Бизнес требования к системе электронного документооборота включают

Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД). СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.

Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.

Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Развитие систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.

Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.

Нормативно-правовая база

Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовое регулирование обеспечивают:

Федеральные законы:

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
«О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
«О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
«Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности»;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.

Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.

Классификация СЭД

Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

ЭДО регистрационного типа;
формирующие цифровую документацию;
позволяющие автоматизировать работу с архивами;
для управления архивными данными;
для обработки документов в цифровом виде;
для контроля работы устройств для хранения информации.

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

Выделим следующие виды СЭД:

Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.

Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:

возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
оформление резолюций и контроль за исполнением;
возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Функциональность готовых решений СЭД

В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

Читайте также: Книжный кафе как бизнес

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:

получение, регистрация, обработка документов
организация хранения и поиска документации;
подготовка аналитической отчётности;
контроль исполнения документов;
выставление задач сотрудникам и др.

Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.

Плюсы внедрения системы электронного документооборота

Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.
Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.
Сокращение рисков.

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию. Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью

В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:

приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
акты о несчастном случае на производстве,
журналы с инструктажем по охране труда.

Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД

СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

Выбор системы электронного документооборота (СЭД)

При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:

соответствие поставленным фирмой задачам;
соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
поддерживаемые виды документов;
уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
степень защищённости;
наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
необходимость установки дополнительного ПО;
скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
наличие системы массового ввода документации;
возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).

Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.

В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.

Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.

Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

Астрал.ЭДО — это облачный сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. СЭД поддерживает все виды отчётности в контролирующие органы. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, предусмотрен бесплатный роуминг, не требующий отдельных настроек, а также передача УПД с кодами товаров, подлежащих обязательной маркировке. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений по функциональности.

Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации

К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.

Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:

проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами;
подготовка нормативной базы для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО;
заключение договора с оператором электронного документооборота, СЭД которого будет использоваться;
подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой;
тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию;
обучение персонала работе с электронными документами в СЭД.

Читайте также: Скупка долгов как бизнес

В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.

В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.

Если вы используете программы 1С, дополнительное обучение сотрудников не понадобится — работа с сервисом 1С-ЭДО будет происходить в привычном интерфейсе. Установки специального ПО не потребуется, так как модуль ЭДО встроен в 1С. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами . Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Источник: astral.ru

Решение для бизнеса

Бизнес предъявляет особые требования к системам электронного документооборота. Помимо традиционных требований — автоматизации работы канцелярии и контроля исполнения документов и поручений. Особенно важно, чтобы систему можно подстраивать под быстроменяющиеся условия бизнеса и легко адаптировать под новые бизнес-задачи.

В коммерческом секторе в работу в СЭД вовлечено большое количество пользователей, в том числе руководителей, поэтому важно, чтобы у СЭД был удобный и интуитивно понятный интерфейс, минимальное количество действий по выполняемым ими функциям в системе и имелась возможность оперативного доступа к системе из любой точки мира. Предъявляются высокие требования к отказоустойчивости системы электронного документооборота. Даже минимальная недоступность СЭД может повлечь за собой большие убытки для бизнеса.

Компания «ИнтерТраст» имеет богатый опыт автоматизации документно-ориентированных бизнес-процессов в самых разных сегментах бизнеса. Несмотря на то, что для заказчиков СЭД не так существенна их отраслевая принадлежность, все же одним из самых главных бизнес заказчиков СЭД выступают финансовые организации – банки, страховые компании, различные фонды. Также компанией «ИнтерТраст» реализовано множество масштабных проектов в энергетической отрасли, телекоммуникациях, транспортных компаниях, различных промышленных предприятиях и многих других отраслях.

Таким образом, основные требования к СЭД для бизнеса:

удобный и понятный интерфейс для пользователей;
возможности доступа к системе из любой точки мира;
наличие контроля исполнения документов и поручений в реальном времени;
возможности инструментов самоконтроля в СЭД;
специальные решения для обеспечения бесперебойной работы системы;
наличие инструментов для адаптации бизнес-процессов;
возможности автоматизации «на лету» в режиме «low code».

Компания «ИнтерТраст» имеет богатый опыт автоматизации документо-ориентированных бизнес-процессов. С 1994 года компанией реализовано более 3000 проектов в различных отраслях экономики: финансовой отрасли (банки, страховые компании), промышленности, энергетической отрасли, телекоммуникациях, транспортных компаниях и других отраслях. Задачи автоматизации документооборота актуальны для любых отраслей экономики. Решение для бизнеса на базе «CompanyMedia», полностью удовлетворяет всем требованиям, предъявляемых бизнесом к СЭД.

ВОЗМОЖНОСТИ COMPANYMEDIA

Решение для бизнеса на базе «CompanyMedia» для автоматизации документооборота открывает новые возможности перед организацией. Основная задача «CompanyMedia» — повышать качество административных решений. Помимо того, что СЭД CompanyMedia значительно облегчают делопроизводство любой организации, автоматизация также позволяет значительно сократить материальные и временные затраты, связанные с созданием, циркуляцией и хранением документации, ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Автоматизация документооборота с помощью «CompanyMedia» обеспечивает:

Юридическую значимость электронных документов: встроенные сервисы электронной подписи, в том числе с использованием внешних, сертифицированных СКЗИ.
Прозрачность управления: руководство получает инструмент контроля статусов документов и исполнения поручений.
Возможность удаленного доступа к системе в любой момент из любой точки мира.. с помощью мобильных решений «CompanyMedia».
Безопасность информации и документов: реализовано управление доступом к документам, запись всех действий в системе, и т.д.
Повышение эффективности сотрудников и руководителей: в системе реализована методология, позволяющая управлять своим потоком задач «Getting Things Done» (GTD), ориентированная на доведение дел до результата. Интеллектуальный поиск и другие ИИ-инструменты CompanyMedia позволяют освободить персонал от рутинных операций для решения более важных задач.
Повышения комфорта в работе: в системе реализованы персональные коллекции папок и документов.
Бережливое отношение к экологии: единый сервис сканирования и распознавания для всех документо-ориентированных информационных систем организации обеспечивает сокращение использования бумажных носителей во внутренних управленческих процессах на 95%.
Поддержка сложных распределенных холдинговых структур бизнеса – позволяет автоматизировать сложный, корпоративный электронный документооборот больших компаний с сложной холдинговой или филиальной структурой, при этом минимизировать затраты на стоимость владения такой системы за счет встроенных механизмов.
Возможность работы в корпоративном облаке. «CompanyMedia», за счет своей архитектуры, базирующейся на технологиях “тонких” клиентов, проработанными вопросами информационной безопасности позволяет организовать работу с документами в корпоративном или публичном облаке.

ПРЕИМУЩЕСТВА COMPANYMEDIA

«CompanyMedia» — современная отечественная система электронного документооборота корпоративного класса, изначально разрабатывалась для поддержки крупного бизнеса, холдингов с распределенными по всей стране филиалами. Сегодня компания «ИнтерТраст» готова предложить готовое решение как для крупного холдинга, так и для компаний среднего бизнеса. «CompanyMedia» является полностью российской разработкой и построена на отечественной платформе ACTIVEFRAME 5 с использованием компонент СПО. CompanyMedia обладает следующими преимуществами:

РАБОЧИЕ МЕСТА ДЛЯ РАЗНЫХ ГРУПП ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

В системе CompanyMedia разработана линейка рабочих мест, благодаря которой работа пользователей в системе организовывается в соответствии с их должностными обязанностями, степени участия в документообороте и требованиями к интерфейсу: предметные специалисты, исполнители и линейные руководители, руководители высшего звена.

ДОСТУП К СИСТЕМЕ ИЗ ЛЮБОЙ ТОЧКИ МИРА

Позволяет в рамках одного экземпляра CompanyMedia настроить практически неограниченное количество организаций, у каждой из которых будет настроен свой независимый контур документооборота. В каждой такой организации настраиваются независимые права доступа пользователей к документам, своя структура организации. При этом к документам других организаций, за счет проработанных вопросов безопасности в CompanyMedia ,у пользователей доступа не будет . Таким образом обеспечивается необходимая конфиденциальность, независимость и безопасность в работе с электронными документами с возможностью корпоративного обмена документами с другой организацией холдинга.

Источник: www.intertrust.ru

Требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании и с контрагентами. Действующим законодательством в нормативно-правовых актах установлены общие требования к системе электронного документооборота. Также она должна отвечать потребностям пользователя — конкретной организации. Рассмотрим в статье типовые требования к системам электронного документооборота.

Подключайтесь к ЭДО

Начните обмен электронными документами с клиентами и партнерами в Диадоке Подключиться

Общие требования

создание, получение, отправка, классификация электронных документов,
согласование, подписание электронной подписью,
оперативный поиск, выгрузка нужных файлов из архива,
ведение истории изменений,
обновляемые сведения о прохождении документа, его статусе,
хранение документации в электронном виде.

По закону компании обязаны хранить документы в течение определенного времени. Например, срок хранения большинства бухгалтерских документов и счетов-фактур — пять лет. На этот период документы — как бумажные, так и электронные — должны быть защищены от утраты, искажения содержания, несанкционированного доступа.

Некоторые организации прибегают к локальным или облачным архивам, специализированным решениям. В Контур.Диадоке сложные схемы не потребуются: данные защищены троекратным копированием на разнесенные серверы. Благодаря этому файлы не потеряются, а доступ к ним гарантирован, даже если перестанете пользоваться сервисом — Диадок хранит документы еще не менее 5 лет после прекращения действия договора.

Таким образом, при выборе решения ЭДО важно убедиться, что оно соответствует общим функциональным требованиям к системе электронного документооборота. Среди них:

Обеспечение функциональности. Сервис ЭДО должен предоставлять опции для работы со всеми видами документов и выполнения нужных функций: создания, согласования, подписания, передачи, хранения. В Диадоке, помимо них, есть дополнительная функциональность: сверка взаиморасчетов, трехсторонняя подпись, маршрутизация входящих и другое.
Информационная безопасность. Документ при передаче защищен шифрованием, чтобы исключить перехват сведений третьими лицами, а доступ к документации и ее подписанию открыт только для уполномоченных работников. Кроме перечисленных мер, в сервисе ЭДО Контур.Диадок ведется строгий контроль доступа сотрудников к серверному оборудованию, применяются проверенные инструменты для гарантии безопасности.
Регистрация действий с документами. Каждый этап их прохождения должен быть зафиксирован — от включения в систему до передачи на хранение. В Диадоке протокол передачи по каждому циклу документооборота формируется автоматически. Его можно скачать или распечатать.
Надежность. Сервис ЭДО должен работать бесперебойно, а техподдержка — круглосуточно быть на связи. Это имеет отдельное значение для предприятий непрерывного цикла. Специалисты Диадока всегда готовы прийти на помощь и в кратчайший срок решить вопрос пользователя.

Важно: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота не распространяются на работу с документами и сведениями, составляющими государственную тайну. Порядок работы с такими данными, согласно ФЗ «О государственной тайне», устанавливается нормативными актами правительства Российской Федерации.

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО

Законодательные требования

Одновременно с соответствием ожиданиям пользователей система ЭДО отвечает законодательным требованиям.

являться юридическим лицом с регистрацией в РФ,
обладать техническими, правовыми и другими возможностями для организации услуг ЭДО,
иметь полученную от ФСБ России лицензию по шифрованию информации.

Также оператор должен обеспечивать обмен электронными документами в роуминге, иметь сертифицированные программы обмена документами в электронном виде с налоговыми органами и предоставлять круглосуточную техподдержку. СКБ Контур соответствует всем перечисленным требованиям и входит в реестр операторов ЭДО.

К законодательным требованиям можно отнести требования к хранению документов. Они определяются:

402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
Налоговым кодексом РФ,
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и приказом Минфина РФ от 16.04.2021 №62н об его утверждении.

В Диадоке выполняются все требования законодательства к системам ЭДО. Зарегистрируйтесь бесплатно и начните работать в тот же день

Бизнес-требования

Помимо общих, есть и специфические функциональные требования к системе электронного документооборота. Они касаются организации безбумажного делопроизводства непосредственно в компании. От их выполнения зависит, насколько сервис будет решать поставленные задачи и окупит инвестиции на внедрение.

Каждая компания устанавливает собственные критерии выбора системы ЭДО. Они зависят от сферы деятельности и особенностей организации делопроизводства в компании. В числе ожиданий — удобство работы, понятность интерфейса и легкое обучение сотрудников.

Также бизнес-требования к системе электронного документооборота включают:

Поддержку разных типов документов. В Диадоке можно отправлять любые виды документов, как формализованные, так и нет. Доступен и обмен отраслевыми документами с разработкой собственного формата.
Интеграцию с учетной системой компании. Внедрить онлайн-документооборот можно с помощью одного из интеграционных решений Диадока: модуля для 1С, коннектора или API. Благодаря этому управление делопроизводством ведется в привычном интерфейсе, и сотрудникам не придется переучиваться.
Роуминг. Эта технология нужна для обмена юридически значимыми документами с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО. СКБ Контур настроил роуминг с большинством операторов России, в том числе автоматический. Это упрощает и ускоряет начало работы с контрагентами.

Важны и такие опции, как удаленный доступ с мобильного устройства, автоматическая проверка соответствия формата документов и корректности заполненных полей, дополнительные услуги. Так, в Диадоке вы можете подключить маршруты согласования, теги на документах, трехстороннюю подпись, шаблоны, кастомные веб-формы, сверку взаиморасчетов и другие опции ЭДО.

При переходе на ЭДО важно выбрать систему, которая выполняет типовые и специфические требования к электронному документообороту в организации. Это позволит выстроить цепочки работы с документами и автоматизировать бизнес-процессы. Компания получит действенную схему делопроизводства, в которой не будет сбоев, потерь времени и ресурсов. В результате улучшит экономические показатели и повысит лояльность клиентов.

Поможем подобрать интеграционное решение и тариф, ответим на все вопросы

Источник: kontur.ru