После того, как организация успешно приобрела и внедрила определенный инструмент автоматизации процессов, например RPA (robotic process automation, роботизированная автоматизация процессов) вполне естественно желание применять его как можно более широко.
«Неправильно управлять автоматизацией, ориентируясь на одну доступную технологию. Вместо этого определите желаемый бизнес-результат, а затем подбирайте правильный набор инструментов», — советует вице-президент и аналитик Gartner Николь Стерджилл.
Совет: Обеспечьте набор технологий, которые дадут больше возможностей для адаптации к гибкому диапазону бизнес-результатов и изменения подходов.
Ошибка № 2: Верить в то, что бизнес может автоматизироваться без ИТ
Все больше пользователей считают, что внедрение RPA и low-code/no-code приложений не требует помощи специалистов по ИТ. Но сотрудникам бизнес-направлений может не хватать специфичных знаний, и это повышает риск неправильного обращения с информацией. Кроме того, эти приложения интегрированы с другими системами, которые требуют регулярных обновлений. Когда ИТ-отдел не задействован, изменения не сохраняются при обновлении, и это приводит к сбоям в процессах.
E-Com Heroes: бесплатное закрытое сообщество русскоязычных предпринимателей, которые хотят запустить или развивать зарубежный e-com-бизнес. Подать заявку
Совет: Создать и финансировать центр передовых технологий в области автоматизации. В него войдут специалисты, которые в совокупности обладают различными организационными навыками и знаниями, в том числе техническими, аналитическими и деловыми, а также опытом составления карт процессов и управления в сфере ИТ.
Ошибка № 3: Думать, что автоматизация решает все проблемы
Автоматизация может быть лучшим долгосрочным вариантом для бизнеса и ИТ-процессов, но ее нельзя использовать просто для устранения пробелов в плохо организованном процессе. Такой подход лишь продлит срок службы неоптимальных устаревших приложений, а полученная экономия лишь маскирует изначально неэффективный процесс.
Совет: Оцените преимущества и недостатки автоматизации по сравнению с заменой системы, дополнительной функциональностью и стратегией интеграции.
Ошибка № 4: Не привлекать все заинтересованные стороны
Автоматизация по своей природе оказывает широкое влияние на предприятие, а это значит, что в ее организации и принятии решений должны участвовать все заинтересованные стороны. Например, если в результате изменятся рабочие обязанности сотрудников, стоит привлечь отдел кадров. Обновления в правах доступа и идентификаторах или требованиях к серверу должны касаться отделов безопасности или информационных технологий.
Совет: Возложите ответственность за взаимодействие с профильными отделами на конкретного члена экспертной группы.
Ошибка № 5: Не уделять достаточно времени тестированию
Технологии автоматизации работают только тогда, когда алгоритмы и правила абсолютно верны. Инструменты могут показаться простыми в использовании, но если они неправильно запрограммированы, то неизбежно будут приводить к ошибкам. Они могут очень быстро исказить данные и не обеспечить желаемого бизнес-результата.
Совет: Убедитесь, что тестируются все этапы процесса, а не только заданные функции. Тщательно проверяйте целостность данных при запуске выбранных средств автоматизации.
Ошибка № 6: Тратить усилия на чрезмерно сложные процессы
Иногда организации, которые собираются автоматизировать какую-либо процедуру, оказываются в тупике. Чаще всего это происходит, когда процессы недостаточно хорошо документированы или понятны, если рабочий процесс не является последовательным или в принятии решений задействовано слишком много вариантов. Не стоит зря тратить время и силы на автоматизацию таких процессов.
Совет: Разработайте набор правил или руководящих принципов для отказа от процессов и задач, которые плохо подготовлены к автоматизации. Стоит учесть такие факторы, как количество этапов процесса, число требуемых интеграций или ясность существующего процесса.
Ошибка № 7: Относиться к автоматизации как к простому воспроизведению действий
Этот подход упускает важнейшее преимущество автоматизации — улучшение сквозного процесса, которое повысит эффективность взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Если автоматизация не включает перепроектирование процессов, организация рискует выбрать неправильные инструменты и не достичь желаемых бизнес-результатов.
Совет: Если вы хотите внедрить новые инструменты автоматизации процессов, сначала полностью оцените и примените методологию реинжиниринга процессов, например «Шесть сигм» или дизайн-мышление, чтобы убедиться, что это принесет наилучшие результаты.
Ошибка № 8: Не контролировать систему после внедрения автоматизации
Как и при внедрении любой системы, проекты автоматизации потребуют активного участия ИТ-специалистов на всех этапах, в том числе и финальном. Например, при развертывании RPA стоит установить постоянный контроль и регулярные проверки качества. Они помогут убедиться, что скрипты роботов были прописаны верно, и они продолжают работать должным образом. Это позволяет избежать потребности в масштабной очистке данных.
Совет: Установите процедуры контроля, которые позволят отслеживать работу внедренных инструментов автоматизации.
Ошибка № 9: Использовать неверные метрики для оценки результатов
Как правило, оценку технологических приложений и инструментов проводят, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. Однако это не отражает того, является ли проект успешным или нет. Залог успешной автоматизации — измерять ее воздействие на процессы и предприятие в целом.
Совет: Сосредоточьте измерение успеха автоматизации на ключевых показателях эффективности, которые количественно определяют желаемый бизнес-результат.
Ошибка № 10: Игнорировать культуру и влияние на сотрудников
Хотя крайне важно сосредоточиться на том, как внедрить и масштабировать автоматизацию, не стоит забывать о том, как это отразится на сотрудниках, особенно если их функции будут устранены или переосмыслены.
Совет: Заранее оцените, как могут отреагировать сотрудники, и убедитесь, что команды по автоматизации активно информируют всех о предстоящих нововведениях, в том числе тех, что затронут управление изменениями и кадрами.
Фото на обложке: Gorodenkoff / Shutterstock
Источник: rb.ru
«После устранения проблемы стали экономить € 10 тысяч ежемесячно». Фатальные ошибки при внедрении ERP-систем
Что бы ни происходило сейчас в экономике, в тренде все равно останется цифровая трансформация бизнеса. Правда, пока топ-менеджеры крупных предприятий и корпораций активно осваивают эту тему, для большинства компаний малого и среднего бизнеса до сих пор актуален вопрос автоматизации бизнес-процессов. Почему с таким скрипом внедряются в работу современные технологии?
За ответом «Про бизнес» обратился к эксперту по управлению проектами, заместителю директора по проектам компании «ДрайвИТ», консультанту по внедрению систем управления проектами, Agile-коучу Максиму Якубовичу.
«Свои проекты в рамках планового бюджета завершили только 40% компаний»
По результатам опроса The 2021 ERP Report: Selection
В результате работы консультанта по бизнес-процессам за несколько месяцев удалось разработать алгоритмы и инструкции по работе операторов.
Это позволило стандартизировать «правильные» и эффективные способы работы и быстрее вводить в должность новых сотрудников.
Также мы разработали новую отчетность, которая позволяет оценивать реальную загрузку и параметры приема и обработки обращений клиентов. В дополнение к отчетности был создан инструмент для прогнозирования загрузки и планирования количества и графиков работы операторов с учетом пиков поступающих звонков. Он позволил пересмотреть подход к формированию смен и рабочих графиков, а также эффективно использовать рабочее время сотрудников.
Во второй компании в промышленную эксплуатацию запустили программный продукт для автоматизации процессов оперативной деятельности. Руководство тут же столкнулось с тем, что сотрудники не понимали, кто должен заполнять отдельные документы в ИТ-системе, кто должен отвечать за наполнение справочников данными.
В итоге сотрудники просто не заполняли документы в ИТ-системе. Фактически ИТ-продукт не использовался в компании, соответственно, инвестиции в $ 50 000 не окупались.
Руководство компании обратилось за помощью к консультанту. Ему нужно было описать бизнес-процессы компании, разработать рабочие и должностные инструкции для сотрудников, описать в должностных инструкциях в том числе функционал, связанный с работой в новой ИТ-системе.
После этого директор компании утвердил должностные инструкции. Сотрудники начали создавать документы в ИТ-системе и использовать ее функционал. Примерно через год вложенные инвестиции окупились и стали приносить компании прибыль.
«Ежемесячная экономия от внедрения изменений в логистику оказалась около € 10 тысяч»
Существующий в компании алгоритм работы часто бывает чрезмерно сложным. Ненужные шаги стоит исключить, превратить в более точные и последовательные алгоритмы, и уже тогда проект передать ИТ-системе. Бывает, что такие инвестиции в описание бизнес-процессов окупаются еще до начала непосредственно внедрения проекта автоматизации.
Был в нашей практике такой случай: консультант в ходе описания бизнес-процесса выявил его узкое место. Оказалось, к складам на территорию компании грузовики с товарами приезжали одновременно. Возникала очередь на разгрузку, из-за такого простоя транспортные компании выставляли заказчику штрафы.
Директор по логистике очень быстро подсчитал экономию от внедрения изменения еще до автоматизации. В течение одного месяца он перестроил процесс. При имеющемся на тот момент объеме поставок это позволило экономить около € 10 тысяч ежемесячно.
«В формате „как есть“ невозможно достигнуть желаемого экономического эффекта»
Иногда работу по подготовке бизнес-процессов к автоматизации выносят в отдельный проект, что, на мой взгляд, вполне оправдано. С моей точки зрения, до старта проекта по автоматизации бизнес-процессов должны быть выполнены следующие работы по проведению организационных изменений:
- описание существующих бизнес-процессов, которые собирается автоматизировать компания;
- поиск проблем в существующих бизнес-процессах;
- предложения по решению проблем;
- перепроектирование бизнес-процессов с учетом предложенных решений;
- определение показателей результативности для этих бизнес-процессов;
- определение «владельцев» бизнес-процессов, определение их ответственности и полномочий;
- разработка регламентирующих документов, описывающих правила выполнения перепроектированных бизнес-процессов.
Какие организационные изменения могут потребоваться в ходе проекта внедрения ERP?
- Изменение организационной структуры после уточнения границ бизнес-процессов и определения владельцев.
- Внедрение роли «владельца» бизнес-процесса.
- Внедрение новых подходов к мотивации сотрудников (или изменение системы мотивации).
Если не пройти эти этапы, то благая цель при автоматизации в формате «как есть» вряд ли будет достигнута. Вместо желаемого экономического эффекта вы можете столкнуться с негативными последствиями.
Источник: probusiness.io
