Общее правило таково: если вы хотите внести улучшения в некоторый объект, то прежде всего надо знать его текущее состояние. Это правило работает и при совершенствовании бизнес-процесса.
Если вы не знаете, что представляет собой рассматриваемый процесс и как он функционирует, то будет очень трудно установить, какие начинания нужно инициировать и дадут ли они эффект в конечном итоге. Таким образом, документирование данного процесса — первый шаг в любой деятельности по совершенствованию.
Документирование бизнес-процесса в принципе может возникнуть в два разных момента времени: 1) шаг за шагом в связи с проектами, включающими конкретный процесс; 2) все сразу в начале общего «путешествия за совершенствованием». Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию.
Документирование процесса в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям: • общему пониманию в команде совершенствования сути рассматриваемого процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осуществляет его различные шаги; • определению масштаба процесса как его границ со смежными процессами; • если надо, можно выделить в основном процессе более частные проблемы.
Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Сначала не надо документировать многие процессы. Это можно сделать потом, когда потребуется. Такой подход, видимо, предпочтителен для малых организаций с ограниченными ресурсами, а также для предприятий с быстро меняющимися бизнес-процессами.
Если выбран второй способ — «путешествие за совершенствованием», то к решаемой проблеме нужно отнестись глобально. Приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов, т.е. придется рассмотреть от 15 до 10 различных бизнес-процессов. Понятно, сразу все процессы, протекающие на предприятии, изучить невозможно.
Проблема заключается в том, чтобы документировать самые важные из них. Второй способ документирования имеет следующие преимущества: • в работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется положительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация.
Это полезно для последующих проектов; • на основании такого опыта высшее руководство составит правильное представление об организации и о потребности в конкретных проектах по совершенствованию. Выполненная работа помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой совершенствования предприятия (см. рис.
2). • рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет выделить узкие места, которые следует «расшивать». Второй способ документирования представляется более ценным, так как позволяет глубже оценить потребности во времени и в ресурсах. Второй способ считается более предпочтительным, так как он лучше укладывается в схему совершенствования бизнес-процесса.
Такой подход позволяет создать основу для процесса самооценки, что в свою очередь гарантирует реализацию намеченных инициатив по совершенствованию. Сравнивая эти два способа, следует иметь в виду, что большинство компаний имеют хорошие основы для документирования процессов, в форме процедур, созданных для сертификации по стандарту ИСО 9001.
В этих материалах обычно представлены оба способа описания процессов, а также некоторые графические представления. Они весьма функциональны и, следовательно, снижают нагрузку (уменьшают объем работы). Следует иметь в виду, что процедуры и процессы, описанные в учебниках по управлению качеством, часто отражают идеальную,а не реальнуюситуацию.
В работе по совершенствованию важно отталкиваться от реальной ситуации, чтобы суметь выделить проблемные области. Более того, это факт, что большинство процессов в значительной степени меняются, поэтому их уже имеющиеся описания зачастую оказываются неточными или просто ошибочными.
Предварительная перепроверка имеющейся информации может сэкономить затраты на выполнение большого объема бесполезной работы. Целью всегда должно быть документирование процесса в том виде, в каком он существует фактически,а не в том виде, в каком он нам представляется. 3. Идентификация бизнес – процессов.
Прежде чем начать документирование бизнес-процесса, убедитесь в том, что этот процесс идентифицирован. В ряде случаев это может оказаться непростой задачей, так как не всегда очевидно, в каком именно процессе задействован тот или иной отдел предприятия, имеющего структуру, выстроенную по функциональному принципу.
Чтобы разобраться в ситуации, рассмотрим два дополняющих друг друга подхода, предложенных Д. Пеппардом. Первый и самый простой подход — составить список всех бизнес-процессов, которые предположительно имеют ключевое значение для организаций.
Эта работа часто основывается на уже существующих, ранее составленных описаниях процессов или процедурах, выполненных в свое время, например, для сертификации предприятия в соответствии со стандартом ИСО 9001 или для других целей. Второй, более плодотворный и систематический подход — выделение следующей последовательности элементов: • стратегияпредприятия, которая определяется и формируется: • заинтересованными сторонами(т.е. организациями, институтами или частными лицами, имеющими легитимный интерес к организации ее бизнес — процесса), которые: • имеют определенные ожидания в отношениипродукции или услуг, поставляемых организацией благодаря: • бизнес-процессам,с помощью которых производят эту продукцию и услуги, а также поддержку и возможность их производства.
Проходя эту последовательность элементов по очереди, гораздо проще идентифицировать бизнес-процессы и понять, что надо для оправдания ожиданий заинтересованных сторон. Важно, чтобы каждое предприятие имело четкую формулировку своей стратегии. Если этого нет, то нет и готовности перейти на процессную ориентацию.
Если же стратегия сформулирована четко, то выявить заинтересованные стороны можно довольно легко, даже если в их число входят не только очевидные (например, потребители). Важные заинтересованные стороны -это еще собственники, сотрудники, поставщики, правительство, местное сообщество и т.д. Все заинтересованные стороны имеют определенные ожидания в отношении организации.
Определение этих ожиданий обычно упрощает ситуацию, даже если иногда возникают взаимодействия заинтересованных сторон. Когда же все эти ожидания определены и ранжированы с учетом предпочтений по степени важности, можно приступить к идентификации бизнес — процессов, которые реализуются для выполнения этих ожиданий.
При движении в обратном направлении от выхода к заинтересованным сторонам через первичные и поддерживающие процессы и их входы, некоторое напряжение появляется в бизнес-процессах. Даже если какой-либо бизнес-процесс не принимается во внимание этим подходом, хотя и действует в организации, то это фактически тоже самое. Если его опустить из рассмотрения, ничего не изменится.
После того, как были определены ключевые бизнес-процессы, можно приступать к реальной работе по документированию каждого отдельного процесса. При документировании процесса может пригодиться следующая двухшаговая процедура: 1. Дайте определение процессу и опишите его качественно. Желательно с использованием анализа, который называется картированием взаимосвязей.Это предполагает ответы на вопросы вроде: a) Кто потребитель бизнес-процесса и что служит его выходом? b) Кто поставщик этого процесса и что служит его входом? c) Какие требования предъявляются ко входу и выходу этого процесса? d) Каков внутренний поток действий этого процесса? 2. Нарисуйте блок-схемупроцесса.
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net
Документирование бизнес-процессов
В системе ELMA существует возможность документирования бизнес-процессов (формирования документации по ним).
Документация по процессу– это веб-страница с внутренними гиперссылками, в которой заключена вся техническая информация о процессе: карта процесса, матрица и зоны ответственности, метрики и показатели, контекстные переменные, элементы модели процесса, переходы, сценарии.
В веб-приложении документация по процессам располагается в подразделе Документированиераздела Процессы(рис. 1). Раздел Документированиесостоит из двух частей:
Мои процессы
В подразделе Мои процессырасположена документация по процессам, в которых текущий пользователь является владельцем или куратором .
Рис. 1. Подраздел “Документирование – Мои процессы”
Щелкнув мышью по названию процесса, Вы переместитесь на страницу документации по процессу (рис. 2). На странице расположена таблица со списком опубликованных версий процесса и информацией по ним:
Дата публикации версии;
Автор версии;
Комментарии к версии;
Документация . Если напротив версии процесса есть ссылка Документация, то, пройдя по ней, в новой вкладке интернет-браузера откроется документация по конкретной версии процесса .
Ссылка Документацияпоявляется только напротив тех версий процесса, по которым она была создана, т.е. в которых при публикации в Дизайнере поле Генерировать документацию было помечено флагом.
Рис. 2. Страница документации по процессу “Заявка на приобретение офисной техники”
Вся документация
В подразделе Вся документацияотображается полное дерево процессов как в Дизайнере (рис. 3). Данный подраздел появляется только у тех пользователей, которые обладают правом полного доступа к разделу Документирование. Права назначаются в разделе Администрирование–Пользователи–Настройки доступа–Глобальные настройки доступа–Процессы–Полный доступ к разделу «Документирование».
Рядом с процессом отображается номер его опубликованной версии .
Рис. 3. Подраздел “Документирование – Вся документация”
Нажав кнопкой мыши по названию процесса, Вы переместитесь на страницу документации по процессу (рис. 2).
Источник: www.elma-bpm.ru
Руководство по эффективному документированию бизнес-процессов
Хорошо документированные бизнес-процессы позволяют организациям обеспечить бесперебойную работу, сокращать временные затраты, упростить сложные процессы и многое другое. Процесс документирования — важная часть разработки и управления бизнес-процессами. В конечном счете, набор документации по бизнес-процессам предприятия поможет устранить хаос и обеспечит основу для более эффективного и последовательного управления.В этой статье мы рассмотрим важность документирования бизнес-процессов, ключевые шаги разработки документации по процессу, и как эти задачи реализованы в программном обеспечении для моделирования бизнес-процессов и корпоративной архитектуры SILA Union.
Что такое документирование бизнес-процессов?
Документация по процессу относится к подробным пошаговым инструкциям о том, как именно выполнить процесс. Это тип документации, охватывающий сбор и запись всей информации о конкретном бизнес-процессе, включая точные шаги, инструменты и процедуры, необходимые для достижения желаемого результата процесса.
Понимание построения базовых бизнес-процессов и подготовка документации по ним чрезвычайно важны для разработки. Обзор документации по процессу позволяет определить наилучший способ реализации бизнес-процесса.
По мере роста вашей организации сложность становится неизбежной. У вас будет больше сотрудников, больше шагов, больше задач и больше процессо. Создание и ведение точной технологической документации является одним из наиболее эффективных методов поддержания эффективности внутренних процессов и их работы по назначению.
Примеры документации по процессу:
- Визуальные карты процессов
- Блок-схемы
- Краткие справочные руководства
- Официальные документы
- Документы по адаптации
- Метрики
- Документация API
- и многое другое.
Цель документирования процесса
Документация по процессу позволяет отслеживать, понимать и анализировать текущие процессы, чтобы вы могли воспроизводить и улучшать их в будущем. Документация дает возможность узнать о каждом процессе и о том, как он выполняется, а также получать обратную связь для улучшения.
Документация по процессу помогает:
- Улучшить и оптимизировать различные процессы
- Анализировать и выявлять недостатки
- Улучшить качество процесса
- Экономить время и усилия разработки
- Повысить прозрачность создания бизнес-процесса
В конечном счете, документация по процессу может повысить эффективность и производительность бизнес-процесса как сейчас, так и в будущем. Надлежащая, адекватная документация требует усилий и ресурсов. Тем не менее, вклад в документирование бизнес-процессов определяет их качество, обеспечивает согласованность в процессах и действиях сотрудников, помогает достичь желаемого результата процесса, и соответственно, большей отдачи для бизнеса. Документация по процессу — это первое, на что вы можете ссылаться, когда вам нужно принять важное решение. Изучив документацию по процессу, вы получите всю необходимую информацию по процессу и определите наилучший способ его работы.
Кто участвует в этом процессе?
Документация по процессу может использоваться и создаваться широким кругом людей как внутри, так и за пределами конкретных видов деятельности и организаций.
- Команда проекта: Команда проекта или процесса отвечает за документацию. Эта команда должна подходить к созданию документации совместно, как команда. Тем не менее, разумно назначить ответственным кого-то, кто не участвует в повседневной деятельности, поскольку он будет в лучшем независимом положении для записи информации и будет более объективным.
- Заинтересованные стороны: Любой сотрудник вашей компании, участвующий в конкретном проекте или процессе, также должен быть заинтересован в документации по процессу, независимо от того, насколько мала его роль или, наоборот, насколько высок его пост.
- Внешние заинтересованные стороны: Обмен информацией с внешними сторонами может быть непростым делом, но важно получать информацию от внешних заинтересованных сторон. Они могут предоставить объективные мнения и свежие идеи.
- Материалы и ресурсы: Разумно учесть материалы и ресурсы — необходимо выделить необходимые ресурсы для поддержки документации.
Чтобы быть ценными и эффективными, бизнес-процессы должны быть тщательно разработаны, структурированы и задокументированы. Фиксируя как можно больше деталей о бизнес-процессе, вы можете достичь желаемых результатов.
Зачем нужно документировать бизнес-процессы?
Хотя для сознательного документирования каждого из ваших бизнес-процессов требуется некоторое время и усилия, выгоды от этого намного перевешивают первоначальные неудобства. Вот как документация по процессам помогает вашему бизнесу:
- Оптимизация бизнес–процессов — выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных бизнес-процессов.
- Автоматизация бизнес–процессов — документация по бизнес-процессам помогает находить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.
- Корпоративная база знаний как актив предприятия — это особенно важно, когда сотрудники входят в организацию или покидают ее.
- Операционная согласованность – когда все следуют одному и тому же процессу, вы создаете согласованность действий и поддерживаете свой стандарт.
- Повышение эффективности – четкие инструкции сокращают количество решений, устраняют путаницу и позволяют сотрудникам тратить меньше времени на выполнение задач.
- Сокращение количества ошибок.
- Обеспечение соответствия – облегчает запоминание необходимости соблюдения политик и нормативных актов.
- Проще отдавать на аутсорсинг (аутсорсинг бизнес–процессов) — при работе с подрядчиками обработка документов помогает им быстро адаптироваться к вашему способу работы, даже если они удаленные.
Как эффективно документировать бизнес-процессы в 2023 году?
Постарайтесь вовлечь всех, кто является частью бизнес-процесса, и выполните следующие действия:
Шаг 1:Определите область применения бизнес-процесса
Решите, какой бизнес-процесс вы собираетесь документировать, и определите его цель и объем. Определите, каким должен быть желаемый результат бизнес-процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов бизнес-процесса.
Шаг 2: Определите этапы бизнес-процесса
Соберите всю информацию об этапах бизнес-процесса от начала до конца и определите, какое бизнес-событие запускает бизнес-процесс.
Шаг 3:Опишите, кто вовлечен в бизнес-процесс
Определите каждого сотрудника, который будет отвечать за задачи процесса. Определите их роли.
Шаг 4: Отметьте бизнес-исключения из обычного потока бизнес-процессов
Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите исключения потока бизнес-процессов, и какие шаги бизнес-процесса будут предприняты для управления бизнес-исключениями.
Шаг 5: Проанализируйте и протестируйте бизнес-процесс
Соберите всех участников и проанализируйте бизнес-процесс. После этого протестируйте бизнес-процесс и посмотрите, нужно ли что-то улучшать.
Некоторые специалисты считают документацию процесса слишком административной функцией, требующей тщательного планирования без особых усилий. Однако многие бизнес-процессы могут выиграть от оптимизации, что приведет к лучшему пониманию каждого шага и действия. В результате заинтересованные стороны могут быстро устранить дублирующие действия, чтобы обеспечить лучшее время цикла.
Как SILA Union может помочь задокументировать ваш процесс
SILA Union — это программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, корпоративной архитектуры и проектирования цифровой трансформации. В единой информационной среде вы можете создавать, анализировать и совершенствовать бизнес-процессы, в том числе разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему.
Документируя бизнес-процессы в SILA Union, вы придете к лучшему пониманию каждого шага и действия, сможете определить конкретные области для улучшения, устранения узких мест и дублирующихся операций, повышения согласованности действий сотрудников и сохранения организационных знаний.
Источник: silaunion.ru
