Основным контейнером для построения бизнес процесса в нотации bpmn является объект

На сегодняшний день BPMN является одним из самых распространенных методов описания бизнес-процессов, которые сегодня уже «понятны» как бизнес-пользователям, так и программным продуктам, предназначенным для работы с бизнес-моделями. Т.е. этот язык описания также является стандартом для создания исполняемых алгоритмов в управлении бизнесом.

О том, что такое BPMN, написано много. Но практически вся информация, которую можно найти в Интернете, ориентирована на специалистов, которые ранее сталкивались с BPMN или другим стандартом моделирования бизнес-процессов. Предлагаю разобраться «с нуля» — что такое BPMN? В чем особенности и преимущества этой технологии и почему она все чаще используется для описания бизнес-процессов организации.

Методология моделирования бизнес-процессов — очень широкое понятие, по сути, это та самая база знаний, которую необходимо для практического применения языков моделирования бизнес-процессов. Я расскажу об этом в следующих статьях и не раз. Почему я акцентирую на этом внимание? Многие (и я в том числе) считают, что достаточно выучить язык бизнес-моделирования, и вы сможете строить бизнес-процессы.

Практика показывает, что базовые знания методологии моделирования бизнес-процессов здесь незаменимы. Перед тем как изучать моделирование, для начала необходимо ознакомиться с методологией бизнес-моделирования, понять общие принципы, приобрести определенные навыки бизнес-анализа и только потом приступать к изучению нотации BPMN.

BPMN: основные понятия

BPMN (Business Process Model and Notation) — это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса. С помощью моделирования мы можем описать любые бизнес-процессы, и они могут выполняться в самых разных системах управления.

Можно сказать, что BPMN является частью двух основных компонентов:

• BPM (моделирование бизнес-процессов) — это среда, в которой вы непосредственно участвуете в моделировании. В одиночку или в команде.
• BPMS (система моделирования бизнес-процессов) — это инструменты для выполнения создаваемых вами моделей. Это может быть Bizagi, Comundo, ELMA и т.д.

Язык описания бизнес-процессов

И основой моделирования здесь является наличие языка описания бизнес-процессов. И важно понимать, что это действительно язык, точно так же как языки программирования или даже языки, на которых говорят люди, он тоже простой на базовом уровне и сложный, когда начинаешь изучать нюансы. В этом языке есть свои правила, семантика, правописание, свои законы, которые надо изучать и неукоснительно соблюдать. С другой стороны, как и всякий искусственный язык, предназначенный не для живого общения, а для строгого и однозначного описания каких-то действий и процессов, он принципиально проще «живых» языков, и его правила строго логичны.

Кроме того, из-за ограниченного круга задач, которые стоят перед этим языком, он гораздо более определен в терминологии. Но все же тут много нюансов, каких-то сочетаний «слов», несущих свою смысловую нагрузку. И очень важно строго соблюдать правила сочетания разных элементов языка и знать ограничения (что с чем сочетать недопустимо, как начинать описание, как заканчивать и т. д.).

И как любой технологический язык, описание бизнес-процессов имеет свои специфические конструкции, разобраться в которых без определенного уровня технологических знаний будет крайне сложно. Поэтому для изучения языка описания бизнес-процессов также важно, в первую очередь, понимать сами технологии, для описания которых он предназначен.

Например, для моделирования бизнес-процессов вам потребуются знания таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и др.

Важно понимать, что BPMN не является языком описания ИТ-систем. Эта нотация предназначена для описания предметной области реального бизнеса. И здесь могут быть задействованы как программные комплексы, так и люди (сотрудники компании, заказчики, поставщики). Это самое важное отличие данной нотации от графических средств описания программ.

Элементы нотации BPMN

Язык описания бизнес-процессов основан на следующих базовых объектах:

• Event – Событие;
• Activity – Действия;
• Gateway – Шлюзы или Развилки;
• Flow – Поток;
• Date – Данные;
• Artefact – Артефакты;
• Swimline – «плавательные дорожки»;
• Pool (Пул) — набор.

