Что делает бизнес ассистент

Бизнес-ассистент: обязанности и функции

Одно из главных условий эффективного управления — уметь делегировать задачи. Именно оно лежит в основе появления целой серии должностей, максимально приближенных к управленческим. Среди таких должностей — персональный помощник руководителя, секретарь, референт, делопроизводитель, бизнес-ассистент. По сути, все это команда людей, призванная решать всего одну задачу: обеспечивать эффективность деятельности начальства.

Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент – обязанности какого характера на него возлагаются?

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Что можно заключить из самого определения должности:

  • эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
  • сфера ответственности такого работника – рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
  • в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Как пройти собеседование на должность «Ассистент руководителя» | Анна Гусс

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60–80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80–100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

  • отбирать источники данных по заданным критериям;
  • обрабатывать информацию;
  • формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
  • информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
  • рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
  • готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
  • организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.

Функции

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.

Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях – предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:

  • вести запись переговоров;
  • составлять протоколы собраний акционеров;
  • сохранять удаленную переписку;
  • формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
  • посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
  • организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).

Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.

А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:

  • иметь высшее образование;
  • быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
  • иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
  • быть сообразительным;
  • быть ответственным и исполнительным.

Диплом

Требования к профессиональной подготовке – это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:

  • бухгалтера;
  • экономиста;
  • логиста;
  • менеджера предприятий и организаций;
  • маркетолога;
  • корпоративного психолога.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро – выпускников юрфака. В образовательные заведения – педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.

Работа с компьютером

В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.

Адреса поступления:

Москва, Измайловский вал, д. 2, м. Семеновская

Москва, Ленинградский пр., д. 80Г, м. Сокол

Источник: synergy.ru

Найди себе ассистента. Практическое руководство

Работая в одиночку, вы привыкаете полагаться только на себя, сокращать затраты и трудиться изо всех сил. Между тем, в какой-то момент работы может стать так много, что у вас не останется сил на ведение бизнеса и выполнение по-настоящему стоящих задач.

1248 просмотров
О чем расскажем в статье

  • Задачи, с которыми может справляться ассистент
  • Ключевой результат ассистента
  • С кем можно перепутать ассистента
  • Что делают ассистенты на самом деле
  • Типы ассистентов
  • Ошибки при поиске ассистента
  • Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел
  • Практика

Задачи, с которыми может справляться ассистент

  • Ведение официальной документации и организация личной переписки
  • Обеспечение офиса: обеспечение порядка, своевременную покупку канцелярских товаров, средства ухода, встречи гостей и др
  • Замещение руководителя на переговорах и в командировках
  • Продажи
  • СММ
  • Найм и увольнение персонала
  • Прием и отбор партнеров и клиентов в компанию. Ведение переговоров с клиентами
  • Вопросы, связанные с детьми: забирать и увозить детей в садик или школу.
  • Вопросы, касающиеся личного автомобиля руководителя или его супруги.
  • Покупка домой продуктов, заказ домработницы и прочие.

Ключевой результат ассистента — свободное время руководителя

С кем его можно перепутать

Предприниматели хотят получить сверхчеловека

  • выполняет любые поручения руководителя;
  • ставит задачи топ-менеджерам;
  • контролирует работу отделов;
  • готовит отчеты, принимает звонки;
  • покупает авиабилеты и цветы;
  • пишет статьи и ведет соцсети;
  • размещает рекламу;
  • ведет документооборот;
  • организует мероприятия для компании;
  • понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
  • выполняет поручения членов семьи руководителя;
  • на связи круглосуточно.

Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.

Что делают ассистенты на самом деле

Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Даете больше личных поручений — нужен помощник;

Больше задач для компаний — бизнес-ассистент.

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам

Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.

2 типа ассистентов

Это условное название. Под ним мы подразумеваем человека, в котором вы не видите потенциала роста, с небольшими зарплатными ожиданиями на множество рутинных задач.

  • он закрывает задачи здесь и сейчас;
  • от него не требуется особой квалификации;
  • главные характеристики: желание работать, учиться и выполнять разноплановые задачи, чтобы заработать деньги.
  • студенты и выпускники вузов;
  • группы по вакансиям во «ВКонтакте»;
  • выпускники различных школ ассистентов;
  • близкое окружение.

