Kick off что это в бизнесе

Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.

Часть спонсора в идеале выглядит так:

Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick–off прошел успешно

Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:

Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kick–off, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kick–off хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.

Kick–off – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.

Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kick–off вам этого не надо

При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kick–off.

Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.

В рабочей группе такие же люди, как и вы

Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют

Рекомендуем: Как и где пройти техосмотр?

Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kick–off был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».

Для чего нужна стартовая встреча

Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде

Обсудить основные вопросы по проекту

Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль

Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском

Установить правила работы

Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.

Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.

Представьтесь и попросите участников сделать то же

Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании

Роль каждого в проекте уточнят позже.

#2. Повестка встречи

Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.

#3. Суть проекта и цели команды

Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу. Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей

Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете

Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.

#4. Описание этапов проекта

Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.

#5. Роль и ответственность каждого

Рекомендуем: Делегирование полномочий в менеджменте

Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.

Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты

Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке

#6. Мониторинг проекта

Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.

Такой отчет может содержать такие элементы:

— статус выполнения проекта в %

— соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)

— статус соблюдения бюджета (те же три цвета)

— состояние удовлетворения в команде (аналогично)

— краткое изложение того, что было сделано, результат работы

— вопросы, ожидающие решения

— риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так

Читайте также:  Биг ланч или бизнес

Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.

#7. Оценка результатов работы

На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии?

Совершить наименьшее количество ошибок?

#8. Планирование следующих встреч

Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.

When to Use Kick-Off

What does kick-off mean? Kick-off is a variant spelling of the closed compound kickoff. It has all of the same meanings and functions as kickoff, which means it can be a noun or an adjective, but it is used in different language communities.

  • The unhyphenated kickoff is the preferred spelling in American English.
  • The hyphenated kick-off is the preferred spelling in British English.

The below graphs show the preference for each language community.

These graphs chart the use of kick-off vs. kickoff in American and British English, respectively, and, as you can see, the preferences are almost the complete opposite.

When to Use Kickoff

What does kickoff mean? Kickoff can be a noun or an adjective.

As a noun, kickoff means the beginning of something. In the case of American football, the kickoff is literally one team kicking the ball to the other team. In other contexts, though, kickoff is more figurative than literal.

Рекомендуем: Особенности бухгалтерского обслуживания бизнеса

Here are a few examples,

  • The kickoff is at 1:00pm tomorrow, so we need to leave the house by 10:30am to arrive to the stadium on time and find our seats.
  • The defense has been reeling since the kickoff, and the opposing team has scored 28 points.

As an adjective, kickoff describes something that comes first, whether the first play in a sporting event, the first seminar in a professional conference, or many other things.

  • Jen and Mark threw a kick-off party to celebrate their son’s first game in the NFL.
  • The kick-off event was a 90-minute lecture by Bill Gates.
  • The NFL’s latest attempt to reduce the number of kickoff returns did not produce particularly promising results during the preseason. –The Washington Post

The closed compound kickoff is more common in the American English than British English. The AP Stylebook prescribes kickoff as an adjective or a noun.

Outside of North America, many publications hyphenate the compound.

Правило 5. Краткость и профессионализм!

Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:

  1. Предлагает основные правила коммуникации – кратко, мол, раз в месяц управляющий комитет, раз в неделю – собрание рабочей группы, пока не определимся с деталями – все будете раз в неделю получать отчеты по статусу проекта и проч. Но достаточно коротко и не вдаваясь в бюрократию.
  2. Озвучитвает высокоуровневый план проекта – набор ступеней, которые надо будет пройти. Помните, это вы внедрили уже 10 CRM-ок, а многие тут до сих пор по «Косынке» скучают. Поэтому очевидное для вас «сбор требований-разработка-тестирование-внедрение» может быть неочевидно для всех присутствующих.
  3. Дает сроки детального планирования на ближайшие работы – мол, это установочная встреча, на этой неделе у нас будет еще с каждым из вас встреча по уточнению требований на уровне департаментов, а на следующей – я вам пришлю детальный план встреч с вашими сотрудниками.
  4. Обозначает дальнейшие шаги – всем получить аккаунты к базе знаний, выдать вам своего лучшего эксперта в предметной области и проч., т.е. то, что нужно сделать им в самое ближайшее время. Таких вещей должно быть немного, но они должны быть, чтобы все сразу осознали, что придется что-то делать, а не вышли со встречи и забыли.
  5. Предлагает задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно – тут без комментариев.

