Кто такой бизнес-ассистент? Бизнес-ассистент, или личный помощник, – это человек, тесно работающий с представителем руководящего состава компании для оказания ему всесторонней помощи в работе.
В современном темпе жизни без личного помощника не обойтись. Понятие профессии бизнес ассистента не так давно пришло на рынок, зачастую руководители путают ассистента с секретарем или офис- менеджером. В чем отличие и эффективность сотрудника?
Что же делает бизнес ассистент? И на сколько он полезен?
Хороший ассистент наилучшим образом организует время своего руководителя, беря на себя задачи личного секретаря, администратора, а иногда и заместителя.
Личный помощник должен хорошо знать организацию, в которой работает, понимать ее цели и задачи. Часто руководители компаний полагаются на своих ассистентов, доверяя им управление работой компании в свое отсутствие. Поэтому личная преданность и сохранение конфиденциальности доверенных сведений являются важнейшими качествами успешного бизнес-ассистента.
В обязанности личного помощника могут входить: организация и контроль документооборота компании; донесение заданий от руководителя до конкретных исполнителей и контроль их выполнения; планирование и организация поездок и сопровождение руководителя в командировках для ведения записей переговоров или общей поддержки во время презентаций; контроль телефонных звонков и поступающих запросов, а также ответы на них; встреча и приветствие посетителей; работа с электронной почтой и факсом, часто от имени руководителя; проведение проверок и исследований; составление справочных материалов, документов, докладов и презентаций; качественная подготовка руководителя к деловым встречам и совещаниям; взаимодействие от лица руководителя с клиентами, поставщиками, другими сотрудниками; другие обязанности, наложенные руководителем такие как составление счетов, ведение бюджета, замещение руководителя, кроме того, это и задачи, связанные с семьей (забрать ребенка из сада, выбрать кружки, привезти, увезти, купить продукты), организация досуга и праздников, здорового образа жизни руководителя (питание, спорт, здоровье, запись к врачам, график сна) и прочее.
Помимо вышеперечисленного, потенциальный работодатель ожидает от хорошего ассистента высокие письменные и устные коммуникативные навыки, организаторские способности, внимание к деталям, надежность, гибкость, умение работать под давлением в сжатые сроки, способность к личной инициативе и грамотное управление временем.
Ассистент – профессия будущего! Несмотря на обширные и высокие требования, профессия ассистента универсальна и очень актуальна. Личные помощники требуются руководителям компаний самых разных областей – от искусства и благотворительных фондов до финансовых и маркетинговых организаций.
Как быстро и качественно подготовить помощника руководителя для вашего бизнеса? Обучение ассистента специфике конкретного предприятия происходит, как правило, прямо на рабочем месте, либо выполняется по заказу руководителя непосредственно в Академии Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой. Естественно, второй путь гораздо быстрее и эффективнее. В любом случае, чтобы претендовать на должность в хорошей компании, помощник уже должен обладать развитыми навыками общения, деловой переписки, тайм-менеджмента, делопроизводства, умением подать себя и некоторыми другими. Наилучшим путем к получению навыков бизнес-ассистента является обучение конкретно по данной специальности, так как только оно может дать в комплексе и знания хорошего администратора, и психологическую подготовку к предстоящим нагрузкам.
Академия Бизнес Ассистентов существует более 2х лет, открывалась компания в Ижевске, сейчас располагается в Москве.
В Ижевске было трудоустроено свыше 100 ассистентов, в России свыше 800 человек.
Академия работает с такими крупными компаниями, как Сбербанк, БМВ, ВоронинКлаб, Деловая среда, Ижметиз, IZAN, ХамХАм, CallBackHunter, АртПрайм, Теле2, Белфингрупп Консалтинг, Галерея1, рестораны и тд.
Работа ведется в 8 странах: Россия, Катар, Арабские Эмираты, Украина, Беларусь, Казахстан, Америка, Греция.
Руководитель Академии Бизнес Ассистентов
Источник: planet-today.ru
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом.
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний.
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний.
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса.
Кому подчиняется – руководящему составу.
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек.
Кому подчиняется – руководителю.
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей.
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю.
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Подберем опытного секретаря или личного помощника
Экономим ваше время. Находим редких специалистов. Покажем первых кандидатов в оптимальные сроки.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса.
Кому подчиняется – руководителю.
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг.
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору.
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек.
Кому подчиняется – руководителю, административному директору.
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ).
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Эксперты агентства КАУС готовы помочь вам в поисках и оценке кандидата на должность личного помощника: точно и профессионально!
Автор статьи
Екатерина Крупина
Генеральный директор Группы кадровых агентств КАУС, автор книг «101 совет менеджеру по подбору персонала», «101 совет как провести собеседование»; эксперт в области оценки персонала, поиска и подбора топ-персонала, подбора и адаптации, формирования кадровой документации и кадрового аудита, трудового права. Опыт в рекрутинге – более 20 лет.
Мы можем вам
предложить
Источник: www.kaus-group.ru
Виртуальный помощник: что это такое и что может, когда и кому нужен голосовой ассистент?
Что такое виртуальный помощник? В широком смысле виртуальный бизнес-ассистент — это помощник, который выполняет ряд действий по прописанному сценарию. В наших гаджетах давно поселились голосовые ассистенты вроде Сири (Siri). Они молниеносно выполняют за нас множество заданий: устанавливают на смартфон напоминания и будильники, набирают номер нужного человека, вызывают такси, включают по запросу определенную музыку или фильм. И главное — с ними всегда есть, о чем поговорить. Самообучаемый искусственный интеллект легко поддерживает беседу на любую тему, распознавая речь собеседника и внятно произнося ответные фразы [1] .
По сходному принципу работают и виртуальные ассистенты для бизнеса: они оперативно выполняют скучную и повторяющуюся работу, оставляя сотрудникам больше времени на креативные и стратегические задачи. Слово «рутина», от которого опускаются руки у большинства инициативных работников, для такого робота-помощника — дело привычное и легко выполнимое. Чем больше рутины и однообразия в действии, тем проще на его основе задать алгоритмы, которые программа будет выполнять хоть миллион раз подряд.
Виртуальный ассистент для задач бизнеса
В зависимости от функционала, роботы-помощники могут взять на себя часть вопросов бухгалтерии, отдела кадров, службы клиентской поддержки . К примеру, программа может ускорять согласование финансовых документов, выставлять счета клиентам в удобной для них форме, рассчитывать зарплаты, минимально задействуя при этом время и внимание сотрудников компании.
Голосовое общение или переписка с ботом почти неотличима от деловой беседы с реальным коллегой. Виртуальный секретарь может прислать SMS-напоминание о совещании или ответить, какой добавочный номер соединит с отделом сбыта. По запросу помощник готов зачитать текст заявления на административный отпуск и прислать образец на почту. И, что приятно, этого «коллегу» никогда не застанешь в плохом настроении. Он не страдает синдромом эмоционального выгорания и не будет ворчать, если вы повторно обратитесь к нему с одним и тем же вопросом.
Роботы-бухгалтеры с функцией выставления и согласования счетов — просто находка для компаний с высоким оборотом [2] . Менеджеру по продажам достаточно ввести в CRM реквизиты клиента и приобретаемых товаров, чтобы виртуальный счетовод согласовал договор, размер скидки и итоговую сумму со всеми ответственными лицами в компании. Процесс, который мог бы затянуться на пару часов (распечатка и сканирование документов, хождение по кабинетам за подписями, ожидание под дверью, если руководитель принимает другого посетителя) укладывается в минуты.
Довольный клиент, благодаря роботу обслуженный в кратчайшие сроки, наверняка обратится в такую фирму повторно. А за сэкономленное на согласованиях время менеджер по продажам может завести еще несколько сделок в CRM. Еще один плюс — не потеряется ни одна платежка. Архив платежей и контрактов будет сохранен, а аналитика по проведенным операциям доступна для отправки почтой и выгрузки в разных форматах.
Отдельная категория — голосовые бизнес-помощники. Это спасательный круг клиентских служб, который выручает при необходимости массового обзвона абонентов или приема входящих звонков. Если несколько лет назад АТС могли только предложить нажать ту или иную цифру для переадресации вызова, то сегодня речевые роботы сами справляются с большинством стандартных вопросов.
Например, простейшие образцы озвучивают график работы, условия действующей маркетинговой акции, диктуют адреса ближайших магазинов или пунктов выдачи товара. Если их помощи недостаточно, звонящий может произнести слово «оператор» — для соединения с компетентным сотрудником. Более продвинутые голосовые ассистенты договариваются о времени и месте доставки, записывают на процедуры, пополняют клиентскую базу, подталкивают давно не совершавших покупки клиентов, возобновить шоппинг и т.д.
Для этого функционал, доверенный виртуальному помощнику, вписывается в специальный сценарий — своеобразную должностную инструкцию, по которой робот будет работать. Добавление и изменение функций выполняется с помощью онлайн-конструктора.
Для каких бизнес-целей нужен виртуальный помощник
Умные системы являются универсальными средствами, способными к решению разноплановых задач [3] . Автоматизированные сервисы, упрощающие работу компании, находят применение в различных экономических нишах. Самая обширная область, где используются виртуальные помощники, пожалуй, сфера услуг. Банки, сотовые компании, провайдеры интернета давно и успешно практикуют общение с клиентами через чат-ботов. Например, виртуальный ассистент банка помогает заказать банковскую карту или проверить баланс на уже имеющейся, а робот-помощник телеком-компании способен принять заявку на изменение тарифа или ответить на вопросы о причинах технических неполадок. А бизнес-роботы сотовых операторов взаимодействуют с многими тысячами клиентов практически каждый день: принимают звонки, отправляют SMS с запрошенной информацией, переключают тарифы и пакеты опций.
Голосовым виртуальным помощникам доверяют свои бизнес-процессы медицинские клиники и фитнес-центры, такси и логистические компании, рестораны и службы кейтеринга, отели и авиакомпании. Такие разные сферы объединяет массовость клиентуры, которую нужно сопровождать от заказа услуги до ее реализации.
К примеру, пациент, записавшийся в стоматологию на протезирование зуба, должен накануне визита получить напоминание от администратора. За один день лечение не завершится, и клиенту нужно будет посетить стоматолога еще пару раз. При этом нужно заранее напоминать ему о каждом визите, а на следующий день справляться о самочувствии.
Если требуется консультация, необходимо переключить звонок на лечащего врача. Обычно всю эту работу выполняет администратор клиники параллельно с заказом медикаментов, приемом платежей и выпиской закрывающих документов, ответами на вопросы «как вас найти» и «сколько стоит вылечить неосложненный кариес». Чем больше и популярнее клиника, тем выше загрузка фронтлайн-сотрудников. В такой ситуации возрастает риск текучки кадров, и компания может лишиться опытного сотрудника только потому, что ему надоело заниматься побочными низкоквалифицированными задачами. Но стоит подключить к процессу виртуального голосового робота, как с администратора снимется до 80% телефонной рутины.
Для справки
Пандемия ускорила процесс внедрения голосовых роботов в бизнес разных сфер, а также увеличила функционал, возлагаемый на виртуальных помощников. При этом бюджеты, выделяемые на развитие голосовых ботов, снизились примерно на 10 % [4] .
Аналогично голосовые боты могут применяться в салонах красоты, на станциях обслуживания автомобилей, в онлайн-школах. С их помощью можно записываться на индивидуальные спортивные тренировки, на консультации к адвокатам, диетологам или психологам.
Автоматизированные смарт-сервисы облегчают живым коллегам обработку заявок на бронирование гостиниц, ресторанов, авиабилетов. Они помогают клиенту выбрать время и место доставки продуктов и ресторанных блюд, деловой корреспонденции, посылок и подарков. Такие бизнес-ассистенты могут также использоваться для сбора обратной связи. Они поинтересуются общей оценкой за сервис, а уточнят, не опоздал ли курьер, в целости ли содержимое посылки и не остыла ли пицца по пути к заказчику. В отличие от людей, искусственный интеллект беспристрастен и внесет в отчет ровно те данные, что получит от клиента.
Еще одна сфера предпринимателей, кому нужен виртуальный помощник — это онлайн-магазины [5] . В бизнесе в виртуальной среде помощь искусственного разума особенно уместна. Бот охотно примется за дело повторного вовлечения: если потенциальный покупатель бросил корзину в шаге от оплаты или перестал заглядывать в онлайн-витрину более полугода назад.
Раньше использование роботов в общении с клиентами было доступно только крупным корпорациям. Сегодня такого помощника может «нанять на работу» средний и малый бизнес. Для этого потребуется заключить договор, установить программу, завести личный кабинет и прописать сценарий действий. Многие разработчики стараются сделать свои сервисы максимально простыми и удобными в использовании. Настройка команд и скриптов под силу любому пользователю ПК, интеграция с популярными форматами CRM — без дополнительных программных кодов.
В зависимости от задач помощника, его услуги оплачиваются либо ежемесячно (абонентская плата), либо по факту обработанных звонков/SMS (цена за единицу). Некоторые договоры предусматривают оплату стартового пакета минут и сообщений, израсходовав которые можно внести следующий платеж. Как правило, перед покупкой роботов можно бесплатно протестировать. Например, провести несколько телефонных разговоров с проигрыванием разных жизненных ситуаций.
Использование чат-ботов позволяет увеличить доходность бизнеса: в ходе исследований было установлено, что голосовые системы помогают компаниям снизить объем издержек на треть, пропорционально повышая доходность [6] .
Виртуальный ассистент — универсальный солдат фронт-линии. Он способен вести бизнес к победе 24 часа в сутки: общаться с клиентами, формировать и подписывать платежные документы, делать опросы и составлять отчеты. При этом роботизированная программа не подвержена стрессам, не нуждается в обеденных перерывах, отгулах и отпусках.
Куда можно обратиться для установки голосового помощника
На сегодняшний день голосовые боты — вершина эволюции в цифровой обработке клиентских обращений. Они распознают и синтезируют речь, которую трудно отличить от произнесенной человеком. При этом роботы не ошибаются в именах и контактах абонентов, производят параллельно сотни операций и вносят данные о них в систему CRM. Как заполучить в штат такого ценного сотрудника, нам рассказал Сергей Маслов, директор департамента маркетинга МТТ – одной из крупнейших телекоммуникационных компаний России.
«Спрос на голосовых бизнес-ассистентов стабильно высокий, поэтому разработчики предлагают все новые варианты таких программ. В этом бизнесе пробуют себя как ИТ-стартапы, так и крупные компании. Робот имеет доступ к клиентской базе, поэтому я бы порекомендовал в числе основных критериев репутацию компании-разработчика.
К примеру, разработанный нами речевой робот VoiceBox является органичным дополнением наших основных услуг – интеллектуальных решений в сфере ИТ и телефонии. Во-первых, это гарантирует безопасность и сохранность клиентских данных. Во-вторых, как провайдер телефонных услуг, мы предоставляем наиболее выгодные тарифы на входящие и исходящие вызовы, совершенные алгоритмом. Еще одно преимущество VoiceBox в том, что это коробочное готовое решение для применения в реальном бизнесе».
Сергей Маслов также рассказал, что многолетний опыт сотрудничества с компаниями разных сфер помог МТТ создать нишевые предложения, оптимально подходящие под специфику конкретных отраслей. В частности, есть версии VoiceBox для медицинских центров, автодилеров, служб доставки, компаний по бронированию билетов. Благодаря удобному интерфейсу настройка маркетинговой кампании в личном кабинете занимает не более получаса.
Материал не является публичной офертой.
Источник: www.kp.ru
