Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.
Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.
Виды деловых встреч
Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.
Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.
Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.
Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.
Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.
Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.
Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.
Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.
Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.
День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.
Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.
Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.
Официальные и неофициальные деловые встречи
Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:
- официальные (с протоколом, строгой процедурой);
- неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
- внешние (с партнерами или клиентами);
- внутренние (между работниками одной организации).
Этапы деловых встреч
Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:
- уточнение точек зрения, позиций сторон;
- обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
- достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
- анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
- обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
- коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
- поддержание контактов;
- координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
- поддержка деловой активности.
Цели и задачи деловой встречи
Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.
Программа и сценарий деловой встречи
Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.
К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.
Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.
Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:
- подбора состава участников со всех сторон;
- встречи прибывающих, трансфера, размещения;
- питания и культурно-развлекательной программы;
- собственно переговорного процесса.
В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.
Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.
Переводчик английского языка для деловой встречи
Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:
- знание терминологии;
- наличие опыта подобной работы;
- умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
- умение переводить четко, быстро, последовательно.
Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.
Ведущий на деловую встречу
Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.
Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.
Результаты, итоги деловой встречи
Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.
Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.
Особенности деловых встреч с клиентом в России
Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.
Деловые встречи на выставках
Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.
ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Источник: www.expocentr.ru
Виды деловых мероприятий
Деловые мероприятия – это важная составляющая любой общественной деятельности и бизнес-процессов. Периодическое проведение таких мероприятий и встреч способствует формированию положительной репутации компании и созданию ее благоприятного имиджа, а также является залогом успешного выстраивания внутрикорпоративных связей и отношений с целевыми группами, в том числе, партнерами, клиентами, инвесторами и СМИ.
Креативное агентство «Max Event» предоставляет комплексную услугу по организации и проведению деловых мероприятий – от разработки концепции, оформления и технического обеспечения событий до формирования качественного контента деловой программы.
При создании концепции встреч мы обязательно учитываем ожидания компании-заказчика и характеристики целевой аудитории. Это может быть конференция, презентация, брифинг, церемония открытия либо любое иное торжество, которое может быть использовано в качестве эффективного инструмента маркетинга.
Виды деловых мероприятий и их особенности
Среди основных разновидностей деловых встреч выделяют следующие:
- конференция – участие представителей одной либо нескольких организаций в общем обсуждении результатов сотрудничества. В рамках проведения этого мероприятия на первый план выдвигаются проблемы, возникающие при воплощении бизнес-идей, и предлагаются пути их решения;
- пресс-конференция – собрание представителей местных и региональных СМИ, организуемое какой-либо компанией для обнародования своей позиции, общественно значимой новости либо любого другого повода. Предполагает участие лиц, непосредственно связанных с этой новостью, либо представителей компании-организатора, которые хотят довести важное сообщение до широкой общественности. Организация конференции с участием журналистов имеет большое значение для компании, предоставляя ей возможность привлечь внимание большой аудитории к ее деятельности и оставаться на виду определенное время;
- презентация – торжественное представление новой компании, проекта, товара либо продукции в кругу приглашенных лиц, которое способствует продуктивному общению с целевой аудиторией и потенциальными клиентами. В ходе проведения презентации предоставляется полезная информация об объекте мероприятия в наиболее комфортной для получателя форме;
- форум – масштабная площадка, которая используется для всестороннего обсуждения широкого круга вопросов, связанных с одной из сфер деятельности компании. Проведение форумов позволяет повысить уровень доверия к фирмам-участникам, их рейтинг и решить текущие деловые вопросы в неформальной обстановке;
- круглый стол – демократичное совещание, которое проводится в рамках более крупного мероприятия с целью многостороннего обсуждения вопросов, актуальных для фирм-участников, и поиска взаимовыгодного решения. Мероприятие такого формата позволяет обобщить мнения относительно обсуждаемой темы и принять решения, на основании которых могут быть заключены новые соглашения;
- бизнес-игра – моделирование рабочего процесса, упрощенное воспроизведение производственных ситуаций с обучающей целью. Она представляет собой последовательность действий, которые должны выполнить участники для получения необходимого результата. Позволяет прогнозировать управленческие решения, создавая условия, максимально приближенные к реальным, и вырабатывать необходимые навыки;
- тренинг – краткосрочное активное обучение, направленное на повышение квалификации персонала и результатов производственной деятельности. Требует системного подхода, затрагивающего все аспекты бизнеса либо деятельности организации. Большим спросом сегодня пользуются тренинги по деловому общению и эффективным продажам.
