Как планировать время в бизнесе

Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.

Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.

Пример

Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой.

Результат

Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, сдать декларацию в налоговую) и заканчивая планами (может быть, открыть ещё два магазина и слетать в Гренландию). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.

Как планировать свой день? Лучшие приемы тайм-менеджмента

Шаг 2

Расставьте приоритеты

Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:

1

Срочные и важные

Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.

2

Важные, но несрочные

Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.

3

Срочные, но неважные

Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.

4

Неважные и несрочные

Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.

Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.

Результат

Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.

Шаг 3

Делегируйте как можно больше

По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85 % операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.

7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе

Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:

• Specific (Конкретность) — точная постановка задачи, ориентация не на процесс, а на результат: не «Крась забор», а «Покрась весь забор».
• Measurable (Измеримость) — cотрудник должен понимать критерии оценки эффективности его работы, результат должен быть измеримым. Не «Трудиться весь день», а «Сделать продажи минимум на 100 тысяч рублей».
• Attainable (Достижимость) — цель должна быть реальной и достижимой.
• Relevant (Уместность) — выполнение задачи должно вести к достижению цели.
• Time-bound (Ограниченность во времени) — исполнителя необходимо ограничить во времени. Старайтесь учитывать риски: у вас должен быть запас, если сотрудник не справится.

Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.

Работая в онлайн-досках, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, закрепите срок выполнения. Если установите приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.

Результат

Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.

Шаг 4

Внедряйте гибкие практики

В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например «Канбан» и «Скрам».

Сейчас такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель до конца неизвестна. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.

Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:

• «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
• «Делаем» — сотрудник начал работу.
• «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
• «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
• «Принято» — готовые задачи.
• «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).

К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами — например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.

Результат

Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.

Шаг 5

Используйте тайм-менеджмент для личной эффективности

В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.

Выполнять их нужно постепенно. Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.

Этот метод подойдёт, когда нужно разобраться с небольшими делами. Если вы хотите эффективно работать над долгими и рутинными задачами, попробуйте технику «помидора»:

• за раз нужно съесть один «помидор»: установить таймер и работать без перерыва 25 минут;
• после этого сделать перерыв на 5 минут;
• после четырёх отрезков — перерыв полчаса.

С точки зрения психологии эффективность метода объясняется так: мы откладываем на потом большие дела, потому что они нас пугают. Заставить себя работать 25 минут намного проще, чем сесть и сразу написать большую книгу.

Результат

Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно завершаете большие задачи, разбив их на этапы по 25 минут. Появилось много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть.

5 приёмов тайм-менеджмента для предпринимателя

Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.

Источник: www.sberbank.ru

Тайм-менеджмент – лучшие методики

Тайм-менеджмент представляет собой набор навыков и умений, позволяющих планировать и управлять временем работы – как собственным, так и персонала предприятия. Его грамотное применение на практике позволяет повысить эффективность и отдачу и от конкретного сотрудника, и от бизнеса в целом. Поэтому имеет смысл рассмотреть, что такое тайм-менеджмент, в чем заключаются его основные принципы и каковы наиболее популярные методы из числа применяемых в реальной жизни, более внимательно.

Тайм-менеджмент
Зачем он нужен?
Принципы тайм-менеджмента
Методы тайм-менеджмента
Приложения и сервисы для управления временем
Книги и медиа о тайм-менеджменте
Мифы о тайм-менеджменте

Подведем итоги

Тайм-менеджмент

Термин «тайм-менеджмент» является русскоязычной калькой с английского Time Management, что дословно переводится как управление временем. Такой перевод достаточно точно отражает суть понятия. Она состоит в умении планировать и организовывать рабочее время таким образом, чтобы добиться максимально возможной эффективности от расходования этого критически важного, но всегда ограниченного ресурса.

При этом не имеет особого значения, идет ли речь о деятельности одного человека или многочисленного рабочего коллектива.

Хотя в первом случае применить тайм-менеджмент намного проще, общие принципы остаются неизменными.

Зачем он нужен?

Необходимость тайм-менеджмента в современных условиях не подвергается сомнению. Главная причина его востребованности предельно проста и уже упоминалась выше – ограниченность временного ресурса. Именно время часто становится ключевым лимитирующим фактором на пути решения задач, стоящих перед человеком или компанией.

Эффективное практическое использование тайм-менеджмента позволяет достичь множества целей, среди которых:

• снижение напряженности и снятие стресса;
• контроль успешного решения промежуточных задач на пути к главной;
• эффективная организация работы с резким повышением отдачи;
• работа с акцентом на главные цели без отвлечения на вспомогательные или неважные;
• повышение уровня удовлетворенности от профессиональной деятельности;
• выделение больше времени на увлечения, хобби, отдых и полноценное восстановление.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько наиболее популярных методик тайм-менеджмента. Они заметно отличаются друг от друга, но в большинстве случаев базируются на нескольких общих принципах. Поэтому целесообразно перечислить каждый из них с небольшим комментарием.

Мотивация

Принцип мотивации основан на том, что одни задачи решаются быстро и легко, а другие – с трудом и медленно. При этом вторые могут оказаться намного важнее. Проще и правильнее всего исправить ситуацию за счет мотивации работника. Она приобретает самую разную форму – от подарка после успешного решения задачи до публичного оглашения намеченных планов, когда их срыв принесет ущерб репутации сотрудника.

Планирование

Разработка плана – краеугольный камень тайм-менеджмента. Он представляет собой главную цель, которая разбивается на несколько этапов в виде более мелких задач, причем с разным приоритетом. На реализацию каждого отводится определенное время.

Важно соблюдать баланс между детализацией плана и временем, которое тратится на его составление. Для этого необходимо следовать нескольким несложным правилам:

1. План оформляется письменно.
2. Он составляется в ежедневном режиме.
3. Нужно избегать мультизадачности и заниматься выполнением одного дела.
4. При необходимости допускается вносить в план корректировки с учетом изменившейся ситуации и приоритетов.
5. Если задача может быть решена на следующий день при наличии других, более приоритетных, имеет смысл отдать предпочтение им.

Структурирование

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

18 августа 2014

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач.

У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
2. До какого числа кто и что должен был сделать?
3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
2. Есть несколько дел, с чего начать?
3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

• выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
• выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Источник: upr.ru