Что получит компания от автоматизации бизнес процессов введя электронный документооборот

Документооборот — перемещение деловых бумаг внутри компании. Этот процесс занимает много времени. С помощью грамотной автоматизации можно его ускорить и оптимизировать. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов упрощает и оптимизирует деятельность предприятия. Заказать ее установку можно в компании Taxnet.

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании

Организация делопроизводства позволяет оптимизировать рабочий процесс. Поэтому система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов пользуется несомненным спросом.

Чтобы понять, какое значение имеет ЭДО, стоит начать с сути этих определений:

• Бизнес-процессы — это усилия и мероприятия, направленные на создание продукта или услуги.
• Автоматизация бизнес-процессов — интеграция специальной программной системы, позволяющей большинство рутинной (типовой) деятельности предприятия выполнять без участия человека.
• Электронный документооборот — этап автоматизации бизнеса. Он позволяет исключить рутинный ручной труд, повышает скорость обработки информации и удобство оперирования массивами данных. С его помощью составление, движение, учет бумаг и контроль результатов осуществляются в автоматическом режиме.

Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов стали одним из самых популярных комплексных решений для бизнеса.

Особенно часто к их внедрению прибегают корпоративные клиенты. Среди них — крупные банковские учреждения, концерны, государственные службы.

Это не удивительно, ведь компании с СЭД функционируют в едином информационном пространстве. У всех подразделений предприятия единый документооборот и информационно-нормативная база.

Плюсы электронного документооборота

• Большая эффективность бизнес-процессов. Ошибки, допущенные вследствие поздней обработки или утери данных, могут дорого обойтись компании.
• Экономия до 75% времени. В рамках предприятия — за счет быстрого автоматизированного анализа по заданному алгоритму, ускоряющего принятие решений. В отношении отдельных сотрудников — по 2,5 рабочих дня в месяц на сокращении времени поиска и обработки информации.
• Увеличение производительности труда на 25%. Делопроизводство подразумевает обработку значительных массивов информации. С помощью автоматизации можно сократить затраты, ускорить согласование.
• Защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Достигается путем наделения каждого пользователя системы определенным уровнем допуска.
• Экономия средств. Обеспечивается дешевизной обработки электронных документов. Не нужны затраты на хранение, доставку, расходные материалы, оборудование.
• Единое информационное пространство компании. Общая инфраструктура филиалов и подразделений повышает прозрачность работы. Обеспечивает быстрый анализ и контроль эффективности.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов от Taxnet

Система автоматизации, внедряемая сотрудниками Taxnet, имеет высокую функциональность. В ней учтены основные аспекты современного делопроизводства и документооборота. Мы предлагаем продукт, решающий следующие рабочие моменты:

• Создание глобальной электронной структуры компании. Организация бесперебойной работы нескольких канцелярий (в филиалах/подразделениях).
• Распределение прав доступа. Каждый сотрудник получает свою собственную роль, в рамках которой имеет соответствующий уровень доступа к документам, дискам.
• Работа с корреспонденцией. Под этим понимается обработка любой документации: служебных записок, письменных обращений, писем и электронной корреспонденции.
• Поисковая система. Централизованный доступ к документации позволяет быстро извлекать необходимую информацию из находящихся в системе документов.
• Анализ статистики. Благодаря быстрой автоматизированной обработке массива данных можно получать достоверную статистику по любому заданному запросу.
• Интеграция с офисными программами и цифровыми сервисами. Дает возможность в работу предприятия интегрировать программное обеспечение и ставить цифровую подпись.
• Дистанционное управление. Руководители могут управлять всеми процессами в удаленном режиме, назначая ответственных и контролируя результаты их деятельности.

Внедрение разработанной нами системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов позволяет оптимизировать управление на предприятии. Это реализуется путем создания четких инструкций и формализации большинства рабочих моментов.

Вопросы, интересующие заказчиков

Крупные государственные и частные компании, выступающие в роли заказчиков, интересует ряд вопросов, требующих прояснения перед принятием окончательного решения.

Какими будут затраты?

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов для небольших компаний легко устанавливается и разворачивается на отдельных ПК. Ее легко настраивать.

Такие решения нетребовательны к уровню знаний и опыту персонала, не требуют технической поддержки. Их может администрировать человек, имеющий невысокую квалификацию. Достаточно прочесть документацию и посмотреть пару обучающих роликов.

Безусловно, чем больше предприятие, тем дороже будет осуществить автоматизацию бизнес-процессов в системе документооборота. Это связано с невозможностью использования стандартизированных программ.

Каждое предприятие нуждается в своей собственной экосфере делопроизводства. Поэтому при разработке СЭД тщательно изучаются все бизнес-процессы, протекающие на предприятии. Иногда это может занимать длительный срок, зато результат быстро окупится.

Как протекает процесс внедрения?

Внедрение СЭД — это установка оборудования, создание внутренних сетей, инсталляция необходимого программного обеспечения, а также обучение персонала. Последнее — очень важно для достижения наивысшей эффективности.

Результатом внедрения является 100% безбумажное делопроизводство:

• Однократный ввод документа в систему, регистрация в единой базе. Отсутствие дубликатов.
• Выявление стадии движения документа и ответственного за его исполнение сотрудника.
• Удобный поиск по минимальным заданным параметрам. Трекинг по штрих-коду. Эффективная отчетность.

Учитывая, что в нынешних условиях быстрота реакции на меняющуюся конъюнктуру рынка является одним из составляющих успеха, СЭД — обязательный этап автоматизации любого бизнеса.

Наша компания при разработке систем ориентируется на пожелания заказчика, упрощает процесс инсталляции и настройки. Это позволяет сотрудникам заказчика быстро осваивать электронный документооборот и вливаться в работу.

Подробнее о том, что представляет собой система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов, вы можете узнать у нашего менеджера. Звоните, будем рады помочь!

Источник: taxnet.ru

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота

Маслова, А. В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота / А. В. Маслова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 7 (141). — С. 265-267. — URL: https://moluch.ru/archive/141/39829/ (дата обращения: 21.05.2023).

Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, — позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами. Автоматизация бизнеса — это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации, максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя — сотрудника предприятия, — автоматизация производства — это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.

Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:

‒ организации и управления работы с клиентской базой;

Требуется строгое контролирование документооборота для увеличения эффективности ведения и безупречности организации финансовой отчетности, управленческого учета. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, позволяющим максимально точно и профессионально организовать решение вопросов, связанных с движением документов. [1]

Система управления документами

От успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников. Работа с документами — неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.

Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.

СЭД позволяют автоматизировать:

1. Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;
2. Сканирование документов с последующим вводом и сохранением в системе;
3. Составление, согласование, подписание новых документов;
4. Рассылка распоряжений исполнителям и контроль их исполнения;
5. Работа по хранению и рассылке электронных документов.

СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа. [2] Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

Бизнес-процесс в деятельности компании — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей. Системе под силу автоматизировать следующие процессы:

‒ Регистрация документов: вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система формирует контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска все документы получают свои штрих-коды. На смену обычной подписи приходит электронно-цифровой аналог.

‒ Назначение поручений: автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по любому документу, в котором указываются исполнители. После этого документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководство имеет доступ ко всей картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.

‒ Организация контроля исполнения документов: контроль за исполнением документов ведется в автоматическом режиме. В системе существует возможность установить контрольные сроки для каждого документа в соответствии с законодательством РФ. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.

‒ Поиск документов: упрощение поиска нужных документов достигается за счет набора реквизитов у каждого документа, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Существует также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.

‒ Администрирование: все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором системы при регистрации согласно структуре предприятия. При этом пользователь может самостоятельно настроить параметры своего рабочего стола и личные папки. [3]

В нынешних условиях конкуренции часто побеждает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок. Сотрудник, который работает с документами, тратит около одного часа на поиск необходимых данных. Из чего можно заключить, что за месяц получается ориентировочно 2,5 дня. Если учесть все затраты на одного работника, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для сбережения денежных средств предприятия.

Эффективность автоматизации документооборота

Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей. К первой группе относятся:

‒ Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы, на оборудование, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.

‒ Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), на прохождение документов, на поиск нужных документов, на их повторное использование.

Ко второй группе эффектов относятся:

‒ Повышение прозрачности движения документов: современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всей работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля, выявляя проблемы и принимая меры для усовершенствования системы управления. Каждый сотрудник получает возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководитель имеет возможность видеть в онлайн режиме ход выполнения бизнес-процессов.

‒ Организация единого корпоративного информационного пространства: современная система документооборота должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

‒ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации: корпоративные данные сохраняются в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение организации, его знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками.

‒ Повышение управляемости компании в целом: ускорение информационных потоков и уменьшение количество ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом. [4]

1. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kratko-o-roli-informatsionnyh-sistem-upravleniya-biznes-protsessami
2. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/pochemu-kompanii-nuzhdayutsya-v-avtomatizaczii-elektronnogo-dokumentooborota
3. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kak-povyisit-effektivnost-upravleniya-dokumentooborotom-organizaczii
4. Interface.ru. Internet and Software company. URL:http://www.interface.ru/home.asp?artId=637

Основные термины (генерируются автоматически): электронного документооборота, Эффективность автоматизации документооборота, системы электронного документооборота, нужных документов, строгое контролирование документооборота, внедрения электронного документооборота, процессами документооборота дистанционно, управления документами, автоматизированной системы документооборота, современная система документооборота, поиска нужных документов, поиск нужных документов, рассылке электронных документов, подписание новых документов, контроля исполнения документов, прозрачности движения документов, Сканирование документов, движением документов, хранение бумажных документов, выполнению документов.

Источник: moluch.ru

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
• Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
• При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Источник: timeweb.com