В метрике стоимости и длительности анализ позволяет не только оценить затраты времени и ресурсов на выполнение процесса, но и выявить варианты снижения затрат. Наиболее популярными методами являются: метод анализа стоимости процесса – функционально-стоимостной анализ (ФСА), анализ продолжительности выполнения процесса, методы календарного планирования и др.
ФСА – метод определения стоимости услуг, сервисов, исполняющих функции, и ресурсов в качестве основы для выполнения функции. При традиционной системе расчета расходы на производство товаров и услуг с использованием утвержденных коэффициентов. В методе ФСА распределение накладных расходов между отдельными продуктами осуществляется на базе необходимых для их производства процессов (наборов функций). Т.о., расходы распределяются не напрямую на продукцию, а сначала определяются затраты на выполнение отдельных функций, а затем они переносятся на изделия.
— более точно определить стоимость продукции;
— выявить возможности перераспределения ресурсов;
— оптимизировать БП и т.д.
ФСА – метод, используемый как для текущего управления, так и для принятия стратегических решений. В качестве основы для проведения ФСА может использоваться IDEF0-модель БП. Объектами определения стоимости являются выходы функциональных блоков IDEF0-модели. Существующая стоимость выходов равна стоимости выполнения соответствующих функций. Она, в свою очередь, определяется стоимостью используемых ресурсов, представленных как входные дуги, дуги управления и механизмов.
В настоящее время длительность бизнес-процессов также является одним из основных факторов, определяющих конкурентоспособность организации. В современной динамичной среде, на рынке с большой конкуренцией и требовательными клиентами наиболее конкурентными оказываются те компании, бизнес-процессы которых имеют наиболее короткие сроки исполнения.
Одним из наиболее часто используемых при оптимизации бизнес-процессов временных показателей является показатель эффективности производственного или операционного цикла – MCE (Manufacturing Cycle Effectiveness), рассчитываемый как отношение суммарного времени выполнения всех операций процесса к длительности общего цикла бизнес-процесса. Данный показатель всегда меньше единицы, так как в процессах существуют временные разрывы и в большинстве случаев он лежит в пределах 0,05-0,2.
Анализ рисков процесса
Операционный риск можно определить как риск прямых или косвенных убытков в результате неверного исполнения бизнес-процессов, неэффективности процедур внутреннего контроля, технологических сбоев, несанкционированных действий персонала или внешнего воздействия.
Операционный риск критичен для тех процессов, которые характеризуются:
— значимостью для деятельности организации в целом;
— большим числом транзакций в единицу времени;
— сложной системой технической поддержки.
Выделяемые обычно риск-факторы аналогичны показателям состояния внутренней операционной среды и бизнес-процессов – объем операций, оборот, процент ошибочных действий. Управление операционными рисками – проблема, решаемая построением прозрачных и управляемых бизнес-процессов, правильной организационной структурой с опорой на экспертное знание.
Этапы анализа рисков процесса:
1) структуризация рисков;
2) описание рисков и процессов, их предотвращающих;
3) определение рисков в бизнес-процессах.
26-30: http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/case/modelka.htm
Инструментальные средства, предназначенные для моделирования информационных систем, могут быть отнесены к одной из следующих категорий:
— локальные, поддерживающие один-два типа моделей и методов (Design/IDEF, ProCap, S-Designor, “CASE. Аналитик”);
— малые интегрированные средства моделирования, поддерживающие несколько типов моделей и методов (ERwin, BPwin);
— средние интегрированные средства моделирования, поддерживающие от 4 до 10—15 типов моделей и методов (Rational Rose, Paradigm Plus, Designer/2000);
— крупные интегрированные средства моделирования, поддерживающие более 15 типов моделей и методов (ARIS Toolset).
При разработке ИСУП локальные средства моделирования могут быть использованы только на концептуальном уровне для предварительного анализа или как средство демонстрации заказчику общих предложений по будущему проекту. Задача комплексного анализа системы локальными средствами не может быть решена.
