Как вести финансовый учет в бизнесе

Содержание

• Что такое финансовый учет и какие отчеты в нем необходимы?
• Где лучше всего вести финансовый учет?
• Этапы составления бюджета
• Отчет о прибылях и убытках
• Баланс
• Почему во многих компаниях не принято вести учет?
• Чем может помочь ведение учета?
• Почему у компания возникают проблемы с финансами?

Минимально необходимый инструмент, который даст вам общее понимание о бизнесе — отчет о прибылях и убытках. Этот отчет облегчает ведение учета доходов и расходов, помогает понять их структуру и динамику. А также выявить, какие направления в бизнесе приносят больше всего выручки и на что компания расходует средства. Но одного лишь этого отчета недостаточно, чтобы вести полноценный финансовый учет.

Что такое финансовый учет и какие отчеты в нем необходимы?

Финансовый учет — это регулярный процесс сбора и систематизации данных о финансовом состоянии и результатах деятельности компании. Система финансовой отчетности должна включать три главных отчета:

1. Отчет о движении денег (ДДС) — показывает, сколько у компании денег;
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — расскажет о том, сколько зарабатывает бизнес;
3. Баланс — отчет о богатстве компании, он расскажет, что есть у компании сейчас и за счет каких средств это приобреталось.

Помимо трех основных отчетов, чаще всего нужны вспомогательные: учет основных средств, зарплатная ведомость, учет дебиторки и кредиторки и т. д. Они помогают погрузиться в детали и правильно собрать три главных отчета.

Где лучше всего вести финансовый учет?

Вести финансовый учет можно в Google-таблицах или специализированных сервисах. На рынке их множество. Во многих сервисах есть дополнительные рекомендации, как вести учет расходов, чтобы итоговые цифры давали вам полное представление о бизнесе.

Мы часто используем автоматические сервисы финучета. К ним относятся, например, «Финтабло», «ПланФакт» и другие. Такой сервис помогает контролировать движение денег, планировать финансы с точностью до 90%+ и видеть прибыль ежедневно. Сервисы автоматически загружают данные со счетов компании и формируют отчеты для принятия решений.

Этапы составления бюджета

Бюджетирование — итерационный процесс, с первого раза может не получиться. Но с каждым разом вы будете лучше понимать, как вести учет доходов и расходов, и результаты будут становиться лучше.

Чтобы создать бюджет, сначала нужно собрать отчетность. Без фактических данных планировать бюджет невозможно. Кроме того, перед планированием нужно поставить цели для компании и сопоставлять с ними плановые показатели.

Собрать бюджет можно несколькими способами. Первый способ — собрать данные от ответственных сотрудников и свести в общий план. Второй способ — поставить плановые показатели так, как их видит руководство, и отдать на исполнение сотрудникам.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках помогает увидеть, сколько на самом деле заработала компания. Он формируется за отчетный период — месяц или квартал. Чтобы правильно вести отчет, важно понимать, к какому периоду отнести доход или расход, так как возникают они не в момент оплаты, а в момент исполнения обязательств.

Например, компания продает и проводит курсы по истории искусств. Когда ученик внес деньги за урок — это еще не доход компании. Доход появится, когда компания проведет урок. А расход по заработной плате преподавателю возникнет не тогда, когда компания выплатит зарплату, а когда преподаватель проведет урок — то есть исполнит свои обязательства.

Баланс

Баланс — главный отчет собственника бизнеса. Он помогает понять, в каком состоянии находится бизнес и отвечает на самые важные вопросы:

• Где деньги?
• За чей счет живет компания?
• Насколько компания богата?

Баланс состоит из активов и пассивов. Активы показывают, что есть в компании, а пассивы — откуда все это появилось. Если ОПИУ собирается по результатам отчетного периода, то баланс — всегда на конкретную дату.

Почему во многих компаниях не принято вести учет?

Причин может быть много, но главная из них — нет ресурсов: квалифицированных сотрудников и времени на ведение учета расходов. Часто собственники на старте сами занимаются всеми процессами, и на учет времени не остается.

Многие предприниматели вообще не знают, что нужно вести финансовый учет и считают, что бухгалтерского учета уже достаточно. Другим не хватает знаний и опыта для самостоятельного ведения.

Чем может помочь ведение учета?

Финансовый учет нужен для принятия качественных управленческих решений. Инструменты учета покажут, что происходит в компании и как улучшить финансовый результат. При помощи качественной информационной системы можно сделать компанию управляемой и предсказуемой.

Отчеты помогут понять, в каком состоянии находится компания, сколько у нее денег, сколько компания зарабатывает и насколько эффективно работают деньги в бизнесе. Инструменты планирования помогут спрогнозировать результат и пути его достижения.

Почему у компания возникают проблемы с финансами?

• Первая причина — компания может работать в убыток. В этом случае проблемы неизбежны, убыток будет копиться, увеличивать долги и дыру в собственном капитале.
• Вторая причина — отсутствие качественного учета. В этом случае собственник или руководитель не может оперативно реагировать на изменения, прогнозировать результат. А иногда и вовсе не видит, что в компании есть проблемы.
• Третья причина — неправильно выстроенные бизнес-процессы. К примеру, компания работает с прибылью, но предоставляет слишком большие отсрочки клиентам. В этом случае есть риск возникновения кассовых разрывов.
• Четвертая причина финансовых сложностей — неправильное распределение прибыли. Например, собственник выводит в качестве дивидендов больше, чем зарабатывает. Это грозит дырой в собственном капитале.

Иногда все эти причины встречаются вместе. Чтобы такого не допустить, можно переложить задачи по ведению учета на финансового директора — в штате или на аутсорсинге.

Фото на обложке: Shutterstock / CrizzyStudio

Источник: rb.ru

Как вести финансовый учет в бизнесе

УРОКИ БИЗНЕСА

3 МИН

Зачем и как вести финансовый учёт

Запись трат и доходов в тетрадку нельзя считать финансовым учётом, даже если бизнес совсем небольшой: такая форма не поможет спрогнозировать будущее предприятия. Рассказываем, как вести финансы, чтобы не упускать важное, правильно анализировать расходы и планировать бюджет.

Этап 1

Учёт денежных средств на счетах

Если вы совсем не ведёте финансовый учёт, начните с малого — отчёта о движении денежных средств (ОДДС).

ОДДС покажет, какие суммы поступают на счёт и списываются с него за определённый промежуток времени. Важно: в отчёте фиксируется движение денег, а не их эквивалентов (товара, сырья и т.п.).

Пример

7 августа на счету кондитерской было 40 тысяч рублей. 10 августа владелец ожидал получить ещё 50 тысяч от надёжного клиента, поэтому был спокоен и купил на имеющиеся деньги новую печь и продукты, а половину дневной выручки взял себе. Но 10 августа клиент попросил отсрочку. Владелец дал клиенту ещё 4 дня, забыв, что 12 августа нужно платить за аренду. Денег в кассе, чтобы рассчитаться с арендодателем, не хватило

Ситуация, описанная в примере, называется кассовым разрывом — это отсутствие денежных средств для оплаты обязательств. Отчёт о движении денежных средств помогает предвидеть кассовые разрывы и понять, сколько денег на каждом из счетов предприятия на самом деле. И даёт представление о том, в какой момент и какую сумму от оборота владелец может брать себе без ущерба бизнесу.

Вместе с ОДДС советуем вести платёжный календарь и вносить в него запланированные обязательства — свои и партнёрские.

Анализ финансов

Отчёт о движении денежных средств покажет, насколько стабильно предприятие может выполнять свои обязательства за счёт внутренних ресурсов. Углубиться в понимание финансовой ситуации помогут документы бухгалтерской отчётности: баланс и отчёт о прибыли и убытках (ОПиУ).

В ОПиУ вносятся выручка бизнеса и расходы по статьям, включая налоговые отчисления, выплаты по кредитам и т.д. Разница между выручкой и всеми расходами — это чистая прибыль за обозначенный период. Если в данный момент денег в кассе много, а предприятие на самом деле убыточно, ОПиУ покажет это.

В баланс вписываются все активы и пассивы предприятия. Активы — это деньги на счетах, имущество, сырьё и вообще всё, чем обладает компания. А пассивы — деньги, на которые куплены активы, в связи с чем активы всегда равны пассивам. Баланс помогает понять, какое выражение имеет прибыль бизнеса: денежное, имущественное или какое-то другое.

В совокупности ОПиУ, баланс и ОДДС дают объективную финансовую картину бизнеса: что представляют собой основные активы, какие статьи расходов ведут к убыткам, какой срок отсрочки для клиентов безопасен и так далее. Иначе говоря, за счёт чего бизнес держится на плаву и что может его потопить.

Планирование и прогнозирование

Анализ данных даст понимание текущей ситуации и позволит обнаружить точки роста. Следующий желательный шаг — планирование бюджета и финансовые прогнозы.

Очевидные исходы можно предсказать самостоятельно, если вы хоть как-нибудь разбираетесь в финансах. За более сложными и детальными прогнозами лучше обратиться к финансовому аналитику или хотя бы спросить совета грамотного бухгалтера.

И конечно, для финансового учёта можно использовать умные сервисы вроде «Бизнес Аналитики», который умеет объединять денежные потоки, планировать годовой бюджет расходов и доходов и визуализировать динамику финансов по статьям, клиентам и контрагентам. Подобные программы облегчают жизнь и руководителям бизнеса, и бухгалтерам при подготовке документации.

Сделайте будущее своего бизнеса более предсказуемым с помощью финансового учёта, и в делах не придётся полагаться только на удачу.

Источник: www.sberbank.ru

Финансовый учет для малого бизнеса

Чтобы считать деньги в бизнесе, недостаточно выписки с расчетного счета и ощущения, что все идет по плану. Для этого нужен финансовый, или управленческий учет. Расскажем, как и с помощью каких инструментов его вести.

Зачем нужен финансовый учет

Финансовый учет — это комплекс отчетов о результатах деятельности и текущем состоянии бизнеса. В эти отчеты собрана информация о продажах, затратах, себестоимости товаров или услуг, долгах, состоянии счета сейчас или даже в будущем.

Руководитель анализирует эти отчеты и понимает, в каком состоянии его финансы, как снизить издержки и увеличить доходы, какие направления бизнеса приносят доход и требуют расширения, а какие убыточные, и их можно закрыть. Также финансовые отчеты показывают, не грозит ли компании кассовый разрыв: возможно, пора платить налоги, а на счетах пусто, и тогда придется искать краткосрочный займ. С другой стороны, отчеты рассказывают, когда из бизнеса можно вывести деньги или выплатить сотрудникам премии. Бухгалтерский учет тоже базируется на нескольких отчетах, но эти документы не подходят для управления и финансового контроля. И если в вашем штате есть бухгалтер, он не всегда умеет строить финансовые отчеты, его задача — подготовка бухгалтерских документов для контролирующих органов.

Как вести финансовый учет

• Excel или Google-таблицы — бесплатный инструмент, но заполнять его должны вы сами. В сети есть много шаблонов таблиц для разных типов бизнеса. Найдите свой вариант и “доточите” его до нужного вам состояния. После этого придется хотя бы раз в неделю, а лучше — через день-другой вносить в таблицы данные о поступлениях и расходах, анализировать их и понимать, что происходит в бизнесе.
• Управленческие отчеты в бухгалтерской программе — встроенный инструмент в некоторых программах и сервисах для малого бизнеса (например, в Контур.Бухгалтерии). Плюс этого инструмента — автоматизация. Вы ведете учет, начисляете зарплату, загружаете банковскую выписку и отправляете в банк платежки, а система заносит эти данные не только в бухгалтерские отчеты, но и в управленческие. Вам остается только открыть вкладку с отчетами, посидеть над ними и разобраться, как идут дела у компании. Платить в этом случае приходится за сам бухгалтерский сервис, а финансовый учет достается вам бонусом.
• Специализированные сервисы для финансового и управленческого учета — отдельные программы, за которые вы уже платите целенаправленно. Они тоже автоматизированы: нужно только настроить интеграцию с интернет-банком и, возможно, бухгалтерским сервисом, чтобы система строила отчеты. Плюс таких решений — вариативность: вы можете настраивать отчеты под себя.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Три главных документа для финансового учета

В финансовом учете используют несколько документов, из них выделяют три главных:

• отчет о прибылях и убытках (ОПУ);
• отчет о движении денежных средств (ДДС);
• управленческий баланс.

Отчет о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах) показывает доходы и расходы бизнеса за конкретный период — неделю, месяц, квартал. Вы видите полученную прибыль и совершенные траты, закупки и объем продаж, поэтому можете понимать, получила компания прибыль или несет убыток. На расчетном счете могут быть деньги, но они не всегда ваши, и ОПУ как раз помогает это понять.

Отчет о прибылях и убытках показывает, как можно снизить расходы. Например, книжный магазин продает все больше книг, тетрадей и открыток, но чистая прибыль почему-то не растет. Директор магазина смотрит в ОПУ и видит, что большие суммы идут на закупку скетчбуков. Он ищет более дешевый аналог и закупает сразу крупную партию, чтобы в следующем периоде прибыль была больше.

ОПУ можно строить на будущее, чтобы понимать прибыли и убытки в ближайшее время. С его помощью можно рассчитывать потенциальную прибыль, расходы, точку безубыточности. Такой опрокинутый в будущее отчет — это финансовая модель, она показывает, стоит ли запускать бизнес.

Положительный финансовый результат еще не гарантирует, что на расчетном счете будут деньги для выполнения обязательств: например, у вас могут быть покупатели-должники. Поэтому ОПУ всегда рассматривают в связке с отчетом о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств отражает денежные потоки в бизнесе за период. В начале периода на счете и в кассе была сумма А, затем в течение периода были такие-то поступления и платежи, после чего на конец периода мы видим в бизнесе сумму Б. Этот отчет показывает только операции и объемы денег, которыми вы можете распоряжаться, а ваши ли это деньги или их предстоит отдать по обязательствам — покажет ОПУ.

ДДС помогает избежать кассовых разрывов. Это неприятная ситуация, когда пора платить зарплату или налоги, а у вас на расчетном счете нет денег даже на оплату мобильной связи. Тогда приходится срочно брать кредит или займ у самого себя, искать деньги и вводить их в бизнес. Такая ситуация не всегда сигнализирует об отчаянном положении, потому что в ближайшие дни на счет может поступить крупная сумма от покупателя, — и ДДС помогает все это просчитать и понимать реальную ситуацию. Поэтому стоит строить отчет ДДС с небольшим заходом в будущее: он покажет, сколько нужно денег, чтобы исключить кассовые разрывы.

С другой стороны ДДС в связке с ОПУ может показывать, что крупную сумму, которая скопилась на вашем счете, можно пустить на развитие бизнеса или выплатить дивиденды учредителям.

Платежи в ДДС разделяют по категориям: продажи, аренда, зарплата, поставки кофе и так далее. Также в этом отчете выделяют три части, которые анализируют по-отдельности:

• операционная часть — операции по основной деятельности, которая приносит прибыль бизнесу;
• инвестиционная часть — инвестиции в активы (оборудование, новые магазины) или доходы от продажи активов;
• финансовая часть — движение денег по кредитам и займам.

Управленческий баланс

Баланс напоминает “фотографию бизнеса”: он отражает состояние дел на конкретную дату.

• Активы баланса — это вложения, которые теоретически можно превратить в чистые деньги: сырье, оборудование, материалы, запасы товара, деньги в кассе и на счетах.
• Пассивы баланса — это ваши обязательства: займы и кредиты, начисленные налоги.

С помощью управленческого баланса можно понять, откуда можно достаточно легко высвободить деньги для срочных нужд. Например, директор книжного магазина хочет повесить новую яркую вывеску по акции от рекламного агентства, он смотрит в баланс и видит вложение денег в крупную партию скетчбуков, которые он закупил по выгодной цене. Тогда он делает небольшую скидку на скетчбуки и выставляет их на видное место, чтобы в течение месяца продать как можно больше и успеть купить вывеску по акции.

Когда вы разберетесь с азами главных управленческих отчетов, вам легче будет анализировать и перестраивать их для своего удобства. После этого вы найдете пользу в других финансовых отчетах. Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь управленческих отчетов для руководителя и помогает оценивать себестоимость и прибыльность продуктов и услуг, вести финансовый учет по отдельным проектам в бизнесе, следить за долгами и так далее. В сервисе есть бухучет, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые две недели бесплатны для всех новичков.

Источник: www.b-kontur.ru