Бизнес карта что это такое

Бизнесмены, как никто другой знают: время – деньги. Не тратить драгоценные минуты на визиты в банк и оформление платежных поручений позволяет бизнес-карта. Что это такое, где ее можно оформить и как пользоваться – рассказывает Выберу.ру.

Что такое бизнес-карта

По сути своей, это обычная пластиковая карта, выпущенная для ИП или организации и привязанная к определенному расчетному счету. С ее помощью легко оплачивать повседневные расходы, снимать деньги в банкомате или пополнять счет. Инструмент подходит для ведения любого бизнеса – автосервиса, косметологического кабинета или компании по производству мебели.

Банк выдает дебетовые и кредитные бизнес-карты. Дебетовые позволяют использовать собственные деньги, размещенные на счете компании. Кредитные бизнес-карты дают возможность оплачивать закупки и совершать переводы в пределах доступного лимита.

Различают также именные и неименные карты. Независимо от того, указано ли на пластике имя держателя, пользоваться продуктом может только владелец. Передавать карту третьим лицам запрещено. Чтобы оформить неименной пластик, в банк нужно предоставить документы, подтверждающие полномочия будущего владельца. Это трудовой договор и копия паспорта.

Как оформить

Для выпуска бизнес-карты обратитесь в банк, в котором вы планируете открыть расчетный счет, или в тот, где счет уже открыт. Напишите заявление, приложив к нему необходимые документы – перечень каждая финансовая организация устанавливает самостоятельно.

Чтобы сэкономить время, оформите заявление на выпуск со страницы портала Выберу.ру. Для этого зайдите в раздел «Бизнес-карты» и выберите подходящий вариант.

Важно! При выборе продукта ориентируйтесь на тарифы банка и суммы, которые планируется тратить с расчетного счета.

Можно выпустить карты для нескольких человек сразу. Тогда использовать средства компании смогут также бухгалтер, секретарь, работники, которые часто ездят в командировки. Чтобы избежать лишних трат и уложиться в бюджет, установите ограничения по каждой карте. Тогда держатель не сможет потратить больше определенного лимита. История операций в личном кабинете позволит отслеживать совершенные траты.

Использование корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет:

• оплачивать повседневные расходы. Вы можете закупать товары и материалы, оплачивать услуги контрагентов и аренду и т. д.;
• расплачиваться в поездках и командировках, совершать представительские расходы – авиабилеты, проживание в гостинице, бензин, деловые встречи в ресторане;
• отчислять в бюджет налоги, взносы, штрафы;
• снимать наличные в банкоматах и терминалах – это экономит время предпринимателей. При этом комиссия в таких случаях зачастую ниже, чем в кассе банка;
• получать кешбэк за покупки до 10% (в зависимости от выбранного банка);
• вносить выручку на счет через банкомат. Самоинкассация позволяет сократить расходы на услуги сторонних инкассаторов.

Важно! С помощью карты можно практически полностью отказаться от расчетов наличными. Благодаря этому отпадает необходимость посещать банк, оформлять документы для получения на руки необходимой суммы. Хранение средств на счете позволяет отказаться от сейфов.

Отслеживая все совершенные операции в личном кабинете, руководитель может контролировать траты компании. Он также может указать перечень товаров и услуг, на которые разрешено тратиться держателю пластика.

Отчет о тратах по карте

Если индивидуальный предприниматель использует УСН или патент, предоставлять отчет о тратах по карте нет необходимости. Если же размер налога напрямую связан с доходом компании, придется отчитываться так же, как и при расходах наличными. Руководство готовит приказ о тратах, а все документы об оплате с корпоративной карты прикрепляют к отчету. Поэтому важно сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

Если карту использует сотрудник компании, то он создает авансовый отчет, куда прикрепляет все платежные документы.

Важно! Наличные, которые были сняты с карты, но не потрачены, нужно возвратить в бухгалтерию и зафиксировать это в документах.

Траты на личные нужды

Представителей малого и среднего бизнеса зачастую волнует вопрос использования денег с расчетного счета в личных целях. Для ИП и юридических лиц здесь действуют разные правила. Проясняем ситуацию.

При статусе ИП

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, поэтому он имеет право пользоваться средствами с карты по своему усмотрению. Деньги, оставшиеся на расчетном счете после того, как были оплачены налоги, штрафы и обязательные платежи, ИП может израсходовать на личные нужды – купить себе одежду, обувь, гаджеты и т. д.

Ведение налогового учета в таком случае зависит от системы налогообложения:

• при использовании режима ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» нужно разграничивать расходы компании и личные траты. Иначе предприниматель рискует получить пени и штрафы, так как сумма налога будет занижена;
• специальные налоговые режимы (ЕНВД, ПСН, УСН «Доходы») позволяют ИП отказаться от формального учета трат по бизнес-карте.