Для Москвы — до 50 000 ₽. И до 35 000 ₽ для регионов.

На вырост или правая рука

Тут задача и стратегия немного сложнее. Нужно нанять человека с предпосылкой делегирования ему руководящих задач, то есть «правую руку». Человека, который вникает во всё, что вы делаете, ездит с вами на встречи, общается с командой, а впоследствии заменяет вас в случае отъездов и путешествий, выполняя ваши задачи.

Такой человек — стратегически верное решение в случае, если вы заранее готовите плацдарм к автоматизации, своим отъездам и передаче задач управляющему, который прошел с вами весь путь с самого начала и точно знает, что и как делать. Это гораздо удобнее, чем нанимать кого-либо стороннего на должность руководителя.Такой человек берется на должность ассистента с целью последующего роста. Здесь студент или новичок не подойдет.

  • желание учиться и развиваться в вашей сфере;
  • инициативность;
  • желание работать и расти по карьерной лестнице;
  • человеку должен нравиться ваш продукт;
  • человеку должны быть близки ваши миссия и ценности;
  • вы должны доверять этому человеку.
  • в близком окружении: возможно, доверенное лицо уже есть где-то рядом;
  • работные сайты;
  • выпускники школ бизнес-ассистентов более высокого уровня.

Может начинаться от 50 000 ₽ и должна постепенно расти по мере увеличения ответственности и расширения задач до 100 — 150 000 ₽, иногда вплоть до доли в бизнесе.

3 ошибки при поиске ассистента

Вера работодателей и соискателей в то, что работа на этой позиции не требует специального набора знанийи умений

Ассистент проникает в сферу жизнедеятельности руководителя и компании настолько глубоко, что ему становится известно то, что неизвестно ни одному другому сотруднику. Он видит руководителя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а порою и предпочтения его родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на него возлагается огромная ответственность.

Руководители пытается подстроиться под сотрудника,а не наоборот

Когда речь идет о непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего – дело поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.

Совсем другое дело, когда непрофессионализм и некомпетентность обнаруживаются в таком близком к руководителю специалисте, как бизнес-ассистент. К сожалению, в настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на позицию ассистента. Ведь, на первый взгляд, функции, исполняемые им, просты и незатейливы, он не должен обладать специальным набором знаний.

Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на себя огромную часть функций, которые на самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к должности профессиональный ассистент.

Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к тому, что не помощник подстраивается под руководителя, а руководитель подстраивается под нерадивого специалиста.

Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации – ему легче попытаться сгладить негатив от личного помощника, чем уволить его.

И даже в условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не реже чем раз в год. Говорит ли эта статистика о том, что рынок переполнен специалистами? Наоборот, она говорит о том, что, несмотря на огромное количество претендентов на позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден. Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в профессиональной непригодности кандидатов. Но зачастую бывает виноват и сам руководитель.

Заблуждение, что ассистент — дешевый специалист

Чаще всего будущим помощникам предлагают зарплату в диапазоне от 25 до 40 тыс. рублей в месяц.

Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных.

Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на что хватает способностей такого «горе-специалиста».

Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел

Пропишите процессы

Созвонитесь или встретьтесь. Попросите включить диктофон, и очень точно расскажите, как у вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и пришел к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он сам себе придумал схему, расписал все по шагам.

Поставьте цель, дайте срок и объясните, какой результат вы хотите

Нужно принять, что человек будет тупить первый месяц – так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему денег, понятную цель и оставьте в покое. Займите себя, делай свою работу.

Приучите помощника записывать за вами

У него должна быть привычка записывать за вами и тут же переносить в базу знаний. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.

Ничего не делайте сами

Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что конкретно вам не нравится и какой результат вам нужен, вы объясняете, почему и для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не нравится, а не просто: все плохо, переделывай – он понимает, что делать в следующий раз. Он идет и заносит себе это в базу знаний.

И вот через месяц у вас уже 20 страниц знаний, и вы не отвечаете на миллион тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в базу знаний, потом в Гугл, потом к вам.

Давайте «рабочие» задания, которые вам нужны

  • документооборот
  • продажи
  • первичная бухгалтерия
  • поиск и размещение информации в интернете, текст
  • организация праздников
  • сложное задание без важных деталей

Никакого интима

Но если это уже случилось, то лучше искать другого ассистента.

