Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно.
Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.
Что делает мой бизнес-ассистент?
Маршрутизирует задачи
С появлением ассистента я уменьшил количество людей, с которыми необходимо коммуницировать. Теперь, если я не хочу тратить время на какую-то задачу, просто зову ассистента. Это может быть подготовка презентации или сбор данных о конкуренте — неважно. Он сам примет решение, как будет её выполнять: самостоятельно, наймёт подрядчиков или передаст другому сотруднику.
Трекает время
Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, он видит, где я нахожусь и что делаю. Моё время трекается по блокам: проекты, планирование, регулярный менеджмент, SMM, образование, здоровье, рутина (в том числе отдых — эта категория приватная, ассистент видит только потраченное время без детализации), бизнес-рутина, встреча.
Таким образом, у меня есть понимание, сколько времени я провожу на работе, сколько — на встречах, сколько сплю и т. д. Отчёты тоже анализирует ассистент. В конце недели он просто говорит мне: «Вот на это и это время было потрачено зря». А я уже принимаю решения.
Готовит меня ко встречам
На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты.
Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.
Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке.
Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.
Организовывает публичные выступления
Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать.
Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.
Повышает эффективность моей работы
Я давно хотел заставить себя выполнять чек-листы по каждой задаче и оценивать качество её выполнения. Но на это нужно время. Благодаря бизнес-ассистенту у меня теперь есть метрика регулярного менеджмента.
Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.
Как я искал ассистента
Мой бизнес-ассистент — Лера, ей 27 лет. У неё хороший опыт работы в проектном менеджменте: Лера была помощницей руководителя в небольших компаниях, а потому ей приходилось решать много задач, таких как закупки, логистика или даже открытие франшизы. В среднем бизнес-ассистенты на рынке получают от 80 000 до 150 000 в зависимости от опыта и от компании, в которой они работают.
Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?
Умение искать и упаковывать информацию
Для этого в тестовом задании я просил составить список конференций (как российских, так и зарубежных), которые могут быть мне интересны. На выходе мне нужно было два списка: что посетить и где выступить. Причём в идеале данные нужно было расположить по дате, чтобы мне не пришлось сортировать их самостоятельно. Но этих условий я в задаче не ставил — ждал, что кандидат сам догадается.
Умение выходить на нужных людей
Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются.
Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.
Умение планировать
Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.
Умение анализировать
Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.
Знание компании
Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.
Profit
У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.
Бизнес-ассистент снял с меня всю мелкую работу, поэтому теперь я могу сфокусироваться на основных задачах. Если приводить конкретный пример, то с приходом бизнес-ассистента у меня на 40% сократилось количество отменённых встреч, что очень важно для наших бизнес-процессов. До 100% дошла оцифровка моего времени: я анализирую каждую прошедшую неделю и понимаю, какие процессы идут медленно, как можно их менять, чтобы развитие компании было ещё эффективнее.
Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене».
Фотография на обложке: Oliver Burston / Alamy
Источник: secretmag.ru
Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника
Недавно один известный бизнесмен пригласил тридцать пять лучших бизнес-тренеров в уединенное место в Джексон-Хоул, штат Вайоминг. Вместе со специалистами он обсудил различные аспекты лидерства и способы, которыми владельцы бизнеса могут создавать стратегические преимущества и прорывные результаты для себя и своих компаний. Отдельное внимание в этой дискуссии было уделено проблемам управления временем, или тайм-менеджменту.
Как лучше всего использовать время?
Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.
Дискуссия о помощниках
Присутствующие сравнили свой опыт двадцати пяти лет работы в разных компаниях и в разных городах. У каждого имелись такие помощники, которые работали из офиса или удаленно, за тысячи километров от начальника. В процессе дискуссии собравшиеся выделили четыре типа личных помощников руководителя и определили, что наем правильного сотрудника имеет решающее значение для использования времени бизнесмена.
