Карьера в бизнесе может предложить множество возможностей для работы, которые включают в себя наблюдение за повседневными функциями компании и продвижение ее успеха. Работа в бизнес-офисе может потребовать общения с сотрудниками и клиентами, планирования офисных встреч и организации документов. Координаторы офиса и администраторы часто выполняют эти задачи, несмотря на разные должности. В этой статье мы обсудим сходства и различия между координаторами и администраторами, включая их должностные обязанности, основные навыки и заработную плату.
Что такое координатор?
Координатор — это общее название должности для профессионала, который наблюдает, планирует и делегирует задачи для успешного завершения проекта и достижения бизнес-целей. Координаторы часто работают с управленческой командой, чтобы установить бюджет проекта, сроки и другие руководящие принципы, связанные с планом проекта. Координаторы могут разрабатывать презентации, посещать встречи с клиентами и заинтересованными сторонами и следить за выполнением назначенных им задач вместе с членом проектной группы.
Что такое администратор?
Администраторы часто являются профессионалами начального уровня, которые поддерживают менеджеров более высокого уровня и других сотрудников для достижения успеха в бизнесе. Они обеспечивают правильное выполнение повседневных бизнес-операций и помогают руководителям и другим сотрудникам выполнять такие задачи, как управление календарями, заказ канцелярских товаров и планирование встреч. Администраторы также регулярно отвечают на телефонные звонки в офис, ведут канцелярские записи, вводят данные в электронные таблицы и общаются с клиентами, посетителями и другими сотрудниками.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Координатор против администратора
Вот несколько ключевых различий между координаторами и администраторами:
Обязанности
У администраторов часто есть управленческие обязанности более низкого уровня, включая надзор за работой всех сотрудников во всем отделе. Они также могут нести ответственность за:
- Помощь в планировании и проведении мероприятий
- Назначение встреч, бронирование и встречи
- Создание и организация отчетов и ввод их в правильные листы данных
- Подготовка документов к встречам
- Составление бюджета для каждого мероприятия и соответствующее распределение средств
- Обеспечение доставки каждого проекта руководству, клиенту или заинтересованной стороне
- Общение с клиентами о проекте и целях проекта
- Сбор отзывов от клиентов для определения удовлетворенности потребителей и областей, которые могут нуждаться в улучшении
Напротив, координаторы обычно несут ответственность за надзор и делегирование работы определенной команде сотрудников. У них часто есть следующие дополнительные обязанности:
- Актуализация записей о сотрудниках и клиентах
- Контроль за другими сотрудниками в своем отделе
- Ведение планов по бюджетам
- Выполнение общих офисных обязанностей, таких как систематизация файлов и ответы на телефонные звонки.
- Планирование общекорпоративных обучающих мероприятий для сотрудников
- Передача информации от руководителей к сотрудникам
Требования к образованию
В зависимости от требований компании, координатору может потребоваться диплом средней школы, степень младшего специалиста или степень бакалавра. Для сравнения, для должностей администраторов может потребоваться послесреднее образование, такое как степень бакалавра или магистра, в зависимости от отдела или бизнеса, в котором они работают. Кандидат на любую роль может выиграть от получения степени из-за конкретных знаний и опыт, который может предоставить программа на получение степени. Некоторые кандидаты, выполняющие функции администратора и координатора, могут получить степень в области управления, управления персоналом, бизнеса или маркетинга, чтобы улучшить свои знания о бизнес-операциях.
Карьерные пути
И координаторы, и администраторы могут работать во многих видах бизнеса, поддерживая руководящую команду, наблюдая за повседневной деятельностью компании. Координаторы часто отвечают за выполнение конкретных задач в команде внутри отдела. В зависимости от типа компании, в которой они работают, и их опыта, координатор может выбрать одну из следующих карьер:
- Координатор мероприятий
- Координатор по маркетингу
- координатор по коммуникациям
- Специалист по продажам
- Координатор по работе с клиентами
Для сравнения, администраторы контролируют всех сотрудников и операции в отделе, чтобы обеспечить эффективность и функциональность. Хотя карьерный путь, которым они следуют, варьируется в зависимости от их работодателя и личного опыта, они часто выбирают одну из следующих карьер:
- Офисный администратор
- Администратор по закупкам
- Операционный администратор
- Администратор обучения
- Администратор отдела кадров
Навыки и умения
Координаторы и администраторы обладают различными навыками, помогающими им выполнять обязанности в офисе, включая организационные навыки, которые помогают им организовывать файлы, создавать точные записи и планировать встречи. Они также, как правило, обладают компьютерными навыками, которые помогают им использовать программное обеспечение для планирования и эффективно отвечать на запросы по электронной почте. Координаторы обычно обладают следующими дополнительными навыками:
- Коммуникация: этот навык помогает координаторам делегировать задачи и вести профессиональные дискуссии с клиентами и менеджерами.
- Создание команды: эти навыки помогают координаторам эффективно сотрудничать с клиентами, коллегами и управленческой командой своей компании.
- Тайм-менеджмент: координаторам часто приходится укладываться в жесткие сроки, поэтому навыки тайм-менеджмента могут помочь им эффективно достичь своих целей.
- Многозадачность: координаторы часто могут выполнять несколько задач одновременно и расставлять приоритеты при управлении командой.
- Решение проблем: этот навык помогает координаторам решать проблемы в процессе планирования мероприятия.
Для сравнения, администраторы обычно обладают следующими навыками и квалификацией:
- Обслуживание клиентов: этот навык помогает администраторам эффективно общаться с руководителями и клиентами.
- Лидерство: администраторы обычно используют свои лидерские качества для управления несколькими командами в отделе. Они также применяют свое понимание процедур управления бизнесом, чтобы помочь им успешно руководить.
- Межличностное общение: администраторы используют этот навык, чтобы обеспечить эффективную обратную связь с членами своей команды.
Рабочая среда
Координаторы работают во многих типах организаций и рабочих сред, например, в офисе или агентстве. Они также могут работать в свадебной индустрии и заниматься организацией мероприятий или в сфере информационных технологий, курируя проекты по программному обеспечению. Администраторы обычно работают в офисе в различных бизнес-отделах. Поскольку обе должности могут помочь многим видам бизнеса работать эффективно, у них может быть возможность работать в таких отраслях, как:
- Образование
- Юридические услуги
- Новости и СМИ
- Производство
- Здравоохранение
- Человеческие ресурсы
- Строительство
- гостеприимство
Заработная плата
Заработная плата координаторов и администраторов может варьироваться в зависимости от их местонахождения, опыта работы в сфере и образования. Администраторы получают среднюю заработную плату 61 647 долларов в годв отличие от координаторов, которые могут зарабатывать в среднем 37 628 долларов в год. Администраторы могут получать более высокую заработную плату, потому что эта должность часто требует от кандидатов выполнения управленческих обязанностей и получения дополнительного образования. Многие предприятия нанимают кандидатов на обе должности, чтобы обеспечить эффективную работу бизнеса.
Источник: buom.ru
Координатор — это профессия современности
В наш современный компьютерный век насущной необходимостью стало освоение новых профессий. Предпринимателям, имеющим представительства своего бизнеса ещё и в сети, не обойтись без помощника, освоившего все нюансы одной из востребованных сегодня должностей. Знакомьтесь – это координатор.
Суть работы
Координатор – это представитель компании, координирующий работу других сотрудников. Ежедневно ему приходится выполнять множество образующих общую схему работы действий: принимать звонки, общаться с клиентами, решать административные и финансовые вопросы и многое другое. Организация крупных специализированных тематических форумов, съездов и фестивалей, делегирование обязанностей между другими сотрудниками, работа с клиентской базой – и это ещё далеко не всё, что выполняет координатор. Функции его столь обширны, что создаётся следующее впечатление – эта должность больше всего придётся по душе людям с природными организаторскими задатками.
И помощник руководителя, и координатор проектов
Обычно изначально человека назначают помощником руководителя. А уж позже, если принятый сотрудник инициативен, расторопен, легко берёт на себя ответственность за организационные вопросы, то, как правило, руководитель сам повышает его до координатора. Ну а во время приёма соискателя сразу на эту должность руководитель компании в первую очередь постарается оценить его личностные качества. Это означает, что наличие какого-то образования, конечно, не будет лишним, но и не сыграет превалирующей роли. Ведь, как известно, пока ещё нет таких институтов или курсов, на которых бы обучали, как стать координатором.
Работа координатором на примере компании «Эйвон»
В компании «Эйвон» должность координатора является логическим продолжением карьерного роста. Из простого представителя компании, с которой соискатель заключал «договор постоянного покупателя», далее он переходит в должность координатора. Считается, что такой человек уже вышел на взлётную полосу построения собственного бизнеса, набирает и свою команду, координирует её успешное развитие, вплоть до мирового масштаба. В этом его ничто не может ограничить, разве что собственные убеждения.
Координатор – это идеальный вариант работы для людей амбициозных, трудолюбивых, целеустремлённых, но и устойчивых к влиянию стрессов. В России самые первые координаторы компании «Эйвон» появились в 1995 году. А на сегодняшний день их в нашей стране работает более 10 000 человек.