Расскажите о себе на случай форс-мажора

Какие проблемы со здоровьем, контакты близких людей, врачей, ГИБДД, страховки, все-все-все, должно быть у него всегда под рукой.

Следите за конфиденциальностью

Прежде чем передать дела, познакомьтесь с ближним кругом: узнайте про родителей, братьев, сестер. Выясните, где ассистент живет.

Передавайте ценную информацию минимум через два месяца совместной работы.

При приеме на работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите все паспортные данные помощника.

9 практических шагов к лучшему ассистенту

1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени

Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течения дня: почистить зубы, позавтракать, заправить автомобиль.

2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать

3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом.

И те, которые можете отдать сразу и легко. Назовем эти задачи «чужой работой»

4. Оцените затраченное время в часах для каждой задачи из «чужой работы»

5. Оцените стоимость своего часа.

Для этого поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц

6. Определите стоимость задач из «чужой работы»

Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.

7. Сформулируйте профиль должности помощника

Например, это можно сделать в нашем конструкторе по ссылке.

8. Запустите трафик и отберите подходящего

9. Адаптируйте его и освободите свое время

Источник: vc.ru

Кто такой бизнес-ассистент? Какая у него роль? И почему это одна из самых надёжных и востребованных профессий?

Буквально слово « ассистент » переводится как « помощник ». Но это не человек типа секретаря. Бизнес-ассистент — фактически правая рука руководителя.

Чем занимается бизнес-ассистент?

Берёт на себя рутинные деловые задачи руководителя. Если говорить конкретно, он:

  • Планирует рабочий график руководителя и держит на контроле его созвоны и встречи, чтобы он никуда не опаздывал.
  • Ведёт документооборот, который касается непосредственно руководителя.
  • Контактирует с коллегами, партнёрами, клиентами и подрядчиками руководителя. Ведёт с ними переписку, созванивается, организует встречи.
  • Ищет подрядчиков для выполнения задач.
  • Решает проблемы в рамках своей компетенции.
  • Часто у бизнес-ассистентов востребованы навыки ведения личных страниц в «Инстаграме».
  • Выполняет ряд других задач в зависимости от договоренностей и требований руководителя.

Кому нужен бизнес-ассистент?

С развитием предпринимательства и стремления к независимости спрос на бизнес-ассистентов только растёт. В них нуждаются:

  • Руководители среднего и высшего звена.
  • Предприниматели.
  • Блогеры.
  • Коучи.
  • Психологи.
  • Онлайн-преподаватели.
  • Бизнес-консультанты.
  • Другие специалисты.

Всем им бизнес-ассистент помогает в решении ежедневных бизнес-задач и освобождает время для основной деятельности, решения стратегических задач.

Почему бизнес-ассистент — надёжная профессия?

На таком человеке завязано много процессов. Как мы уже написали выше, он занимается и документами, и планированием, и общением с партнёрами и клиентами. Отказ руководителя от бизнес-ассистента может привести к возникновению хаоса в делах , а это — к снижению эффективности работы, что негативно скажется на бизнесе.

Кто может стать бизнес-ассистентом?

Эта профессия не имеет ограничений ни по полу, ни по возрасту. Для успешной работы необходимы следующие навыки:

  • Тайм-менеджмент. Требуется и для самоорганизации, и для планирования деятельности руководителя.
  • Организаторские способности. Используются при организации выездов, встреч и мероприятий.
  • Коммуникативные навыки. Бизнес-ассистенту приходится много общаться, переписываться, созваниваться.
  • Аналитические способности. Одна из задач бизнес-ассистента — первичный анализ данных, а в случае с управлением продвижением в социальных сетях и анализ рекламной активности.
  • Умение систематизировать информацию. Информация, поступающая в хаотичном порядке должна быть упорядочена для её лучшего понимания.
  • Уверенный пользователь ПК. Знание Excel, гугл-документов, умение работать с таск-трекерами, онлайн-календарями, облачными дисками и возможность быстро разобраться в новых сервисах и программах.

Эта профессия отлично подходит для мам в декрете и людей, которые по разным причинам вынуждены больше времени проводить дома.

В каких регионах востребована эта профессия?

Это самый интересный вопрос. 🙂 Бизнес-ассистентом можно работать онлайн. Современный ассистент — это не тот, кто физически находится рядом с руководителем. Это человек, который способен управлять всеми процессами удалённо . И жить он может в любом городе и даже путешествовать по миру. Лишь бы под рукой был интернет.

Какие карьерные перспективы у бизнес-ассистента?

Пусть должность и звучит, как « ассистент », но из неё вырастают хорошие управленцы, так как в процессе работы сотрудник тесно общается с руководителем и перенимает навыки, необходимые для управления процессами и персоналом.

Сколько зарабатывает бизнес-ассистент?

Если это удалённая работа, чаще встречаются вакансии с зарплатой от 15 000 до 50 000 рублей — в зависимости от загрузки. Особо активные ассистенты работают сразу в нескольких проектах.

Источник: dzen.ru

Чем занимается бизнес-ассистент? Обязанности и функции

Бизнес-ассистент (англ. BA)- ассистент руководителя, правая рука, помощник, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.
Бизнес-ассистенту руководители делегируют часть бизнес-задач.

Обязанности бизнес-ассистентов:

  • описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;
  • поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;
  • поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т.п.);
  • поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/товаров компании, работа с ними;
  • сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
  • поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
  • курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;
  • создание контента для сайтов, ведение соцсетей;
  • управление проектами и др.

Качества бизнес-ассистента:

Бизнес-ассистент, как правило, отошел от решения личных задач и ориентирован облегчить работу шефа по бизнесу. Он не только организует командировки, но и часто сопровождает руководителя. Всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и т.д.

Как правило, английский у бизнес-ассистентов на высоком уровне (upper-intermediate и выше), ведь они могут быть участвовать в переводе на англоязычных встречах. Такой сотрудник всегда присутствует на совещаниях и не только в качестве протоколиста. Он может их начинать и даже проводить вместо шефа.

  • пунктуальным и организованным
  • ориентирован на бизнес, его цели и задачи
  • ответственным за результат
  • коммуникабельным и уметь устанавливать связи для достижения результатов в бизнесе
  • вовлеченным и преданным организации и др.

Источник: assistant-school.ru

Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника

Недавно один известный бизнесмен пригласил тридцать пять лучших бизнес-тренеров в уединенное место в Джексон-Хоул, штат Вайоминг. Вместе со специалистами он обсудил различные аспекты лидерства и способы, которыми владельцы бизнеса могут создавать стратегические преимущества и прорывные результаты для себя и своих компаний. Отдельное внимание в этой дискуссии было уделено проблемам управления временем, или тайм-менеджменту.

Как лучше всего использовать время?

Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.

Дискуссия о помощниках

Присутствующие сравнили свой опыт двадцати пяти лет работы в разных компаниях и в разных городах. У каждого имелись такие помощники, которые работали из офиса или удаленно, за тысячи километров от начальника. В процессе дискуссии собравшиеся выделили четыре типа личных помощников руководителя и определили, что наем правильного сотрудника имеет решающее значение для использования времени бизнесмена.

Первый тип: мальчик на побегушках

Помощники первого типа требуют прямых указаний и тщательного надзора. Они могут перемещать объекты из точки «А» в точку «Б», могут отправлять электронные письма от имени начальника при условии, что им скажут, что именно написать. Они могут сканировать документы и хранить их в папках в соответствии с инструкциями. Другими словами, мальчику на побегушках нужен подробный комментарий каждого следующего шага.

Таким образом, владелец бизнеса действительно экономит время, ведь такой помощник делает все, что ему говорят. Но если бизнесмен забудет что-то сказать, дать какую-либо инструкцию, сам работник вряд ли догадается. С одной стороны, такое полное подчинение очень удобно, а с другой — время, использованное на раздачу подробных инструкций, можно было потратить более продуктивно.

Второй тип: администратор

Административный помощник, или «администратор» — это тот, кто может хорошо справиться со многими задачами. Но только до тех пор, пока существует четкий процесс и эти задачи находятся в пределах того, что ожидает администратор. Другими словами, он хорошо выполнит ту работу, к которой привык.