Источник: proektoved.com

Как не набить шишек на старте проекта

Меня зовут Настя, я Unit Manager международной команды в компании Itransition и тренер по управлению проектами в IT-Academy. За почти 10 лет опыта в менеджменте мне довелось поработать с разными заказчиками, продуктами, командами. На старте карьеры меня удивляло, что, согласно статистике PMI, из года в год более половины проектов заканчиваются крахом.

Сейчас я охотно верю этим данным, ведь сколько IT-проектов я ни стартовала, не было ни одного, чтобы все шло идеально. Я также не знаю ни одного практикующего менеджера, у которого бы всегда все шло как по маслу (те, с кем я познакомилась на собеседованиях, не считаются). Как ни печально, многих трудностей можно было бы достаточно легко избежать, или, как минимум, облегчить ход развития событий, предприняв определенные шаги на самом старте проекта.

В данной статье речь пойдет о тех практиках и артефактах, на которые я обращаю особое внимание на старте проекта. Информация будет полезна не только начинающим, но и менеджерам с опытом работы на IT-проектах: для опытных менеджеров примеры будут более понятными, а новички, надеюсь, смогут избежать подобных сложностей в начале карьеры.

Я расскажу как об известных и достаточно банальных, но очень полезных вещах, так и том, чего не встретишь как минимум в первых пяти статьях google на тему «как стартовать проект».

Читайте также:  Пример акционерного общества бизнеса

О чем мало говорят, но было бы полезно использовать

Team Charter или манифест команды

Было ли у вас когда-нибудь ощущение, что вы работаете в коллективе, но не команде? У меня было много раз, к сожалению. Первым шагом на пути создания команды я чаще всего выбираю Team Charter. Мне очень нравится этот инструмент, так как он решает сразу несколько задач. При этом важен не только процесс создания манифеста/устава команды, но и получившийся артефакт.

Во-первых, Team Charter позволяет выровнять контекст и узнать о ролях в команде и целях проекта. С командой редко разговаривают о таких вещах, хотя усилий это требует совсем небольших, а эффект от искренней вовлеченности в работу и отсутствия лишних коммуникаций и ложных ожиданий может превзойти все ожидания.

Во-вторых, манифест устанавливает понятные и прозрачные правила игры, что снижает общий уровень тревожности. Старт нового проекта, как и любое изменение, – всегда стресс для всех вовлеченных ввиду большого количества неопределенности. Да, тревожно не только менеджеру. Мы не знаем, как нас примут в новом коллективе, какое поведение здесь поощряется и каким ценностям следуют.

Неопределенность создает психологическое напряжение и страх ошибки, за которым стоит страх непринятия. Это очень глубокая тема, но не хотелось бы уходить в сторону от старта проектов. Поэтому всем заинтересовавшимся рекомендую почитать труды или посмотреть видео Эми Эдмондсон, одного из ведущих исследователей психологической безопасности на рабочем месте.

В-третьих, манифест сокращает время на адаптацию новичков. Так или иначе, мы не застрахованы от смены членов команды. В таком случае манифест даст новичку информацию о том, в какую группу людей он попал, зачем и по каким правилам эта группа существует.

Onboarding Guide или руководство для новичков

Продолжая тему смены членов команды, весьма полезным будет начать создавать руководство по онбордингу для новичков с самого старта проекта. Первое время оно будет служить описанием рутинных процессов (описание проекта, отпуска, больничные, трекинг времени, тимбилдинги, манифест и т.д.) для всех членов команды.

А затем, когда команда привыкнет к этим правилам, гайд станет надежной опорой для каждого новичка. В противном случае вам придется всю эту информацию пересказывать из уст в уста, тратить на этот процесс много времени и встречать досадные неприятности из-за того, что какая-то информация все же потерялась.

Communication plan или план коммуникации

На просторах глобальной сети можно найти великое множество разнообразных шаблонов плана коммуникаций, поэтому будет небольшим лукавством сказать, что о нем мало говорят. Но говорят обычно не предметно, а скорее слишком теоретически. Я считаю этот инструмент крайне полезным, поэтому поделюсь, как я его использую в своей практике.

Обычно создаю на Confluence страницу под названием Communication plan, где располагается таблица. Ее верхняя строка представляет собой таймлайн – схему рабочей недели или месяца (зависит от продолжительности итераций, по которым выстраиваются рабочие процессы). Следующие строки посвящены инструментам коммуникации, обычно это встречи и разного рода отчеты.

Остается только отметить на таймлайне, какие из этих инструментов будут использованы и когда. Это позволяет увидеть, насколько равномерно распределены встречи, нет ли нагромождений из митингов и перерасхода времени на коммуникацию. Таблицу можно дополнять различными деталями и ссылками, а также обязательными и необязательными участниками. То же самое можно сделать в отдельном календаре Outlook, не всем удобно размещать напоминания об отчетах в этом инструменте в качестве события.

Реестр юридических документов

Здесь все просто: чтобы ничего важного не потерять и не забыть, лучше сразу все хранить в одном месте, будь то папка на Sharepoint или страничка на Confluence. Важно помечать «срок годности», чтобы вовремя обновлять необходимые документы.

Это позволит избежать ситуации, когда команда отработала очередной месяц, клиент внезапно перестал платить по счетам, а документы по оказанию услуг уже просрочены и подписывать снова их никто не собирается – средства закончились.

О чем многие знают, но часто забывают

Договор

Что является отправной точкой для старта проекта? В сервисных IT-компаниях, как правило, – подписание контракта. Но почему-то этот самый контракт менеджеры не считают нужным прочитать. Постараюсь кратко описать, что полезного там можно найти, помимо всем известных сроков и стоимости поставки:

Deliverables или объем поставляемых услуг

Сюда, бывает, не заглядывают до самого окончания проекта – и потом находят много интересного. В объем поставки, помимо кода, может входить различная документация и дополнительные услуги. Зная о таких нюансах, можно все эти артефакты подготовить заранее, в спокойном режиме.

К примеру, на одном из проектов в комплект поставки должны были входить требования в виде спецификации. Но, не обратив на это внимание, команда работала над требованиями только в виде описания Jira-тикетов. Благо, все закончилось мирно и заказчику этого оказалось достаточно, но для этого менеджеру на пару с бизнес-аналитиком пришлось приложить немало усилий.

Assumptions или допущения

Допущения, обычно, формируются на этапе оценки проекта, но не всегда оправдываются, хоть и влияют на оценку проекта. С другой стороны, зачастую assumptions – это оплот надежды менеджера не остаться крайним, когда все идет наперекосяк по каким-то внешним причинам. Допущения позволяют вести переговоры с заказчиком не с позиции оправдывающегося, а на равных. С другой стороны, допущения тесно связаны с рисками и дают нам фору в борьбе с обстоятельствами.

Читайте также:  Как получить бизнес визу в Латвию

Например, в допущениях указано, что заказчик предоставит готовые API для разработки front-end. Соответственно, есть риск того, что это допущение окажется ошибочным. В таком случае команде придется, как минимум, приложить дополнительные усилия на интеграцию с серверной частью приложения. Задача менеджера – определить, насколько сильным будет влияние на проект риска, что допущение окажется ошибочным, и составить план «Б».

Процедура приемки

Даже когда проект идет прекрасно, команда счастлива, а заказчик вас боготворит, все может измениться на этапе приемки. Поверьте, когда вы распустите команду, ваш бэклог будет полон минорных багов, а заказчик откажется принимать проект, пока все не пофиксят, вы вспомните об этом пункте договора. Если в договоре явным образом не указывается уровень качества поставляемого программного обеспечения, обязательно внесите пункт «согласовать стратегию тестирования с заказчиком» в свой чек-лист по старту проекта.

В этом же пункте обычно описываются отчеты, которые исполнитель обязан предоставлять заказчику, а также порядок приемки этих отчетов. В данном случае не рекомендую действовать исключительно «по букве закона» и спать спокойно, если заказчик не ответил на ваше письмо с проблемным отчетом в течение оговоренного срока. Обычно это означает, что существует риск «нарваться» на еще большие проблемы и непонимание заказчика в будущем, хотя, согласно договору, отчет и считается принятым.

Я указала только три пункта, но договор нужно и важно читать полностью, вдумчиво! На моей практике были примеры, когда менеджер обещал клиенту гарантию, руководствуясь своим опытом работы с контрактами в другой компании, хотя в текущем контракте она не была прописана. Бывало, что осуществляли замену членов команды, не соблюдая условия договора, что влекло за собой праведный гнев заказчика. А ведь можно было этого легко избежать.

Устав проекта

Я очень часто слышала, что устав – это атавизм, он никому не нужен и ценности никакой не несет. Но договор доступен далеко не всей команде, а альтернативного артефакта, где указана вся основная информация о проекте, пока не придумали. Устав проекта совершенно не обязательно должен быть официальным документом – достаточно аккуратной странички на Confluence или Wiki со всеми необходимыми ссылками.

Даже если вы работаете по типу контракта dedicated team, устав заставит вас задуматься, чего же на самом деле хотят ваши стейкхолдеры. Такие мысли, подкрепленные конкретными действиями, переводят вас из разряда администраторов в управленцев. На мой взгляд, устав, как предмет гигиены, как заглавие книги, должен быть у любого проекта.

Kick-off Meeting или встреча по инициации проекта

Я бы сравнила kick-off с первым свиданием: от того, как пройдет первое, во многом зависит, будет ли продолжение. Да, отношения с заказчиком подкреплены договором, но никто не застрахован от эскалации и просьбы сменить менеджера. Только вот почему-то далеко не всегда к kick-off готовятся так же трепетно, как к первому свиданию. Я не буду говорить про повестку встречи, но вот на что я рекомендую обратить внимание:

  • Подготовьтесь и проведите внутренний kick-off. Это позволит вам отрепетировать звонок с заказчиком, пообщаться с командой, с pre-sales, собрать всю возможную информацию и создать список открытых вопросов. Как результат, вы будете более подготовленными и менее тревожными.
  • Подготовьте презентацию. Она сильно облегчит вам задачу как докладчику и позволит всем участникам встречи легче улавливать информацию, быть всегда в одном контексте. Инструментов для этого достаточно: Microsoft PowerPoint, Miro, Prezi – выбор на любой вкус.
  • Убедитесь, что у всех участников с вашей стороны включены камеры, налажен звук микрофона, всех хорошо видно, у всех надлежащий внешний вид. Созвонитесь за 30 минут до звонка с клиентом, чтобы все проверить. Все уже привыкли к условиям удаленки, поэтому если вдруг на заднем плане у кого-то появится кот или ребенок – это не страшно. Страшно, если вы начнете вести себя неадекватно и кричать на ребенка или кота.
  • Предупредите клиента о формате звонка. Обычно я высылаю презентацию заранее, чтобы он смог подготовиться, а также внести дополнения или правки при необходимости.
  • Вышлите follow-up и приглашения на последующие встречи. Если вы не задокументируете ваши договоренности – будьте уверены: о них забудут или, что хуже, в момент наступления проблем будут использовать не в вашу пользу.

Я видела проекты, на которых не было ни внутреннего, ни внешнего kick-off. Также видела проекты, где kick-off проходил без презентаций и качественной подготовки. Они не закрывались, но, помимо налета безразличия со стороны менеджмента, появлялись другие, более серьезные проблемы.

Например, не было выявлено, что клиент не знаком с методологией Scrum и просто не понимает роль владельца продукта, которой его «наградил» менеджер. Или выявлялись критические расхождения в понимании уровня прозрачности процессов разработки, в результате чего появлялись эскалации.

Пока писала статью, несколько раз ловила себя за руку, чтобы не углубиться в какую-то из вышеупомянутых тем. Хоть это далеко не все, что входит в работу менеджера в начале проекта. Надеюсь, список получился полезным и поможет вам избежать некоторых трудностей с самого старта. Все эти инструменты не панацея, главное – понимать, в чем их польза и зачем менеджеру их использовать. Если вам есть чем поделиться по этой теме, буду рада обсудить в комментариях!

  • управление проектами
  • project management
  • itransition
  • Блог компании Itransition
  • Управление проектами
  • IT-компании

Источник: habr.com

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин