1C — российская программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, контроля за финансовыми операциями и документооборотом. Рассказываем, как провести интеграцию 1C с CRM -системой, чтобыоптимизировать бизнес-процессы компании.
Зачем нужна интеграция 1C с CRM-системой?
1C предоставляет бизнесу технологичные решения для ведения бухгалтерии, налогообложения и других финансовых операций. Также сервис помогает упорядочить складской учет, автоматизировать расчеты с контрагентами и взаимодействие между сотрудниками.
CRM — система для управления взаимоотношениями с клиентами. Это своего рода интерактивная база данных, которая сохраняет информацию о клиентах, контролирует постановку задач и работу команды, автоматизирует внутренние бизнес-процессы и предоставляет инструменты для аналитики.
Интеграция 1C с современной CRM позволяет автоматически обмениваться данными между системами, что увеличивает скорость бизнес-процессов: документооборота, бухгалтерии, выставления счетов и формирования закрывающих документов для клиентов. Это приводит к эффективному оперативному управлению компанией, снижает нагрузку на сотрудников и освобождает время для решения более глобальных стратегических задач.
Как провести интеграцию компаний при сделках M&A. Слияния и поглощения
Разберем пример процесса интеграции SberCRM и программного обеспечения 1C:
Как проходит интеграция с 1C?
Интеграция 1C с CRM проходит на уровне объединения баз данных сервисов, синхронизации конфигураций и бизнес-моделей. 1C можно интегрировать с базами данных, сохраненными на компьютерах компании, а также через облачные сервисы, которые хранят файлы на внешних платформах.
Интеграция осуществляется двумя способами:
- С помощью специального виджета 1C для настройки синхронизации;
- С помощью API-ключей (application programming interface, интерфейс прикладного программирования).Например, через открытое API в системе SberCRM можно напрямую интегрировать сторонние сервисы, а встроенный в систему помощник позволяет проводить интеграцию без привлечения программистов.
SberCRM — технологичная no-code (без кода) платформа для автоматизации бизнес-процессов, управления продажами и оптимизации ресурсов компании. Для пользователей доступна бесплатная версия системы, а подключение и внедрение сервиса не требует привлечения разработчиков. Система подходит разному типу бизнеса: от сферы услуг до оптовой торговли.
Источник: sbercrm.com
Бизнес требует интеграции
Простая интеграция информационных систем и ESB-шины уже не подходят бизнесу — без синхронизации с поставщиками, партнерами и клиентами компании не могут эффективно управлять цепями поставок. Оперативный обмен данными и обработки рыночных сигналов должны проходить одновременно.
ЧЕМ ЗАНИМАЕТСЯ АНАЛИТИК НА ЗАДАЧАХ ИНТЕГРАЦИИ?
Разбираем, какие дополнительные ценности создает полноценная интеграция, и на что обратить внимание при запуске проектов.
Чтение этого материала займёт 7 минут.
Проверка на прочность
Во время пандемии цепочки поставок в России и во всём мире пострадали, а бизнес ощутил последствия: закрытые границы, нехватка логистических мощностей, резкие колебания спроса, предложения и цен, срывы поставок и нарушения производства.
Особенно пострадали компании, которые управляли цепями поставок без цифровизации и не имели под рукой оперативной информации о запасах и возможностях подрядчиков — от транспортных компаний до производителей и поставщиков. Важные решения бизнес принимал с задержкой, а затраты на бэк-офис выросли.
Глобальная бизнес-экосистема требует переводить взаимоотношения с клиентами, партнёрами и поставщиками услуг в цифровой формат. С одной стороны технологии помогают сохранить деловые связи, с другой — найти точки роста для бизнеса. Компании, которые оцифровывают цепи поставок, имеют преимущества для развития по данным исследований Celanis и McKinsey:
С какими проблемами сталкивается крупный бизнес
Множество филиалов и подразделений. Зачастую филиалы используют несколько учётных систем или разные бизнес-процессы обработки документов. Провести сквозную интеграцию и настроить связи при этом трудозатратно по времени и ресурсам.
Сложная ИТ-инфраструктура. Компании не могут быстро адаптировать информационные системы под меняющиеся требования рынка, государства и новые внутренние регламенты: растут расходы на поддержку систем, сложно рассчитать реальные сроки проекта и быстро меняться.
Затраты на ФОТ большого штата разработчиков. Статья расходов растет пропорционально размеру холдинга. Задач по разработке, внедрению и поддержке решений становится больше, а количество исполнителей и их квалификации часто недостаточно для быстрой реализации проекта.