Администраторы значительно более автономны, чем первый тип личных помощников. Ассистенты второго типа могут действительно помочь грамотно использовать время своего начальника. Они следуют известным процессам и процедурам, чтобы получить известные результаты. Они преуспевают с конкретными, определенными задачами.

Но если ситуация становится неоднозначной и от администратора требуется проявить смекалку или справиться с задачами, где успех не гарантирован, они боятся совершить ошибку. Такой помощник знает, что придется нести ответственность, поэтому неохотно проявляет личную инициативу.

Таким образом, администраторы могут сэкономить значительно больше времени начальника, чем мальчик на побегушках, но они будут уклоняться от задач, где помощь и инициатива может быть наиболее ценной.

С продуманными заданиями администраторы, чувствуют себя наиболее комфортно. Исходные данные хорошо обработаны, а необходимые шаги изложены четко заранее.

Третий тип: помощник руководителя

Таких ассистентов не отпугивает неопределенность. Они могут взять неясное задание и выяснить в определенных границах, как лучше всего его выполнить. Они могут обрабатывать весьма расплывчатые задачи и «довести их до ума».

Отличие от второго типа

В отличие от администратора, исполнительный помощник способен проявить инициативу и взять на себя ответственность за результат. Ему можно доверить эскизное задание, не имеющее четких границ, и сказать что-то вроде: «Вот то, что я пытаюсь выполнить, несколько переменных в игре. Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Остальное выясните, пожалуйста, сами и положите результат мне на стол не позднее утра в пятницу.»

Исполнительные помощники очень автономны; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Они нуждаются в определенном базовом объеме информации, чтобы принять правильные решения от имени начальника. Им нужно, чтобы руководитель поделился своими ожиданиями и предпочтениями.

Например, когда дело доходит до путешествий, личный ассистент должен знать, какой тип перелетов предпочитает шеф, какие отели ему нравятся и в каких районах он предпочитает останавливаться.

Доверие

Этот контекст также может быть гораздо глубже. Например, один владелец кондитерской фабрики хотел бы, чтобы его исполнительный помощник наводил порядок в его почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что уменьшает количество писем, которые директору нужно обработать. Если он получает сто писем в день, исполнительный помощник обрабатывает, распространяет или удаляет около пятидесяти-семидесяти из них. К директору на стол попадают около тридцати писем из той сотни, что ему присылают каждое утро.

Такая работа предполагает определенный уровень доверия между руководителем и его ассистентом, так как помощник видит контекст бизнеса, знает, над чем и с кем в данный момент работает бизнесмен. На основе этих знаний ассистент может принимать лучшие решения о том, кто должен встречаться с его руководителем.

Например, если помощник видит, что его директор обменивается с определенным поставщиком большим количеством электронных писем о конкретном проекте, а затем поставщик просит о встрече в определенный срок, ассистент может определить, что проект действительно важен для руководителя. Поэтому помощник возьмет на себя инициативу организовать эту встречу.

Помощники руководителя могут действительно помочь бизнесмену использовать время наилучшим образом до тех пор, пока существует доверие между начальником и его ассистентом.

Четвертый тип: начальник штаба

Начальник штаба возьмет на себя инициативу и фактически будет следить и проверять прямые отчеты от имени руководителя. В то время как административный или исполнительный помощник может делать заметки на совещании, начальник штаба определит пункты, которые необходимо отслеживать, и сделает это самостоятельно.

Такой помощник возьмет на себя ответственность за выполнение задачи, назначит исполнителя, разъяснит ему суть, определит сроки и будет следить за качественным выполнением поставленной задачи.

Такие помощники понимают цели бизнесмена, знают всех ключевых игроков, способны получать результаты самостоятельно, снимая большую административную нагрузку с плеч своего руководителя.

Выводы

К сожалению, большинство людей нанимают первый и второй тип помощников — людей, которые могут помочь только с четко поставленными задачами. Но большинство владельцев бизнеса не слишком ориентированы на процесс. И поэтому таким бизнесменам действительно нужен как минимум помощник руководителя, который может справиться с более неоднозначными ситуациями.

Начальники штабов замечательны, но обычно они встречаются только в средних и крупных компаниях. Если компания небольшая, у ее руководителя, вероятно, будет помощник первого или второго типа.

Источник: businessman.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин