Компенсация за использование личного транспорта расходы УСН

Вопрос: Организация применяет УСН («доходы минус расходы»). Вправе ли организация включить в затраты при исчислении налоговой базы по УСН суммы компенсации работнику за использование его личного автомобиля, если этот автомобиль был использован в служебных целях неполный месяц?

Ответ: Организация, применяющая УСН («доходы минус расходы»), вправе включить в затраты при исчислении налоговой базы по УСН суммы компенсации работнику за использование его личного автомобиля, если этот автомобиль был использован в служебных целях неполный месяц. Для целей признания расходов на УСН указанные затраты должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и фактически оплачены. При этом расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», в данном случае — пропорционально количеству дней использования автомобиля в месяце.

Лимиты по доходам для УСН, пособие при увольнении, компенсация за использование авто

Обоснование: Согласно ч. 2 ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсациями признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ либо другими федеральными законами.
В ст. 188 ТК РФ указано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения таких затрат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В ст. 346.16 гл. 26.2 Налогового кодекса РФ определен перечень расходов, признаваемых на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», который носит исчерпывающий характер. При этом, учитывая положения вышеназванной главы НК РФ, для целей признания расходов на УСН затраты должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и фактически оплачены (п. 2 ст.

346.17, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Так, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ для целей исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации на дату выплаты денежных средств из кассы организации (перечисления денежных средств на банковскую карту) работнику.
Нормы указанных расходов на выплату компенсаций, которыми следует руководствоваться в том числе организациям, применяющим УСН, установлены Постановлением Правительства РФ N 92, согласно которому размер ежемесячной компенсации за использование работником в служебных целях личного легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб., а свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Сумма компенсации, превышающая указанный норматив, для целей налогообложения в составе расходов не учитывается.
Таким образом, указанные нормы определены из расчета за полный месяц использования транспортного средства.
Необходимо отметить, что официальные органы в своих разъяснениях еще раз подчеркивают, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности (п. 3 Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).
В п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 также отмечено, что, если компенсация за использование личного имущества выплачивается за время, когда имущество в служебных целях не используется, такая компенсация не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.
Учитывая вышеизложенное, в случае, когда автомобиль будет использован в служебных целях неполный месяц, норматив для признания расходов при исчислении налоговой базы по единому налогу при УСН необходимо уменьшить пропорционально количеству дней использования автомобиля в месяце.

О.А.Евсюкова
ООО «Информационно-правовая компания «ПРОМЭКС-Инфо»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
25.06.2015

Источник: enterfin.ru

Облагается ли компенсация за гсм ндфл

Работник ездит на личной машине в служебных целях: при каких условиях компенсация не облагается НДФЛ

Компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля в служебных целях освобождаются от НДФЛ только при наличии документов, которые подтверждают использование машины в интересах работодателя и произведенные расходы. Подробности — в письме Минфина России от 03.09.19 № 03-04-05/67569.

С учетом изложенного в Минфине делают следующий вывод. Компенсационные выплаты за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. При этом работодатель должен иметь:

копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
расчет компенсации;
документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
документы, подтверждающие осуществление расходов.

Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ

Согласно НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поэтому, освобождению от НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов, должен подтверждаться документами :

свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации);
расчетами компенсаций;
документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы);
документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.

Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию
за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

Налогообложение НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов

Статья 41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

C компенсации за использование личной машины работника нужно начислять взносы, если он ездит по доверенности

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то сумма возмещения за использование авто в служебных целях облагается страховыми взносами. Письмо Минтруда от 13.11.2015

Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности, он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

Работник не является собственником автомобиля

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Работник является собственником автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

Работник не является собственником автомобиля

В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

1. НК РФ (часть 2)

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

Источник: nalog-plati.ru

Компенсация за использование личного транспорта: особенности расчета, размер и рекомендации

Использование личного автомобиля сотрудником во время исполнения трудовой функции осуществляется, исходя из целей производственной потребности, если деятельность работника носит разъездной характер. При этом работодатель обязан произвести расчет компенсации расходов при использовании личного транспорта. Такое положение закреплено в 188 статье Трудового кодекса.

Основания для расчета выплат компенсационного характера

Использование работником личного автомобиля в рабочих целях необходимо оформлять в виде письменного соглашения, заключаемого между сотрудником и работодателем. Договор компенсации использования личного транспорта может быть дополнительным соглашением к трудовому договору либо отдельным письменным документом.

В условиях договора прописываются правила эксплуатации (срок или период использования; обязанности сотрудника, которые требуют от него использования личного транспорта; периодичность пользования автомобилем и так далее). Отдельным пунктом в обязательном порядке указывается сумма компенсации за использование личного транспорта. Она может рассчитываться в пределах, установленных законодательными нормами, или превышать их.

Условия компенсации использования личного транспорта в служебных целях, прописываемые в документе, зависят от того, в какой форме он составлен. Если заключается договор на аренду автомобиля, передача транспортного средства осуществляется на основании акта. При этом важными условиями договора являются следующие: обязанность работодателя заключить договор по страхованию автомобиля (по ОСАГО) и проводить все виды ремонтных работ.

Если соглашение об оформлении компенсации за использование личного транспорта является частью трудового договора или дополнением к нему, в обязанности работодателя входит только начисление и выплата денежных средств при разъездном типе работы. Управление автомобилем осуществляется лично работником, ремонт также проводится им самостоятельно.

Также выплаты компенсации за использование личного транспорта могут быть зафиксированы в договоре гражданско-правового типа по оказанию транспортных услуг. В этом случае стороны прописывают конкретный срок пользования автомобилем и конкретную сумму выплаты.

В некоторых случаях использование своего автомобиля в рабочих делах носит разовый характер. Здесь также требуется оформление компенсации за использование личного транспорта сотруднику. Основным документом, на основании которого высчитывается и производится выплата, является приказ, изданный работодателем. Форма документа произвольная.

В нем должны быть указаны сведения о работнике и его транспортном средстве, периодичности и размере компенсационных выплат. Приказ о выплате компенсации работнику за использование личного транспорта издается на основании проводимого бухгалтерией расчета по итогам месяца.

Типы затрат, которые компенсируются работнику

Нормами Трудового кодекса определено, что выплаты компенсации за использование личного транспорта производятся как замена денежной суммой износа автомобиля и расходов по его эксплуатации. Выплаты осуществляются по нескольким статьям. Всего законодателем предусмотрено четыре вида компенсаций за использование личного транспорта:

ГСМ и топливо (приобретение);
проведение текущих ремонтных работ;
мойка транспортного средства, оплата парковки (при необходимости);
иные затраты, производимые в процессе использования личного автомобиля.

Указанный перечень расходов, подлежащих возмещению, установлен с учетом позиции налоговых органов.

В отношении компенсации за использование личного транспорта в части выплаты за ГСМ следует отметить, что соответствующий расчет производится работодателем на основании предоставленных сотрудником чеков. Согласно законодательным нормам, расходы на материалы горюче-смазочного типа подлежат покрытию работодателем по итогу фактически затраченной суммы.

Обязательное условие получения компенсации за использование личного транспорта – документы. Это могут быть не только чеки, но и квитанции. При расчете налоговой базы сумма расходов на приобретение горюче-смазочных материалов не учитывается. При произведении выплат учет производится после определения километража пробега и применения норм расходования, установленных некоторыми постановлениями Министерства транспорта и технической документацией автотранспортного средства.

При определении размера компенсации за использование личного транспорта работодатель обязан выплатить денежные средства только за те затраты, которые связаны с текущими автомобильными расходами и износом машины. За непосредственное управление средством передвижения доплаты не происходит. Все выплаты за поездки на автомобиле осуществляются в рамках установленной работнику заработной платы.

Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику

Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.

Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:

Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.

Расчет суммы производимых компенсационных выплат

Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.

Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.

Этапы расчета и получения выплат компенсационного характера

Чтобы не возникало сомнений в том, что производимые выплаты являются не доходом сотрудника, а выплатой компенсационного типа, необходимо иметь ряд подтверждающих документов, а также правильно оформить расчеты на основании этих документов.

Если потребность использовать автотранспортное средство для исполнения трудовой функции возникает уже после заключения трудового договора, сторонами составляется отдельное письменное соглашение о передаче автомобиля, являющееся приложением к договору, или же договор арендного типа.

Процесс привлечения автотранспортного средства к рабочему процессу осуществляется в пять этапов:

подача письменного заявления сотрудником;
предоставление необходимых документов на автотранспортное средство;
достижение с работодателем договоренности по существенным условиям;
заключение дополнительного соглашения (договора);
составление соответствующего акта о приеме-передаче автомобиля.

Первый этап является обязательным, если решение о привлечении к рабочему процессу автомобиля работника принимается после заключения с ним трудового договора. Если договоренность об использовании транспортного средства достигается еще на этапе официального трудоустройства, заявление отдельного типа писать не нужно. Условие будет внесено в трудовой договор.

Второй этап включает предоставление работником документов, подтверждающих право собственности на автомобиль и право на управление этим видом транспорта. Для этого работник предоставляет паспорт транспортного средства, доверенность на управление указанным автомобилем и водительские права.

Третий этап включает установление условий, которые будут удовлетворять обе стороны соглашения. На четвертом этапе отношения работника и работодателя оформляются в форме письменного договора (аренда, передача автотранспортного средства). Пятый этап содержит составление документа (акта о приеме-передаче автомобильного транспорта), на основании которого происходит окончательное закрепление соответствующих отношений между сторонами.

Управление автомобилем может быть осуществлено самим собственником или другим лицом, которое будет назначено работодателем. Поэтому договор на аренду транспорта может заключаться как передача автомобиля с водителем или без него. Если условие о том, кто будет управлять транспортным средством, не оговорено сторонами, работодатель может назначить водителем любого работника. В любом случае акт о приеме-передаче автомобиля подписывается работодателем и сотрудником-собственником.

Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации

Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.

Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).

Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.

Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций

В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.

Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.

От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).

Пример соответствующего расчета

Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.

Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2018 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Расчет производится следующим образом:

1. Расчет ежедневной компенсации:

3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.

2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:

136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.

Так как договор на компенсацию составлен в форме дополнительного соглашения к трудовому контракту, налог с этой суммы не уплачивается. Выплата компенсации производится одновременно с выплатой заработной платы.

Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации

Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.

Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.

Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:

включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.

Как оспорить начисленные суммы компенсационного типа

Когда проводится проверка налоговым органом, компенсация за пользование личным транспортом может быть вычеркнута из статьи расходов. Это связано с тем, что в некоторых случаях при проверке выявляется отсутствие некоторых документов (расчетов, путевых листов, приказов, чеков на оплату горюче-смазочных материалов, паспорта на транспортное средство и прочих обязательных письменных фактов).

Если возникает спор в отношении определенных статей расходов, он разрешается в судебном порядке. Чаще всего спорным вопросом по выплатам, связанным с налогообложением, является составление договора с гражданином, который действует по доверенности. В этом случае сложности состоят в определении понятия личного автотранспортного средства.

Работодатель вправе удерживать налог в форме НДФЛ и начислять взносы страхового типа на рассчитанные денежные суммы или вовсе не взимать этот налог, но отстаивать свою позицию в судебном порядке необходимо.

Частыми вопросами, которые возникают у работодателей, являются следующие:

Нужно ли в обязательном порядке указывать конкретную сумму компенсации за пользование личным автотранспортным средством в договоре?
Из какого источника выплачиваются расходы, если они превышают компенсационные нормы, установленные законодательством?
Необходимо ли разъяснять расходы на использование транспортного средства, если выплаты компенсационного типа выплачиваются в виде платы за аренду?
Является ли предоставление путевого листа необходимым условием для подтверждения факта эксплуатации автотранспортного средства?

Сумма не должна быть зафиксирована в обязательном порядке в договоре. Главное – факт перечисления денежных средств в качестве расходов, которые компенсируются работодателем. Кроме того, суммы выплат зависят от наличия документов, подтверждающих факт использования автомобиля и количества дней его эксплуатации. Согласно законодательным нормам, если сумма выплат превышает лимит, установленный законодательством, она выплачивается из прибыли, которая имеется у организации. В отношении предоставления путевых листов однозначного ответа нет.

Выплаты компенсационного характера за использование личного автомобиля в производственных целях являются льготной категорией в расходах организации. Расчет возмещения производится строго на основании норм, установленных законодательством.

Источник: fb.ru