Общая должностная инструкция координатора
Принятый на эту должность сотрудник несёт полную ответственность за размещение рекламных макетов в изданиях и обработку различной финансовой документации. Координатор должен строго придерживаться принятого в компании порядка выполнения проектов. Ему необходимо контролировать все рабочие нюансы в рамках процесса обработки информации. В его обязанности входит наблюдение за сроками выполнения сотрудниками важных поручений и ежедневно поставленных перед ними задач.
Координатор – это представитель компании, умеющий вести первичную бухгалтерию, хорошо знающий законодательство о рекламе и СМИ, свободно владеющий программами Word, Excel и освоивший знания документооборота. Он обязан следить за движением денежных средств в компании, вести переговоры с представителями других фирм, отвечающими за оплату услуг, вести финансовую отчётность и сверять данные с бухгалтерией.
Остальные обязанности координатора
Помимо вышеперечисленного, он несёт ответственность за расстановку макетов на флэтплане и следит за своевременным наполнением сайта компании контентом. Под его опекой также находится координация работы коммерческой службы. Координатор обязан разрешить любой возникающий во время работы проблемный вопрос. По каждому отдельному проекту он обязан вести разработку индивидуального плана и взаимодействовать со всеми руководителями по заданному направлению.
Также в обязанности координатора входит ведение технической схемы мероприятия, так называемой сетки. Она представляет собой громадный документ с цветовыми ориентирами, по которым определяют свои задачи все службы компании.
Контракт, заключённый с очередным заказчиком, считается основным документом, соответственно, координатору приходится изучать его и знать буквально назубок. Кроме того, он обязан быть осведомлённым о подрядчиках, контактах всех ответственных, сметах. Руководители обычно не в силах справиться с таким огромным объёмом работ, и для этого им необходим координатор. Это нормальный рабочий процесс любой компании.
Подойдёт ли это лично вам
Многие люди хотели бы попробовать себя в данной сфере. Естественно, поначалу, эта профессия кажется невероятно сложной. Но тем не менее, начав работать и постепенно входя в курс дела, её начинаешь любить. Тем более что плюсов в такой должности тоже достаточно, ведь это хорошие деньги, очень интересная, увлекательная и по-настоящему значимая работа.
С другой стороны, не стоит себя обманывать и думать, что эта профессия относится к творческим. Нет, её скорее можно сравнить с точной наукой математикой. И если вы обладаете аналитическим складом ума, волевым, целеустремлённым характером, являетесь эмоционально стойкими и способны не путать корректное делегирование обязанностей с «умением командовать», то, как говорится, добро пожаловать на борт.
Источник: businessman.ru
Координаторы — это кто? Какие функции выполняет координатор
Чтобы понять, кто такой координатор, необходимо проанализировать, от какого слова происходит этот термин.
Координаторы – это главные распорядители проекта
Слово «координатор» тесно связано с глаголом «координировать», то есть находить пути оптимизации совместной работы.
Если речь идёт о конкретном проекте, то координатор – это главный управленец проектных работ. Он имеет полномочия по принятию решений относительно проекта и несёт ответственность за него. Координаторы – это лица, которые несут ответственность за целевое использование выделенных денежных средств, которые следят за тем, чтобы результат проектной деятельности был действительно важным и значимым для компании. Человек, координирующий проект, вправе ставить задачи перед всеми его участниками, в том числе и бизнес-экспертами.
Что должен знать координатор?
Координаторы – это сотрудники компании, которые должны быть в курсе всего происходящего, поскольку от их осведомлённости и правильности принятия решений зависит как успешность отдельно взятого проекта, так и прибыльность организации в целом.
Профессиональный координатор проекта – это залог успеха любого начинания. Он должен в совершенстве владеть следующей информацией:
1) названия и основные характеристики реализуемой продукции;
3) процесс и основные правила хранения и продажи продукции;
4) совокупность разнообразных технических и офисных программ, которые непрерывно связаны с рабочим процессом.
5) прочие специфические сведенья о проекте и продукции.
Права и обязанности координатора проекта
Для полноценного и успешного выполнения своей работы координатор должен обладать следующими правами:
1) Координаторы – это люди, которые делают деньги из информации. Поэтому все сотрудники компании обязаны делиться необходимой информацией с координатором.
2) Координатор имеет полное право делиться с начальством своим видением проектных работ. Также он может отстаивать необходимые в его деятельности вопросы, добиваясь соответствующих изменений.
3) Выбор команды по отработке проектных заданий, подбор соответствующих экспертов и партнёров.
4) Использование финансовых ресурсов в пределах выделенного бюджета.
Однако не только права имеет координатор. Обязанности, которые на него возлагаются можно обобщить в определённые функции, которые носят название «должностные обязанности»
Какие функции выполняет координатор?
Работа проектного координатора состоит в выполнении целого ряда должностных функций. Функции координатора включают в себя:
1) Ведение и заключение дилерских соглашений.
2) Маркетинговая работа, которая включает в себя:
а) сотрудничество с региональными компаниями и представительствами;
б) маркетинговые исследования целевых рынков;
в) участие в разнообразных семинарах, выставках, представление на них продукции компании.
3) Непосредственная работа с клиентами.
4) Регулирование и контроль дебиторской задолженности с контрагентами.
5) Работа с заказами на всех этапах.
6) Мониторинг объёмов продаж как собственной фирмы, так и конкурентов.
7) Работа со счетами, резервированием товаров и прочее.
Административные обязанности координатора
Координатор проекта – это управленец. Следовательно, он обладает рядом административных обязанностей. К основной административной работе можно отнести:
1) Работа по подбору соответствующего персонала, команды проекта, а также его мотивация к успешной работе.
2) Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов.
3) Стратегическое и тактическое планирование (сроком на дни, месяцы, годы).
4) Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности.
5) Документирование деятельности проектной команды. Так, к основным документам, которые регламентируют деятельность координатора, принадлежат:
а) внешняя документация (нормативно-правовые акты, стандарты проектной деятельности);
б) внутренняя документация (Положения компании, её Устав, Правила трудового распорядка, Должностная инструкция и т. д.)
Чем отличается технический координатор от координатора проектов?
Между профессией технического координатора и ранее рассмотренного координатора проектов существует огромное количество отличий. Должность «технический координатор» предоставляется чаще всего автосалонами.
Основные обязанности, которые выполняет человек на данной должности, включают:
1) обучение и управление персоналом;
2) контроль наличия и использования оборудования;
3) кооперацию со службой технического обслуживания по вопросам проведения гарантийных ремонтов;
4) оформление документации;
5) технический контроль над заводом-производителем;
6) управление диагностическим оборудованием.
Координаторы в продажах
Новой и динамически развивающейся профессией является координатор отдела продаж. Кто это? И какие функции выполняет?
Такие должности характерны для торговых предприятий, которые активно расширяются и увеличивают объёмы продаж. К основным обязанностям координатора отдела продаж принадлежат:
1) коммуникативные отношения с клиентами и внутренними службами;
2) предоставление информации об ассортименте и наличии товарной продукции, а также стоимости и системе скидок;
3) работа по приёму и обработке заявок;
4) донесение информации о новых продуктах до потребителя;
5) обслуживание баз данных, а также ведение первичной документации;
6) управление всеми этапами договорных отношений, контроль дебиторский задолженности.
Так кто же такой координатор?
Координаторы – это люди, которые обладают уникальной способностью по аккумуляции информации. Они могут быстро выделить всё важное, либо самостоятельно восстановить необходимое информационное поле. Или даже придумать совершенно новую информацию, которой не было в природе. Координатором может быть как менеджер, так и политик.
Однако в профессиональной деятельности чаще всего приходится встречать три типа координаторов:
1) Координатор проекта – человек, который полностью отвечает за продвижение определённого проекта либо конкретного товара, начиная с формирования команды и заканчивая анализом результатов такого продвижения.
2) Технический координатор – человек, полностью отвечающий за продвижение и продажи разного вида техники; чаще всего данная вакансия предоставляется автосалонами и прочими техническими организациями.
3) Координаторы процесса продаж – люди, полностью обеспечивающие процесс продаж, начиная с приёма заявок. Также в сферу их обязанностей входят маркетинговые исследования рынка, мониторинг конкурентов, контроль за позитивным имиджем организации.
Таким образом, профессия координатора очень интересна и перспективна. В последнее время люди, обладающие способностями к координированию различных процессов и операций пользуются всё большим спросом у прогрессивных успешных компаний. Координатор является связующим звеном между многими людьми. Он должен быть не только прекрасным аналитиком, но и хорошим психологом.
В задачи этого человека входит не только работа с источниками информации, но и с большим количеством людей разных сфер деятельности и склада психики. Поэтому и требования к координаторам достаточно высоки. Однако если у вас есть необходимые задатки и данные для работы координатором, то эта профессия принесёт вам массу позитивных эмоций и финансовое благополучие.
Источник: fb.ru
