На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.
Бизнес-процессы в Битрикс24.Диск
В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:
- организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
- распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
- справочно-информационные документы;
- документы по личному составу;
- договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
- «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
- «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
Бизнес-процесс согласование договора в Битрикс24
- «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
- «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.
Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.
Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Источник: delo-press.ru
Обязательная маркировка товаров: как грамотно распорядиться данными
С 2022 года производителям товаров, подлежащих маркировке, доступна полная картина их движения. Что это значит для бизнеса?
Маркировка товаров в России стартовала в 2018 году, когда был запущен проект разработки единой системы маркировки товаров и внесены изменения в законодательство, регулирующее торговлю и применение контрольно-кассовой техники. А в 2020 году утверждены правила маркировки и положение о государственной информационной системе мониторинга за оборотом товаров. «Пилотными» группами товаров, которые подлежат обязательной маркировке, стали меховые изделия и фармпрепараты.
Список продукции, подлежащей сериализации, постоянно расширяется, и уже в ближайшие годы большинство производителей так или иначе столкнется с необходимостью разворачивать инструменты для маркировки товаров. Будем честными: маркировка – это инвестиции. Компании должны встроить функции нанесения и проверки кодов в действующие процессы.
Для этого приходится не только покупать высокотехнологичное оборудование, например промышленные принтеры с расходниками и 2Д-сканер. Кто-то из производителей вынужден будет менять упаковку, которая не позволяет наносить коды, а кто-то – перестраивать логистические процессы. Дело в том, что система маркировки – все еще ценная информационная база, из которой с недавнего времени можно извлечь в том числе финансовую выгоду для бизнеса. После внесения изменений в постановление Правительства РФ производителям и импортерам маркированных товаров стали доступны такие сведения, как количество проданных товаров и товаров в обороте, средние розничные цены на уровне субъектов РФ. Это огромные массивы данных – раньше компании вынуждены были тратить на их приобретение у участников рынка товаропроводящей сети миллионы рублей.
А что, так можно?
Теперь – да. Импортерам и производителям открыт бесплатный доступ к данным о собственной продукции из государственной системы маркировки: МДЛП для фармотрасли или ГИС МТ для остальных групп товаров. Именно в этих системах агрегируется вся информация о товарах, подлежащих маркировке.
Данные в ГИС МТ обновляются постоянно – при этом можно запросить информацию как по текущему периоду, так и по прошедшим. Вместе с данными из автоматизированных систем маркировки, предназначенных для сбора и передачи информации о товарах в ГИС МТ, они становятся отличной базой для принятия грамотных управленческих решений. Показательный пример — ситуация с лекарствами.
В марте нагрузка на аптечные сети на 95% превысила стандартную. Паника и искусственно поддерживаемый ажиотаж привели к тому, что фармпрепараты буквально сметали с полок. При этом дефицита все же не случилось. Фармпредприятия смогли отслеживать каждую упаковку медикаментов и исходя из этого регулировать товарные потоки. К маю большинству из них удалось наладить и производство, и поставки.
Где используются данные о маркированной продукции
Бизнес может использовать данные о маркировке для повышения эффективности различных бизнес-процессов. Логистика Данные о вводе товаров и их количестве в обороте, переходе прав собственности на товар и его текущих владельцах формируют практически исчерпывающую карту цепочек поставок.
Использовать эту информацию можно не только для отслеживания товаров (это куда более интересно регулятору), но и для оценки и повышения эффективности работы отдельных звеньев цепочки. Можно и нужно анализировать сроки и маршруты перемещения товара (особенно актуально это в текущих условиях), время складирования, объем товарных запасов на складах дистрибьюторов с точностью до региона, а также объем поставок в адрес каждой из продающих сетей.
К примеру, с помощью информации о маркированных товарах можно сделать расчет среднего времени попадания продукции на полку и разработать рекомендации, которые позволят сократить этот срок. Продажи Данные о маркировке в первую очередь позволяют оценить уровень цен в каждом отдельном регионе – это полезно в процессе формирования ценовой политики, при планировании текущей и предстоящей работы с розничными сетями, маркетинговых мероприятий и даже в процессе тестирования мерчандайзинга или упаковки товаров. При этом благодаря маркировке в распоряжении бизнеса появляются не оценки маркетологов, а точные данные с двухнедельной глубиной. Маркетинг При работе с конечными потребителями маркировка будет ценным источником данных для систем управления лояльностью. В этом случае и розничные продавцы, и производители получают дополнительный инструмент анализа потребительских предпочтений, оценки лояльности конкретного покупателя бренду или вендору, частоты покупки – иными словами, данные для повышения эффективности работы с покупателем за счет формирования адресных предложений.
А есть ли реальные кейсы?
Да, есть. Один из представителей Топ-5 фармпроизводителей сравнил данные по выбытию, остаткам и движению лекарственных средств, собранные через внешние ретейл-каналы и госпитальные/тендерные каналы, и данные МДЛП. Сравнение по выбытию только за один месяц для трех аптечных сетей показало расхождение менее 5%. По некоторым SKU данные сходились регулярно на 100%.
Проведенное сравнение подтвердило высокую точность информации из МДЛП, которую можно использовать, например, для оперативного анализа рыночных тенденций и покупательских настроений. В компании подсчитали, что использование данных МДЛП может сэкономить более 40 млн рублей в год на приобретении сведений у внешних контрагентов, а также свыше 55 человеко-дней на анализе и систематизации информации.
Аналитика аналитике рознь
Таким образом, маркировка избавляет от необходимости покупки данных о собственной продукции и ее движении по цепочке поставок, благодаря чему экономит компаниям миллионы рублей. Но для того, чтобы использовать все открывшиеся возможности, производителям нужны инструменты, позволяющие собирать и обрабатывать массивы данных из разнородных систем и источников, включая внутрикорпоративные системы, интегрированные с Track&Trace, ERP или WMS (системы управления складами).
Источник: www.it-world.ru
