Модернизация бизнес процессов это

Более двух лет бизнес живет в состоянии неопределенности, которая требует быстрого реагирования на внешние изменения и адаптацию процессов. Пандемия заставила в ускоренном режиме перевести деятельность в цифровой формат, а геополитическая обстановка двух последних месяцев в буквальном смысле «обнулила» все наработанные каналы поставок и сбыта.

Сегодня не проходит и недели, чтобы против России не были введены очередные ограничения. К концу апреля их число превысило 10100, а отдельные порталы публикуют подробную статистику по географии и количеству санкций.

С рынка уходят поставщики, заказчики, дорожает сырье, комплектующие. Привычные финансовые каналы не работают. Компаниям приходится быстро переориентироваться на другие источники сырья и рынки сбыта, пересматривать планы. Прежние бизнес-процессы становятся неэффективными. Требуется их глобальная перенастройка — реинжиниринг.

«Потушить пожар»

Реинжиниринг поможет компаниям резко увеличить количественные показатели бизнеса и разработать целостную стратегию развития в новых условиях. Вспоминая опыт пандемии, максимально безболезненно прошли изменения и даже оказались в плюсе те, кто в максимально короткие сроки сумел перевести процессы в онлайн-формат. Так было в банках и ИТ-компаниях.

Реинжиниринг нового времени предполагает оперативные изменения. Здесь, безусловно, не обойтись без помощи профессионалов, так как «потушить пожар» и сделать процессы более прозрачными нужно быстро.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Вспомним книгу Нассима Талеба «Антихрупкость». Реинжиниринг как реакция на кризис позволяет сделать бизнес антихрупким, адаптируя его к новым вызовам и изменениям.

Как провести реинжиниринг?

В каждой компании он проходит по-разному, но можно выделить пять обязательных шагов:

1. Сформируйте пул статистических показателей о текущем положении дел в компании и на рынке.
2. Проанализируйте основные бизнес-процессы: как они соотносятся между собой, какие процессы утратили актуальность и перестали работать.
3. Создайте модель «как должно быть», к каким показателям вы стремитесь, как должен выглядеть каждый процесс после изменений.
4. Скорректируйте или создайте новые бизнес-процессы вместо неэффективных.
5. Проведите обучение сотрудников и перераспределите роли согласно новым бизнес-процессам.

Команда проекта

Почти каждая трансформация требует создания отдельной команды. Можете включить туда главных сотрудников с опытом проведения реинжиниринга в вашей компании. Еще вариант: нанять сторонних консультантов, они пройдут с вами весь путь перестройки бизнес-процессов. Или принять одного консультанта, который на всех этапах будет взаимодействовать с вашей командой по реинжинирингу.

Ваши задачи как лидера проекта: распределять ответственность в команде, контролировать достижение поставленных целей реинжиниринга.

В команду реинжиниринга должны войти:

• Менеджеры компании, которые будут утверждать ключевые решения.
• Руководители отделов, чью деятельность затрагивает реинжиниринг. Они отвечают за корректировку существующих бизнес-процессов или разработку новых, следят за дедлайнами проекта.
• Сотрудники отделов непосредственно описывают и корректируют бизнес-процессы.

Методы реинжиниринга в новых реалиях

Вот несколько примеров, как можно оптимизировать процессы в компании.

• Упрощение закупок. В условиях подорожания сырья, материалов, комплектующих вам необходимо искать более дешевые варианты. Для этого надо поменять критерии отбора поставщиков, чтобы упростить для них вход при закупке.
• Сокращение сроков согласования и/или количества согласующих. Оцените возможность сокращения количества звеньев цепи согласований при принятии решений. Работа будет выполняется быстрее, и у многих менеджеров освободятся руки для выполнения более стратегических задач.
• Объединение параллельных функций. Синхронизируйте дублирующие процессы. Например, складские запасы учитываются в новой CRM, а отчеты по заказчикам формируются в Excel. Эти функции можно выполнять в одной программе.
• Сохранение качества продукта/услуги при закупках более дешевого сырья/материалов. Сейчас главное — сократить расходы и производственные потери. Значит, вам нужно переориентироваться на более дешевые источники сырья и при этом пересмотреть технологию, чтобы сохранить качество продукции.

Вовлеченность сотрудников

При проведении реинжиниринга уделите особое внимание коммуникациям с сотрудниками. Люди обычно сопротивляются изменениям, боятся, что оптимизация функций приведет к сокращениям. Проводите регулярные встречи с коллективом, озвучивайте основные бизнес-показатели, рассказывайте о ситуации в вашей отрасли, о влиянии рынка на работу вашей компании, о предстоящих изменениях и т.д.

Когда сотрудники знают о состоянии дел в компании, они чувствуют ответственность за общее дело, вовлекаются в решение проблем, поддерживают изменения. Люди будут четко понимать, для чего нужен реинжиниринг и к каким позитивным результатам он приведет. В первую очередь, поможет сохранить компанию и рабочие места в кризис.

В период неопределенности, с которым столкнулась Россия, важно менять бизнес-процессы, адаптируя их к новым условиям и делая максимально прозрачными. Открытый диалог и способность меняться позволят выровнять ожидания относительно результатов совместной работы со старыми клиентами, повысят доверие со стороны сотрудников и позволят найти точки роста.

Фото на обложке: Unsplash

Источник: rb.ru

Модернизация бизнес-процессов

Мало того, что бизнес-процессы нужно описать, оптимизировать, внедрить и научиться ими управлять. Бизнес-процессы ещё нужно периодически модернизировать. Определим те события, по которым происходит модернизация бизнес-процессов.

1. Модернизация стратегии

Изменение рыночной ситуации или целей собственников, новые идеи управленцев предприятия могут привести к пересмотру стратегии развития. Оптимизация бизнес-процессов должна быть подчинена стратегии предприятия. Следовательно, при изменении стратегии бизнес-процессы должны быть модернизированы, оптимизированы под новую стратегию.

2. Модернизация организационной структуры

Организационная структура должна быть подчинена стратегии. К сожалению, на российских предприятиях организационную структуру часто меняют просто потому, что кому-то показалось, что «так будет лучше». Это плохо, но хотя бы нужно не забыть модернизировать бизнес-процессы в соответствии с новыми правилами группировки и подчинения сотрудников.

3. Модернизация управленческой информационной системы

Информационная система (ИС) должна поддерживать бизнес-процессы, основанные на стратегии. К сожалению, на российских предприятиях часто покупают управленческое программное обеспечение, инсталлируют его, а потом начинают ломать, извините, «модернизировать» бизнес-процессы под типовую конфигурацию.

И это вместо того, чтобы настроить, доработать ИС в соответствии с оптимизированными под стратегию бизнес-процессами.

4. Устаревание бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут спроектированы плохо. Тогда жизнь, как вода, которая «всегда дырочку найдёт», исправит бизнес-процессы, и сотрудники найдут способ работать в обход неудачных бизнес-процессов.

Другая причина устаревания бизнес-процессов — это то, что указанные в пп. 1-3 изменения происходят постепенно, без формализации и проработки последствий изменений стратегии и организационной структуры, модернизации информационной системы.

Вообще говоря, за выполнением бизнес-процессов нужно следить и модернизировать их, если обнаружились недостатки первоначального описания.

Но многие ли предприятия у нас таким мониторингом занимаются? Поэтому очень полезно периодически, например, раз в квартал, проводить проверку соответствия реальных бизнес-процессов их описаниям. На основании такой ревизии нужно либо модернизировать бизнес-процессы, либо устранять причины, мешающие выполнению утверждённых описаний.

Если проанализировать перечисленные выше 4 типа событий, требующих модернизации бизнес-процессов, можно прийти к выводу, что обоснованным поводом для модернизации бизнес-процессов является только п. 1 — изменение стратегии. Остальные причины пересмотра бизнес-процессов — это дань сложившейся практике управления на многих предприятиях малого и среднего бизнеса. Подчиняться ли этой практике или стараться выстроить системный менеджмент бизнеса, решают собственники предприятия.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе «Стоимость описания бизнес-процессов» мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru

Как правильно использовать реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов может использоваться в двух случаях:

• Для планового развития предприятия, с целью повышения его эффективности.
• Для предотвращения краха компании, у которой накопилось много проблем.

Суть реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов является настолько всесторонним действием, что он должен происходить на всех уровнях и включает в себя:

• Изменение рабочих регламентов для сотрудников.
• Перестроение протекающих внутри компании процессов.
• Реформу структуры предприятия или конкретных отделов.
• Переосмысление целей и миссии компании.
• Изменение мышления сотрудников и руководства.
• Автоматизацию с использованием BPM-систем.

• Постановка конкретных задач.
• Анализ существующей модели работы.
• Создание новой модели работы (идеальной).
• Просчёт изменений, необходимых для перехода на новую модель.
• Внесение этих изменений.

Эффективность реинжиниринга может быть очень высокой, особенно если он сочетается с использованием современных BPMS систем. Например, компании IBM он помог повысить производительность труда в 100 раз, а компания Форд на три четверти сократила число своих сотрудников в отделе поставок. В большинстве случаев реинжиниринг предполагает длинный и непростой путь развития компании, но если она его пройдёт, то может достичь действительно заметных результатов.

Обычная модернизация или реинжиниринг?

Казалось бы, и то и другое приводит к похожим результатам: повышение показателей эффективности, улучшение работы предприятия. Но разница очень существенна.

Простая модернизация, как правило, касается отдельных элементов – например, технического оснащения склада. Проводится она сравнительно быстро (на монтаж оборудования будет затрачена пара недель). Работа склада после этого ускоряется, но существенно не меняется: те же самые действия просто затрачивают меньше времени.

Реинжиниринг предполагает другое мышление, которое не опирается на уже имеющиеся структуры и процессы в компании. Задача здесь – оптимизировать бизнес-процессы, опираясь на то, что важно для клиента. В той же ситуации со складом может оказаться так, что вместо его модернизации эффективнее будет арендовать ещё один склад или использовать ещё более неожиданные решения.

Реинжиниринг бизнес-процессов на практике

На самом первом этапе ставятся конкретные задачи. Понятно, что итоговая цель у каждой компании одна – получить больше прибыли. Однако увеличить прибыль можно как за счёт получения большего дохода, так и за счёт сокращения расходов, разницы никакой нет.

Поэтому при сохранении главной цели, ставятся конкретные задачи: увеличение числа клиентов, либо увеличение числа обращений от каждого клиента, или же снижение затрат на конкретные процессы – например, доставку продукции в магазины.

На втором этапе фиксируется текущая схема бизнес-процессов компании, причём обязательно вычисляется, сколько времени и ресурсов потребляет каждый этап. Такой подсчёт позволяет сразу увидеть наиболее «узкие» и проблемные места.

Далее происходит построение идеальной схемы, а затем – поиск решений для её реализации, например системы BPM.

Что требуется для успешного реинжиниринга

Реинжиниринг бизнес-процессов сможет принести свои плоды, лишь если выполнены все условия:

• Готовность персонала и сотрудников к изменениям.
• Наличие достаточных ресурсов и времени.
• Технологические решения.

Ещё более серьёзной сложностью может стать нежелание персонала, а часто и самого руководства, идти по этому пути до конца. Первые трудности пугают и заставляют повернуть назад, а первые удачи наводят на мысль о том, что можно уже остановиться – и в обоих случаях процесс не доходит до конца.

Только решимость и понимание необходимости комплексных образований позволяют руководству донести эти идеи до каждого сотрудника, в чём главный залог успеха реинжиниринга.

Идея реинжиниринга пугает многих тем, что требуется резкий, “революционный” переход от модели “так, как есть сегодня” к новой, “идеальной” модели. В итоге бизнес получает большую “встряску”, которая может на какое-то время вообще выбить его из колеи.

Другая проблема: составление моделей “как есть” и “как надо” затрачивает много времени, и пока оно происходит, в реальности обе модели уже поменялись. То есть, бизнес работает уже не совсем так, как описано в первой модели, а цели его трансформации отличаются от описанных во второй. В итоге, нужно реформировать модели, начиная эту работу чуть ли не с начала.

Выходом становится отказ от перехода от прежних принципов к новым “за один шаг”. Вместо этого всё чаще используется последовательное внесение изменений в отдельные бизнес-процессы или этапы работы бизнеса, с последующим отслеживанием результатов и корректировкой стратегии. Такой подход позволяет осуществить более плавный переход. А самое главное, для того, чтобы начать и сделать первый шаг в данном направлении, требуется гораздо меньше времени и ресурсов.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Похожие записи:

Опубликовано: 25 декабря 2020 в разделе BPMS, Бизнес-процессы, Мир процессов

Источник: www.comindware.ru