Корпоративная бизнес-карта — это платежный инструмент, предназначенный для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Она привязывается к расчетному счету компании, расходы по ней учитываются как средства, выдаваемые в подотчет сотруднику организации. Картой можно пользоваться для безналичных расчетов если на предприятии нет кассы и оборот наличных средств не ведется, или в дополнение к кассовым операциям.
Пользоваться картой могут доверенные лица, которых выбирает владелец компании и счета. Оплачивать разрешается только расходы организации, для личных нужд карту использовать нельзя (есть исключения для ИП).
К одному счету можно заказать несколько корпоративных карт — на каждого сотрудника, если это позволяет конкретный банк. Объем расчетов по бизнес-карте ограничен остатком средств на ее счете и разрешенной суммой операций. Так, сумма единовременной транзакции у физлица не может быть больше 100 000 рублей. Это касается покупки товаров и оплаты услуг.
Когда можно использовать бизнес-карту
В отличие от личной банковской карты, все расходы по бизнес-карте должны быть обоснованы. Обоснованием расходов является оформление выдачи средств в подотчет и сдача авансовой отчетности с предоставлением подтверждающих расходы документов: чеков, актов выполненных работ, корешков билетов, товарных чеков. Безналичные платежи отражаются в системе интернет-банкинга, а при снятии наличных денежных средств траты фиксируются чеками и квитанциями.
Юридические лица
Юрлица используют бизнес-карты для:
- расчетов по основному виду деятельности: пополнение товарных запасов, расчеты с поставщиками;
- хозяйственных трат: покупка в офис мебели, канцтоваров, уборочного инвентаря, топлива и автозапчастей;
- оплаты услуг: реклама, курсы повышения квалификации, услуги юриста, клининга;
- оплаты проезда на самолете, автобусе, аренда автомобилей;
- представительских и командировочных расходов.
Для выплаты заработной платы бизнес-карта не используется, перечисление денег сотрудникам возможно только в рамках зарплатного проекта. Также с бизнес-карты нельзя оплатить обслуживание расчетного счета, заплатить налоги и сборы за сотрудников — эти расчеты производятся безналично со счета организации в банке.
Пополнить счет бизнес-карты можно с расчетного счета компании или через банкомат.
Индивидуальные предприниматели
У ИП возможностей больше. Кроме нужд фирмы, предпринимателю разрешается использовать такую банковскую карту для личных целей. Это связано с особенностями бухгалтерского учета и налогообложения:
- при упрощенном режиме «Доходы» налоговый орган не контролирует расходную часть, бухгалтерский учет по корпоративной карте предпринимателем не ведется;
- при режиме «Доходы минус расходы» нужен раздельный бухучет, поскольку личные траты не учитываются при налогообложении.
Преимущества и недостатки
Юридическим лицам и ИП корпоративные карты облегчают бухгалтерский и налоговый учет, позволяют контролировать расходы. Плюс затраты на выпуск и обслуживание бизнес-карту уменьшают налогооблагаемую прибыль компании.
- круглосуточный доступ к средствам для доверенных лиц — сотрудникам не нужно обращаться в кассу предприятия или ехать в банк;
- расчет с контрагентами онлайн и офлайн;
- снятие наличных (только для ИП);
- sms-информирование
- по транзакциям — владелец организации мгновенно отслеживает действия работников;
- возможность экстренно увеличить лимит расходов сотруднику в командировке;
- конвертация в валюту страны пребывания без открытия специального счета;
- обслуживание корпоративной банковской карты обходится дешевле, чем постоянное снятие наличных по чеку в банке.
К рискам относится «человеческий фактор» — невнимательность сотрудников при расчетах, использование бизнес-карты
как «личной» дебетовой, утрата подтверждающих операции документов. В этом случае рекомендуется давать четкие указания по использованию карт, ограничить остаток на счете, укрепить материальную ответственность за неверное расходование средств внутренним приказом компании.
Кто определяет правила пользования бизнес-картой
Порядок использования корпоративной бизнес-карты юрлица и индивидуальные предприниматели устанавливают внутренними актами и приказами.
В документах указывается:
- лимит трат по карте для конкретных сотрудников, подразделения или в целом по предприятию;
- список разрешенных операций и целей расходов;
- сроки отчета по наличным и безналичным операциям;
- список принимаемых к учету документов.
Также нужно предусмотреть ответственность за утрату, непредвиденные расходы и разглашение ПИН-кода корпоративной карты.
Иногда удобнее доработать существующий акт, а не создавать отдельный документ. Например, если карта применяется только в командировках, правила ее использования дописывают в положении о командировочных расходах.
