Чего нельзя добиться автоматизацией бизнес процессов

Что мешает внедрению автоматизации

Преград и сложностей будет очень много, а поэтому следует обратить особое внимание на этот вопрос именно сейчас . Все последующие шаги будут зависеть от этого шага.

В полном объеме спрогнозировать всё не получится и какие-то вещи нужно будет разведывать боем. Однако, это не означает, что всё можно пустить на самотёк и ожидать снизошедшего с небес счастья.

Выявление слабых точек и узких моментов — это одно из самых важных дел на старте автоматизации. Для каждой сферы деятельности набор разных проблем и сложностей будет индивидуальным. Мы же обобщили стандартные проблемы, с которыми сталкивались чаще всего и хотим донести их и вам.

Главный тезис, который нужно держать в голове — нельзя автоматизировать компанию, которая не готова к автоматизации.

Готов ли бизнес?

Под готовностью все понимают разное, но самые актуальные моменты следующие:

  • Ориентируясь на те знания, которые вы уже получили в компании сформулированы бизнес-процессы
  • В бизнес-процессах наведен порядок
  • Назначены ответственные на каждой стадии выполнения процесса и есть подмены на случай срыва схемы
  • Сотрудники имеют высокую лояльность к руководителю и готовы сотрудничать, а руководитель поощряет лояльность премиями
  • В тени не остается ничего , что касается работы

Теперь поговорим о каждом из пунктов в отдельности, но немножко переформулируем заголовки. Ведь мы ищем то, что мешает автоматизации.

5 реальных причин автоматизации бизнес-процессов

Не сформулированы бизнес-процессы

Если вы сами до конца не понимаете, как функционирует ваш бизнес и что именно происходит внутри компании, то про автоматизацию говорить рано. С ледует хотя бы записать всю логическую схему, характерную для вашей работы. Сделать это можно в любой удобной форме. Мы уже писали, что лучше использовать блок-схемы.

Примерная схема бизнес-процесса

Например, если у вас бизнес по продаже сувенирных собачек, которых вы изготавливаете своими руками, то логическая схема будет строиться следующим образом: » Разработать собачку — сделать собачку — продать собачку — заказать расходники «. Получаем бесконечный цикл. Само собой, процесс сильно упрощен.

Для того, чтобы заставить компьютер обрабатывать процесс, нужно сформулировать этот процесс. Вроде бы и понятная прописная истина, однако часто к нам обращаются клиенты, которые уже хотят внедрять автоматизацию, но не знают как именно работает их дело!

Они упускают из вида, что внутри компании всё может выглядеть немножко иначе, чем оно представляется сверху. Часто сотрудники сами упрощают взаимодействие и это правильно, если идёт на пользу. Но руководитель думает, что картина работы иная.

Если компания работает и приносит прибыль, то не следует ломать существующие порядки . Оптимизировать да, ломать нет !

Иногда логика организатора сильно хромает и сотрудники сами корректируют ошибки в построении бизнес-процесса. Примерно как на дороге с правилами дорожного движения. Есть такая байка, что «хороший директор — это человек, который не мешает работать хорошим людям». В некоторых случаях это действительно так. Вот поэтому, мы формулируем процессы, ориентируясь на реальность.

Прежде, чем что-либо внедрять или утверждать, поговорите с работягами.

Соответственно, первое, что мешает автоматизации — отсутствие сформулированных бизнес-процессов.

В бизнес-процессах не наведен порядок

Даже если предыдущий пункт выполнен, то у нас остается ещё одно обстоятельство. Даже сформулированная схема бизнеса не означает, что внутри бизнес-процессов наведен порядок.

Упорядочиваем бизнес-процессы

Мы можем хоть тысячу раз описывать свой бизнес и прописывать каждое дело одно за другим, но без порядка компьютер вас не поймет и автоматизировать ничего всё равно не выйдет. Порядок всему голова!

Это тот самый случай, когда процессы перекрываются, имеют непонятный результат, дублируют друг друга, ведут в никуда, проваливаются на середине их исполнения и имеют множество других схожих моментов . Всё это нам следует исключить и учесть.

Для того, чтобы исключить подобные ситуации, мы вернемся к логике построения блок-схемы нашего бизнеса, которая и будет в наглядной форме отражать происходящие процессы .

Каждый процесс должен иметь начало, конец и обеспечение. Если он завязан в другими процессами, то не должно происходить паразитирование. Пример такого паразитного процесса — это скажем дублирование одного и того же дела. Оператор получил звонок, внес данные в табличку, а после него и менеджер получил входящий заказ этого же клиента и тоже внес его уже в свою табличку.

Нужно сверить процессы по времени. Если маляр ждёт полдня, пока токарь нарежет детали под покраску — это не есть хорошо.

Не назначены ответственные на каждой стадии процесса

Есть хорошее выражение: общее — значит ничье .

Такая же история и с ответственными за работу или конкретное действие. Если вы всё же навели порядок и сформулировали процессы, но непонятно, кто всё это будет делать — это серьезный просчёт.

Что же он делает

Допустим, вы спланировали, что будет такая-то система автоматизации с такими-то процессами. Вы продаёте всё тех же глиняных собачек из примера выше и хотите записывать все данные о клиентах, чтобы мучать их по праздникам. На бумаге процесс кажется красивым, а на практике никто не заносит данные в табличку с клиентами. Вот и приехали.

Когда система автоматизации дойдет до этой точки, то всё остановится. Спросить данные будет не с кого. Кроме того, если даже сотрудник, который вносит данные, и есть, но приболел, то нужно, чтобы работа системы при этом не стопорилась.

Нам следует добиться такой ситуации, что на каждой ступени выполнения процесса есть ответственные, которые будут следить за своими участками . Доходить до абсурда тоже не следует. Ведь в противном случае у нас получится автоматическая карательная система . Цель далеко не такая, а подобный подход только всё обрушит. Ответственный сотрудник должен понимать свою выгоду от имеющегося процесса. И тут рационально поговорить о следующей проблеме.

Руководитель не дружит с сотрудниками, а сотрудники не видят своей выгоды от автоматизации

Как не крути, а любая автоматизация для простого сотрудника — это лишняя и ненужная рутинная работа . Радуется обычно пожалуй только бухгалтер, который сможет делать все утомительные отчёты парой кликов. Ну и тот же кладовщик рад гораздо больше, когда вместо дурацкого переписывания позиций в тетрадку, он может пикнуть их терминалом сбора данных . Для остальных это лишние телодвижения, за которые им никто не заплатит.

Конфликтная ситуация

Вопрос заработной платы вообще весьма болезненный. Большая часть работодателей не индексирует заработную плату годами и не поощряют сотрудников премиями или стимулирующими выплатами. Но при этом с радостью готовы навесить любую новую задумку.

Обычно когда сотрудник ерепенятся и не хотят использовать какие-то средства автоматизации это называется инертностью рынка . На самом же деле, большинство бизнес-журналов просто опускает тот факт, что неплохо бы повышать лояльность сотрудников к руководству, то есть дружить со своей «бригадой». В обычной же ситуации оно выглядит так, что метет бабушка уборщица улицу за свои 12 000 рублей, про который и говорить-то стыдно, а потом ей на шею пытаются повесить ещё необходимость вести учёт потраченных мётел в 1С. Очевидно, что такая схема автоматизации не заработает никогда.

Соответственно, внедрению автоматизации мешают плохие отношения со своей командой и попытки напихать бесплатные обязанности. От такой схемы лучше уйти, а сотрудников, привыкших работать по старинке поощрить за использование автоматической системы. Не стоит также думать, что можно одним разом сменить всю команду на более прогрессивных сотрудников, которые уже будут «с порога» обязаны вносить всё в систему.

Кадры решают всё и гораздо лучше иметь команду специалистов без системы автоматизации, чем систему автоматизации и огромную текучку кадров.

Не вся информация вносится в систему автоматизации по важным параметрам

В целом, мы уже обсудили это обстоятельство чуть выше. Не всегда нужные данные попадают в систему . Но когда речь идёт про невнесенные данные о потраченной пачке кофе — это просто маленькая оплошность. Когда же идёт обработка крупного заказа и в систему не попали нужные контакты или сведения об этом заказе — это большая проблема, на которую следует обращать особое пристальное внимание.

Собственно говоря, логику мы уже обсуждали. Сотруднику самому должно быть выгодно внести эти данные в систему и вести «белую» игру .

Источник: dzen.ru

Чего нельзя добиться автоматизацией бизнес процессов

После того, как организация успешно приобрела и внедрила определенный инструмент автоматизации процессов, например RPA (robotic process automation, роботизированная автоматизация процессов) вполне естественно желание применять его как можно более широко.

«Неправильно управлять автоматизацией, ориентируясь на одну доступную технологию. Вместо этого определите желаемый бизнес-результат, а затем подбирайте правильный набор инструментов», — советует вице-президент и аналитик Gartner Николь Стерджилл.

Совет: Обеспечьте набор технологий, которые дадут больше возможностей для адаптации к гибкому диапазону бизнес-результатов и изменения подходов.

Ошибка № 2: Верить в то, что бизнес может автоматизироваться без ИТ

Все больше пользователей считают, что внедрение RPA и low-code/no-code приложений не требует помощи специалистов по ИТ. Но сотрудникам бизнес-направлений может не хватать специфичных знаний, и это повышает риск неправильного обращения с информацией. Кроме того, эти приложения интегрированы с другими системами, которые требуют регулярных обновлений. Когда ИТ-отдел не задействован, изменения не сохраняются при обновлении, и это приводит к сбоям в процессах.

Узнайте, как ускорить работу сайта на 20% и увелить число пользователей в 4 раза с помощью облачного провайдера. Подробнее по ссылке

Совет: Создать и финансировать центр передовых технологий в области автоматизации. В него войдут специалисты, которые в совокупности обладают различными организационными навыками и знаниями, в том числе техническими, аналитическими и деловыми, а также опытом составления карт процессов и управления в сфере ИТ.

Ошибка № 3: Думать, что автоматизация решает все проблемы

Автоматизация может быть лучшим долгосрочным вариантом для бизнеса и ИТ-процессов, но ее нельзя использовать просто для устранения пробелов в плохо организованном процессе. Такой подход лишь продлит срок службы неоптимальных устаревших приложений, а полученная экономия лишь маскирует изначально неэффективный процесс.

Совет: Оцените преимущества и недостатки автоматизации по сравнению с заменой системы, дополнительной функциональностью и стратегией интеграции.

Ошибка № 4: Не привлекать все заинтересованные стороны

Автоматизация по своей природе оказывает широкое влияние на предприятие, а это значит, что в ее организации и принятии решений должны участвовать все заинтересованные стороны. Например, если в результате изменятся рабочие обязанности сотрудников, стоит привлечь отдел кадров. Обновления в правах доступа и идентификаторах или требованиях к серверу должны касаться отделов безопасности или информационных технологий.

Совет: Возложите ответственность за взаимодействие с профильными отделами на конкретного члена экспертной группы.

Ошибка № 5: Не уделять достаточно времени тестированию

Технологии автоматизации работают только тогда, когда алгоритмы и правила абсолютно верны. Инструменты могут показаться простыми в использовании, но если они неправильно запрограммированы, то неизбежно будут приводить к ошибкам. Они могут очень быстро исказить данные и не обеспечить желаемого бизнес-результата.

Совет: Убедитесь, что тестируются все этапы процесса, а не только заданные функции. Тщательно проверяйте целостность данных при запуске выбранных средств автоматизации.

Ошибка № 6: Тратить усилия на чрезмерно сложные процессы

Иногда организации, которые собираются автоматизировать какую-либо процедуру, оказываются в тупике. Чаще всего это происходит, когда процессы недостаточно хорошо документированы или понятны, если рабочий процесс не является последовательным или в принятии решений задействовано слишком много вариантов. Не стоит зря тратить время и силы на автоматизацию таких процессов.

