс внедрения.
  • Многозадачность. Сотрудники будут отвлекаться на свою основную работу, а полное погружение во внедрение навредит отлаженным процессам.

Внедрение ПО со специалистами: плюсы и минусы

  • Опыт и сроки. Специалисты уже имеют опыт внедрения ПО, поэтому все будет сделано точно в срок и без ошибок.
  • Нет влияния на работу сотрудников. Команда не будет участвовать во внедрении и сможет выполнять свои прямые обязанности.
  • К покупке программ добавится оплата услуг специалистов.
  • До внедрения специалистам понадобится время, чтобы вникнуть в рабочие процессы и все тонкости компании.
  • Могут навязывать дополнительные программы, расширения и плагины, чтобы повысить чек.

Чтобы не нарваться на мошенников, стоит сотрудничать только с компаниями, которые зарекомендовали себя на рынке, и внимательно читать договор.

Шаг 6. Составить инструкции для персонала

Чтобы сотрудники быстрее разобрались с новыми программами, составьте подробные инструкции. Инструкции могут быть в виде текстовых документов, скриншотов, видео и чек-листов. Также стоит отдельно описать частые ошибки и рассказать, как их избежать. Это снизит нагрузку на техническую поддержку в первые месяцы после внедрения.

Шаг 7. Обучить персонал

Обучить персонал можно с помощью тренингов и онлайн-тренажеров. Обучение должно включать теорию, примеры и практику. Если сотрудников немного, можно устроить совместные практики. А чтобы проверить, как усвоен материал — запустить тестирование.

Шаг 8. Все проанализировать и внести корректировки

Оценивать результаты можно по количеству продаж, росту прибыли, потраченному времени. Если после анализа выявили проблему (например, сделки стали оформляться дольше), надо найти причину. Возможно, персонал не до конца разобрался с особенностями программы или техническая поддержка медленно отвечает на запросы менеджеров. После работы над ошибками проанализируйте работу системы автоматизации еще раз.

На что обратить внимание при выборе инструментов автоматизации бизнеса

Программы для автоматизации бывают стандартизированными и отраслевыми. Любая настройка под конкретные цели и задачи компании обойдется дороже.

При выборе инструментов обратите внимание на:

  • понятный интерфейс;
  • возможность интеграции с уже установленными программами;
  • уведомления об изменениях бизнес-процессов: согласование договоров, обновление справочников контрагентов, отправка триггерной рассылки;
  • автоматическое формирование отчетов;
  • возможность запускать несколько бизнес-процессов параллельно.

Как измерить выгоду от автоматизации

На этапе формирования целей стоит определиться с показателями эффективности: измерить их до автоматизации и после.

Что можно измерять вне зависимости от специфики компании:

  • Уменьшение времени, которое необходимо для решения задачи.
  • Уменьшение цикла сделки.
  • Показатели сотрудников — количество продаж, принятых звонков, закрытых сделок.
  • Уменьшение количества обращений в техническую поддержку как со стороны сотрудников, так и со стороны клиентов.

Также можно рассчитать отношение стоимости автоматизации к обороту компании, к выручке и чистой прибыли, а потом сравнивать их за каждый период.

Заключение

Системы автоматизации можно использовать для любого отдела компании. Они повышают скорость работы, помогают избежать ошибок и содержать в штате меньше сотрудников. Если вы решили внедрять автоматизацию с помощью специалистов, стоит проверить: уложится ли аутсорс в выделенный бюджет, внимательно изучить отзывы и предложения на рынке.

Источник: www.mango-office.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин