Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством поставщиков и клиентов, с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного подписания актов сверок.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Что такое акт сверки и как его создать? asistent.kz
В каких целях можно использовать акт сверки взаимных расчетов
Вы можете использовать акт сверки взаимных расчетов, чтобы:
- найти ошибку в расчетах с контрагентом. Например, выявить переплату;
- урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности, согласовать ее размер. Например, когда какой-то из первичных документов оказался не учтен одной из сторон;
- косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет, если они отразили в акте отсутствие какой-либо задолженности;
- доказать, что контрагент одобрил действия лиц, которые ранее действовали от его имени без полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25). Для этого акт должен быть подписан уполномоченным лицом;
- доказать, что должник признал долг, и, как следствие, возобновить течение срока исковой давности (ст. 203, п. 2 ст. 206 ГК РФ);
- рассчитать исковые требования;
- провести на его основе зачет встречных однородных требований по ст. 410 ГК РФ.
Важно знать! Сроки в гражданском праве: как исчисляются, как определить начало срока, конец
Может ли подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов свидетельствовать о признании долга
Да, может (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43). Нужно только, чтобы он был правильно оформлен.
Такое письменное признание долга означает, что исковая давность по нему начинает течь заново с момента признания. Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или еще нет. Она в любом случае возобновится после перерыва (ст. 203 ГК РФ) или уже за пределами истекшего срока.
Поэтому, если вы должник, рекомендуем включать в акты сверки с кредитором только ту вашу задолженность, по которой исковая давность еще не истекла. Так вы избежите признания старых долгов и возобновления исковой давности по ним.
Обратите внимание: если по акту сверки признан долг, возникший из договора, заключенного до 1 июня 2020 г., срок исковой давности по которому не истек на 1 июня 2020 г., но истек к моменту подписания акта сверки, то течение исковой давности начинается заново.
Важно знать! Законные проценты: что такое
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской . Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Что собой представляет акт сверки взаимных расчетов
Акт сверки расчетов – это двусторонний документ о результате исполнения обязательств в их денежном выражении. В нем стороны в хронологическом порядке перечисляют все операции с контрагентом за определенный период и/или по определенному договору и подтверждают размер взаимных требований.
Закон не обязывает составлять такие акты. Но вы можете сделать акт сверки взаимных расчетов обязательным для сторон, если согласуете в договоре, как и когда стороны должны его составлять (п. 4 ст. 421 ГК РФ).
Акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, на него не распространяются требования к таким документам. Его составляют на основе первичных документов, например товарных накладных, платежных поручений, актов оказания услуг.
При этом сам по себе он не может служить основанием возникновения или прекращения обязательств, он лишь констатирует итоги расчетов по заключенному договору.
Поэтому таким актом без представления первичной документации нельзя доказать, что были уплачены деньги, выполнены работы или исполнены иные обязательства.
Как оформляется акт
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки.
Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Кто заполняет и подписывает
Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.
Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:
- Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.
- Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.
Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.
В какой форме составить акт сверки взаимных расчетов
Составить акт сверки вы, как правило, можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но если вы утвердили форму акта как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).
Рекомендуем разработать собственную форму акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить ее в виде приложения к учетной политике вашей организации.
Обычно акт сверки оформляется в виде таблицы, содержащей данные двух сторон договора. На практике бухгалтерия использует те формы акта сверки, которые заведены в бухгалтерских программах. Программист организации может доработать эти формы под ваши нужды.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2020 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом
Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Вместе с тем он должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его можно использовать.
В частности, чтобы акт свидетельствовал о признании долга, он должен содержать размер долга на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам он относится.
Подписать акт может генеральный директор организации или лицо, у которого есть соответствующая доверенность.
Порядок заполнения
Для АСВ бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.
В верхней части («шапке» документа):
- между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
- период сверки;
- договор, в рамках которого произведены операции;
- дата.
Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.
АСВ, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.
Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:
- сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
- названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.
В заключение указывается:
- итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
- указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.
Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть — лучше заверить ею документ.
Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.
После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).
Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.
Что включить в акт сверки взаиморасчетов
Вы не обязаны включать в акт сверки реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Это связано с тем, что акт сверки не является первичным учетным документом. Вместе с тем, если из вашего акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства.
Рекомендуем включить в акт сверки:
- наименование документа;
- дату его составления;
- период сверки;
- номер и дату договора, по которому идет сверка;
- наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;
- информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
- информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;
- валюту платежа, если вы имеете дело с иностранным контрагентом;
- ссылки на первичные документы;
- информацию об исходящем сальдо;
- информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;
- должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;
- номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности вы можете передать вместе с актом.