Рассинхронизация по срокам и затратам. У каждой ERP, CRM, ECM, СЭД свои особенности, требующие отдельного анализа. Адекватно рассчитать весь проект в таком объёме зачастую невозможно, особенно если команд для их поддержки – несколько.
Незапланированные корректировки. Любые неожиданные изменения в системах посреди реализации крупного проекта приводят к откату на несколько этапов назад и необходимости начинать разрабоку сначала.
Создаем идеальную бизнес-интеграцию
Информационная система в компании должна быть гибкой: быстро меняться под внутренние и внешние процессы, будь то запуск маркировки или новые форматы документов.
Если вы планируете или реализуете интеграционный проект, важно обращать внимание на бизнес-логику и возможную автоматизацию рутинных операций.
Гибкость и бизнес-логика
Часто компании запускают интеграционные проекты без проработанной бизнес-логики. В результате:
- проект долго окупается из-за сложностей в реализации;
- вы внедряете стандартную шину ESB, которая соединяет внутренние системы с внешними источниками данных через единую точку входу, но не умеет обогащать данными нужные документы;
- пользователи вынуждены работать в нескольких интерфейсах учетных систем с разными форматами документов.
Полноценная интеграционная система должна не ломать устоявшиеся процессы, а упрощать их:
- снижать количество рутинных операций, при этом оставляя человеку возможность принимать управленческие решения;
- обрабатывать большие массивы данных и обогащать документы данными;
- напоминать о задолженностях, просроченных сертификатах ЭП, неподписанных документах;
- помогать работать со всеми партнерами в одном окне независимо от количество операторов ЭДО и учетных систем.
Подключение каждой новой ERP — задача настройки нового коннектора. Новое звено не должно прерывать или нарушать логику работы. Эту проблему решает модульный принцип построения и разделения кода. В результате полноценная интеграционная система:
- быстрее окупает затраты на внедрение за счет снижения расходов на соединение систем и техническую поддержку и сокращение человеческих ресурсов.
- снижает количество часов, которые сотрудники тратят на повторяющиеся сверки, пакетирование и подписание документов, ввод и извлечение данных.
Согласование документов
Один из показателей эффективности внедрения интеграционных решений — сокращение сроков согласования документов. В крупных компаниях обычно сложная корпоративная цепочка принятия решений. Если на старте внедрения бизнес-интеграции перекладывать процедуру согласования документов в цифровой вид, компания ускоряет процессы и экономит время сотрудников.
На старте проекта можно предусмотреть конструктор маршрутов согласования документов. Обычно используют параллельное и последовательное согласование счетов, заявок, договоров — любых исходящих и входящих документов.
При такой интеграции файлы мгновенно переходят на новый этап, а сотрудник получает уведомление. Если у компании есть «узкие места» в согласовании, такой подход сократит время на передачу документов, ускорит обработку счетов и договоров. Каждый процесс становится прозрачным и управляемым: сотрудники легко контролируют сроки и видят маршрут каждого документа.
Типы согласований в сервисе для кадрового ЭДО WorkCat.
Автоподписание
Если сотрудники каждый день обрабатывают и подписывают тысячи документов, интеграционная система ускоряет документооборот и снижает нагрузку на сотрудников. Система соединяется с «КриптоПро» или другим софтом для ЭП и подписывает файлы без участия человека. Можно задавать логику подписания разными людьми и маршрутизацию документов в разные системы. Процессы могут работать автономно, но можно оставить возможность сотруднику согласовывать или проверять документы прежде, чем это сделает система.
По нашему опыту автоматическое подписание ускоряет процесс в 100 раз. Для примера: в онлайн-кабинете платформы обычно сотрудник тратит на подписание 1 документа 1-3 секунды. Интеграционная система автоматически подписывает 250 документов за это же время.
Проведение сверок
Сверки тоже можно доверить «машине», но в некоторых случаях разумно настроить стоп-фильтры, по которым система будет находить документы с ошибками и отправлять их сотруднику на ручную проверку.
Как это работает:
- Если в документах есть расхождение до 1 рубля или данные совпадают, поставка принимается по умолчанию. Есть есть расхождение более 1 рубля – требуется подтверждение.
- Специалист получает уведомление и принимает решение — отклонить документ или принять его, считать сверку корректной или нет.
- Пороговые значения фильтра можно менять в зависимости от ситуации.
Полуавтоматические сверки в таком случае помогут оперативно выявлять сложные инциденты, при этом ускорят приемку. Модуль сверки интеграционной системы не сравнивает два документа между собой, а синхронизирует данные в единой точке сбора данных. Например, два документа — УПД и УКД — модуль рассматривает комплексно, затем синхронизирует между собой данные от поставщика и покупателя.
Рассмотрим на примере:
- Поставка сопровождается электронными документами → данные полей автоматически попадают в учётную систему;
- Модуль анализирует все данные поставки и ищет изменения;
- При обнаружении более актуальных данных модуль вносит изменения в сущность поставки.
В итоге сотрудники получают готовые результаты сверок в ERP-системе, делают консолидированные отчеты и заменяют функционал целого штата бухгалтеров, которые занимались проверкой документов по чек-листу. Входящие документы в таком случае проверяются автоматически, а контрагенты получают уведомления с подробным описанием обнаруженных ошибок.
Имея под рукой эти данные, компания видит все статусы документов, фильтрует их, делает исправления и корректировки. Такой подход позволяет задавать дополнительные условия сверок – в какой степени изменять данные поставок постфактум, отклонять ли ранее принятые документы, пропускать ли расхождение в несколько копеек.
Кейс автопроизводителя. Интеграционная платформа LinkServer автоматически сверяет документы и ищет отклонения по ценам, количеству, отсутствию полей в документе. Если нет расхождений, LinkServer автоматически подписывает ЭП и передаёт контрагенту. Если есть расхождения, отправляет контрагенту на корректировку.
Часто ERP наших клиентов не могут проверять входящие счета-фактуры и накладные на соответствие результатам приемки. Такую проверку можно настроить в интеграционной системе, но пользователь может отслеживать результаты в привычном интерфейсе учетной системы.
Как результат компания снижает ручной труд и повышает скорость обработки документов без глобальных доработок учетных систем.
Обогащение данных
Чем активнее ваши сотрудники использует цифровые решения, связанные как классическим делопроизводством (входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы), так и лежащие за его пределами: работа с договорами, счетами, финансовым архивом, межкорпоративное взаимодействие, тем с большим объёмом данных сталкивается ваша компания.
Хорошая интеграционная система должна обеспечивать сквозную синхронизацию точек обмена данными и обогащать документы данными из различных источников, используя технологии машинного обучения и роботизации бизнес-процессов (RPA).
Как может помочь интеграционная система:
- отслеживать поступления товаров, УПД, счетов-фактур;
- проверять условия поставок;
- забирать данные из одного документа и подставлять в другой.
Например, вы формируете Invoice в учетной системе, а интеграционная система забирает документ, трансформирует его в УПД, добавляет дополнительные данные (ФНС, ID, точку отгрузки, коды товара) и передаёт по маршруту.
Поддержка стандартов ФНС
Классическая ситуация, когда учетная система не поддерживает стандарты ФНС, и сотрудники переносят данные из SAP в 1С. Эту проблему решает интеграционная система, которая конвертирует форматы входящих и исходящих документов, например, из Invoice в УПД.
В этом случае система извлекает недостающие данные из каталогов товаров или других баз данных и добавляет в требуемый формат. Дополнительно система может автоматически генерировать квитанции ФНС и автоматически их подписывать. Компания получает выгоду: снижает затраты на бумагу и разгружает сотрудников.
Кейс американского производителя и дистрибьютора инструментов для строительства и ремонта. SAP компании не поддерживал форматы документов по стандартам ФНС. Мы интегрировали учетную систему с интеграционной платформой, которая автоматиески трансформирует данные из SAP в EDI-сообщения и регламентированный ФНС ЮЗДО.
Платформа находится на серверах в России, поэтому правила ЮЗДО соблюдаются. Пользователи при этом продолжают работать в интерфейсе ERP. Обмен титулами и статусными квитанциями, сверки и подписание автоматизированы.
Такую задачу решает интерфейс пользователя на стороне интеграционной системы, она же и является архивом. Обычно компания не знает, когда и какие документы попросит налоговая — здесь на помощь приходят фильтры с учетом номеров, дат, названий юрлиц, статусов документов.
Если хочется совсем убрать ручной труд, интеграционная система может автоматически проверять реестр документов, находить нужные файлы и выгружать их пользователю.
Итоги. Коротко
- Внедряйте полноценную бизнес-интеграцию вместо ESB. Для решения глобальной задачи цифровизации цепей поставок недостаточно просто соединить все сервисы через единый узел. Документы нужно согласовывать, обрабатывать, обогащать, строить на их основании отчёты и принимать управленческие решения.
- Продумайте бизнес-логику. Интеграционная система не должна ломать сложившиеся процессы внутри и снаружи компании, она должна мягко встроиться в существующий контур, добавив функциональной ценности.
- Автоматизируйте рутину, но контролируйте машину. Тотальная автоматизация — не самоцель интеграционного проекта. Важно разделить: обработку больших данных отдать программным роботам, а принятие интеллектуальных решений – сотруднику.
- Масшатабируйте автоматизацию. Чем больше объём процессов охватывает интеграция — от подписания и согласования до архивирования, тем больший кумулятивный эффект получит компания в виде сэкономленного бюджета, скорости реакции на изменения рынка, устойчивости цепей поставок.
Источник: ediweb.com
Управление интеграцией проекта: как наладить рабочие процессы
Для успешного ведения и завершения проекта нужно учитывать, какие действия необходимо совершить на каждой из стадий. Базово в PMBoK выделяют 5 этапов:
- Инициация.
- Планирование.
- Выполнение.
- Контроль за выполнением.
- Завершение.
Эти 5 этапов называют еще группами процессов. Подробнее о них вы можете узнать в общей статье. Чтобы проект двигался дальше, на каждой стадии выполняются конкретные процессы. Но руководитель не придумывает их самостоятельно. Процессов всего 49, они зафиксированы в PMBoK и разделены на 10 областей знаний.
Каждый этап состоит из процессов, которые принадлежат одной или нескольким областям знаний. Представим связь 3 терминов в виде таблицы:
Область знаний № 1
Конкретный процесс 1.1.
Конкретный процесс 1.2.
Конкретный процесс 1.3.
Область знаний № 2
Конкретный процесс 2.1.
Конкретный процесс 2.2.
Конкретный процесс 2.3.
В этой статье поговорим об управлении интеграцией проекта. Это одна из самых недооцененных областей знаний, но при этом важных. Разберем, в чем ее особенность, и из каких процессов она состоит.
Что такое управление интеграцией
Представим, что проект — дом, и мы пытаемся его построить. Тогда процессы интеграции — фундамент, который нужен для того, чтобы здание не рухнуло во время постройки. Управление интеграцией проекта включает в себя шаги, которые направлены на определение, объединение и регулирование различных процессов в рамках 5 этапов проекта, а также включает вопросы распределения средств, поиск соглашений.
Цель интеграции — удостовериться, что все аспекты проекта продуманы и согласованы. Если найдены недочеты, интеграция помогает устранить их быстро и с минимальными потерями. В общем, это то, чем должен заниматься управленец на протяжении всех работ по проекту.
Если руководитель уделит должное внимание этой области знаний и ее процессам, тогда остальные 9 областей будут действовать вместе и приносить пользу, а не наносить вред. Рассмотрим каждый процесс отдельно.
Разработка устава
Устав проекта — это документ, в котором зафиксирована информация о проекте: концепция, масштаб, состав команды и обязанности ее членов.
Создание устава — первый процесс в управлении проектом. Без него исполнители не смогут приступить к работе, а у заказчика не будет представления о сроках и необходимых ресурсах.
- показывает цель и результаты;
- законно утверждает начало проекта;
- определяет временные рамки;
- выявляет риски и определяет способы их предотвратить;
- распределяет ресурсы;
- упрощает взаимодействие заинтересованных сторон.
Этапы создания устава
Благодаря правильно составленному уставу, инициация завершится успешно и даст начало дальнейшему развитию проекта. Посмотрим, какие этапы необходимы для формирования документа:
- Сформировать представление о проекте . На этой стадии определяем цели и назначение. Важно сформулировать не менее 5 целей по системе SMART и указать их результаты. Пример: построить загородный дом для сдачи в аренду.
- Определить заинтересованных лиц . При постройке дома ими могут выступать заказчики, спонсоры, будущие жильцы и члены команды: строители, дизайнеры интерьеров, монтажники окон.
- Раздать обязанности . Создайте схему, в которой укажите ответственных по проекту, их роли и обязанности. Например, Дмитрий — электрик, ему нужно провести электричество по всему дому, установить розетки и подключить счетчик.
- Выделить основных этапов и обозначение сроков . Например, закладка фундамента, возведение стен и кровельные работы.
- Обозначить необходимые ресурсы. Укажите все ресурсы, которые понадобятся в проекте: спецтехника, древесина, кровля, уличные фонари. Чем подробнее описаны ресурсы, тем точнее будет просчитан бюджет.
- Рассчитать бюджет. Составьте список расходов: доставка материалов на участок, работа строителей, создание 3D модели дома.
- Анализ рисков. Планируйте работы с учетом возникновения рисков. Например, задержится поставка строительных материалов или на них возрастут цены.
План управления проектом
План управления проектом — документ, который описывает, как выполнять проект, как будет оцениваться успешность каждого этапа и какие действия нужно выполнить для завершения проекта.
План управления разрабатывается в рамках серии интегрированных процессов до завершения проекта. Без него работа не сдвинется с места. План нужен, чтобы:
- наладить взаимодействие с заинтересованными сторонами;
- скоординировать работу команды;
- решить потенциальные проблемы до начала проекта;
- определить сроки;
- подобрать правильные программы, техники, инструменты и команду.
Результат процесса — план управления, который команда при необходимости обновляет.
Виды плана управления
План управления состоит из базовых планов и рабочих.
Базовый план учитывает продвижение проекта. Изменения в него может внести комитет по управлению изменениями или заказчик. Это происходит только в том случае, если правки согласованы.
На основе базового плана команда создает рабочие планы, которые регулируют отдельные части проекта: сроки, ресурсы. Их цель — описать, какие действия нужно выполнить и каким образом, а также определить состав команды. В рабочий план вносит изменения руководитель.
Руководство и управление исполнением
Процесс подразумевает выполнение действий, которые обозначены в плане проекта. Этот этап направлен на:
- Подбор, подготовку членов команды и управление ими. Пример: для постройки дома выбираем строителей с опытом работы не менее 5 лет и хорошим портфолио.
- Управление рисками и их устранение. Например, если сроки начнут срываться из-за внезапного сезона дождей.
- Управление поставщиками. Команда проекта следит за регулярными поставками древесины и качеством материалов.
- Работу над изменениями. Например, обнаружилось, что рельеф сложный, и дом нужно строить на сваях.
Мониторинг и управление работами
Мониторинг и управление работами проекта — это процесс наблюдения, который помогает контролировать и регулировать выполнение всех действий для достижения целей.
Цель мониторинга — анализ процессов в области проекта. Сюда входит накопление, измерение и передача сведений об эффективности. Постоянное наблюдение помогает команде управления заглянуть внутрь проекта и определить проблемные места. Процесс предполагает следующие шаги:
- Сравнение фактического хода выполнения проекта с планом. Например, через месяц после начала проекта у дома должен быть построен фундамент и стены. Но этого не произошло.
- Оценка реализации для выявления причин, которые мешают проекту продвигаться. Постройка крыши затянулась из-за того, что не хватает материалов.
- Формирование прогнозов, чтобы обновить текущие сведения о затратах и расписании проекта. Проект дома затянется на один месяц и потребуется еще 70 000₽.
- Контроль обработки утвержденных изменений по мере их появления. Заказчик решил использовать импортные материалы для кровли. Важно проследить, как эти изменения будут внесены в документы.
Осуществление общего управления изменениями
По мере продвижения проекта могут наступать обстоятельства, которые будут мешать проекту продвигаться. Например, резко подорожали строительные материалы. Предугадать все риски на этапе планирования невозможно. Чтобы работы не были приостановлены, важно не пропустить процесс управления изменениями.
Управление изменениями — это процесс проверки любых предложенных изменений: финансовых, временных, технических. В его основе — формирование запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работа комитета по изменениям.
Проект ведь не изменяется по щелчку пальцев. Сначала заинтересованные лица должны ознакомиться с новыми предложениями и оценить их необходимость. Для этого заказчики, исполнители и спонсоры собираются и выясняют, почему требуется внести изменения в проект, на что они повлияют и не возникнут ли новые риски. Все правки фиксируются в документах.
Собрание обычно проводит комитет по управлению изменениями, который создается и утверждается на начальных этапах. Если изменения несущественные, принять решение может руководитель самостоятельно.
Завершение проекта
Получить готовый продукт — не значит завершить проект. Нельзя считать, что все работы по проекту закончились, пока заказчик не одобрит результат. Руководитель должен проанализировать, все ли этапы выполнены в полной мере и достигнуты ли цели, а также сравнить желаемый итог и фактический.
Важно закрыть все финансовые вопросы, составить отчет. А главное — получить обратную связь от заказчика и проанализировать недочеты и ошибки, с которыми столкнулась команда. В некоторых случаях — организовать поддержку итогового продукта.
Вывод
Управление интеграцией проекта — это основа успешного построения проектной работы. Каждый из 6 процессов поможет избежать провала, а при возникновении рисков — оперативно устранить их. Не забывайте проводить мониторинг и следить за соответствием продукта, чтобы довести проект до конца и получить качественный результат.
Источник: aspro.cloud