Важно! Лучше все же отслеживать расходные операции. Иначе бесконтрольное использование средств компании может привести к проблемам. Они могут быть как «небольшими» (начисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пеней), так и серьезными, вплоть до банкротства. Будьте внимательны!

С бизнес-карты ООО

Юридическим лицам разрешается тратить средства с корпоративной карты только на нужды организации независимо от того, какой налоговый режим используется. Дело в том, что по закону имущество компании не принадлежит ее учредителю или владельцу (п. 1 ст. 66 ГК РФ).

Если руководитель ООО использует корпоративные средства в своих целях, у него могут возникнуть серьезные проблемы – материальная и даже уголовная ответственность:

• личные траты налоговая служба сочтет доходом владельца, поэтому начислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы;
• распространение получила схема, по которой владелец тратит средства на собственные нужды, прикрываясь корпоративными расходами. Однако в таком случае всегда остается риск, что налоговой службе станет известна цель покупки, а это грозит начислением налога на прибыль и НДС. Кроме того, собственнику организации придется выплатить взносы, так как все дорогостоящие покупки (автомобиль, техника и т. д. ) посчитают его доходом;
• если компания окажется на грани банкротства, а проведенная проверка выявит, что причиной послужило нецелевое использование средств, виновных лиц (как правило, руководство) привлекут к субсидиарной ответственности и обяжут выплатить все долги;
• если за расходы отвечал наемный директор (не собственник), потребовать возмещения материальных убытков у него могут сами владельцы бизнеса.

Важно! Нарушения квалифицируются как уголовное преступление, если будет доказано, что виновник действовал умышленно, а недостающая сумма превышает максимально возможный лимит. При банкротстве это 2,25 млн рублей, при неуплате налогов – 5 млн за три года.

Снятие наличных с бизнес-карты

Обналичивать деньги с карты разрешается и юридическим лицам, и ИП. Однако здесь нужно учесть, что руководители ООО могут расходовать деньги исключительно на нужды бизнеса. Индивидуальные предприниматели могут использовать средства на любые цели. При этом ИП обязаны вести раздельный учет, чтобы не смешивать личные траты с расходами на бизнес.

Важно! Деньги, снятые с карты, не получится выдать в качестве заработной платы. Сначала их придется сдать в кассу. Поэтому проще перечислять деньги непосредственно с расчетного счета на личные карты сотрудников.

Банки, в свою очередь, контролируют оборот наличных у предпринимателей и организаций. Причина столь пристального внимания – отслеживание «подозрительных» операций. Насторожить банк могут определенные действия:

• вы сняли сумму, превышающую 30% от оборота средств за месяц;
• как только средства поступили на счет, вы обналичили всю сумму разом;
• вы снимаете более 600 000 рублей за один раз.

При малейших подозрениях в неправомерных операциях к вам могут прийти с проверкой.

Что делать при проведении «сомнительной» операции

В большинстве случаев ситуацию можно исправить. Все зависит от серьезности нарушений.

Приведем пример: учредитель ООО «Альфа» Владимир Петрович снял сумму наличных с бизнес-карты, но потратил их на собственные нужды. Он еще может выйти из сложившейся ситуации – средства нужно просто вернуть в кассу. Если сумма задолженности достаточно велика, то есть и второй вариант. Ее можно учесть в счет дивидендов или заработной платы. Однако, увы, Владимир Петрович из нашего примера этого сделать не может, так как собственник и директор в ООО «Альфа» не одно и то же лицо.

Если собственник потратил на личные нужды средства с бизнес-карты, он также должен будет возместить расходы организации. Сделать это можно напрямую через кассу, либо удержав недостающую сумму из заработной платы или иных выплат, полагающихся владельцу компании.

Однако эти способы действуют только при желании собственника исправить положение вещей. Если же бизнесмен считает средства компании своими собственными и не готов добровольно возмещать убытки, в дело вступают сомнительные способы:

• совершенные собственником расходы оформляются как заем. В таком случае сумму недоимки можно будет списать по истечении трех лет. Однако налоговая при проверке вероятнее всего сочтет это прибылью руководителя и заставит выплачивать НДФЛ. Если ситуация регулярно повторяется, то проверяющие сочтут это заработной платой – в результате к НДФЛ добавятся страховые взносы;
• постоянное использование подотчетных средств. Например, директор израсходовал 400 000 рублей из средств компании. Время от времени он возвращает сумму в кассу, однако сразу же берет деньги обратно. Риски такие же, как в предыдущем пункте.

Внимание! Выберу.ру ни в коем случае не призывает использовать вышеизложенные методы. Мы за честный бизнес.

Заключение

Бизнес-карта – удобный финансовый инструмент, который позволяет сократить временные затраты и упростить отслеживание расходов компании. Это удобнее и безопаснее, чем проведение наличных расчетов. Разнообразие карт, предлагаемых банками, позволяет выбрать подходящий продукт в соответствии с особенностями бизнеса и величиной оборота.

Источник: www.vbr.ru

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративные карты — популярный у бизнеса банковский продукт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. В статье расскажем, как оформить такую карту, в чем нюансы использования для ИП и ООО, проанализируем плюсы и минусы этого средства платежа.

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

• дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
• кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
• именные — оформляются на конкретного сотрудника;
• не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
• валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

• У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
• ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

• покупка товаров в личных целях;
• выплата заработной платы;
• выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Елена Галичевская , редактор-эксперт

Несложная отчётность, быстрые документы и удобная работа с сотрудниками для ИП

Несложная отчётность, быстрые документы и удобная работа с сотрудниками для ИП

Источник: kontur.ru

Как использовать корпоративную карту — подробный гайд

Если вы владелец компании или индивидуальный предприниматель, сотрудники банка наверняка предлагали вам привязать к расчетному счету бизнес-карту. Есть несколько вариантов: можно выбрать платежную систему MasterCard, Visa или МИР, а также выпустить кредитную или дебетовую, моментальную или премиальную, виртуальную или физическую карту. Такое разнообразие, с одной стороны, дает дополнительные возможности, а с другой — вызывает массу вопросов. Рассказываем, что такое бизнес-карта и какие преимущества она дает.

Что такое бизнес-карта

Это карта, которая привязана к расчетному счету (РС) юридического лица или ИП. Она предназначена для оплаты расходов, связанных с бизнесом. У каждого банка свои условия выпуска и использования такой карты. Предпринимательская деятельность предполагает сотни денежных операций, которые удобно проводить с помощью корпоративной карты.

Затраты на ее выпуск и обслуживание сокращают сумму налогооблагаемой прибыли. Некоторые профессиональные ПО, а также продукты и услуги сегмента B2B невозможно оплатить с личного РС — тут также понадобится корпоративная карта. В зарубежных командировках пригодится валютная бизнес-карта.

Бизнес-карта для ООО

• закупки для нужд офиса: например, техника, канцелярия, чай и кофе;
• расчет с поставщиками и контрагентами;
• хозяйственные расходы: например, на клининг или ремонт;
• оплата услуг специалистов, например юристов и маркетологов ;
• покупка командировочных билетов и оплата транспорта.

Выплачивать зарплаты с помощью бизнес-карты нельзя. Также ею запрещено платить налоги. Подобные операции проводятся с РС через систему банка.

Бизнес-карта для ИП

Индивидуальные предприниматели, которые попадают под упрощенную систему налогообложения , имеют больше возможностей:

• Режим «Доходы» никак не ограничивает предпринимателя в личных тратах. Налоговые органы не контролируют расходы ИП.
• При патентной системе налогообложения предусмотрены льготы. ИП вправе использовать бизнес-карту в личных целях.

В остальных случаях руководство будет обязано отчитаться о тратах, которые вызовут подозрение в ФНС.

Если у вас возникли подозрения по поводу добросовестности рекламных подрядчиков, подключите Антифрод от Calltouch. Обезопасьте бизнес от спам-звонков в несколько кликов. Теперь ваши сотрудники не будут тратить время на обработку бесполезных звонков. Сервис автоматически тегирует их как «Сомнительные». В отчете вы увидите источник спама и его процент.

Автоматически выявляет некачественные звонки, которые не приводят к продажам, а просто расходуют бюджет.

• Выявляет и тегирует сомнительные звонки от недобросовестных рекламных подрядчиков или спам
• Позволяет учитывать в отчетах только качественные обращения
• Упрощает контроль подрядчиков

Виды бизнес-карт

Карты отличаются набором возможностей, стоимостью годового обслуживания, бонусной системой . Два основных вида бизнес-карт:

• Дебетовая . В распоряжении держателя карты будут деньги, которые хранятся на РС.
• Кредитная . Платежи с бизнес-карты производятся за счет средств, взятых в долг у банка.

Еще один вариант классификации:

• Ограниченная карта . Оплачивает только заранее выбранные категории товаров. Например, вы можете разрешить водителю покупать с помощью карты только бензин.
• Универсальная карта . Здесь нет ограничений.

Преимущества бизнес-карт

Ускоренная работа бухгалтерии

Нагрузка на бухгалтерию заметно снижается, так как контролировать движение денежных средств становится проще. Информация о транзакциях и чеки доступны доверенным лицам, что облегчает решение спорных вопросов и подсчет расходов.

С бизнес-картой бухгалтер быстро перечислит деньги на счета партнеров и контрагентов. Потребуются только интернет для доступа к онлайн-банку и номер карты получателя.

Удобная оплата онлайн-сервисов

Привяжите бизнес-карту к сервисам, которые вы используете в работе. Подписка будет обновляться автоматически.

При покупке ПО на иностранных ресурсах, произойдет пересчет в нужную валюту. Учтите, что по нормам законодательства в авансовом отчете сведения об оплате зарубежных сервисов отразятся в рублях — по курсу Центробанка на момент формирования отчета. Сохраните квитанцию об оплате или инвойс, который нужно перевести на русский язык, если того потребует налоговая служба.

Онлайн-курсы для сотрудников также можно оплачивать бизнес-картой.

Контроль расходов онлайн

В личном кабинете онлайн-банка есть все инструменты для управления средствами на расчетном счете организации. Владелец вправе устанавливать лимиты для других пользователей карты и в любой момент может отследить историю платежей.

Назначьте сотрудников и определите зону ответственности каждого, чтобы в расходах и отчетах не было путаницы. Обязательно составьте инструкцию для сотрудников о том, как пользоваться бизнес картой . Укажите:

• лимиты платежей по карте для каждого держателя;
• список допустимых статей расходов;
• сроки действия карты и ограничений по платежам;
• список документов, которые необходимо сохранять для отчетности;
• меры ответственности за халатность: нерегламентированные расходы, разглашение PIN-кода.

Платежи без комиссии и выгодные бонусы

В условиях конкуренции банки предлагают клиентам пакеты выгодных предложений:

• бесплатное открытие РС;
• бесплатный период обслуживания;
• кэшбэк в виде баллов или бонусных рублей;
• скидки на товары и услуги партнеров банка.

Все это помогает оптимизировать бюджет компании.

Рабочие поездки

Проживание в отеле, оплата транспорта или ужина в ресторане с деловыми партнерами — подобные расходы напрямую относятся к бизнесу и не будут считаться личными тратами. Благодаря этому сотруднику не нужно предоставлять руководству отчет о расходах, все сведения отобразятся в истории платежей.

Кроме того, потерянную в поездке карту можно быстро заблокировать, чтобы ей не успели воспользоваться злоумышленники, а затем восстановить.

Как оформить корпоративную карту

Чтобы узнать, как сделать бизнес-карту , свяжитесь с банком. Затем подготовьте документы:

• Устав организации и учредительный договор.
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Заявление директора компании или ИП на получение карты. Образец всегда есть на сайтах банков.

Если планируете оформить бизнес-карту на другого сотрудника, понадобятся его паспорт и заявление.

Отправить заявку на получение карты и готовые документы можно онлайн. Но после необходимо лично посетить офис банка и завершить процедуру. Внимательно изучите договор. Оплатите банковские услуги, подключите дополнительные опции.

Как отчитываться

Владелец карты обязан вести учет расходов и отчитываться перед банком и налоговыми органами. В Уголовном кодексе РФ предусмотрена ответственность за нецелевое использование бюджета. Поэтому отчеты имеют важное значение, их внимательно проверяют.

Чтобы получать готовые отчеты о маркетинге и работе ваших сотрудников, подключите Сквозную аналитику Calltouch. На удобных дашбордах в личном кабинете вы увидите данные о результатах продвижения на всех рекламных площадках. Выявить убыточный канал с таким инструментом можно в один клик. Настройте систему под задачи бизнеса и увеличивайте прибыль за счет оптимизации расходов.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Какие документы понадобятся

Чтобы подтвердить данные в авансовых отчетах, сохраняйте:

• чеки о снятии наличных;
• чеки и квитанции после оформления покупок;
• акты выполненных работ от подрядчиков, заверенные печатью;
• копии авансового отчета.

Если после зарубежной командировки у вас накопились квитанции, переведите их на русский язык и заверьте печатью.

Если банк заметит подозрительные денежные переводы, то запросит документальное обоснование расходов согласно Федеральному закону 115-ФЗ .

Коротко о главном

• Бизнес-карта — платежный инструмент для ИП и юрлиц.
• Карта может быть дебетовой или кредитной, а также ограниченной или универсальной.
• Бизнес-карта привязана к расчетному счету компании.
• Оплачивать бизнес-картой личные нужды могут только ИП, которые работают по упрощенной системе налогообложения.
• Отчетность по расходам регламентируется законодательством.
• Каждый банк выдвигает свои условия выпуска бизнес-карт.
• Подробнее о том, для чего нужна бизнес-карта, и какие бонусы она дает, можно узнать на сайте банка.

Источник: www.calltouch.ru