Важно знать! Обязательства: что такое, виды, основания
Печать на акте сверки ставить необязательно. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это. Использование печати принято в деловой практике и считается дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.
Понятие и назначение данного акта
Цель составления акта сверки – подтверждение задолженности контрагентов или отсутствие долга на конец учетного периода.
Форма содержит данные о произведенной отгрузке, поступлении ТМЦ, оказании услуг и осуществленных оплатах в указанном периоде. На начало периода и его конец выводится сальдо по дебету или кредиту счета.
Акт сверки используется в операциях
- Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
- Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
- Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
- Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
- Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
- Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.
После проведения сверки и подтверждения долга стороны договариваются о его погашении.
Правила оформления
Составление актов сверки входит в обязанности работников бухгалтерии.
Документ должен быть утвержден в положении о документообороте предприятия, прилагаемый к учетной политике. Для проведения сверок на предприятии назначается ответственное лицо.
Акт сверки является формой внешнего документооборота. При необходимости выверить данные между предприятиями документ подписывает главный бухгалтер
предприятия. Форма используется в текущем документообороте и не применяется для третьих пользователей.
Если документ предназначен для представления в судебные инстанции, требуется заверение данных руководителем предприятий. Равнозначность подписи имеют лица, замещающие руководителя на основании приказа или оформленной доверенности. Подпись ответственного лица удостоверяется печатью.
Источник: winwinpeople-capital.ru
Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения
Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.
С какой целью проводится сверка
Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.
Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.
С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.
На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.
Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.
Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.
Поэтому рекомендуется периодически проводить уточнение остатков по имеющимся взаимным требованиям.
Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.
Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.
Как сделать акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
Сверка взаиморасчетов с контрагентами – это важный элемент бухгалтерского учета. Она помогает поддерживать финансовую дисциплину в компании.
Рассказываем, для чего нужны акты сверки и как правильно их составлять. Дадим образец документа и поделимся сервисами, которые автоматизируют процесс и помогут экономить время.
Реклама: 2Vtzqx55Q5m
Что такое акт сверки взаиморасчетов и зачем он нужен
Акт сверки взаиморасчетов – это бухгалтерский документ, который составляют, чтобы сравнить с партнерами информацию о поставках и платежах. Если данные контрагентов совпадают, значит, все в порядке. В случае расхождения нужно искать ошибку в первичных документах, погасить долг или отгрузить недостающие товары.
Когда проводят сверку взаиморасчетов:
- Ежегодно – перед составлением бухгалтерской отчетности за прошедший год нужно обязательно провести сверку. Это правило закреплено в пункте 27 «Положения о ведении бухучета».
- Ежеквартально – чтобы контролировать сумму резерва по сомнительным долгам, нужно сверяться с контрагентами каждый квартал. Сомнительными долгами называют задолженность перед организацией, которую партнеры не погасили в срок. Ежеквартальную сверку проводить необязательно, но на практике она есть во многих компаниях. Особенно, в крупных организациях с большими оборотами.
- По условиям договора – контрагенты могут в индивидуальном порядке решить, когда проводить сверку. Например, каждый месяц или после завершения очередного этапа работ.
Акт сверки можно составить на бумаге и обменяться оригиналами. Другой вариант – сформировать документ в системе электронного документооборота (ЭДО) и подписать электронной подписью.
Обратите внимание, что подписывать акт сверки может только директор компании или сотрудник, у которого есть доверенность на право подписи. Иначе документ не считается действительным.
Зачем нужен акт сверки:
- Подтвердить задолженность – подписание акта сверки означает согласие с суммой долга. Документ поможет наладить взаиморасчеты и не потерять деньги.
- Устранить ошибки в бухучете – сверка помогает убедиться, что все первичные документы составлены верно, отгрузки состоялись, а задолженности погашены. Бывает так, что накладные теряются, покупатель возвращает часть товара или задерживает оплату. Чтобы все это не привело к ошибкам в бухгалтерской отчетности, нужен акт сверки.
- Подготовиться к суду или проверке – акты могут служить подтверждением долга в суде, а также нужны для налоговых и аудиторских проверок.
- Продлить время требования долга – срок исковой давности по долгам отсчитывается со дня подписания акта сверки. А если акта нет, обратиться в суд можно в течение трех лет с момента возникновения долга. Когда партнеры подписывают акт сверки, этот срок обнуляется, и новые три года отсчитываются с даты акта.
Сверку взаиморасчетов проводят, если с контрагентом были сделки или есть задолженность. Когда с партнером нулевые обороты и он ничего не должен вашей компании, сверяться не нужно.
Порядок проведения сверки взаиморасчетов:
1. Бухгалтер составляет акты сверки и отправляет контрагентам оригиналы, электронные документы через ЭДО или сканы по электронной почте.
2. Контрагент проверяет акт и подписывает, если нет возражений.
3. В случае расхождений контрагент составляет протокол разногласий.
4. Стороны находят и устраняют ошибки, корректируют акт и подписывают правильную версию.
В следующем разделе покажем на примере, как заполнить акт сверки взаиморасчетов.
Образец заполнения акта сверки
Официальной формы акта сверки не существует, но есть образец, который используют все компании и индивидуальные предприниматели.
Акт сверки выглядит так:
Как заполнить акт сверки:
1. Шапка документа. Укажите наименование сторон, период и основание для проведения сверки (номер и дату договора).
2. Таблица. Инициатор сверки заполняет левую часть, контрагент – правую.
Сальдо – эта графа показывает состояние взаиморасчетов на начало периода. Если контрагент должен вам, запишите сумму в дебет. Если есть долг с вашей стороны, внесите его в кредит.
Оплата и продажа – здесь отразите все факты оплаты и отгрузки товаров. Укажите номера платежных поручений, накладных и счетов-фактур, на основании которых проводились операции. Суммы, которые вы платили контрагенту, а также ваши отгрузки, вносите в дебет. Поступления денег или товаров от партнера запишите в кредит.
Обороты за период – посчитайте сумму по столбцам дебета и кредита.
Сальдо на конечную дату – вычислите разницу оборотов по дебету и кредиту. Если сумма по дебету оказалась больше, у контрагента есть долг перед вами. Если возник остаток по кредиту, то вы должны партнеру. Нулевое сальдо показывает, что у обеих сторон нет задолженности друг перед другом.
3. Подписи сторон. В этой части акта расписывается директор или другой уполномоченный сотрудник. Также здесь нужно поставить печать организации.
Сервисы в помощь
Формировать акты сверки вручную – долго и неудобно, поэтому бухгалтеры пользуются специальными программами и онлайн-сервисами, где есть готовые бланки. О самых популярных расскажем далее.
Контур.Диадок
Это сервис ЭДО, который позволяет дистанционно обмениваться документами с поставщиками, покупателями и государственными органами. В том числе здесь можно проводить сверку взаиморасчетов.
1. Создайте новую сверку. Для этого откройте модуль «Взаиморасчеты», далее выберите «Сверка» – «Список сверок» – «Создать сверку».
2. Заполните форму: укажите период, выберите контрагента, загрузите акты в формате Exel (вашу версию и документ партнера). Если контрагент тоже пользуется Диадок, он может сформировать свой акт в сервисе и прислать вам.
3. Нажмите «Сверить» внизу под формой акта – система сопоставит данные и укажет на расхождения.
СБИС
Онлайн-сервис ЭДО, который также позволяет обмениваться актами сверки.
1. Откройте раздел «Документы» и выберите «Акты сверок». В появившейся форме откройте меню «+Документ» и выберите «Исходящий акт сверки».
2. Заполните период, выберите или добавьте контрагента.
3. Загрузите файл с актом сверки с компьютера или из учетной системы.
4. Сформируйте и отправьте документ.
1С:Предприятие
Интерфейс учетной программы 1С может отличаться в разных версиях, но принцип формирования актов сверки везде одинаковый. Рассмотрим, как сверить взаиморасчеты, на примере 1С.Предприятие.
1. Откройте вкладку «Продажи» или «Покупки» в зависимости от того, хотите вы создать акт сверки с покупателем или поставщиком.
2. Выберите контрагента и период сверки, затем нажмите «Заполнить».
3. Нажмите «Провести», а затем «Печать», чтобы сохранить или распечатать готовый акт сверки.
Тинькофф Бизнес
В этом онлайн-сервисе для предпринимателей тоже можно формировать акты сверки.
1. Войдите в личный кабинет и откройте раздел «Выставление счета».
2. Нажмите «Создать» и в открывшемся меню выберите «Акт сверки взаиморасчетов».
3. Далее откроется форма, в которой нужно заполнить период сверки, выбрать контрагента и внести сведения об оплатах и отгрузках. В конце нажмите «Сформировать документ».
Заключение
Акт сверки отражает взаиморасчеты между контрагентами. Документ поможет обнаружить задолженности и ошибки в бухучете. Также подписанные акты понадобятся, если придется взыскивать долги поставщиков или покупателей по суду.
Составлять акты сверки можно вручную, например, в Google Таблицах. Но если у вас большие обороты и много контрагентов, удобнее пользоваться онлайн-сервисами ЭДО или учетными программами.
Полезные ссылки:
- 10 лучших курсов по запуску своего бизнеса
- Сервисы проверки контрагентов
- 15 способов заработать деньги на Вайлдберриз
- История успеха компании Netflix
Источник: postium.ru