Первый тип: мальчик на побегушках
Помощники первого типа требуют прямых указаний и тщательного надзора. Они могут перемещать объекты из точки «А» в точку «Б», могут отправлять электронные письма от имени начальника при условии, что им скажут, что именно написать. Они могут сканировать документы и хранить их в папках в соответствии с инструкциями. Другими словами, мальчику на побегушках нужен подробный комментарий каждого следующего шага.
Таким образом, владелец бизнеса действительно экономит время, ведь такой помощник делает все, что ему говорят. Но если бизнесмен забудет что-то сказать, дать какую-либо инструкцию, сам работник вряд ли догадается. С одной стороны, такое полное подчинение очень удобно, а с другой — время, использованное на раздачу подробных инструкций, можно было потратить более продуктивно.
Второй тип: администратор
Административный помощник, или «администратор» — это тот, кто может хорошо справиться со многими задачами. Но только до тех пор, пока существует четкий процесс и эти задачи находятся в пределах того, что ожидает администратор. Другими словами, он хорошо выполнит ту работу, к которой привык.
Администраторы значительно более автономны, чем первый тип личных помощников. Ассистенты второго типа могут действительно помочь грамотно использовать время своего начальника. Они следуют известным процессам и процедурам, чтобы получить известные результаты. Они преуспевают с конкретными, определенными задачами.
Но если ситуация становится неоднозначной и от администратора требуется проявить смекалку или справиться с задачами, где успех не гарантирован, они боятся совершить ошибку. Такой помощник знает, что придется нести ответственность, поэтому неохотно проявляет личную инициативу.
Таким образом, администраторы могут сэкономить значительно больше времени начальника, чем мальчик на побегушках, но они будут уклоняться от задач, где помощь и инициатива может быть наиболее ценной.
С продуманными заданиями администраторы, чувствуют себя наиболее комфортно. Исходные данные хорошо обработаны, а необходимые шаги изложены четко заранее.
Третий тип: помощник руководителя
Таких ассистентов не отпугивает неопределенность. Они могут взять неясное задание и выяснить в определенных границах, как лучше всего его выполнить. Они могут обрабатывать весьма расплывчатые задачи и «довести их до ума».
Отличие от второго типа
В отличие от администратора, исполнительный помощник способен проявить инициативу и взять на себя ответственность за результат. Ему можно доверить эскизное задание, не имеющее четких границ, и сказать что-то вроде: «Вот то, что я пытаюсь выполнить, несколько переменных в игре. Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Остальное выясните, пожалуйста, сами и положите результат мне на стол не позднее утра в пятницу.»
Исполнительные помощники очень автономны; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Они нуждаются в определенном базовом объеме информации, чтобы принять правильные решения от имени начальника. Им нужно, чтобы руководитель поделился своими ожиданиями и предпочтениями.
Например, когда дело доходит до путешествий, личный ассистент должен знать, какой тип перелетов предпочитает шеф, какие отели ему нравятся и в каких районах он предпочитает останавливаться.
Доверие
Этот контекст также может быть гораздо глубже. Например, один владелец кондитерской фабрики хотел бы, чтобы его исполнительный помощник наводил порядок в его почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что уменьшает количество писем, которые директору нужно обработать. Если он получает сто писем в день, исполнительный помощник обрабатывает, распространяет или удаляет около пятидесяти-семидесяти из них. К директору на стол попадают около тридцати писем из той сотни, что ему присылают каждое утро.
Такая работа предполагает определенный уровень доверия между руководителем и его ассистентом, так как помощник видит контекст бизнеса, знает, над чем и с кем в данный момент работает бизнесмен. На основе этих знаний ассистент может принимать лучшие решения о том, кто должен встречаться с его руководителем.
Например, если помощник видит, что его директор обменивается с определенным поставщиком большим количеством электронных писем о конкретном проекте, а затем поставщик просит о встрече в определенный срок, ассистент может определить, что проект действительно важен для руководителя. Поэтому помощник возьмет на себя инициативу организовать эту встречу.
Помощники руководителя могут действительно помочь бизнесмену использовать время наилучшим образом до тех пор, пока существует доверие между начальником и его ассистентом.
