Бизнес ассистент кто это и чем занимается

Вы 100% слышали про такие должности как администратор, бизнес-ассистент, секретарь, личный помощник руководителя. Кажется, что все эти сотрудники делают одно и то же, а все эти термины — красивые названия одной административной позиции. Однако, это совсем не так.

В этой статье вы узнаете, кто такой бизнес-ассистент, в чём отличие этой позиции от других помощников руководителя, каковы его обязанности, сколько можно зарабатывать, работая в этом направлении, и перспективы роста.

Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается

Это специалист, который занимается именно БИЗНЕС-процессами и вникает в разные задачи БИЗНЕСА своего руководителя.

У каждого работодателя свои индивидуальные требования. И чтобы соответствовать требованиям ЛЮБОГО работодателя, специалисту на этой позиции необходимо уметь:

обеспечивать техническую поддержку руководителя — создавать лендинги, презентации, страницы в Taplink, работать с мультиссылками;
работать с контентом — пользоваться сервисами для постинга, транскрибировать аудио в текст, работать с готовыми постами, лонгридами, проверять их перед публикацией;
вести документооборот и переговоры с партнёрами;
выбирать подрядчиков;
привлекать потенциальных клиентов из соцсетей — организовывать марафоны, взаимопиар, работать с блогерами, эффективно общаться с клиентами в Директе и мессенджерах;
организовывать рабочий процесс в онлайне — работать с информацией и сервисами для её хранения, планировать задачи и грамотно расставлять приоритеты, работать с планировщиками дел;
быть помощником и связующим звеном между командой и работодателем.

Чем бизнес-ассистент отличается от секретаря

Во-первых, функционалом.

Обязанности секретаря сводятся к встрече гостей в офисе и ведению документооборота.

БА, в свою очередь, разбирается в бизнес-процессах и выполняет серьезные задачи: контроль проектов работодателя, организация мероприятий, поездок, переговоров, поиск и работа с подрядчиками, составление и контроль графика руководителя и другие подобные задачи.

Во-вторых, зоной ответственности.

Даже в простых ежедневных задачах БА берёт на себя больше ответственности, чем другие помощники, чтобы оптимизировать работу работодателя.

Например. Ведение переговоров.

Секретарь, в отличие от БА, исполнитель, а не стратег. Он не имеет возможности выразить своё мнение относительно той или иной сделки, не может дать совет руководителю и обосновать его, исходя из понимания коммерческих процессов компании.

БА — правая рука руководителя. Он умеет отделять «зёрна от плевел», понимает алгоритмы взаимодействия как внутри компании, так и снаружи, и верно расставляет приоритеты в решении вопросов.

Востребованность, занятость в день и уровень зарплат по рынку

В БА нуждаются все предприниматели, блогеры любого масштаба и даже эксперты/фрилансеры.

Насколько востребована та или иная профессия, можно легко проверить с помощью лайфхака, который мы в МАЭР постоянно рекомендуем нашим абитуриентам. Просто зайдите на любой сайт поиска работы — hh.ru , SuperJob и т. д. Вбейте в поисковик фразу «бизнес-ассистент» и изучите требования работодателей, уровень зарплат и занятость в день.

В отличие от секретаря или помощника руководителя с окладом в 15 000 — 20 000 рублей за полный рабочий день в офисе, БА может зарабатывать от 15 000 — 30 000 рублей в месяц, работая удалённо 2-3 часа в день. Чтобы заработать от 50 000 рублей, такому специалисту нужно работать полный рабочий день.

К тому же, позиция БА позволит очень быстро стартовать в онлайне. Если у вас нет времени на раскачку, нет возможности вложить большую сумму в обучение — приходите учиться в МАЭР на экспресс-курс «Удалённый бизнес-ассистент». Обучение длится всего 12 дней, после чего вы достаточно быстро найдёте работу, если будете соблюдать все рекомендации, приведённые в модуле по трудоустройству.

Почему позицию бизнес-ассистента называют «трамплином в удалёнку»

Если вы очень хотите попробовать онлайн-работу «на вкус», но пока не понимаете, чем хотите заниматься, не спешите отдавать деньги за дорогостоящее обучение.

Начните с позиции БА. Здесь вы можете попробовать себя в абсолютно разных задачах. Вы сможете брать на себя задачи:

аналитика,
технического специалиста,
ассистента менеджера по продажам,
менеджера по блогерской рекламе,
администратора социальных сетей / помощника СММ-маркетолога,

Позиция БА — это трамплин, стартовав с которого, вы можете быстро сориентироваться, по какому пути вам идти, чтобы увеличивать доход.

Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции

Любой административный работник в онлайне может продолжать расти по управленческой линии. Вы можете стать менеджером проекта, руководителем проекта или заместителем руководителя.

За 1-2 года вы можете вырасти с зарплаты в 15 000 — 20 000 до 50 000 — 100 000 рублей.

развиваться в административной сфере онлайна — быть помощником руководителя или личным ассистентом;
выходить в смежные ниши, осваивать новые направления. Например, из помощника по ведению соцсетей, вы можете вырасти в СММ-менеджера или маркетолога, из ассистента менеджера по продажам — в полноценного менеджера или руководителя отдела продаж;
открыть своё дело или развивать свою экспертность в нише, которая вам интересна.

Заключение

Бизнес-ассистент — это, фактически, правая рука руководителя. В его задачи входит контроль и управление процессами в компании, выполнение личных поручений руководителя и контроль его эффективности.

Нельзя путать БА с секретарём. В отличие от БА секретарь выполняет простые задачи и не может построить карьеру по управленческой линии или в смежных нишах.

Позиция БА позволит вам быть востребованным специалистом, пробовать себя в разных нишах и задачах, выбирать, что вам ближе и интереснее и при этом зарабатывать деньги.

Получить все навыки работы бизнес-ассистента, чтобы стать ключевым сотрудником в компании, вы можете на программе «Удалённый бизнес-ассистент» в МАЭР.

Источник: maer-academy.ru

Бизнес-ассистент: обязанности и функции

Одно из главных условий эффективного управления — уметь делегировать задачи. Именно оно лежит в основе появления целой серии должностей, максимально приближенных к управленческим. Среди таких должностей — персональный помощник руководителя, секретарь, референт, делопроизводитель, бизнес-ассистент. По сути, все это команда людей, призванная решать всего одну задачу: обеспечивать эффективность деятельности начальства.

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
сфера ответственности такого работника – рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60–80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80–100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

отбирать источники данных по заданным критериям;
обрабатывать информацию;
формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.

Функции

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.

Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях – предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:

вести запись переговоров;
составлять протоколы собраний акционеров;
сохранять удаленную переписку;
формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).

Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.

А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:

иметь высшее образование;
быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
быть сообразительным;
быть ответственным и исполнительным.

Диплом

Требования к профессиональной подготовке – это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:

бухгалтера;
экономиста;
логиста;
менеджера предприятий и организаций;
маркетолога;
корпоративного психолога.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро – выпускников юрфака. В образовательные заведения – педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.

Работа с компьютером

В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.

Адреса поступления:

Москва, Измайловский Вал, д. 2, м. Семеновская

Москва, Ленинградский пр., д. 80Г, м. Сокол

Источник: synergy.ru

Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества

“За каждым успешным мужчиной стоит его женщина” — так говорили раньше.
Но времена изменились. И теперь можно с уверенностью сказать, что основа любого успешного бизнеса — правильно подобранный персонал, который начинается с найма бизнес-ассистента.

Бизнес-ассистент — это человек, которому можно доверить если не всё, то очень многое. В зависимости от его полномочий и функционала, такой сотрудник может выполнить практически любые поручения: напомнить о дне рождении двоюродной бабушки или нанять специалистов на аутсорс.

Это не тот, кто просто обладает дипломом секретаря и умеет заниматься административной деятельностью. Бизнес-ассистент — это правая рука собственника и доверенное лицо, которое помогает придерживаться заданного курса.
Поэтому собственнику очень важно найти не просто компетентного ассистента, но и того, кому можно полностью доверять — без этого работать в надежном тандеме точно не получится.

Для чего в первую очередь необходим бизнес-ассистент:

Для освобождения времени, большая часть которого уходит на такие задачи, как: документооборот, поиск в Интернете, планирование расписания;
Для делегирования, которое для многих собственников является довольно болезненным процессом. Почему? Передать дела — значит, разделить ответственность. А именно: разграничить полномочия, определить должностные функции, уменьшить контроль, заняться обучением нового члена команды. И пройти данный процесс в тандеме с доверенным лицом значительно проще и легче;
Для оптимизации бизнес-процессов: работа ассистента нацелена на достижение результатов, поэтому в его задачи входит курирование вопросов, которые влияют на успех всего предприятия в целом.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов

Мальчик на побегушках, администратор или правая рука? Чтобы лучше понять, кто вам больше подходит, ниже подробнее разберем типы ассистентов.

Личный помощник выполняет несложные поручения руководителя и требует чётких прямых указаний. Например, отправить электронное письмо, назначить встречу, отправить посылку, забрать собаку после груминга.
Проще говоря, личному помощнику нужен подробный комментарий каждого последующего шага. Его главная задача — освободить руководителю время и взять на себе решение конкретных задач..

Секретарь — тот, кто следит за расписанием, отвечает на звонки, назначает встречи, встречает гостей шефа и предлагает им напитки. В его обязанности также входят обработка корреспонденции и организация переговоров.
Есть еще секретари-референты. Это специалисты, которые отвечают за документооборот, сопровождение руководителя на встречах, протоколирование и выполнение отдельных рабочих поручений.

Офис-менеджер — человек, который следит за жизнеобеспечением офиса и его материально-техническим оснащением, занимается первичной документацией. Часто совмещает роль секретаря и личного помощника.

Бизнес-ассистент — правая рука своего руководителя. Он может совмещать функции всех вышеперечисленных помощников, но, в отличие от других, проявляет больше самостоятельности.
Например, бизнес-ассистент часто выполняет сложные и довольно неординарные задачи, которые выходят далеко за рамки обязанностей секретаря или помощника. Придумать и внедрить систему геймификации в рабочие процессы, составить новые регламенты взаимодействия между отделом маркетинга и продажниками, провести летучку с руководителями подразделений, предложить изменения в расписании — работа бизнес-ассистента включает различные виды полномочий, творчество и инициативу.

Личные помощники и секретари — это чаще всего молодые люди с высшим или неоконченным высшим образованием и опытом работы на релевантной позиции не менее 2 лет. Бизнес-ассистент — взрослый состоявшийся специалист, который обладает высшим образованием в области управления или же имеет управленческий опыт на других должностях.

Личный помощник/секретарь — тот, кто ассистирует конкретному руководителю.
Бизнес-ассистент — тот, кто помогает бизнесу работать. Поэтому, если вы нанимаете такого специалиста, нужно понимать, что личные поручения не должны занимать более 5-10% его рабочего времени.

Что должен уметь бизнес-ассистент?

Профессиональный бизнес-ассистент обладает не только багажом прокаченных компетенций, но и определенными личными качествами, которые делают его работу быстрой, незаметной и своевременной. О том, и о другом расскажем подробнее ниже.

Компетенции бизнес-ассистента

Как мы уже говорили выше, бизнес-ассистент- это отдельная самостоятельная боевая единица, которая может принять решение и “разрулить” вопросы, касающиеся каких-либо рабочих процессов, самостоятельно. А именно:

Тайм-менеджмент. Бизнес-ассистент занимается расписанием руководителя, планирует и информирует его о встречах/мероприятиях, фиксирует задачи собственника и напоминает об их выполнении.
Работа с документами. Редактирует или пишет письма, работает с почтой и обрабатывает корреспонденцию, оформляет приказы/регламенты/любые внутренние документы компании.
Частичное управление персоналом. Координирует и организовывает работу водителей, курьеров, технических кадров (электрики, сантехники), контролирует сроки и процесс выполнения.
Работа с поставщиками. Самостоятельно ведет переговоры, оформляет и соблюдает договоренности.
Работа заместителем. Эффективно управляет проектами: организовывает работу сотрудников, проводит планёрки, контролирует сроки выполнения задач, помогает решить возникшие проблемы при необходимости. Представляет руководителя на мероприятиях и отвечает на вопросы.
Фильтрация контактов. Ограждает своего руководителя от ненужной информации и контактов, сохраняя благоприятный имидж как компании, так и собственника. Поддерживает общение с “нужными” людьми и правильно расставляет приоритеты при назначении деловых встреч.
Работа переводчиком. Если это необходимо для комфортной работы руководителя, бизнес-ассистент должен владеть иностранными языками и умением вести как переговоры, так и переписку.
Организация мероприятий. Делает всё “под ключ”: готовит презентации для переговоров и совещаний, организовывает командировки, протоколирует встречи.
Ведение личных дел руководителя. Отлично разбирается в интересах/хобби своего руководителя, ориентируется в брендах и знает, как и где совершать выгодные покупки. Помогает организовать дни рождения, путешествия, личные встречи и деловые мероприятия как для руководителя, так и членов его семьи, друзей, партнеров. Важно: эти задачи не должны превышать 10% рабочего времен бизнес-ассистента.

Список компетенций и навыков бизнес-ассистента получается довольно внушительным. И чтобы ваш ассистент не выгорел спустя две недели, кроме всего прочего, он должен обладать определенным психотипом и личными качествами, которые помогают ему справляться с работой.

Например, вы нанимаете специалиста, который может делать все из вышеперечисленного списка, но при этом не обладает важнейшим качеством — умением работать в режиме многозадачности. Как правило, это приводит к постоянным ошибкам, огромному стрессу и выполнению работы в лучшем случае процентов на 50 от запланированного.

О том, какие личные качества должны быть у вашего бизнес-ассистента, чтобы стать вашим надежным соратником, рассказываем ниже.

Личные качества бизнес-ассистента

Не просто исполнитель. Бизнес-ассистент мыслит не как рядовой сотрудник, а как настоящий стратег. Он серый кардинал, второй пилот и подушка безопасности своего руководителя в одном лице. Там, где обычный помощник просто выполняет то, что ему сказали, бизнес-ассистент ищет лучшие решения, генерирует идеи и проявляет инициативу, осознавая риски и степень ответственности.
Разносторонний склад ума. Гуманитарий и технарь. Эрудит и дипломат. Доброжелательный и строгий одновременно. Бизнес-ассистент умеет поддержать общение с разными людьми и говорить практически на любые темы — инвестиции, путешествия, садоводство.
На “ты” с информационными технологиями. Быстро и легко разбирается с любыми новшествами, предлагает наиболее удобные диджитал-инструменты как для корпоративного общения, так и решения задач руководителя.
Многозадачность. Бизнес-ассистент это “человек-оркестр”, который может делать все одновременно, быть сразу везде и сразу. Одной рукой он может отвечать на электронное письмо, другой оформлять авиабилеты, а третьей организовывать работу рядовых сотрудников. Он стрессоустойчив и никогда не теряет бдительности.
Обучаемость и саморазвитие. Умеет быстро находить новую информацию и быстро усваивать ее. Углубленно изучает все бизнес-процессы компании и опыт своих коллег.
Системность. Если руководитель может позволить себе уйти с головой в какой-либо творческий процесс, то задача ассистента навести в этом процессе порядок.

И, конечно, ваш бизнес-ассистент должен быть с вами “на одной волне”, чтобы работа строилась не только эффективно, но и максимально комфортно.

Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?

Говорят, что нанимая бизнес-ассистента вы сразу должны почувствовать химию. А именно: ощущение, что вы нашли того самого идеального кандидата, который может заканчивать за вас фразы. Ниже разберем, на что нужно обращать внимание, чтобы ваш бизнес-ассистент быстро интегрировался в компанию и стал преданным членом команды на долгие годы.

Соответствие компетенций бизнес-роли. Это первое, от чего нужно отталкиваться. Когда вы описываете все бизнес-процессы и роли в вашей компании, то хорошо видите, какой набор компетенций и навыков должен быть у каждого сотрудника, чтобы эффективно реализовывать тот или иной процесс. Бизнес-ассистент не исключение.
Психологическая совместимость. Существует огромное множество различных делений и классификаций: холереки и сангвиники, интроверты и экстраверты, визуалы и аудиалы, истероиды и шизоиды. Если пропустить описание каждого из них и сразу перейти к сути, то ваш бизнес-ассистент должен быть чем-то похож на вас. Если вы предпочитаете быстро говорить, то вам комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если у вас сильно развито абстрактное мышление, то важно, чтобы и ваш помощник понимал о чем речь, когда вы начинаете говорить метафорами.
Компенсация слабых сторон. Несмотря на то, что бизнес-ассистент должен быть вашим продолжением, ему также необходимо обладать теми качествами, которых не хватает вам. Если вы не умеете планировать свое время, то ассистент обязан проследить за вашим графиком и выстроить удобное расписание.
Вкус и чувство прекрасного. Бизнес-ассистент и руководитель говорят на одном языке, когда эти составляющие совпадают. Классическая музыка или хеви металл, посещение выставок или футбольный матч — выбор схожего досуга и увлечений помогают людям выстроить долгосрочные доверительные отношения.
Карьерные амбиции. Надолго остается тот сотрудник, который видит дальнейшие перспективы и может реализовать свои профессиональные амбиции. Из нашего опыта можем с абсолютной уверенностью сказать, что бизнес-ассистенты это те люди, которые любят развиваться во всём и всегда, заниматься интересными нестандартными задачами и достигать новых вершин, иначе им очень быстро становится скучно.

Топ-ошибок при найме ассистента

Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.

Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой — вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.

Ошибка 2. Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью — ваша работа.

Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока.

Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат.

Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу.

Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент — ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Желаем вам найти своего компетентного бизнес-ассистента, который сделает вашу жизнь проще, а работу эффективнее. Удачи!

Источник: biznes-repetitor.ru