Совет: Разработайте набор правил или руководящих принципов для отказа от процессов и задач, которые плохо подготовлены к автоматизации. Стоит учесть такие факторы, как количество этапов процесса, число требуемых интеграций или ясность существующего процесса.

Ошибка № 7: Относиться к автоматизации как к простому воспроизведению действий

Этот подход упускает важнейшее преимущество автоматизации — улучшение сквозного процесса, которое повысит эффективность взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Если автоматизация не включает перепроектирование процессов, организация рискует выбрать неправильные инструменты и не достичь желаемых бизнес-результатов.

Совет: Если вы хотите внедрить новые инструменты автоматизации процессов, сначала полностью оцените и примените методологию реинжиниринга процессов, например «Шесть сигм» или дизайн-мышление, чтобы убедиться, что это принесет наилучшие результаты.

Ошибка № 8: Не контролировать систему после внедрения автоматизации

Как и при внедрении любой системы, проекты автоматизации потребуют активного участия ИТ-специалистов на всех этапах, в том числе и финальном. Например, при развертывании RPA стоит установить постоянный контроль и регулярные проверки качества. Они помогут убедиться, что скрипты роботов были прописаны верно, и они продолжают работать должным образом. Это позволяет избежать потребности в масштабной очистке данных.

Совет: Установите процедуры контроля, которые позволят отслеживать работу внедренных инструментов автоматизации.

Ошибка № 9: Использовать неверные метрики для оценки результатов

Как правило, оценку технологических приложений и инструментов проводят, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. Однако это не отражает того, является ли проект успешным или нет. Залог успешной автоматизации — измерять ее воздействие на процессы и предприятие в целом.

Совет: Сосредоточьте измерение успеха автоматизации на ключевых показателях эффективности, которые количественно определяют желаемый бизнес-результат.

Ошибка № 10: Игнорировать культуру и влияние на сотрудников

Хотя крайне важно сосредоточиться на том, как внедрить и масштабировать автоматизацию, не стоит забывать о том, как это отразится на сотрудниках, особенно если их функции будут устранены или переосмыслены.

Совет: Заранее оцените, как могут отреагировать сотрудники, и убедитесь, что команды по автоматизации активно информируют всех о предстоящих нововведениях, в том числе тех, что затронут управление изменениями и кадрами.

Фото на обложке: Gorodenkoff / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Источник: rb.ru

Почему автоматизация не всегда эффективна, или Типичные ошибки при совершенствовании бизнес-процессов

Внедрение процессного подхода, совершенствование или реинжиниринг бизнес-процессов — действенные инструменты для повышения эффективности предприятий. Но не всегда они приносят желаемый результат. В этой статье я расскажу о том, почему так происходит и как правильно подходить к совершенствованию бизнес-процессов, чтобы получить реальный эффект.

Применение процессного подхода к управлению предполагает, что деятельность предприятия выстраивается через поэтапную трансформацию каких-либо продуктов (сырья, материалов, комплектующих, готовой продукции, информации или интеллектуального потенциала сотрудников) в отчуждаемый и полезный результат. Этот результат всегда должен иметь своего потребителя, внешнего или внутреннего.

Таким образом, обеспечивается сквозная деятельность, связанная между собой. В отличие от функционального подхода, когда деятельность «нарезана» на сходные между собой задачи (функции), а сквозные связи при этом упускаются из внимания. Продуктовый подход является частным случаем процессного, т.к. рассматривает управление созданием продукта исключительно для внешнего потребителя. Поэтому оптимизация бизнес-процессов является одним из основных инструментов повышения эффективности работы предприятия.

Эта деятельность может осуществляться по-разному: от внедрения процедур постоянного мониторинга и совершенствования, до целенаправленного радикального изменения (реинжиниринга). И от того, как компания выстроит эту работу (а по сути, выстроит «процесс совершенствования бизнес-процессов»), зависит результат, который она получит. Будет ли эффект положительным, или наоборот – изменение бизнес-процессов приведет компанию к еще большим проблемам. Какие ошибки наиболее часто совершаются при изменениях бизнес-процессов и что нужно делать, чтобы их избежать? Об этом я и расскажу в своей статье.

Ошибка №1: отсутствие системного подхода

Любая целенаправленная деятельность, чтобы она была управляемой, должна включать в себя три основных элемента: Действия, т.е. собственно последовательность регулярно повторяемых воздействий человека на какой-то объект (материал, оборудование и т.п.). Информация, т.е. фиксация и передача данных о результате, который был получен при выполнении этих действий. Мотивация, т.е. система поощрений или наказаний, побуждающих человека выполнять действия по заданным правилам и с требуемым результатом. Первая часть как правило поддерживается разного рода регламентами, вторая — в современном мире обеспечивается за счет средств автоматизации, третья — традиционно управляется за счет системы оплаты труда. А поскольку любой бизнес-процесс является целенаправленной деятельностью, то его эффективность обеспечивается гармоничным сочетанием и связями всех трех перечисленных выше элементов.

Исторически сложилось так, что российские предприятия много сил и времени уделяли регламентации. При этом под регламентацией понималось создание всяких внутренних бумажных документов, описывающих разные правила. В своей практике, приходя на предприятие, я регулярно сталкиваюсь с тем, что мне предъявляют тома регламентной документации, на создание и актуализацию которой тратится куча сил и времени. Но когда начинаешь разбираться по факту, что и как делают сотрудники на местах, выясняется, что регламенты не работают.

Самое простое решение, которое обычно применяют для решения этой проблемы, – создание гигантской службы контроля качества, которая будет постоянно мониторить выполнение регламентов. А это – дополнительные издержки.

С другой стороны, в современных условиях тотальной цифровизации компании впадают в альтернативную крайность – внедрение информационной системы, в которой вроде бы жестко зарегламентированы все бизнес-процессы. Но здесь вас ждет другая ловушка. Во-первых, не все бизнес-процессы детально прописаны в алгоритмах системы, чтобы их прописать нужны правила, т.е. те самые «регламенты».