Четвертый тип: начальник штаба
Начальник штаба возьмет на себя инициативу и фактически будет следить и проверять прямые отчеты от имени руководителя. В то время как административный или исполнительный помощник может делать заметки на совещании, начальник штаба определит пункты, которые необходимо отслеживать, и сделает это самостоятельно.
Такой помощник возьмет на себя ответственность за выполнение задачи, назначит исполнителя, разъяснит ему суть, определит сроки и будет следить за качественным выполнением поставленной задачи.
Такие помощники понимают цели бизнесмена, знают всех ключевых игроков, способны получать результаты самостоятельно, снимая большую административную нагрузку с плеч своего руководителя.
Выводы
К сожалению, большинство людей нанимают первый и второй тип помощников — людей, которые могут помочь только с четко поставленными задачами. Но большинство владельцев бизнеса не слишком ориентированы на процесс. И поэтому таким бизнесменам действительно нужен как минимум помощник руководителя, который может справиться с более неоднозначными ситуациями.
Начальники штабов замечательны, но обычно они встречаются только в средних и крупных компаниях. Если компания небольшая, у ее руководителя, вероятно, будет помощник первого или второго типа.
Источник: businessman.ru
Как стать бизнес-ассистентом
Бизнес-ассистент — это профессионал, который обеспечивает офисную поддержку компании или организации. Квалифицированные в административных и коммуникативных задачах, эти специалисты часто выступают в качестве связующего звена между другими профессионалами и общественностью. Если вы заинтересованы в карьере бизнес-ассистента, полезно понять шаги и процесс, чтобы стать им. В этой статье мы исследуем карьеру бизнес-ассистента, в том числе то, что они делают, их зарплату, навыки, рабочую среду и шаги, чтобы стать бизнес-ассистентом.
Что такое бизнес-помощник?
Бизнес-ассистенты — это профессиональные администраторы, которые помогают руководителям высшего и среднего звена выполнять свои основные обязанности. Эти специалисты, также известные как помощники по административным вопросам, часто работают в сфере финансов, бизнеса и управления, но могут найти работу в любой сфере, требующей значительной офисной работы.
Помощники по административным вопросам обеспечивают эффективность и организацию на рабочем месте и помогают другим специалистам сосредоточиться на технических обязанностях своей работы, в то время как помощники по бизнесу сосредотачиваются на подаче документов и управлении офисной работой.
Что делают бизнес-помощники?
Бизнес-ассистенты помогают другим специалистам с административными и другими офисными задачами. Это может помочь добиться эффективности рабочего места и точности в бумажной работе. Вот список основных обязанностей, за которые могут нести ответственность бизнес-ассистенты:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
- Улучшение административного процесса
- Планирование встреч
- Составление электронных писем и заметок для обеспечения коммуникации компании
- Запас канцелярских принадлежностей
- Проведение исследований для специалистов старшего и среднего звена
- Подготовка отчетов компании
- Планирование офисных мероприятий
- Координация между отделами
- Подача документов
- Управление платежной информацией
Как стать бизнес-ассистентом
Если вы заинтересованы в том, чтобы стать бизнес-ассистентом, вы можете выполнить следующие действия:
1. Закончить среднюю школу или программу GED
Минимальным образовательным требованием для должности бизнес-помощника начального уровня является аттестат о среднем образовании или GED. Если вы больше заинтересованы в получении опыта, чем в повышении квалификации, рассмотрите возможность поиска должности начального уровня после окончания средней школы или аналогичной программы.
Хотя профессионалам часто требуется высшее образование, чтобы получить продвижение по службе и увеличить свой потенциальный доход, соответствующий опыт работы иногда может служить заменой. Даже если вы планируете пройти двух- или четырехлетнюю образовательную программу, полезно искать должность начального уровня в компании, которая наймет вас, если у вас есть только аттестат о среднем образовании или GED, чтобы вы могли получить ценный опыт работы.
2. Поступить в колледж
Получение дополнительного образования может увеличить ваши шансы на трудоустройство и потенциальный доход. Хотя компаниям не всегда требуется высшее образование, многие предпочитают, чтобы кандидаты имели как минимум степень младшего специалиста в области бизнеса, менеджмента или гуманитарных наук.
Если вы хотите работать бизнес-ассистентом в финансовой отрасли или в государственной организации, вы можете получить степень бакалавра в области делового администрирования или в финансовой сфере.
3. Получите сертификат
Сертификаты могут помочь вам выделиться в процессе подачи заявок и расширить свои знания в отрасли. Многие бизнес-профессионалы выбирают сертификацию по компьютерным программам, применимым к административной работе, например сертификацию обучения Microsoft. Эта сертификация может помочь улучшить навыки профессионала в использовании одной из наиболее распространенных офисных программ, которые многие компании используют для административных задач.
Многие сертификаты Microsoft имеют разные квалификации, но профессионалы могут получить большинство из этих сертификатов, набрав проходной балл на экзамене. Некоторые из этих экзаменов даже предлагают практические тесты. Подумайте о том, чтобы воспользоваться этими практическими тестами, чтобы помочь вам учиться и повышать свой уровень навыков.
4. Получите опыт работы
Если вы еще не работали на должности административного помощника начального уровня, полезно получить опыт работы в соответствующей области. Вы можете подать заявку на работу, которая может помочь вам заработать этот опыт, например, работать представителем службы поддержки клиентов, секретарем или личным помощником.
5. Пройдите программу обучения
Компании часто имеют специальные процессы обучения для бизнес-ассистентов, поскольку каждая компания работает по-своему. Эти программы обучения на рабочем месте могут длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. В это время новые бизнес-помощники часто заменяют более опытных профессионалов, чтобы научиться правильно выполнять свои основные обязанности.
Какие навыки вам нужны, чтобы стать бизнес-ассистентом?
Вот список навыков, которые могут вам понадобиться в качестве бизнес-ассистента:
- Организация. Бизнес-ассистенты используют свои организаторские способности, чтобы содержать рабочее место в чистоте, а также эффективно подшивать и хранить документы.
- Обслуживание клиентов: эти специалисты могут извлечь выгоду из сильных навыков обслуживания клиентов при совершении и приеме телефонных звонков и координации между клиентами и другими специалистами.
- Ввод данных. Бизнес-ассистенты часто должны обладать навыками ввода и анализа данных, чтобы создавать и вести точные бизнес-записи для своей компании.
- Письменное общение: поскольку они часто пишут заметки, электронные письма и отчеты для компании и клиентов, бизнес-ассистенты часто нуждаются в сильных навыках письма.
- Управление временем: бизнес-ассистенты могут создавать расписания для себя и своих коллег. Чтобы следовать требованиям планирования, эти профессионалы используют свои навыки тайм-менеджмента, чтобы быть продуктивными и планировать встречи в наилучшее время для всех участников.
- Навыки работы с компьютером: Поскольку они выполняют многие из своих основных обязанностей с помощью компьютерного приложения или программы, бизнес-ассистентам выгодно иметь профессиональные навыки работы с компьютером.
- Командная работа: бизнес-ассистенты часто выступают в качестве связующего звена между отделами и должны совещаться со своими коллегами, чтобы планировать встречи, координировать графики и завершать проекты.
Зарплата
Зарплата бизнес-ассистента часто зависит от его местоположения, образования и опыта работы. Средняя национальная зарплата помощника по бизнесу составляет 39 044 доллара в год. Профессионалы могут увеличить свой потенциальный доход, приобретя больше опыта или получив дополнительное образование или сертификаты.
Какова рабочая среда бизнес-ассистента?
Бизнес-ассистенты чаще всего работают в офисе. Как правило, они работают полный рабочий день в обычные рабочие часы, однако некоторые рабочие места бизнес-помощников начального уровня могут предлагать работу неполный рабочий день. Эти специалисты также часто работают в командах специалистов разной квалификации и могут работать в административном отделе практически любой отрасли.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.
Источник: buom.ru