Малые интегрированные средства моделирования, как правило, “исторически выросли” из локальных. Так же, как и последние, они изначально не были ориентированы на комплексный анализ систем. Возможности по интеграции различных моделей в рамках общей модели появились в процессе совершенствования и развития этих программных средств. Характерными особенностями этой категории является наличие в инструментальном средстве независимых компонентов и интеграция моделей путем экспорта и импорта данных.
Типичный представитель малых интегрированных средств моделирования — комплект программных продуктов Platinum Technology (CA/ Platinum/Logic Works), основанный на популярных пакетах BPwin и Erwin.
BPwin. Поддерживает три методологии моделирования: IDEF0 (диаграммы функций), IDEF3 (только диаграммы процессов), DFD (диаграммы потоков данных) и обеспечивает интеграцию моделей трех типов без экспорта или импорта данных. Интеграция выполняется как путем слияния нескольких моделей, так и посредством переключения на различные методологии в процессе разработки отдельных диаграмм модели. Предусмотрено расширение возможностей анализа систем как в самом пакете BPwin (функционально-стоимостный анализ), так и с помощью экспорта данных в другие пакеты.
ERwin. Поддерживает несколько разновидностей методологии информационного моделирования, основанной на ER-диаграммах (сущность — связь). Интеграция моделей BPwin с моделями ERwin выполняется путем обмена данными через функции экспорта/импорта.
Малые интегрированные системы, так же как и локальные, практически не позволяют выполнить комплексный анализ систем, который в большей или меньшей степени необходим для создания малых, средних и крупных ИСУП. С их помощью можно разрабатывать локальные ИСУП или небольшие подсистемы, предназначенные для автоматизации отдельных бизнес-цепочек, т. е. когда нет необходимости в комплексном анализе предприятия. Типичная сфера использования малых интегрированных средств — решение задач так называемой “кусочной” автоматизации предприятия.
Средние интегрированные средства моделирования. Эта категория представлена программными продуктами, при создании которых изначально были заложены требования комплексного использования различных методов и типов моделей. Продукты средней категории имеют единую среду для разработки всех поддерживаемых типов моделей, что позволяет применять одни и те же объекты в разных моделях.
К средним интегрированным средствам можно отнести такие известные продукты, как Rational Rose (Rational Software), Paradigm Plus (CA/Platinum), Designer/2000 (Oracle).
Rational Rose и Paradigm Plus основаны на объектно-ориентированном подходе к моделированию и ориентированы на метод UML (Unified Modeling Language).
Помимо UML поддерживаются и другие методы. Отличия между Rational Rose и Paradigm Plus состоят в основном в доступных пользователю типах диаграмм и методов.
Последние версии Rational Rose позволяют строить восемь типов диаграмм UML: диаграммы прецедентов (Use Cases Diagrams), диаграммы классов (Class Diagrams), диаграммы последовательности (Sequence Diagrams), диаграммы сотрудничества (Collaboration Diagrams), диаграммы состояний (State Diagrams), диаграммы действий (Activity Diagrams), компонентные диаграммы (Component Diagrams), диаграммы развертывания (Deployment Diagram). Основным типом диаграмм, своеобразным ядром моделирования в UML являются диаграммы классов. Кроме UML предусмотрено использование и других методов (Booch, OMT). Пакет применим на всех стадиях и циклах создания ИСУП.
Пакет Paradigm Plus ориентирован на методологию OOCL (Object Oriented Change and Learning) и компонентную технологию проектирования и разработки. Он поддерживает диаграммы различных методов (UML, CLIPP, TeamFusion, OMT, Booch, OOCL, Martin/Odell, Shlaer/ Mellor, Coad/Yourdon). Пакет может быть использован на всех циклах создания ИСУП.
В состав Designer/2000 входят Process Modeller и System Modeller. Process Modeller предназначен для разработки моделей процессов, а System Modeller — для моделей иерархии функций (Function Hierarchy Diagrammer), моделей потоков данных (Dataflow Diagrammer) и моделей типа сущность — отношение (Entity Relationship Diagrammer) (рис. 4).
Process Modeller позволяет повысить наглядность представления процессов за счет анимации и использования мультимедийных файлов, он пригоден для всех стадий разработки ИСУП.
Средства моделирования среднего класса предназначены для выполнения комплексного анализа систем. Они могут быть успешно применены при создании малых и средних ИСУП, особенно с этапа анализа спецификаций. Слабая сторона — недостаточные возможности для моделирования и анализа на верхнем уровне (анализ требований).
Крупные интегрированные средства моделирования. К этой категории относится инструментальное средство, специально предназначенное для проектирования крупных ИСУП, таких, например, как системы управления предприятием класса ERP.
Это — семейство ARIS (ARIS Toolset, ARIS Easy Design) компании IDS Sheer AG. В ARIS воплощен практический опыт множества аналитиков, работающих в области проектирования ИСУП, а также учтены недостатки существующих инструментальных средств. Отличительная особенность ARIS — особое внимание к первому уровню анализа (анализ требований).
Не отказываясь от классификации инструментальных средств на локальные, малые, средние и крупные, используем также другую классификацию инструментальных средств, аналогичную классификации ИСУП на ERP — не-ERP.
Принадлежность к категории ERP для средства моделирования означает, что оно предназначено для выполнения комплексного анализа на всех стадиях (требования, спецификации, внедрение) разработки ИСУП класса ERP. Естественно, такое средство может быть использовано при создании любых других ИСУП, а не только ERP.
Если же средство моделирования принадлежит к категории не-ERP, это означает, что оно не предназначено для выполнения всех уровней анализа при проектировании ИСУП класса ERP, но его (средство) можно использовать при создании локальных, малых или средних ИСУП, не относящихся к классу ERP.
Из рассмотренных выше инструментальных средств к категории ERP можно отнести только ARIS.
ARIS обеспечивает четыре различных “взгляда” на моделирование и анализ. Для каждого “взгляда” поддерживаются три уровня анализа (требования, спецификации, внедрение). Каждый из уровней анализа состоит из своего комплекта моделей различных типов, в том числе диаграмм UML, диаграмм SAP/R3 и др. Каждый объект моделей ARIS имеет множество атрибутов, которые позволяют контролировать процесс разработки моделей, определять условия для выполнения функционально-стоимостного анализа, имитационного моделирования, взаимодействия с workflow-системами и т. д.
“Взгляды” ARIS: Процессы, Функции (с Целями), Данные, Организация — являются “комнатами”, из которых
Рис. 7. Количество типов моделей ARIS для разных “взглядов” и уровней моделирования
состоит так называемый домик ARIS. Главная “комната” домика ARIS (основной “взгляд”) — Процессы, для моделирования которых предназначено 57 типов моделей из 85. Процессный взгляд является характерной особенностью и для ERP- систем, предназначенных для автоматизации процессов, пронизывающих организационную структуру предприятия.
Понятие домика ARIS позволяет не только наглядно представить “взгляды” на моделирование. Домик используется и в процессе моделирования для выбора комплекта моделей, соответствующего “взгляду” и уровню анализа.
Резюме. Все рассмотренные выше инструментальные средства широко используются для моделирования и анализа систем, в том числе и при создании ИСУП.
Среди локальных и малых инструментальных средств весьма популярными остаются программы, основанные на реализации структурного подхода к анализу и проектированию систем и методологий IDEF. Несмотря на почтенный возраст, направление IDEF развивается и сегодня, правда, в основном в США. На сайте Knowledge Based Systems, Inc. (www. kbsi.com) содержится информация о методологиях IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF3, IDEF4, IDEF5, IDEF6, IDEF8, IDEF9, IDEF14 и инструментальных средствах их поддержки (AI0 WIN, SmartER, ProCap и др.). Все они относятся к категории локальных инструментальных средств.
Среди малых инструментальных средств доминируют пакеты BPwin и ERwin компании Platinum. Эти пакеты, например, являются стандартными средствами для анализа процессов в НATO.
Локальные и малые инструментальные средства могут быть использованы при разработке соответственно локальных и малых ИСУП. Для средних и крупных ИСУП использование этих средств имеет смысл в качестве дополнения к более универсальному инструментальному средству средней категории.
Средства моделирования средней категории, как правило, основаны на использовании объектно-ориентированного подхода к моделированию и анализу систем. Фактическим стандартом для этой категории инструментальных средств является унифицированный язык моделирования UML.
По данным исследовательской компании International Data Corporation, среди инструментальных средств, которые можно отнести к этой категории, лидирующее положение занимает пакет Rational Rose. Прибыль от продажи Rational Rose за 1998 г. превышает суммарную прибыль от продажи продуктов четырех ближайших конкурентов: STERLING, SELECT, Platinum, AONIX www.rational. com/products/rose/prodinfo/2000ds.jtmpl.
Средние интегрированные средства предназначены в основном для уровней анализа спецификаций и внедрения. Они удобны при разработке средних, малых и локальных ИСУП. Недостаточные возможности для анализа на уровне требований могут быть компенсированы путем их использования вместе с локальными или малыми инструментальными средствами.
Система ARIS как крупное интегрированное средство моделирования имеет уникальные возможности для моделирования и анализа систем. Моделирование в ARIS может выполняться как “сверху вниз”, так и “снизу вверх”. Для конкретных разработок количество используемых типов моделей и методик может быть ограничено с помощью специальных фильтров. Система позволяет контролировать процесс моделирования и выполнять расширенный анализ системы: определение целей и критических факторов, оценку рисков и конкурентов и др. Система ARIS предоставляет аналитикам возможность интегрированного “управления всеми ресурсами”, необходимыми для использования на всех уровнях анализа при разработке ИСУП любой сложности.
31: http://www.cfin.ru/management/iso9000/qm/Improving_Business_Processes.shtml
Качественный менеджмент бизнес-процессов способен обеспечить значительные преимущества любой команде или организации. Однако, чтобы их добиться, необходимо применять системный подход к совершенствованию бизнес-процессов. Специалисты рекомендуют осуществлять менеджмент сравнительно сложных бизнес-процессов, используя шести-ступенчатую схему:
— Планирование. Выберите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду.
— Анализ. Тщательно изучите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать.
— Редизайн. Определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в избранный процесс.
— Привлечение ресурсов. Обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.
— Внедрение. Внесите необходимые изменения.
— Непрерывное совершенствование. Регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения.
Разумеется, если вы собираетесь лишь несколько видоизменить какой-нибудь из простых бизнес-процессов внутри вашего подразделения, нет нужды скрупулезно реализовывать каждый из шести шагов. Достаточно просто по-быстрому обдумать каждый из них. Предположим, вы хотите упростить процесс принятия решений в своем отделе.
До сих пор в течение недели до принятия решения вы беседовали с каждым членом коллектива. Но после того, как в отделе прибавилось сотрудников, эта процедура стала слишком долгой и громоздкой. Подумав, вы предлагаете изменить ее и еженедельно проводить встречи всех членов своей команды, на которых бы обсуждались ключевые вопросы. В результате предпринятых изменений вы сэкономите время, которое потратите на более продуктивную деятельность.
Источник: cyberpedia.su
Технология анализа и оптимизации бизнес-процессов
В настоящее время длительность бизнес-процессов также является одним из основных факторов, определяющих конкурентоспособность организации. В современной динамичной среде, на рынке с большой конкуренцией и требовательными клиентами наиболее конкурентными оказываются те компании, бизнес-процессы которых имеют наиболее короткие сроки исполнения.
Если у предприятия срок обработки заказа и отгрузки продукции хотя бы на 5-20% меньше, чем у конкурента, то конкурентная позиция данной компании является очень высокой. Существуют оценки, что при сохранении данной конкурентной позиции в долгосрочной перспективе до 3 лет компания может стать монополистом на своем рынке. Сейчас многие российские компании вынуждены снижать время своих основных бизнес-процессов, в особенности процессов по обслуживанию клиентов. Подобные требования предъявляются и к управленческим процессам, что способствует принятию более своевременных решений, обеспечивающих выживаемость и конкурентоспособность организаций. Поэтому показатели, характеризующие время бизнес-процессов, образуют третью важную группу показателей.
Например, одним из наиболее часто используемых при оптимизации бизнес-процессов временных показателей является показатель эффективности производственного или операционного цикла – MCE (Manufacturing Cycle Effectiveness) , рассчитываемый как отношение суммарного времени выполнения всех операций процесса к длительности общего цикла бизнес-процесса. Данный показатель всегда меньше единицы, так как в процессах существуют временные разрывы и в большинстве случаев он лежит в пределах 0,05-0,2.
Источник: hr-portal.ru
Анализ стоимости и длительности бизнес-процессов
Метрики стоимости и длительности являются наиболее важными характеристиками любого бизнес-процесса. Анализ процессов по данным метрикам позволяет не просто оценить суммарные затраты времени и ресурсов на выполнение процесса, ио и выявить «узкие места», а также варианты снижения затрат. Наиболее популярным методом анализа стоимости процесса является функционально-стоимостной анализ (ФСА, Activity Based Costing — АВС). Наиболее распространенными методами анализа продолжительности выполнения процесса являются методы календарного планирования и управления проектами.
Функционально-стоимостной анализ
Это метод определения стоимости изделий, услуг и сервисов, использующий в качестве основы функции и ресурсы на выполнение функций. При традиционной системе расчета накладные расходы на производство отдельных товаров и услуг распределялись с использованием утвержденных коэффициентов, что не всегда точно отражало действительность. К тому же за последние годы существенно изменилась структура затрат на предприятии. Производственные затраты сокращаются и нс могут служить достоверным базисом для определения накладных расходов.
При использовании метода ФСА распределение накладных расходов между отдельными продуктами осуществляется на базе необходимых для их производства процессов (набора функций). Таким образом, расходы распределяются не напрямую на продукцию, а сначала определяются затраты па выполнение отдельных функций, а затем уже эти затраты переносятся на изделия (рис. 4.4) [30].
Функционально-стоимостной анализ позволяет:
- • более точно определить себестоимость продукции;
- • выявить ненужные функциональные затраты;
- • выявить возможности перераспределения ресурсов;
- • сравнить альтернативные варианты снижения затрат;
- • оптимизировать бизнес-процессы.
ФСА-метод используется как для текущего (оперативного) управления, так и для принятия стратегических решений.
Источники издержек для функций
Источники издержек дтя объектов
Рис. 4.4. Различия между ФСА и традиционным методом учета затрат
В качестве основы для проведения функционально-стоимостного анализа может использоваться IDEFO-модель бизнес-про-цесса. Объектами определения стоимости (стоимостными объектами) являются выходы функциональных блоков IDEFO-модели. Суммарная стоимость выходов блока равна стоимости выполнения соответствующей функции. В свою очередь, стоимость выполнения функции определяется через стоимость используемых ресурсов, представленных как входные дуги, дуги управления и механизмов (рис. 4.5) [20].
Можно выделить стандартные категории расходов (платы за используемые ресурсы), общие для всех функциональных блоков. Эти категории называются в ФСА-методе центрами стоимости (cost centers). Примеры цен тров стоимости (затрат):
• рабочая сила — зарплата исполнителей функции;
Рис. 4.5. Иллюстрация терминов ФСА
Стоимость выполнения любого функционального блока определяется как сумма стоимостей по всем центрам затрат. Таким образом, центры затрат трактуются как статьи расходов на выполнение функции.
Расчет издержек может проводиться на разных уровнях [30]:
- • уровень единиц — расчет для каждой выпускаемой единицы продукции;
- • уровень партий — расчет для каждой партии продукции;
- • уровень продукта — расчет для вида продукции вне зависимости от количества;
- • уровень предприятия — расчет для функций, не имеющих прямого отношения к продуктам (общих функций).
Рассмотрим пример расчета стоимости оборудования для некоторой функции на уровне единицы продукции. Известно, что годовая стоимость работы пресса, включая прямые и накладные расходы, оценивается в 250 тыс. долл. Производительность составляет 25 тыс. изделий в год, тогда стоимость данного источника издержек — 10 долл, за продукт. Этот показатель можно рассчитать исходя из затрат времени работы пресса (10 мин. на продукт, т. с. 6 сд./ч) и стоимости работы пресса (60 долл./ч) [30].
Как известно, IDEFO-модель представляет собой иерархию функциональных блоков разного уровня. ФСА-метод позволяет рассчитывать стоимость блоков верхнего уровня через стоимости дочерних блоков (подблоков). Для этого необходимо задать частоту выполнения каждого из дочерних блоков (число раз, которое соответствующая функция выполняется в рамках выполнения родительской функции). Затем стоимость каждого дочернего блока умножается на его частоту и результаты складываются.
Рассмотрим расчет стоимости родительской функции на примере модели, приведенной на рис. 4.6 [20].
Г отовое изделие
Рис. 4.6. Пример IDEFO-модсли
Расчет производится для партии из 8 изделий с учетом того, что вероятность брака для каждой функции равна 50 %. В этом случае частота выполнения блока А1 составляет 8 раз, для блока
А2 — 4 раза, для блока АЗ — 2 раза. Стоимости блоков А1, А2 и АЗ составляют соответственно 50, 150 и 300 руб. Тогда стоимость родительского блока АО составит 1600 руб. (50 х 8 + 150 х х 4 + 300 х 2).
Если же переставить блоки местами, например, сначала выполнять функцию «Испытание на стенде», затем «Пробное включение» и в конце «Внешний осмотр», то стоимость родительского блока составит уже 3100 руб. (300 х 8 + 150 х 4 + 50 х 2).
Методы календарного планирования
и управления проектами
Данные методы используются для планирования действий по выполнению процессов (чаще всего — единовременных проектов) и контроля хода выполнения в соответствии с планом. С их помощью можно: оценить общее время, необходимое для выполнения процесса; сравнить разные варианты, отличающиеся порядком следования действий; оценить расхождения между планируемыми и реальными сроками выполнения. Имеется ряд компьютерных инструментальных средств управления проектами, краткая характеристика которых приводится в главе 5.
Большинство методов управления проектами используют график Г анта и/или сетевой график.
График Ганта широко используется для формирования и анализа календарных планов. Это контрольная схема, на которой по горизонтали отмечают время, а по вертикали — работы (задачи, операции, шаги процесса). На рис. 4.7 приведен пример графика Ганта.
I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX
Рис. 4.7. График Ганта
Закрашенные прямоугольники представляют собой сроки выполнения работ. Они располагаются на уровне, соответствующем работе, и пересекают вертикальные линии: левая сторона прямоугольника означает время начала работы, правая — время окончания. Дополнительные пометки позволяют отобразить процент реального выполнения работы. На графике отображается также текущая дата (вертикальной линией красного цвета).
Сетевой график представляет собой ориентированный граф одного из двух видов: граф, в котором вершины означают работы, а дуги — переходы между ними; граф, в котором дугами являются работы, а вершинами — события (стимулы и результаты выполнения работ). На рис. 4.8 представлен пример сетевого графика второго типа [11.
- 1 — подобрать людей;
- 2 — найти место для офиса;
- 3 — заказать мебель;
- 4 — разработать инструкции;
- 5 — проинструктировать;
- 6 — начать работу.
а — начало; g — конец;
b — наняты работники;
с — подписан договор аренды;
d — офис обставлен;
е — инструкции разработаны;
f — инструктирование проведено
Рис. 4.8. Сетевой график
Для каждой работы задается время ее выполнения. Поскольку срок выполнения может колебаться, как правило, задаются три оценки: О — оптимистическая оценка, В — наиболее вероятная и П — пессимистическая оценка. Время выполнения работы определяется по формуле [1] Т= (О + 4В + П) / 6.
Время реализации всего процесса определяется так называемым критическим путем. Путь — это последовательность действий, ведущих от начала проекта до его завершения. На рис. 4.8 можно найти три пути: l)a-b-e-f-g;2) a-b-d-a-c-f-g.
Протяженность каждого пути определяется как сумма времени иа выполнение каждого действия в цепочке. Самый длинный путь будет критическим путем, и именно это время будет отведено для реализации всего проекта [1].
Источник: ozlib.com