- фокус-группа – получение мнения целевой аудитории об объектах исследования, в том числе, товарах и услугах, сервисе либо маркетинговой компании посредством интервьюирования ее отдельных представителей. Обсуждение поставленных задач осуществляется непосредственно в группе, состоящей из 7-10 человек. Стандартный опрос для проведения необходимого исследования длится порядка получаса;
- семинар – групповое занятие, предназначенное для обмена удачным опытом и полезной информацией с бизнес-партнерами, обсуждения новых проектов, поиска решения каких-либо задач и получения мнения опытных участников. Такие занятия могут быть закрытыми (для определенного круга лиц) и открытыми, когда принять участие в семинаре может любой желающий.
Соответствующий формат мероприятия подбирается в зависимости от целей, которые ставит перед собой заказчик, и ожидаемого результата. К примеру, если это презентация продукции, то информация может быть доведена до широкого круга участников с помощью монолога спикера, тогда как обучающая составляющая в данном случае отсутствует.
Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?
Проведению делового мероприятия предшествует решение множества задач. Среди них:
- разработка креативной концепции встречи либо общественного события;
- подбор и аренда площадки, технического оборудования (флип-чарта, проектора, микрофонов, презентера, плазменных панелей, техники для организации онлайн-встреч);
- создание базы участников и поиск опытных модераторов;
- привлечение медиа-партнеров для освещения мероприятия в СМИ;
- формирование программы мероприятия и дизайнерское оформление презентаций докладчиков, выдержанных в одном стиле;
- кейтеринг: обслуживание выездным персоналом, организация фуршетной части, кофе-пауз и банкетов;
- обеспечение проживания участников на период проведения конференции либо другого мероприятия;
- брендирование пространства помещения, разработка логотипа, флористика и оформление сценических конструкций;
- изготовление рекламно-презентационной и сувенирной продукции, именных бейджей и дипломов;
- фото- и видеосъемка, обработка материалов и подготовка сюжета, тиражирование.
По желанию заказчика также возможна аренда вспомогательного персонала, в том числе, администраторов, переводчиков, хостес, звукорежиссера.
Как видим, чтобы инициировать какое-либо деловое мероприятие, потребуется пройти большой путь – от создания плана встречи до оперативного выполнения мелких смежных задач. Это требует наличия организаторских способностей, опыта, усилий и времени. Именно поэтому подготовку таких событий в сфере бизнеса многие предприятия предпочитают доверять организациям, которые занимают этими вопросами на профессиональном уровне.
Этапы подготовки деловых мероприятий
Выше мы обсудили, какие общие и специфические задачи приходится решать организаторам подобных мероприятий. Рассмотрим теперь, в какие этапы укладывается их решение:
- постановка целей встречи, которая позволяет определить круг участников, масштаб события и потенциальные расходы;
- расчет бюджета и его согласование;
- разработка плана и концепции события;
- распределение задач, формирование графика подготовки;
- рекламная компания, обеспечение информационной поддержки мероприятия;
- основные подготовительные работы: аренда зала, приглашение участников, подбор спикеров, составление развлекательной программы и поиск артистов, обеспечение безопасности, питания и проживания гостей;
- техническое оснащение площадки, где будет проходить мероприятие.
Каждый этап подготовки общественного события – это напряженная организационная и творческая работа, за которой скрывается труд одновременно нескольких специалистов. И если их усилия окажутся успешными, процент достижения бизнес-целей, ради которых планируется мероприятие, достигнет своего максимального значения.
Чтобы запланированное деловое мероприятие прошло гладко и надолго запомнилось вашим гостям, обращайтесь в агентство МаксЭвент. Мы с удовольствием возьмем на себя все заботы по организации встречи любого формата, и проведем это мероприятие на достойном уровне. Наличие собственной базы подрядчиков, современного технического оборудования и комфортных условий для торжества, позволяет нам справляться с задачами любой сложности. Оставить заявку можно на сайте либо посредством телефонного звонка.
Источник: maxevent.ru