Во-вторых, разные предприятия, даже работающие в одной отрасли, имеют свои объективные уникальные особенности, связанные с ментальностью людей конкретного региона, культурой управления, небольшими «ноу-хау», обеспечивающими преимущества на рынке. И их также нужно учитывать при автоматизации. Чистое внедрение суперсовременной информационной системы не повысит вашу эффективность. Данные вы получать будете, но если не будет выстроен правильный порядок физических действий, проверить их достоверность или актуальность вы не сможете.

Недостаточно просто описать «правильные» бизнес-процессы и их зарегламентировать в должностных инструкциях, графических схемах, стандартах и иных внутренних документах. Результатом выполнения любой операции бизнес-процесса является какой-то объект, который можно оценить. Таких объектов два: физический «продукт» (например, болванка, положенная на склад в результате производства, или договор, переданный клиенту) и информация (т.е. регистрация в виде данных факта совершения этой операции). Вторую часть обеспечивает информационная система.

Процесс должен быть «прошит» в компании так, чтобы задавать правила выполнения действий и ввода данных о результатах их выполнения. Поэтому первое правило при совершенствовании бизнес-процессов: любое изменение физической деятельности должно быть поддержано адекватными алгоритмами и ограничениями информационной системы.

Например, рассмотрим процедуру промежуточного контроля качества в процессе производства. Если ОТК или лаборатория будет сама решать, в какой последовательности и сколько времени она будет проверять полуфабрикаты, у вас собьётся производственный цикл. Поможет ли в этом бумажный регламент?

Нет, потому что в действие вступает человеческий фактор (кто-то отвлек, попросил срочно сделать другую проверку и т.п.). А если в информационной системе есть технологическая карта с регламентной длительностью операции «контроль качества», сотрудник вынужден ее выполнить вовремя, т.к. система назначает ему эту задачу, и сама ставит приоритет выполнения (если на проверку одновременно поступает несколько продуктов). В случае отклонения по срокам в системе зафиксируется факт отклонения. И тут в действие должна вступить мотивация.

Другой пример: классическое согласование условий договора или размера скидки клиенту. Если в системе у вас настроена последовательность согласований по уровням ответственности, правила предоставления особых условий (допустимый размер скидки в зависимости от должности «согласанта»), у сотрудника отдела продаж не будет возможности просто подойти к руководителю и в индивидуальном порядке согласовать для клиента условия, не акцептованные с договорным отделом или с экономической службой. Про то, как это должно быть связано с мотивацией, я расскажу ниже.

Ошибка №2: некорректная система контроля

Проблема, с которой приходится работать в практике, — контроль исключительно по итоговым результатам отчетного периода или завершенного бизнес-процесса. Почему это является проблемой? Любой бизнес-процесс имеет определенную длительность во времени. И чем глобальнее бизнес-процесс, тем более длительное время он выполняется.

Согласование тех же договоров, по моему опыту, может проходить от нескольких дней (в небольших компаниях) до 2-3 месяцев (если речь идет о крупных гос. корпорациях). Если контролировать результат только по конечной точке (подписан/не подписан договор), через какое-то время вы можете обнаружить, что срок согласования давно прошел, а договор где-то «застрял». И через три месяца довольно сложно разобраться, где застопорился бизнес-процесс и почему это произошло. Результат — компания потеряла контракт или сорвала сроки его выполнения, т.к. позже запустила работу по контракту.

Другой пример, наиболее острый в текущей реальности: поставка сырья, материалов или комплектующих для производства. Если ваши компоненты закупаются в других странах, то риски отклонений в сроках сейчас как никогда высоки. Сырье может застрять на таможне или в перевалочном пункте в порту на неопределенное время и по любой причине.

При этом планирование производства идет своим ходом, не зная, что через месяц нужное сырье на склад не поступит. В результате, при наступлении «часа икс» заказ на производство зависает, в срочном порядке запускается процесс перепланирования. Если же внедрить в регулярную деятельность и зафиксировать в информационной системе промежуточный контроль по ключевым точкам (промежуточным результатам выполнения бизнес-процесса), вы сможете отслеживать отклонения раньше, чем они привели к глобальному сбою в работе и гибко корректировать деятельность. Что для этого нужно сделать?

  1. Научиться декомпозировать бизнес-процесс на самодостаточные логические этапы (их обычно называют «подпроцессами» и «процедурами»).
  2. Определить ключевые измеряемые результаты каждого этапа, индикаторы контроля этих результатов и их отклонений. Например, для логистических процессов таким индикатором должно стать получение скан-копий документов приемки/передачи продукции в перевалочных пунктах с фиксацией даты совершения операции «план» и «факт».
  3. Построить в компании процедуры сбора данных по этим индикаторам, настроить в информационной системе последовательность выполнения бизнес-процесса и систему ввода данных по точкам контроля.
  4. Внедрить автоматическое формирование отчетности или дашборд-панели, позволяющие отслеживать отклонения по контрольным точкам процесса. Внедрение системы контроля по ключевым точкам обеспечивает гибкость и оперативность реагирования на отклонения. Следовательно — позволяет повысить эффективность процессов за счет своевременной реакции на потенциальные сбои с меньшими для компании усилиями и потерями. Кроме того, такой контроль позволит выявлять точки, в которых отклонения наиболее часты. А значит понимать, где в вашем бизнес-процессе «узкое горло» и использовать это для дальнейшего усовершенствования.

Ошибка №3: неправильно закрепленная ответственность за бизнес-процессы

Так как любой бизнес-процесс связан с формированием полезного продукта для внешнего или внутреннего потребителя важно правильно назначать ответственных за этот продукт. То есть «владельцев бизнес-процессов». И здесь как правило наблюдается 2 вида ошибок.

1) Излишняя централизация, когда несколько бизнес-процессов, влияющих друг на друга, объединяется под одного руководителя второго или ниже уровня управления. Задачу, которую пытается таким образом решить компания – сокращение затрат на руководящий персонал и упрощение жизни вышестоящему руководству (ведь проще общаться с двумя-тремя доверенными лицами, чем с пятью-шестью конфликтующими менеджерами).

В чем проблема, скажете вы? А проблема состоит в том, что руководитель, отвечая за результат согласованного взаимодействия разных бизнес-процессов, в случае проблем может не захотеть признаваться в своей некомпетентности. Начать покрывать ошибки свои и подчиненных.

Пример из практики, с которым часто приходится сталкиваться: Коммерческий директор, который отвечает одновременно и за закупки, и за продажи. Следствие – подстраивание закупок под продажу (закупаем только то, что легко можно продать) или наоборот (продаем только то, что удобно было купить или то, о чем договорились менеджер с поставщиком). В результате, компания может не среагировать на изменение спроса на рынке или недополучать прибыль, продавая продукцию по не оптимальной себестоимости.

2) Назначение владельцем бизнес-процесса того, кого «не жалко». В ситуации ограниченности ресурсов компания как правило начинает экономить. Но при этом пытается сохранить контроль и управление. В результате бизнес-процесс, не являющийся профильным, передается в подразделение, которое по мнению руководства «меньше всех загружено» или «занимается чем-то подобным».

Классическими примерами таких решений является назначение бухгалтерии ответственными за кадровый учет (по принципу, «это ведь тоже учет») или начальника склада – за безопасность («он же отвечает за склад и физически находится там, вот пусть и обеспечивает охрану продукции»). Последствия таких решений могут быть самыми разными.

Как минимум, ответственные за непрофильную деятельность, обычно выполняют ее плохо. В случае с кадровым учетом это выясняется при проверках трудовой инспекции с соответствующими штрафами и разбирательствами. Ну а в пределе – использование полученных полномочий в личных целях (если результаты никто все равно не может проверить). В примере с охраной склада это вылилось в подпольную продажу неликвидной продукции на сторону. Как избежать подобных проблем?

1) Всегда использовать правило «внутреннего конфликта». Ответственность за бизнес-процессы должна быть распределена таким образом, чтобы сторона, заинтересованная в результате, была вне управления этим бизнес-процессом, могла выставлять требования к качеству результата и сигнализировать «наверх», если возникают отклонения. Классические примеры: производство-продажа, продажа-закупки (или производство-закупки), производственное планирование – оперативное производство, складское хранение- складской учет и т.п.

2) Внедрять в практику политику внутреннего потребителя. Когда у каждого бизнес-процесса и подпроцессе есть результат, который кому-то нужен, и ответственный за этот результат. При этом четко определены требования к качеству результата и срокам его предоставления.

3) Опять же, настроить эту модель в информационной системе через разграничение ролей и прав доступа к данным, систему отчетности и процедуры согласования документов.

4) Для непрофильных процессов рассмотреть возможность их профессионального аутсорсинга, если компания не готова выделить внутренние ресурсы для их поддержания собственными силами или если объем работы по этому бизнес-процессу недостаточен для полноценной штатной единицы.

Ошибка №4: мотивация как «параллельная реальность»

Как я уже говорила выше, эффективность бизнес-процессов обеспечивается гармоничным сочетанием трех элементов: деятельность – информация – мотивация. Поэтому теперь остановимся подробнее на мотивации. А если быть точнее, на материальном стимулировании.

Выстраивание системы мотивации — сложная и многоплановая задача. Существует множество подходов и взглядов на мотивацию. В последнее время все больше получает распространение теория поколений Y, Z и прочее, где основной посыл – материальное стимулирование не главное.

Но на мой взгляд правда состоит в том, что люди, которые не хотят зарабатывать деньги, просто не работают (занимаются блогерством, самореализацией и другими различными практиками). А те, которые работают, хотят получать за свою работу доход. Это означает, что на их поведение можно и нужно влиять через влияние на структуру и условия получения дохода.

Проблема состоит в том, что за мотивацию в компании отвечают либо сами руководители (если на предприятии нет профессиональной HR службы), либо высшее руководство (которое обычно выплачивает премию субъективно, по внутренним ощущениям «кто больше себя проявил»). А когда мотивацией занимается HR специалист, он зачастую не имеет представление о бизнес-процессах. И выстраивает систему премирования, исходя из прошлого опыта, либо на основе последних тенденций, современных или наиболее интересных на его взгляд практик. В результате сотрудники получают премии в лучшем случае за конечный результат своего бизнес-процесса (например, за выполнение плана продаж). Следствие – бизнес-процессы формально выполняются согласно регламенту, но качества о и эффективность отсутствует.

Пример из практики: служба качества в компании, которая замотивирована на сроки отработки претензий клиентов к качеству продукции. Но при этом не замотивирована на выявление и устранение причин, которые потенциально могут привести к возникновению претензии. В результате вся деятельность службы подчинена «борьбе с претензиями клиентов» а не опережающему повышению качества.

Другой пример: руководитель отдела продаж, у которого огромный оклад и небольшая премия за выполнение плана продаж. В результате вся деятельность отдела заточена не на расширение рынка сбыта, а на поиск наиболее крупных и денежных клиентов, чтобы одной сделкой закрыть все потребности в доходе. Система мотивации является частью поддержки бизнес-процессов. Поэтому должна выстраиваться и изменяться вместе с их изменениями.

Правила, которые необходимо применять, если вы хотите, чтобы бизнес-процесс был эффективен и постоянно совершенствовался:

1) В системе оценки и премирования сотрудника должны быть факторы, связанные с результатами его зоны ответственности в бизнес-процессе. Причем мотивировать нужно не только на конечный, но и на промежуточный результат (см. Ошибка номер два).

2) Мотивировать нужно не только и не столько на результативность (прямые показатели), сколько на эффективность (долевые или взвешенные показатели, отношение полученного эффекта к затраченным усилиям).

3) Дискретность оценки и выплаты премии за достижение результата должна коррелировать с длительностью его получения. Если вы премируете за промежуточные результаты бизнес-процесса – это необходимо делать ежемесячно. Если за конечный – зависит от длительности получения результата (возможны квартальные или годовые премии).

4) При изменении бизнес-процесса (последовательности и содержания действий, ответственности за бизнес-процесс и его этапы) необходимо запускать пересмотр системы мотивации.

5) В системе мотивации должна быть учтена инициатива по усовершенствованию бизнес-процессов (премии за рац. предложения или реализованные изменения, процент от полученной экономии или дополнительного дохода).

Ошибка №5: «есть слона целиком»

Анализ и оптимизация бизнес-процессов не может продолжаться долго. Иначе компания устает, процессы меняются и все теряет смысл. Сам анализ процессов должен занимать от нескольких недель до трех месяцев (если требуются комплексные изменения по многим направлениям деятельности), но не более.

А вот оптимизация, т.е. переход к целевому состоянию может длиться дольше (по моему опыту, от полугода до года). Но при этом она должна давать какие-то осязаемые результаты каждые 2-3 месяца. Поэтапная классическая схема: «сначала описываем «как есть», потом оптимизируем «как надо», потом внедряем изменения и только потом автоматизируем» не работает. Слишком быстро сейчас меняется окружающая нас реальность. А это означает, что нужно:

  1. Уметь «дробить» (т.е. декомпозировать) процессы на логические этапы (подпроцессы) и проводить улучшения по этапам процессов на более коротких отрезках.
  2. Выделять при анализе корневые проблемы. Т.е. те болевые точки, устранение которых даст максимально быстрый и полезный эффект. Но при этом учитывать связи изменяемой зоны со всей деятельностью компании, чтобы не получился неуправляемый «эффект бабочки».
  3. Правильно подбирать состав команды, которая будет заниматься этой деятельностью. Если в компании нет специалистов, компетентных в описании и совершенствовании бизнес-процессов, лучше привлечь профессиональных консультантов.

Но при этом таких, которые способны гибко подходить к решению задачи и обучать внутреннюю команду своим технологиям. Тогда вы сократите затраты на проект и сформируете у себя в компании компетенции, способные в дальнейшем поддерживать технологию и совершенствовать бизнес-процессы собственными силами.

В заключение, или Ошибка №6

Как я уже говорила в самом начале, управление совершенствованием бизнес-процессов, — это тоже бизнес-процесс. Т.е. регулярно совершаемая деятельность, которая называется «Управление развитием».

Основная ошибка состоит в том, что руководители фокусируются на текущих задачах (заказы клиентов, планы производства, отгрузки, поиски кредитов и т.п.), не выделяя при этом времени на развитие. В результате потребность в анализе и оптимизации бизнес-процессов возникает как ответ на острую проблему/сбой в работе.

Либо в ситуации, когда компания начала резко проигрывать позиции на рынке, беспричинно увеличивать расходы и в итоге терять прибыль. Во втором случае на оптимизацию бизнес-процессов у компании может просто не хватить физических и финансовых ресурсов. Основное правило, которое нужно соблюдать – выстроить регулярную деятельность по мониторингу отклонений и перманентному улучшению бизнес-процессов. Эволюционно, точечно, с минимальными усилиями и затратами для компании, в отличие от жесткого реинжиниринга. Комплексные проекты по оптимизации или реинжинирингу бизнес-процессов также нужны. Но они должны осуществляться в трех случаях:

1) Существенные изменения рынка, требующее изменения стратегии, технологий работы, перестройки деятельности. Либо осознанно принятая руководством инновационная стратегия, которая должна обеспечить компании прорыв и для реализации которой требуется перестройка ее деятельности.

2) Приобретение нового актива, который нужно встроить в общую систему управления. А, следовательно, изменить процессы внутри приобретенной компании и собственные процессы управления с учетом расширения.

3) Подготовка компании к комплексной автоматизации или переходу на другую информационную систему. В этом случае, аудит бизнес-процессов для уточнения требований к автоматизации, и их определенная адаптация под механизмы новой системы неизбежны. Как выстроить деятельность по регулярному мониторингу и совершенствованию бизнес-процессов? Ответ простой: подойти к этому как к бизнес-процессу:

1) Описать эту деятельность в виде бизнес-процесса по всем правилам формализации бизнес-процессов. Для этого в компании должны быть специалисты, компетентные в области процессного подхода, знающие нотации и средства моделирования бизнес-процессов, методы анализа и совершенствования.

2) Выделить «владельца бизнес-процесса». Обычно в компаниях это отдел организационного развития или служба управления качеством (если под управлением качеством понимается не только качество продукции).

3) Настроить информационную систему таким образом, чтобы она поставляла необходимую информацию: отчеты от отклонениях по контрольным точкам, статистика причин и видов отклонений в разрезе бизнес-процессов и подразделений. А также решить вопрос об автоматизации описания, регламентации, проверки и поддержки изменений бизнес-процессов.

4) Запустить проект по вводу нового бизнес-процесса в регулярную деятельность предприятия.

В своей практике я регулярно выполняю проекты по подготовке внутренних команд и настройке процессов совершенствования бизнес-процессов: помогаю выявить сотрудников, способных поддерживать эту деятельность, обучаю их необходимым инструментам и методикам, сопровождаю их работу на начальных этапах (проверяю результаты, подсказываю решения, помогаю устранить ошибки). Лучше всего запускать такой проект в рамках задачи по оптимизации какого-либо бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. Таким образом, компания может решить сразу две задачи: повысить эффективность в проблемной зоне и на живом примере выстроить внутри деятельность по дальнейшему совершенствованию бизнес-процессов.

  • автоматизация бизнес-процессов
  • услуги автоматизации предприятий
  • Анализ и проектирование систем
  • ERP-системы
  • Управление проектами
  • IT-компании

Источник: habr.com

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи

Крупные и небольшие компании постоянно ищут возможность увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов. Автоматизация бизнес-процессов предполагает решение и дает потрясающий результат за счет грамотного распределения времени. Сервис для клиентов и взаимодействие с ними при внедрении автоматизации. Нередко цифровой рынок предлагает отдельные приложения для автоматизации тех или иных операций бесплатно. Но лучше ставить и подключать готовые системы, как правило, они очень удобны, могут включать операции различной сложности.

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Грамотная постановка бизнес-задач и целей с возможностью вести их выполнение
Проведение всех процессов компании в информационном пространстве
Комплексный подход к координации рабочих опций
Отслеживание статуса готовности бизнес-процессов подробно
Оперативные ответы от исполнителей и потребителей

Высокий левел конфиденциальности при сохранении данных

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Нет подстройки бизнес-процессов, выполнение цепочки задач
Сложный процесс внедрения автоматизации
Привлечения экспертов и их подготовка для внедрения автоматизации в бизнес
Не всегда выгодные расценки на услуги автоматизации

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — процедура, которая может быть использована в любой отрасли. При этом качество сервиса компании, спектра оказываемых услуг не должно быть пониженным вследствие внедрения автоматизации.

Автоматические бизнес-процессы применены в следующих рабочих отраслях:

  • производство разнообразных продуктов;
  • продажи;
  • маркетинг;
  • консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
  • работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
  • бухучет;
  • отчеты за месяц, год, минуту;
  • хранение cookies;
  • расчет зарплат;
  • способность выставлять счета;
  • составление обзоров;
  • запуск кампаний и проектов;
  • услуги иного характера;
  • управление персоналом;
  • анализ клиентов;
  • способность подписываться электронной подписью;
  • определение темы интерфейса;
  • проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
  • ведение бюджета.

Очевидно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в базе (работа с продажами и клиентами), так и в сервисе (бухучет, работа с документооборотом, делопроизводство). Автоматизировать бизнес означает повысить эффективность, освободить время на то, чтобы обучить менеджеров, пересмотреть политику компании.

Например, продажи — бизнес-сфера, требующая автоматизации выполнения многих задач. Все действия будут выполняться автоматически, что существенно экономит время руководителя. Такие бизнес-процессы, как консультации с клиентами, бывают утомительными, но наличие специальных программ сводит потребность самостоятельно реализовывать подобные задачи к минимуму. При необходимости можно настроить выгрузку новостей в блог на выбор.

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!

КСТАТИ

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно!

Еще один замечательный способ управления бизнес-процессами — система учета складских запасов, которая может применяться в транспорте. Такой способ управления обычно отслеживает имеющиеся и требуемые продукты в указанный срок.

Запуск автоматизации бизнес-процессов особенно необходимо и в маркетинге. Новая система управления делает клиентам персональные коммерческие предложения, оптимизированные под конкретную категорию потенциальных покупателей — целевую аудиторию компании. Раньше работникам необходимо было совершать огромное число звонков, чтобы разрекламировать продукт, а теперь, благодаря автоматизации бизнес-процессов, основные задачи маркетинга разрешаются гораздо быстрее и проще.

Многие процессы реализуются автоматически даже в бухучете. Все задачи выполняются посредством приложений: счет количества отработанных часов персонала, расчет заработной платы, обработка вопросов о больничных листах, отпускных, сведения о документах и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов идеальна для любой компании, управления разнообразными компаниями. Потому сегодня предприниматели активно используют ПО в целях прироста эффективности работы и усовершенствования сервиса.

Цикл автоматизации бизнеса

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем начинать автоматизировать бизнес-процессы, существуют разновидности систем управления. Учитывайте особенности вашего бизнеса, чтобы выбрать подходящую разновидность системы автоматизации. Менеджерам достаточно знать о таких:

Системы управления Разработка карточек с заданиями, списки и другие способы автоматизации процессов бизнеса
Системы управления сотрудниками Позволяют прослеживать рабчасы сотрудников, вносить и хранить информацию о персонале, производить расчет зарплаты и узнавать о занятиях сотрудников в сети в течение рабочей недели
CRM-системы Системы созданы, чтобы упрощать заключение сделок и договоров, а также для оформления и хранения персональных данных о каждом клиенте, прикрепления их карточек к менеджерам. Пользователь может отправлять сообщения в чат и по mail, применяя почту, добавлять данные в табличку, изменять информацию в списках, совершать проработку заказов
ESP-системы Существует для взаимодействия менеджеров с клиентами, проведения рекламных рассылок сразу всем контрагентам с возможностью сказать «Спасибо» за заказ
Сервисы автоматизации бухучета Подходят для начисления зарплаты, счета налогов. Все подсчеты проводятся благодаря набору формул
CMS-системы Предполагает быстро и эффективно управление сайтами, регулируя нужные параметры
ERP-системы Благодаря erp, бизнес-процессы соединяются в единый и позволяют вести и хранить нужный объем информации в одной структуре

Какие инструменты и функции могут потребоваться

Все вышеперечисленные бизнес-инструменты будут разрешать задачи и предполагать разнообразные опции. Выбирать нужные позиции требуется при ориентации на автоматизацию каких процессов вашего бизнеса сэкономит больше финансов. Работать со своими и сторонними материалами проще. Аналитики советуют обращать внимание на показатели:

  • конкретные задачи вашего бизнеса;
  • важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
  • изменение настроек автоматизации;
  • показатель удобства ПО;
  • интеграция с другими сервисами;
  • наличие и расценки на услуги техподдержки.

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!

Как подготовиться к автоматизации бизнеса

Важным этапом, благодаря которому вам удастся избежать неточностей, является предварительные подходы к автоматизации процессов бизнеса. Для того чтобы освоить этот тип бизнес-инструментов, необходимо проделать манипуляции:

  1. Определить все бизнес-процессы предприятия и назначить ответственного человека для каждого из них.
  2. Составить кейсы всех процессов, прописать алгоритмы и инструкцию для менеджеров.
  3. Разработать и написать шаблоны таблиц, карт.
  4. Определить права доступа для партнеров, закрывать отдельные части.
  5. Создавать точки восстановления.
  6. Участвовать в назначении необходимых алгоритмов в таблицах системы автоматизации.
  7. Составить отчетность с изменением показателей за предыдущий период, по группам продукции, по cookies и т.д.

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Так, можно автоматизировать бизнес-процессы, но придется пройти все необходимые этапы и сделать шаги:

  1. Планирование целей автоматизации бизнеса.
  2. Разработка и интеграция.
  3. Тестирование и исправление ошибок.
  4. Подготовка персонала.
  5. Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса.

Какие ошибки и проблемы могут появиться при автоматизации бизнес-процессов

Существует ряд проблем, из-за которых автоматизация не обеспечивает эффективного результата:

  1. Неудобное оформление.
  2. Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка.
  3. Отказ согласия системы в работе с ключами.
  4. Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса.
  5. Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников.
  6. Отсутствие плана автоматизации бизнеса.

Лучшие автоматизированные системы управления бизнесом

В этой статье мы предлагаем перечень лучших систем для автоматизации бизнес-процессов, к которым вы можете обращаться при необходимости.

StorVerk CRM

Основой является 1C. Его достоинство — наличие большого числа кнопок: опции для оптимизации трат и рост дохода, клиенты обращаются к компании любым подходящим способом. Например, по номеру или через окошко на сайте. Гибкая подстройка и адекватная стоимость обеспечат легкую автоматизацию бизнеса.

Dynamics 365

Достойный продукт Microsoft. Хорошо подходит для того, чтобы управлять бизнес-процессами. Вам не нужно тратиться на обучение этой системе. Интерфейс простой. Разработчик подготовил подробный мануал, который удобно позволит организовывать работу.

Битрикс24

Здесь вам уже частично доступен полезный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но вы можете хотеть расширить его. Возможно осуществлять управление даже с мобильного телефона, также принимать предложения, оформлять договора и делать все необходимые работы.

SAP CRM

Известный сервис среди владельцев бизнеса (склада, отдела продаж, магазина, коммерческого пространства). Нужно для создания связей между различными бизнес-процессами, что делает платформу пригодной для краткосрочных и долгосрочных целей компании.

Мегаплан

Отличный вид системы управления бизнесом: у вас получится изменять информацию о заказчиках, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, получите силу для распоряжения задачами.

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Любой опытный бизнесмен сначала хочет просчитать все риски и сумму, которая уйдет на подключение нового бизнес-инструмента. Оплата будет зависеть от следующих факторов:

  • общая стоимость системы автоматизации бизнеса;
  • все расходы, включая обучение сотрудников;
  • расценки на техническую поддержку;
  • временные затраты.

Интересует бизнесменов также и вероятная величина расходования денег на закупку ПО. Плата за ПО находится в зависимости от данных аспектов:

  • поставленные сотрудникам задачи;
  • разновидность приложений и программ для работы;
  • количество требуемых ресурсов;
  • подсчет числа клиентов на начало отчетного периода и к его концу;
  • количество свободных и занятых рабочих мест.

Нельзя точно сказать, например, какой будет стоимость закупки программ и автоматизация: в некоторых случаях можно уложиться в 100 000 руб., а можно потратить и миллионы. Попробовать стоит даже демо-версии, но часто компании приходится собирать полный пакет опций, требуемых в фирме.

Примеры и идеи

Чтобы автоматизировать бизнес, надо иметь представление о том, какие процессы управления должны быть упрощены. Многие задания, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники компании, могут выполняться автоматически. Приведем некоторые примеры автоматизации бизнес-процессов, которые способствуют быстрому увеличению предприятия:

Использование CRM отдела продаж

Управление бизнес-процессами при помощи технологии можно обеспечивать удаленную работу, фиксировать логи переговоров и поддерживать получение посланий. Система управления процессами существует и для того, чтобы экономить рабочее и личное время сотрудников и руководителей, переложив описание документации на электронику.

Использование системы учета склада и товаров

Как и crm, система управления компанией позволит руководителю лучше разбираться во всех происходящих процессах, где на основании полученных сведений прогнозировать дальнейшее развитие организации. Ведь вручную специалист не всегда может произвести расчет абсолютно правильно. Рассматриваемый метод автоматизации бизнес-процессов в области логистики предоставляет доступ к табличке со всей информацией о клиентах и продажах.

Настройка персонализированной рекламы

Способ маркетинга направляет рекламу идти для целевой аудитории компании, что позволяет связываться с заинтересованными клиентами. Настроить персональную отправку писем с презентацией, где подробно описаны товары потенциальным клиентам намного выгоднее, чем пользоваться устаревшими средствами рекламы в виде уличных баннеров.

Автоматическое проведение бухгалтерской базы

Автоматизация бизнес-процессов — достижение, которое принесло немалую пользу работникам из бухгалтерии. Расчетам можно доверять, ведь для них будут использоваться современные методы расчета. Актуальная схема бухучета предполагает применение автоматизации. Так, табличка в Excel подготавливается вовремя буквально в два клика и содержит всю информацию.

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры! Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры! Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры! Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры! Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры! Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!Наглядные примеры: для чего нужна автоматизация бизнеса

Заключение

Итак, автоматизация бизнес-процессов — это действенное решение многих проблем, которое позволит существенно сократить затраты и увеличить доход компании, сделать новые шаги на пути к реальному успеху. Это современная характеристика автоматизации сервиса, который с каждым годом будет становиться популярнее и вскоре станет необходимым принципом развития предприятий разного масштаба. Стоит внимательно относиться к возможностям, которые производит IT-отрасль. Решив автоматизироваться, вы увидите, как станет проще работать, прибыль будет увеличиваться, а дела пойдут на лад.

Книги по автоматизации бизнес-процессов

Важно иметь достаточный соответствующий опыт, чтобы без ошибок специфику автоматизации бизнес-процессов. Наилучшим вариантом для начала изучения вопроса будут советы от профи, которые смогли путем непрерывной практики достичь потрясающего результата с помощью данного опционала. В этой статье укажем лучшие книги по автоматизации бизнеса, которые могут помочь вам сейчас привлечь новых клиентов и удержать постоянных:

  1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» (Владимир Репин)
  2. «Малый Бизнес. Большая игра» (Александр Высоцкий)
  3. «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0»
  4. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» (Джон Джестон, Йохан Нелис)
  5. «Бережливое производство программного обеспечения от идеи до прибыли» (Мэри и Том Поппендик)

Источник: zvonobot.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин