Оптимизация понятие в бизнесе

Оптимизация бизнес-процессов приводит в целом к снижению затрат, длительности цикла и уровня ошибок. Концепция оптимизации бизнес-процессов основывается на четырех подходах [24]:

1. Методика быстрого анализа решения (FAST).
2. Бенчмаркинг процесса.
3. Перепроектирование процесса
4. Реинжиниринг процесса
5. ABC / ABM – методология
6. Методы «точно в срок» (JIT)
7. Методы всеобщего управления качеством (TQM)
8. Методы управления знаниями

1. Определяется проблема или процесс для анализа FAST.
2. Заказчик высокого уровня (например, генеральный директор компании) соглашается поддержать инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить. Процесс должен быть в рамках компетенции заказчика.
3. Назначается команда FAST, подготавливается и одобряется заказчиком набор целей.
4. Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для разработки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем рекомендации должны быть такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3-х месяцев. Все другие предложения должны быть переданы заказчику для дальнейшего рассмотрения в будущем.

• устранение бюрократии;
• анализ добавленной ценности;
• устранение дублирования;
• упрощение методов;
• сокращение длительности цикла;
• защита от ошибок (анализ текущих проблем);
• модернизация процесса;
• стандартизация;
• автоматизация, механизация, применение информационных технологий.

Ограничение

Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсы

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

1.1. Понятие об оптимизации в менеджменте сферы услуг

На наш взгляд, в отраслевом менеджменте, на производстве, в том числе в индустрии питания, многие аспекты деятельности находятся в рамках системологии, теории качества, квалиметрии, методологии управления, проблем взаимодействия с потребителями. Ввиду этого, часто говорят о системном подходе в управлении, включая процессы – это преобразования ресурсов в результат (организационные и технологические). Здесь и появляется поле для оптимизации, то есть рационализации, улучшения, упорядочивания различных объектов. Представим несколько определений в предметной области.

Оптимизация – это: 1. Процесс нахождения экстремума (Extremum – крайнее – максимум или минимум) непрерывной функции, т.е. выбор наилучшего варианта из множества возможных, процесс выработки оптимальных решений [1]; 2. Процесс приведения системы в наилучшее (оптимальное) состояние.

Оптимизация – целенаправленная деятельность, заключающаяся в достижении наилучших результатов при соответствующих условиях.

Как снизить затраты вашей компании. Оптимизация расходов в бизнесе

Оптимизация – это наиболее рациональное (технологичное, стандартное, экономичное, выгодное, прибыльное) ведение организационных и технологических процессов в индустрии общественного питания ‒ отраслевом бизнесе.

Оптимизация ‒ нахождение наилучшего (из множества возможных) варианта решения задачи при заданных требованиях и ограничениях. Так, оптимизация управления каким-либо процессом состоит в определении пути достижения цели управления при наилучших (обычно минимальных или максимальных) значениях показателей, характеризующих этот процесс, например, за минимальный промежуток времени, с наибольшим экономическим эффектом, с максимальной точностью.

Оптимизация‒ модификация системы для улучшения её эффективности. Эффективность нужна, причем не только финансовая, сиюминутная, иначе зачем тогда работают профессионалы и предприниматели в отраслевом бизнесе?

Причем оптимизация может быть воплощена в виде компьютерной программы.

Объекты оптимизации. Оптимизация может затрагивать любые виды деятельности, науку, производство: сфера услуг, торговля, машиностроение, вычислительная техника, управление персоналом, а именно: разработки, планирование, производство, качество продукции, управление персоналом, продажи, даже рекламу. Например, сокращают затраты на наружную рекламу, вследствие запрета ее в г. Москве. Е. Климкова, 2014) и т.п.

Однако, любой бизнес сводится к торговле, поэтому здесь важна «затратная» оптимизация и сокращение расходов.

Технологические процессы (ТП) – для оптимизации разработан весьма сложные методы, включая математический аппарат, программы, компьютерную технику. Задачи оптимизации ТП: увеличение выхода, повышение качества продукции. То есть одно предприятие будет выполнять функции нескольких.

Цели оптимизации – это видение направления, стратегии процесса, формулировка требований, предъявляемых к объекту оптимизации. Например, в индустрии питания важно обеспечить качество продукции, считаясь с расходом сырья, материалов, обоснованием наценки на продукцию. Поиск оптимального решения в этом случае будет компромиссом в координатах «расход сырья-количество продукции» или «количество продукции-качество продукции».

Есть также понятия: компромиссные решения (с чем-то мы должны считаться), а также узкие места‒ для оптимизации требуется найти узкое место (англ. bottleneck ‒ бутылочное горлышко): критическую часть объекта оптимизации, критически потребляющего какой-либо ресурс.

Например, низкая производительность оборудования не позволяет повысить объем изготовления продукции и удовлетворить растущий спрос гостей предприятия индустрии питания. Здесь проблема решается путем модернизации технических средств производства, способов и режимов приготовления, что отразится на качестве и ассортименте продукции.

Согласно принципу Парето, улучшение примерно 20 % продукции (например, ее ассортимента), иногда влечёт за собой изменение 80 % результатов (продаж).

Оптимизация персонала. В кризисных условиях в разных отраслях часто сокращают персонал под видом оптимизации штата. Поскольку другим способом решить проблему персонала не могут, не умеют и т.п., Н. А. Шепелева (14). Но оптимизация оптимизацией, а ее можно связать с целевой функцией – зарплатой, в общем виде выражаемой F(S) → max.

Что это значит? Предположим, численность сотрудников отдела 35 человек. Заработная плата 50 тыс. в мес. ФОТ = 35×50 тыс. – 1750 тыс. руб. Поставлена задача максимизировать зарплату (учитывая среднюю по отрасли как граничное условие). Можно сократить штат на 5 человек и увеличить зарплату на 1750/30 = 58,3 тыс. руб.

По сути дела, задача оптимизации сводится к максимизации заработной платы сотрудника. Но есть граничные условия: A‒необходимость в 30 сотрудниках (иначе не изготовим продукцию по нормам производительности) и B ‒ верхний уровень зарплаты в секторе экономики (если будет сильно превышать, то перерасход средств и, возможно, проверки контрольно-надзорных органов).

Однако подобные расчеты и экономические обоснования руководство фирмы проводит не часто.

Может быть ситуация, когда F(S) → min, например, минимизация (экономия) бюджета. Например, поиск оптимального ценового предложения в Интернете (ниже средний чек, выше скидка и т.д.).

Производство продукции – одна из проблем оптимизации. Как ее выполнить? В нашей стране хорошо проработана методика стандартизации продукции, следовательно, ничто не мешает ее использовать. Пример – параметрическая стандартизация. Например, изготовление мучных сдобных изделий стандартизировано по некоторым параметрам.

Например, по массе. Изготавливают стандартные изделия — плюшку московскую и другие булочки массой 0,1 и 0,2 кг. Однако при проверке массы после выпечки и остывания изделий следует учитывать допускаемое отклонение ± 5 % если взвешиваем одно изделие, а если контролируем выборку из 10 изделий, то отклонение допускается в пределах ± 3 %.

Но это уже статистический метод в оптимизации – по усредненным значениям параметров.

Оптимизация – это метод управления, которое, по современным представлениям, включает менеджмент. Что такое менеджмент? Это многоаспектное понятие, включая администрирование, руководство, управление. Следовательно, с точки зрения оптимизации, это наилучшее управление (в итоге — принятие решений) в ряде областей (менеджмент продаж, управление качеством продукции, менеджмент персонала, управление инновациями, включая технологические процессы и т.п.). В целом это проблема многокритериальной оптимизации, а, следовательно, применимы научные методы: анализ, синтез, моделирование, абстрагирование, математическая (вероятностная) обработка данных и другие.

В частности, оптимизировать объем производства и продажи продукции поможет функционирование маркетинговой информационной системы, когда на первом этапе мы анализируем спрос на продукцию, затем данные поступают в саму информационную систему фирмы, затем по результатам обработки данных (например, усреднения) менеджер принимает решение. То есть рынок – это тоже объект оптимизации. Например, в индустрии питания важно знать емкость сегмента рынка (сколько он может потреблять), платежеспособность населения ‒ запросы (потребности, подкрепленные деньгами), долю населения, регулярно пользующегося услугами ресторанов и кафе и другие. Поэтому одна тема будет касаться маркетингового анализа.

Всегда полезно учитывать критерий оптимальности работы фирмы — экономическую эффективность, выражаемую показателями: объем выпускаемой продукции в единицу времени (производительность), объем капитальных вложений, эксплуатационные затраты, качественные показатели продукции и другие. Главный показатель для продукции – ее себестоимость, решение проблемы оптимизации себестоимости заключается в подборе стандартного сырья и материалов, рациональных методов обработки, стандартного и автоматизированного оборудования, технологических линий. Это направление в России получило серьезное развитие (М.А. Беляева и др.)[2].

Различают виды оптимизации.

Статическая оптимизация – это выбор стационарных режимов процессов (например, хранение охлажденного пищевого сырья при температуре 4 ºС).

Динамическая оптимизация – по сути, объект оптимизации меняется, то есть режимы процессов нестационарные; очевидна необходимость контроля процесса, в частности, с помощью метода контрольных карт.

Процессы — это очень разностороннее понятие. Например, организационный или технологический процессы. Бизнес-процессы.

Процесс можно рассматривать как преобразование входных параметров в выходные. В частности, пищевое сырье запускают в производство и вырабатывают пищевую или кулинарную продукцию. Из отдельных процессов складывается производственная система. Так, комбинат — это взаимосвязанные, четко упорядоченные управленческие, технологические, контрольные и другие процессы.

Можно, например, построить блок-схему производства продукции на вышеуказанном предприятии и использовать ее для оптимизации по системе критериев (параметров).

Процессы – это преобразование входов: информации, сырья, материалов в выходной результат: услуги питания, включая выработку кулинарной продукции, организацию потребления пищи, мероприятий, событий, потребительских конференций и др.

Понятно, что для сложных, варьируемых процессов следует применять математический подход обработки данных. Также следует сказать о разновидностях процессов:

1) Детерминированный процесс – величины (режимы) изменяются непрерывно и закономерно y=f(x).

2) Стохастический – определяющие этот процесс величины меняются непредсказуемо, незакономерно, поэтому для описания результатов процесса необходим статистический аппарат, позволяющий вывить погрешности.

Источник: sites.google.com

Оптимизация процессов компании: основные понятия и примеры в системе SILA Union

Каждая организация стремится к бизнес-процессам, функционирующим с максимальной отдачей в любое время и при любых обстоятельствах.

Эффективность процессов оказывает непосредственное влияние на производительность труда сотрудников и организации в целом. Самый простой и быстрый способ добиться операционного совершенства — оптимизация бизнес-процессов.

В этой статье мы разберем понятие и важность оптимизации бизнес-процессов, определим этапы. Также рассмотрим практические примеры оптимизации процессов в системе управления бизнес-процессами SILA Union.

Оптимизация бизнес-процессов: разбираемся с понятием

Оптимизация бизнес-процессов – это практика непрерывного улучшения существующих операций с целью повышения их эффективности, которая, в свою очередь, приводит к более продуктивному использованию существующих ресурсов. Для оптимизации бизнес-процессов применяются определенные инструменты, направленные на увеличение прибыли предприятия, устранения рисков и сокращения расходов путем улучшения всей деятельности компании.

Оптимизация бизнеса должна охватывать все процессы в организации, а не отдельные его части. Когда предприятия оптимизируют основные процессы в рамках всей организации, они могут получить значительное конкурентное преимущество, улучшить обслуживание клиентов и повысить эффективность операций.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Давайте рассмотрим оптимизацию бизнес-процессах на двух простых примерах.

Клиенты: Процесс оформления заказа

В процессе переговоров с текущим клиентом менеджер отдела продаж консультирует по продуктам, высылает актуальный прайс, презентации и прочие материалы. Затем формирует счет, отправляет клиенту по почте, бухгалтерия контролирует оплату, отдел логистики осуществляет отгрузку продукции.

Оптимизация: Создание личного кабинета, в котором будут представлены все продукты компании с актуальными условиями и ценами, материалами, текущими скидками, позволит клиенту самостоятельно оформлять заказ, создавать и оплачивать счета в личном кабинете, отслеживать продвижение заказа.

Отдел кадров: оборудование рабочих мест новых сотрудников

При трудоустройстве нового сотрудника HR-отдел отправляет запрос на новое оборудование в ИТ-отдел. Так как HR работает с большим количеством новых сотрудников и создает запросы вручную – запросы накапливаются и исполняются с задержками.

Оптимизация: Чтобы автоматизировать процесс, добавлена специальная форма в task-менеджер компании с уведомлением о новых сотрудниках всех заинтересованных служб. В результате в ИТ-отдел автоматически падает заявка с данными о сотруднике, дате выхода, требуемом оборудовании. ИТ-отдел обрабатывает заявку, берет в работу и закрывает ее.

Когда необходима оптимизация бизнес-процессов

Все ли процессы нуждаются в оптимизации? Как понять, какие процессы являются первостепенными для оптимизации? Вот несколько способов распознать процессы, требующие оптимизации:

Плохие или неработающие каналы обмена информацией – отсутствие бесперебойной связи между сотрудниками при выполнении процесса приводит к хаосу и лишним вопросам. Команда должна оперативно обмениваться информацией друг с другом по четким каналам коммуникации для эффективной реализации процесса. Например, отдел разработок внедрил новую фичу в продукт, но отдел маркетинга и продажи об этом не осведомлены.

Избыточные шаги в процессе – эффективные бизнес-процессы должны быть простыми, без лишних или дублирующихся шагов.

Повторяющиеся проблемы – ваши сотрудники и клиенты жалуются на конкретную проблему, и эта проблема повторяется. В этом случае процесс явно содержит ошибки, которые необходимо немедленно исправить.

Отсутствие контроля за процессом — у процесса нет владельца, не описаны ключевые точки контроля и показатели эффективности. Также в реальности процесс может исполняться совсем не так, как он задокументирован. Например, у отдела продаж прописаны скрипты продаж, однако менеджеры по ним не работают.

Увеличение штаба — компания и численность сотрудников растет, однако это никак не влияет на результаты бизнеса, и прибыль снижается.

Трудности с наймом персонала – подбор персонала может быть утомительным без оптимизации процессов найма и адаптации. Оптимизированные процессы управления персоналом позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, документооборот и беспрепятственную совместную работу.

Почему важно оптимизировать процессы

Оптимизация бизнес-процессов важна, поскольку повышает их эффективность за счет:

• Устранения узких мест или избыточности, влияющих на выходные данные процесса.
• Улучшения сотрудничества и связей между основными, стратегическими и управленческими процессами.
• Рационализации деятельности с целью повышения эффективности процессов и производительности труда, а также увеличения экономии времени, ресурсов и финансовых средств.
• Снижения рисков за счет избежания ошибок и переделок.

Оптимизация помогает компании определить, как наилучшим образом использовать существующие ресурсы, снизить затраты, стандартизировать рабочие процессы, добиваться стабильных результатов, не отставать от конкурентов и повышать производительность и качество выпускаемой продукции. Все это в конечном итоге приводит к повышению эффективности бизнес-операций.

Инструкция по оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов требует системного подхода. Ниже описаны основные действия, которые необходимо последовательно выполнить, для того чтобы исправить ошибки в процессах.

Шаг 1: Определите и проанализируйте процесс, который необходимо оптимизировать

Начните с определения того, какой процесс необходимо оптимизировать и почему. Обычно такие процессы имеют определенные проблемы, например:

• Низкое качество услуг
• Проблемы с передачей полномочий
• Увеличение времени завершения процесса
• Необходимость вносить корректировки
• Ошибки, вызванные ручной обработкой данных или вводом данных вручную
• Любые проблемы с сотрудничеством или коммуникацией

После того как вы определили существующие процессы, которые необходимо оптимизировать, — опишите ожидаемые результаты.

Важно: Целью оптимизации бизнес-процессов является повышение эффективности существующих процессов. Вы должны понимать, чего не хватает в вашем процессе и какие изменения позволят ему работать лучше, вместо того, чтобы кардинально перепроектировать процесс.

Шаг 2: Установите ключевые показатели эффективности

Чтобы понять, приводят ли выявленные вами оптимизации к желаемым результатам, важно установить ключевые показатели эффективности. Это помогает отслеживать оптимизацию, оценивать, повысили ли они эффективность вашего процесса, и создавать основанные на этих данных рекомендации для любых дополнительных улучшений.

Шаг 3: Переработка процессов и существующих ресурсов

На этом этапе начинается настоящая работа. Теперь, когда проблемы / пробелы и оптимизации выявлены, пришло время их внедрять. Например:

Производительность:

– Упрощение процедур утверждения или запросов для ускорения получения результатов;

– Оцифровывать ручные задачи или действия;

– Извлекать данные о процессах для обоснования стратегических решений, влияющих на производительность.

Коммуникация и совместная работа:

– Автоматизировать обновления и уведомления между заинтересованными сторонами и владельцами процессов;

– Стандартизировать задачи, которым не хватает структуры и наглядности.

Узкие места:

– Устранить избыточность, которая засоряет рабочие процессы.

Перепроектируйте процессы, чтобы включить улучшения. Измените последовательность шагов, автоматизируйте задачи или устраните избыточность.

Шаг 4: Мониторинг и измерение оптимизированных процессов

После того, как оптимизация произведена, пришло время отслеживать и измерять ее на основе ключевых показателей эффективности, установленных на шаге 2. Если коммуникация и совместная работа улучшаются, узкие места уменьшаются, а производительность увеличивается, значит, оптимизация сработала. Но если проблемы не решены, необходимо снова провести работу над оптимизацией.

Шаг 5: Повторите по мере необходимости

По мере развития бизнес-процессов некоторые шаги могут стать неэффективными или перестать нести смысл. Оптимизация — это постоянные меры по улучшению процесса, поэтому процессы нужно пересматривать регулярно и удалять неэффективные / устаревшие шаги.

Советы для оптимизации

Вот несколько советов по планированию оптимизации процесса:

• Документируйте текущее состояние процессов, чтобы понять, достигаются ли цели процесса;
• Согласуйте понимание командой стратегий оптимизации и основных бизнес-целей;
• Заставьте команду понять ограничения процесса;
• Проектные команды должны понимать сильные и слабые стороны выполняемого в настоящее время процесса;
• Приемлемые стратегии оптимизации для каждого процесса должны быть доведены до сведения команды;
• Оптимизация бизнес-процессов должна осуществляться хорошо спланированным образом, чтобы были достигнуты ожидаемые результаты;
• Оптимизация процессов должна улучшать существующие процессы в пределах ваших возможностей.

Оптимизация бизнес-процессов с SILA Union

Програ мм ное обеспечение SILA Union поддерживает управление биз не с- проц е с сами на все х шагах: после моделирования бизнес-процессов компании переходят к оптимизации, разработке и реализации мероприятий по их совершенствованию.

На базе SILA Union компании могут оцифровывать свои ручные процессы, автоматизировать задачи и стандартизировать свои процессы для повышения эффективности и снижения затрат. Интуитивно понятный интерфейс SILA Union и простое моделирование процессов позволяют пользователям легко создавать рабочие процессы без специальных знаний кодирования.

Давайте разберем варианты оптимизации на примере реального процесса в системе SILA Union.

Дано: процесс «Комплектация отгрузок (процессно-событийная цепочка)» (рис. 1). Требуется провести анализ на узкие места: проверяем на перегруженность функций в рассматриваемом процессе, то есть ищем операции, которые тормозят выполнение процесса.

В ПО SILA Union встроен модуль имитационного моделирования. Проведем запуск имитационного моделирования для анализа.

Результаты, выведенные в таблице (рис. 2), показывают, что функция «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» долго простаивает перед следующим проходом, среднее время ожидания составляет свыше 1600 секунд. Повысим лимит параллельного выполнения, чтобы одновременно функция могла выполняться 3 раза.

Переходим в свойства функции, которая является узким местом, и увеличим лимит параллельного выполнения с 1 до 3 (рис. 3).

Повторно запустим имитационное моделирование, но теперь с измененным лимитом параллельного выполнения функции.

Как видно по результатам (рис. 4), среднее время ожидания функции «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» снизилось с более чем 1600 секунд до 27. Что является показателем того, что мы произвести оптимизацию процесса, устранив узкое место.

Вывод

Оптимизация процессов является обязательным условием для компаний, планирующих успешно конкурировать на рынке и развивать свой бизнес. Неспособность улучшать бизнес-процессы приводит к стагнации роста бизнеса. Наиболее эффективный способ повысить производительность бизнес-процессов — оптимизировать их и автоматизировать для улучшения бизнес-результатов.

Источник: silaunion.ru