Для учета выдачи и сдачи неиспользуемых карт рекомендуется создать журнал движения банковских бизнес-карт
Памятка сотрудникам
Использование карты равнозначно использованию денег из кассы. Карта выдается под роспись сотрудника, даже если это генеральный директор компании, и ответственность за нецелевое расходование и неверную сдачу отчетов сотрудник несет лично. Для поддержания кассовой дисциплины выдача карты в пользование осуществляется по заявлению сотрудника, подписанному руководителем организации и главным бухгалтером. По наступлении отчетного периода все расходы по карте должны быть документально подтверждены.
Чтобы при сдаче авансовых отчетов не было проблем, рекомендуем:
- сохранять чек при снятии денег в банкомате;
- сохранять чеки за все покупки, если кассы нет — это может быть акт выполненных работ или товарный чек, заверенный печатью организации;
- сохранять копию титульного листа авансового отчета после сдачи его в бухгалтерию на случай возникновения разногласий.
Квитанции по зарубежным командировкам надо перевести на русский язык, к отчету принимаются заверенные печатью переводчика документы. Бланки строгой отчетности за проживание в гостиницах с 01.07.2019 не требуются, расчеты проходят через онлайн-кассы, которые сразу передают данные в налоговый орган.
Что нужно для оформления корпоративной карты
Банки запрашивают следующие документы:
- Заявление руководителя организации или ИП.
- Учредительные документы — устав и учредительный договор (для банка, в котором у юрлица/ИП еще нет расчетного счета).
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Если бизнес-карта оформляется на конкретного сотрудника, нужны его паспорт и заявление, а также доверенность от руководителя компании с правом распоряжения денежными средствами. Далее банк подписывает с организацией договор на эмиссию и обслуживание карт.
Банки предлагают выпуск бизнес-карт одномоментно с открытием расчетного счета. Карта «Бизнес 24/7» от Райффайзен Банка — это мгновенное зачисление денег на счет, всего 0,19% за пополнение счета наличными через банкомат и круглосуточный доступ к средствам на счете в любой точке мира. Открыть счет и заказать карту можно за 5 минут прямо на сайте Райффайзен Банка: она будет доставлена курьером в срок от 1 дня.
Источник: www.raiffeisen.ru
Бизнес-карта: что она может и чего не может
Владельцы малого и среднего бизнеса совершают множество операций в день. На каждую из них необходимо тратить деньги и время. Бизнес карты помогают предпринимателям оптимизировать затраты, быстрее проводить оплату продукции и контролировать расходы.
В «Открытии» бизнес-картами занимается целая команда, в которой все операции распределены между отдельными сотрудниками. Анастасия Сальникова, бизнес-лидер команды бизнес-карт, ответила на самые популярные и неудобные вопросы.
Как бизнес-карта упрощает жизнь предпринимателя?
Она закрывает потребности предпринимателей, которые ведут хозяйственные расходы и часто проводят операции в интернете или совершают закупки на определённых сайтах. Например, закупают канцелярские принадлежности или приобретают сырьё, чтобы производить продукцию.
Можно заказать пластиковую и виртуальную бизнес-карту. Клиент может выбрать формат карты в зависимости от того, какие операции он совершает чаще или как ему будет удобнее:
- Если часто покупает в интернете — стоит открыть виртуальную бизнес-карту. Она дешевле в обслуживании, а клиент сможет быстро закрывать все онлайн-расходы, например, оформлять подписки.
Также доступна оплата с помощью Mir Pay (для смартфонов Android). - Если клиент часто совершает покупки в торговых центрах или магазинах — можно открыть пластиковую карту
Сейчас в России не работает Apple pay и Google pay. Пластиковая бизнес-карта поможет предпринимателям избежать ограничений на ОС Apple и оплачивать покупки. Её можно получить самостоятельно в отделении банка или использовать бесплатную курьерскую доставку. Клиент указывает адрес, по которому он хочет забрать карту. Это может быть офис или домашний адрес.
Есть бизнес-карты без имени владельца, они называются неименные. Клиенты могут заказывать сразу несколько карт и раздать их своим сотрудникам. При этом если сотрудник уходит и на его должность нанимают другого человека, карту можно просто передать новому пользователю и не тратить время на перевыпуск карты.
Чтобы удобно отслеживать операции по бизнес-картам, можно изменить имя владельца каждой карты в интернет-банке. Для этого воспользуйтесь карандашиком над изображением карты. Эта функция помогает клиентам, которые оформили больше одной карты и раздали их своим сотрудникам.
Карты можно использовать, чтобы совершать определённые покупки во время командировок. Это особенно удобно, если хозяйственные или другие расходы обычно совершает конкретный сотрудник компании. У пластиковой карты нет ограничений в количестве их выпуска, виртуальных карт можно выпустить всего 3 на владельца компании и 3 на бухгалтера, то есть максимум 6 на компанию.
Представим, что один из сотрудников компании периодически отправляется в командировки. Он покупает билеты на самолёт или поезд, бронирует отель и имеет с собой определённую сумму. В этом случае бизнес-карта позволяет клиенту не оформлять командировочные расходы. Деньги просто переводятся на карту сотрудника, и он может совершать покупки.
Пополнение карты. Для совершения расходных операций: оплаты, перевода или снятия наличных карту необходимо сначала пополнить с расчетного счета. Это можно сделать онлайн в интернет-банке или мобильном приложении.
Как можно контролировать операции по картам?
Сразу после совершения операции она отображается в ленте операций на главном экране интернет-банка или в разделе карт в интернет-банке или мобильном приложении после выбора нужной карты. После того, как банк получит подтверждающие документы (это может занять несколько дней), деньги спишутся с карточного счёта и операция отразится по нему. По карточному счёту отражаются операции по всем картам.
Также контролировать операции помогут услуги настройки лимита и SMS-инфо.
Настройка лимита по бизнес-картам. Сделать это можно онлайн в интернет-банке или мобильном приложении. Клиент может установить или убрать лимиты в зависимости от потребностей. Доступно установление ежемесячного, ежедневного лимита на снятие и переводы, ежемесячный лимит на покупки, а также запрет на внесение.
Допустим, владелец бизнеса хочет, чтобы сотрудник мог потратить не больше 100 000 рублей в месяц. В этом случае он просто устанавливает лимит на эту сумму. Или другой пример, выдать карту сотруднику только для внесения наличных на расчётный счёт (самоинкассация), тогда нужно настроить лимит на расходные операции равный 0.
Услуга SMS-инфо. Она также поможет контролировать операции по карте. По разным картам можно указать разные номера телефонов. Подключение, отключение услуги и изменение номера телефона доступно в интернет банке и мобильном приложении.
Дистанционное управление бизнес-картой. Бизнес-картой удобно пользоваться через интернет-банк. Мобильное приложение на смартфонах с системой iOS не работает. Интернет-банк адаптирован под смартфон. Когда клиент открывает браузер, которым он пользуется, например, Яндекс, Safari или Google Chrome — он может сохранить закладку.
Инструкция размещена при входе в интернет-банк.
После этого у клиента на телефоне появляется ярлык. Он выглядит как иконка приложения. Если клиент сохраняет пароль, то запоминать его не нужно. В следующий раз он сможет зайти через Face ID или отпечаток пальца. Полную инструкцию о том, как пользоваться мобильным и интернет-банком на смартфонах — читайте на сайте в статье.
Какие операции доступны с бизнес-картой?
С бизнес-картой легко совершать переводы на карты физических лиц. Чтобы выполнить карточный перевод — на главной странице интернет-банка нужно нажать на кнопку «перевести на бизнес-карту». Клиент может пользоваться карточными переводами, когда у него нет времени заполнять реквизиты и нужно быстро сделать перевод.
Чтобы выполнить карманный перевод, нужно знать только 16 цифр карты получателя. После этого из выпадающего списка клиент выбирает назначение платежа, указывает сумму перевода и подтверждает платёж. Банк автоматически рассчитывает комиссию.
Переводы можно совершать 24/7. То есть обычные платежи можно совершать только в течение операционного дня. Если наступил вечер — платёж дойдёт на следующий день. Если клиент переводит деньги в выходные или праздничные дни — платёж придёт только в ближайший рабочий день.
Бизнес-карта позволяет клиентам расплачиваться прямо сейчас и не терять время. Все переводы отображаются в ленте операций в разделе «Бизнес-карты». Клиент может выбрать нужную карту и изучить все операции.
Снятие наличных. Кстати, снятие наличных очень популярная услуга у наших клиентов. Снять денежные средства можно в банкомате банка «Открытия», в банкомате-партнёре или любом другом банкомате, при этом комиссия за снятие наличных будет одинаковая. Снятие наличных доступно в пределах установленного лимита по всем картам — 300 000 рублей в день или 5 000 000 рублей в месяц.
Самоинкассация. Если вносить деньги через банкомат, то пополняется расчётный счёт. Это и есть самоинкассация.
Назначение платежа при внесении средств. Когда клиент вносит деньги на карту, он может воспользоваться как банкоматом банка «Открытие», так и банкоматом одного из банков-партнёров. В их число входят: Альфа-Банк, ПСБ, Росбанк и Газпромбанк. Комиссия в банкоматах «Открытия» и его партнёров будет одинаковая.
Если клиент вносит деньги через партнёрский банкомат, то внесение отразится с назначением платежа: «Поступление выручки от реализации Услуг/ продажи товаров в АТМ по карте ХХХХ». При этом клиент может до конца операционного дня зайти в интернет-банк и заменить назначение платежа на более подходящее.
Сделать это можно на главной странице в ленте операций. Всего есть 16 назначений платежа. Также этим функционалом можно воспользоваться, если случайно выбрал не тот символ в банкомате банка «Открытие».
Оплата картой. Важно помнить, когда клиент оплачивает картой покупки в интернете или расплачивается в ресторане — ему начисляются баллы по программе лояльности. Сейчас в «Открытии» по этой программе начисляется до 5% кешбэка. Размер кешбэка зависит от вида транзакции. Один балл равен одному рублю.
Чтобы получить баллы, нужно с помощью бизнес-карты оплатить покупки на сумму от 50 000 рублей. Больше о программе лояльности по бизнес-картам — читайте на сайте в статье.
Какие операции можно совершать с помощью бизнес-карты, а какие нет?
С точки зрения банка нельзя совершать перевод на бизнес-карту в счет зарплаты сотруднику, премии и социальные выплаты. Но чтобы решить этот вопрос клиенту также стоит обратиться к бухгалтеру компании и обсудить — какие расходы клиент готов проводить по счёту, а какие нет.
Допустим, сотрудник компании часто едет в командировки, встречается с бизнес-партнёрами и проводит с ними переговоры в ресторанах. Владелец бизнеса и бухгалтерия могут договориться и учитывать платежи, которые связаны с такими операциями. Для другого предпринимателя это может быть недопустимо. Он решит, что с помощью бизнес-карты будет покупать только определённые вещи, например, канцелярские принадлежности.
Как использовать семь финансовых рычагов
Покажем на примере, как использовать семь финансовых рычагов и что необходимо предпринять в первую очередь, чтобы улучшить каждый из четырёх классов процессов
Покажем на примере, как использовать семь финансовых рычагов и что необходимо предпринять в первую очередь, чтобы улучшить каждый из четырёх классов процессов
Как увеличить объём денежных средств
Посмотрим, как руководитель бизнеса может повлиять на рост денежных средств и какие стратегии успешны в долгосрочной перспективе.
Посмотрим, как руководитель бизнеса может повлиять на рост денежных средств и какие стратегии успешны в долгосрочной перспективе.
Как управлять деньгами компании
Объясняем, почему ключевым KPI курса «Деньги» считается цикл обращения денежных средств.
Объясняем, почему ключевым KPI курса «Деньги» считается цикл обращения денежных средств.
Можно ли с помощью бизнес-карты оплачивать коммунальные услуги и налоги?
Предлагаю начать с того, что оплата доступна на сайтах и в приложениях, где можно указать номер карты в качестве платёжного средства. Будь то налоги, коммунальные платежи или другие услуги.
Функционала по оплате коммунальных услуг или налогов в интернет-банке или мобильном приложении нет, но если мы увидим, что у многих клиентов появилась такая потребность — будем развиваться в эту сторону и разработаем такой сервис.
Как отчитываться перед бухгалтерией за операции с помощью бизнес-карты?
ИП на патентной системе налогообложения (ПСН) и самозанятым не нужно подтверждать расходы. Поэтому они не ведут бухгалтерский учет. ИП на упрощенной и общей системе налогообложения необходимо отражать расходы на бизнес. Они не занимаются бухгалтерией, но ведут налоговый учет. Чтобы подтвердить расходы, компании или ИП оформляют внутренний нормативный акт.
Он позволяет считать все траты сотрудников по бизнес-картам подотчётными средствами.
После этого сотрудники могут составлять авансовые отчеты и прикладывать к ним определенные документы, которые подтвердят расходы. Какие именно документы необходимо передавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом — зависит от ситуации.
- Если оплата происходит в торговой точке, например, в магазине, то нужно сохранять чеки и предоставить их бухгалтеру. Он распределит их в зависимости от расходов и предоставит в налоговую.
- Если ИП совершает покупки в магазине контрагента, то нужно предоставить закрывающие документы. То есть акт, накладную или счёт-фактуру.
- Заказ на поставку товара у контрагента также можно отразить с помощью акта, накладной или счёт-фактуры.
Малому бизнесу и ИП банк «Открытие» предлагает снизить затраты и подключить онлайн-бухгалтерию.
Почему банк не может отменить комиссии по бизнес-картам?
Комиссии решают несколько вопросов:
— формируют дополнительный доход и помогают увеличить прибыль банку;
— с их помощью банк борется с обналичиванием денежных средств и предотвращает сомнительные операции;
— есть законодательство, которое регулируется комплаенсом и аудитом — как правило, все требования устанавливаются Центральным Банком и распределяются внутри коммерческих банков.
По этим причинам комиссии нельзя полностью отменить или опустить ниже определённого уровня.
У нас в «Открытии» комиссии по бизнес-картам — рыночные и далеко не самые высокие.
Источник: academyopen.ru