EVENT (СОБЫТИЕ)

Event — это событие, которое произошло в описании процесса. Эти события могут быть начальными, конечными или промежуточными.

ACTIVITY (ДЕЙСТВИЯ)

Activity – это те действия (задачи), которые необходимо выполнить на определенном этапе бизнес-процесса. При моделировании их обычно обозначают прямоугольниками, что соответствует сути действия.

Действия могут быть элементарными, т. е. неделимыми на некоторые более простые действия, и неэлементарными, т. е. такими, которые при детализации распадаются на последовательность определенных более простых действий.

Обычно действия делятся следующим образом:

Задача – единица работы. Если задача помечена символом +, то задача является подпроцессом и может быть детализирована.

Транзакция – набор логически связанных действий. Для транзакции может быть определен протокол выполнения.

Событийный подпроцесс помещается внутри другого процесса. Он начинает выполняться, если инициируется его начальное событие. Событийный подпроцесс может прерывать родительский подпроцесс или выполняться параллельно с ним.

Вызывающее действие является точкой входа для глобально определенного подпроцесса, который повторно используется в данном процессе.

GATEWAY (ШЛЮЗ, РАЗВИЛКА)

GATEWAY — это управляющий узел, который появляется при условном разветвлении бизнес-процесса. Графически изображается в виде ромба.

Шлюзы нужны и в тех случаях, когда процедура зависит от определенных факторов. Например, при работе с покупателями шлюз появляется на этапе, когда клиент принимает решение о покупке — «да или нет». При положительном решении необходимо совершить покупку, при отрицательном — выяснить возможные причины отказа, работать с «отказом» и т.д.

Наиболее используемые развилки

Оператор исключающего ИЛИ, управляемый данными. При ветвлении направляет поток лишь по одной из исходящих ветвей. При синхронизации потоков оператор ожидает завершения одной входящей ветви и активирует исходящий поток управления.

Оператор И. При разделении на параллельные потоки все ветви активируются одновременно. При синхронизации параллельных ветвей оператор ждет завершения всех входящих ветвей и затем активирует исходящий поток.

Оператор ИЛИ. При ветвлении активируется одна или более ветвей. При слиянии все выполняющиеся входящие ветви должны быть завершены.

POOL (ПУЛ)

Пул — это объект, описывающий один процесс на диаграмме. Его может не быть на карте, но он всегда есть. На одной диаграмме может быть несколько Пулов. Пул может быть расширен для просмотра деталей.

Пул также может содержать так называемые «дорожки». Они нужны для того, чтобы указать участников процессов, которые скрыты в пуле. Например, в процессе работы с клиентами участвует менеджер по продажам, начальник отдела продаж, возможно, бухгалтер или кассир.

Пулы (участники) и дорожки отражают распределение обязанностей. Пул или дорожка обозначает организацию, роль или систему. Дорожки позволяют иерархически делить пулы и другие дорожки.

Порядок обмена сообщениями может быть задан при помощи потока сообщений и потока управления.

DATE OBJECT (ДАННЫЕ, ОБЪЕКТЫ ДАННЫХ)

Объекты данных — это элемент, указывающий, какие данные и документы необходимы для начала действия или каковы результаты завершенного действия.

Объект данных может быть сгенерированным заказом. Для менеджера это будет результат действий, а для склада, принимающего заказ, начало действия (сбор товара и отгрузка).

MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)

Этот элемент необходим для отображения отношений между двумя участниками процесса.

Это может быть Email, сообщения внутри системы совместной работы, переписка в любом из мессенджеров, которыми пользуются участники процесса, общение на сайте компании, СМС-сообщения и т.д.

ARTEFACT (АРТЕФАКТЫ)

Под артефактами в BPMN понимаются объекты, не являющиеся действиями и не имеющие прямого отношения к действиям. Это могут быть любые документы, данные, информация, не влияющие непосредственно на выполнение процесса.

Существует два типа артефактов:

• Группа объектов;
• Текстовая аннотация.

Группа объектов — это еще один способ объединить несколько элементов под общим символом, чтобы сэкономить место на диаграмме и упростить ее чтение. Здесь различные виды деятельности собраны под одним общим названием. Группа объектов также всегда может быть подробно рассмотрена. Группа выглядит как прямоугольник со скругленными углами, выполненный пунктирной линией с точками.

Текстовые аннотации используются для различных уточнений к диаграмме. Это могут быть комментарии, пояснения, другая информация, которая повысит читабельность схемы. Аннотации представляют собой незамкнутый прямоугольник, выполненный сплошной линией, от которого к объекту аннотации ведет линия, состоящая из точек.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

В бизнес-моделировании процессы можно разделить на два типа — исполняемые, которые реально будут работать с помощью специального программного обеспечения типа Bizagi, и неисполняемые, т.е. бизнес-модели, которые нужны только для изучения и демонстрации вариантов того, как предприятие работает.

В принципе, особой разницы между их построением нет, здесь важен лишь желаемый результат. Либо бизнес-модель будет применяться только для облегчения взаимопонимания между заказчиком (менеджером) и консультантом (исполнителем). Либо эта нотация в дальнейшем будет использоваться в какой-то программной среде для организации работы компании. В нормальных руководствах вы не найдете такого деления на две части. Но я лично считаю, что есть смысл условно разделить бизнес-процессы таким образом, так как при разном желаемом результате потребуется разная глубина проработки деталей и выбор возможных инструментов для работы.

Исполняемые бизнес-процессы должны быть построены в строгом соответствии со всеми правилами нотации BPMN, иначе программное обеспечение не сможет корректно работать с составленной бизнес-моделью. Исполняемые процессы нужны, например, на предприятиях, где принят процессный подход к деятельности. Программное обеспечение позволяет отслеживать все процессы в режиме реального времени, а на основании данных, полученных на каждом этапе, руководитель компании и отделов всегда сможет понять, на каком этапе находится работа над тем или иным процессом. Этот метод позволяет значительно повысить эффективность управления.

Неисполняемые бизнес-процессы нужны исключительно для демонстрации бизнес-модели. Это может быть диаграмма, показывающая реальное положение дел на предприятии, это может быть наглядная иллюстрация предполагаемых изменений в реинжиниринге. При этом, конечно, можно использовать любые удобные инструменты, в том числе и традиционный для многих IDEF0. А соблюдение правил языка моделирования необходимо только для достижения взаимопонимания.

Приступая к работе с BPMN, первоначально рекомендуется создавать неисполняемые бизнес-процессы. Это действительно очень удобные нотации для иллюстрации предложений, демонстрации «узких мест» в бизнесе, даже просто для себя понять структуру работы организации очень удобно с помощью нотаций. В этом очень помогает визуальная графика и строгие правила.

Исполняемая версия требует глубоких знаний BPMN, а также внимательного отношения к каждой детали, также как создаете программа (алгоритм) для компьютера, просто используя графическую нотацию, а не текстовый язык. Это работа для опытных специалистов.

Подходит ли BPMN для малого и среднего бизнеса?

Нотации BPMN можно и даже нужно использовать при работе с малым и средним бизнесом. Вполне возможно, что вы не будете реализовывать бизнес-модель на программном уровне, так как это всегда дополнительные затраты, а в среде малого бизнеса нет необходимости в таких инструментах для контроля и анализа работы.

Но, тем не менее, на уровне неисполняемых бизнес-процессов я очень активно использую BPMN. Дело в том, что несмотря на сложность записи (т.е. обучение и умение работать с нотациями), уровень понимания BPMN невысок, т.е. чтение нотаций не требует каких-то специальных знаний и навыков. Графические обозначения понятны интуитивно. И я еще не встречал ни одного человека, которому было бы трудно читать нотации. Эта нотация создана специально для нахождения общего языка между аналитиком и обычными бизнесменами (менеджерами).

В итоге, как я писал выше, с помощью BPMN вы экономите свое время и время заказчика (менеджера) и достигаете наивысшего уровня взаимопонимания. Нотации не допускают «двойного чтения», поэтому очень помогают в работе.

Минусы и важные особенности BPMN

Для выбора любого средства также важно понимать возможные недостатки:

• В нотации BPMN имеется значительное количество понятий и терминов, их необходимо знать и правильно применять.
• Высокий начальный уровень. Как и в случае с любым многофункциональным инструментом, для изучения требуется больше времени по сравнению с другими нотациями (IDEF0, IDEF3).
• Требуется знание бизнес-анализа. В BPMN модели — это не просто картинки или диаграммы, которые можно нарисовать в любом графическом редакторе. Здесь очень важна хорошая структура и четкая последовательность.

Пример практического применения BPMN

Конечно же, без примера описание моделирования бизнес-процессов было бы неполным и не до конца понятным. В качестве иллюстрации моделирования в нотации BPMN можно взять процесс регистрации пассажира на рейс самолета.

Применение диаграмм BPMN на практике

• Делайте диаграммы как можно разветвленными. Чем больше элементов на вашей диаграмме, тем труднее ее будет читать вам и вашим клиентам.
• Используйте максимально простую и понятную терминологию. Очень важно, чтобы ваши клиенты, а также техники, которые будут работать с диаграммами, понимали все (или почти все) термины без дополнительных пояснений.
• Все имена процессов должны быть максимально информативными и понятными. В противном случае читабельность диаграммы также будет крайне низкой. Имена процессов лучше всего подходят либо к терминам, используемым в конкретной организации для описания работы, либо просто к интуитивно понятным фразам.
• Также важно четко указать обязанности сотрудников компании, бизнес-модель которой вы описываете. Самое простое решение — выбрать имена среди существующих подразделений. А если желаемой должности или отдела в компании еще нет, не бойтесь придумать ее самостоятельно. Но постарайтесь сделать название еще и «говорящим», понятным широкому кругу бизнес-аудитории.
• Должно быть достаточно подпроцессов, чтобы избежать ненужных деталей, но не более того. Помните о чувстве меры. Если подпроцессов слишком мало, то действия, которые должны быть спрятаны в них, будут в общем процессе, создавая дополнительные объекты, стрелки, ответвления и, как следствие, путаницу. Если переборщить со стремлением убрать все в подпроцессы, то диаграмма потеряет свою информативность, а некоторые изменения в подпроцессе начнут косвенно влиять на результаты всего процесса.
• Не бойтесь ошибаться! Если вы сделаете ошибку в исполняемой методологии, это очень быстро обнаружится при запуске (отладке) процесса. Если вы создаете просто наглядную схему, то мелкие ошибки не так важны, главное, чтобы эта схема помогла вам и людям, для которых вы ее делаете (заказчикам, техническим специалистам), понять все нюансы вашей идеи. И в любом случае они учатся на ошибках, а корректировки бизнес-модели можно вносить быстро и легко.

Какой бы вариант бизнес-моделирования вам не понадобился, бояться BPMN не стоит — нотация очень проста в освоении, а вашим коллегам и клиентам не нужны даже минимальные знания, чтобы читать такие схемы, моделирование очень понятен, а готовые диаграммы интуитивно понятны. понятно. Попробуйте, у вас тоже обязательно все получится.

• Блог компании Auriga
• Анализ и проектирование систем
• Бизнес-модели

Источник: habr.com

Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание

BPMN (Business Process Management Notation) – это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса.

Говоря проще, такая нотация представляет собой описание графических элементов, используемых для построения схемы протекания бизнес-процесса.

Как минимум, такая схема нужна, чтобы выстроить в соответствии с ней бизнес процесс и понятно регламентировать его для всех участников. Немаловажным является то, что моделирование BPMN позволяет впоследствии провести автоматизацию бизнес-процессов в соответствии с имеющейся схемой.

Является ли нотация BPMN лучшей для поставленных перед ней задач? Хороший ответ, актуальный до сих пор, дал еще в семидесятых годах XX века Чарльз Бокс «Все модели неверны, некоторые полезны». BPMN точно полезна, а некоторые ограничения, которые нотация имеет, по мнению экспертов не столь важны на практике:

Моделируя что-либо, мы удаляем некоторые аспекты реального мира, чтобы их визуализировать. И все же ИТ-профессионалы продолжают искать одну истинную нотацию моделирования и набор семантики, чтобы управлять сразу всем. Они предполагают, что должно быть возможно перевести все аспекты и их взаимосвязи на визуальный язык. Я думаю, что большинству людей бизнеса это не нужно.

Они используют модели для общения друг с другом … и да, в ходу круги и стрелки, прямоугольники и облака, и … лишь очень немногие заинтересованы в том, чтобы отразить взаимосвязь всех аспектов друг с другом. Дерек Миерс (Derek Miers) – Отраслевой аналитик и консультант. Более 25 лет специализируется в сферах управления бизнес-процессами, цифровой трансформации, бизнес-архитектуры и технологических инноваций. В настоящее время работает в Gartner время на позиции директора по исследованиям в сфере Enterprise Architecture (EA)

Первая версия нотации BPMN вышла в мае 2004 года (BPMN 1.0). Следующая версия появилась в январе 2011 года (BPMN 2.0). Наконец, в январе 2013 года компания OMG выпустила ту версию, которая в основном используется и сегодня – BPMN 2.0.2.

Основные графические элементы BPMN

BPMN-процесс – это любой бизнес-процесс, отражённый с помощью нотации. Процессы состоят из элементов, каждый из которых обозначается на схеме специальным значком.

Элементы нотации BPMN – это элементы графической схемы, но также и элементы самого бизнес-процесса.

Нотация опирается на следующие базовые графические элементы:

• Пул и Дорожки
• Действия
• Шлюзы или Развилки
• События
• Потоки
• Артефакты

BPMN элементы “Пул” и “Дорожка”

Весь бизнес-процесс состоит из пулов: совокупности операций + лиц, которые эти операции выполняют.

Например, пулом окажется весь набор действий по погрузке товара и отправке его клиенту.

При этом выделяют так называемые “дорожки”, из которых состоит любой пул. Для нашего примера одной из дорожек станет оформление документов, касающихся погрузки и отправки товара, второй дорожкой – физическая погрузка нужной партии на автомобиль и поездка автомобиля к клиенту. Обе эти дорожки дополняют одна другую, проходят параллельно, но в целом служат выполнению одного и того же этапа бизнес-процесса.

	Пул	Используется для обозначения границ бизнес-процесса
	Дорожка	Используется для отражения ответственных исполнителей и их ролей в процессе

BPMN элемент “Действие”

Под “действием” понимается единица работы, выполняемой в ходе исполнения бизнес-процесса. Действия могут быть как элементарными (задача/task), так и составными (подпроцесс/sub-process).

Есть несколько типов элементарных действий, которые отличаются условиями выполнения:

• Многократное выполнение действия в рамках одного процесса. Например, одно и то же действие может выполняться параллельно для каждого товара в заказе клиента.
• Циклическое действие выполняется многократно, пока заданное условие верно.

BPMN предполагает следующие графические отображения для основных типов действий:

	Абстрактная задача	Используется для обозначения простого действия или операции, не имеющей дальнейшей декомпозиции в рамках текущего бизнес-процесса.
	Подпроцесс	Используется для отображения декомпозированного процесса, включенного в состав рассматриваемого процесса. Подпроцесс описан более подробно на своей диаграмме.
	Процесс-ссылка	Используется для обозначения ссылки на один из наиболее часто повторяющихся процессов.

Здесь стоит отметить, что современные BPM-системы зачастую предлагают более широкий набор типов действий, чем предлагает BPMN. Например, в инструменте для моделирования бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform вы найдёте графические элементы для нескольких типов элементарных действий, а также встроенных кейсов:

	Пользовательская задача	Используется для отображения задачи, которую выполняет человек.
	Задача на выполнение сценария	Используется для отображения шага процесса, по достижении которого автоматически выполняется скрипт.
	Задача на вызов сервиса	Используется для иллюстрации шага процесса, на котором вызывается веб-служба или скрипт С#.
	Встроенный кейс	Используется для представления нестандартной задачи, курируемой ответственным лицом или группой лиц. Кейсы используются, когда нужно быстро организовать в рамках процесса неструктурированную или слабоструктурированную активность.

BPMN элементы “Развилка” или “Шлюз”

Под шлюзами понимаются элементы, определяющие ветвление и слияние потоков работ.

BPMN описывает 7 типов развилок. В качестве основных выделяют 2 типа:

Двух развилок, описанных выше достаточно для построения бизнес-процессов любой сложности. Остальные типы развилок, описанных в BPMN, позволяют строить более компактные схемы процессов, но это преимущество многие эксперты ставят под сомнение, т.к., маловероятно, что люди без специальной подготовки поймут такие схемы.

Пример использования шлюза исключающего «или» для создания альтернативных потоков процесса:

• Этап 7. Звонок клиенту с целью оценить качество обслуживания.
• 1. Если клиент доволен, фиксация положительной оценки, закрытие бизнес-процесса.
• 2. Если клиент недоволен, выяснение причины.

Дальнейшая схема может сильно ветвиться: если клиент недоволен доставкой, то требуется связаться с начальником этой службы; а если качеством продукции, то следующим этапом будет передача претензии в отдел производства, либо эскалация (поднятие иерархического уровня) с целью донести сведения о такой претензии до более высокого руководства.

Фактически, шлюзы являются одними из самых ответственных и сложных этапов бизнес-процессов. От того, насколько грамотно будут прописаны все условия и следствия по принципу “Если… то”, во многом зависит эффективность работы всей системы.

BPMN элемент “Событие”

“Событие” является одним из главных элементов BPMN и служит для описания того, что должно случиться (в отличие от задачи, когда что-то должно быть сделано). Событием может быть, например, подписание договора, или разговор с клиентом.

Графические элементы событий в BPMN классифицируют двумя способами:

1. В зависимости от положения события на схеме процесса:

В случае с доставкой товара начальным событием будет, очевидно, заявка клиента. Либо же – звонок менеджера клиенту с предложением совершить покупку. Конечным событием в такой цепочке станет факт доставки, подтверждённый подписью клиента.

1. По типу события классификация следующая:

Очень часто начальные и конечные события являются событиями-сообщениями.

BPMN элементы “Потоки”

Поток – это последовательность действий, которая обозначается стрелкой. Элемент “поток” показывает какое действие после какого необходимо совершить.

	Поток управления	На стандартный поток управления не воздействуют условия и он не проходит через шлюзы, т.е. является неконтролируемым.
	Условный поток управления	Используется для того, чтобы показать, что дальнейшее выполнение процесса будет происходить по определённому потоку только в том случае, если выполнятся заданное условие. Ромбик у основания стрелки добавляется, если условный поток управления является исходящим от процесса. Ромбик не добавляется, если условный поток управления является исходящим от шлюза.
	Поток управления по умолчанию	Используется тогда, когда необходимо показать, что дальнейшее выполнение процесса будет происходить по определённому потоку только если не выполняется ни одно из заданных условий.
	Поток сообщений	Используется для отображения межпроцессного взаимодействия – отображает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой процесс или внешнюю ссылку.
	Ассоциация	Применяется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока (артефактами).

BPMN элементы “Артефакт”

Под артефактами в BPMN понимают объекты, которые не влияют на исполнение бизнес-процесса напрямую. Это могут быть документы, данные, информация.

Основные виды артефактов:

	Группа объектов	Используется для группировки графических элементов, принадлежащих одной и той же категории и позволяет повысить простоту восприятия диаграммы.
	Текстовая аннотация	Применяется для уточнений к диаграмме – комментариев и пояснений, которые увеличат читабельность диаграммы.
	Объект данных	Используется для отображения информации о данных, которые обрабатывается в ходе процесса.

Преимущества BPMN

BPMN-описание бизнес процесса имеет несколько преимуществ.

Первое – простота трансляции диаграмм в исполняемые модели с помощью языка формального описания бизнес-процессов.

Описание элементов BPMN является понятным для большинства участников бизнес-процессов и часто не требует никаких дополнительных разъяснений. С помощью простого графического выражения можно составить конкретные регламенты, которые будут исполняться сотрудниками.

Наряду с тем, что описание нотации BPMN 2.0 позволяет добиться понимания сотрудниками того, как происходят бизнес-процессы, данную нотацию поддерживают большинство современных инструментов бизнес-моделирования, что позволяет импорт готовых схем бизнес-процессов в BPM-системы.

Comindware Business Application Platform – современная платформа для автоматизации бизнес-процессов с поддержкой нотации BPMN 2.0, включая как возможность моделирования BPMN-процессов прямо в платформе, так и импорт схем бизнес-процессов из сторонних инструментов моделирования для их дальнейшего исполнения в системе Comindware.

Хотите узнать больше о платформе Comindware и оценить насколько она подойдёт для вашей компании? Закажите бесплатную демо-презентацию.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: www.comindware.ru

Нотация BPMN — что это такое и как её используют в бизнес-анализе

Рассказываем главное, что нужно знать об описании бизнес-процессов с помощью нотации BPMN.

Иллюстрация: Оля Ежак для SKillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Анна Солодовникова

Бизнес-аналитик с опытом работы более четырёх лет, магистр в области информационной бизнес-аналитики. Сейчас участвует в проектах, связанных с нефтедобычей, геологоразведкой, логистикой. Принимала участие во внедрении «1С:ERP» как основной бизнес-аналитик. Проверяющий куратор курсов Skillbox «Профессия Бизнес-аналитик», «Профессия Операционный менеджер».

Перед тем как улучшать процессы любого бизнеса, важно описать, как они работают сейчас, — смоделировать их. Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) — один из способов такого моделирования.

BPMN в графическом виде отражает последовательность работ бизнес-процессов и логику их выполнения. С помощью нотации любой человек может разобраться, что изображено на схеме, даже если видит её впервые. Дальше эту схему используют для управления бизнес-процессами — ищут слабые участки и оптимизируют их.

BPMN широко применяется в России и за рубежом. Если бизнес-аналитик научится строить бизнес-процессы в этой нотации, он будет востребован.

В статье для Skillbox Media расскажем:

• что такое бизнес-процессы и для чего ими управлять;
• какие есть способы описания бизнес-процессов;
• что такое нотация BPMN и в чём её главные преимущества;
• из каких элементов состоит BPMN;
• как построить модель бизнес-процесса с помощью BPMN пошагово;
• как применяют нотацию BPMN в бизнес-аналитике;
• как узнать больше об управлении бизнес-процессами.

Что такое бизнес-процессы и зачем ими управлять

Бизнес-процесс — это логически связанная последовательность действий, направленных на создание продуктов или услуг. К бизнес-процессам относятся все повторяющиеся операции, которые помогают решать задачи бизнеса и получать доход.

К ним можно причислить, например, обработку заказов в интернет-магазине, доставку товаров клиенту, подготовку договоров.

Чтобы всё работало, процессами нужно управлять. От гибкости и управляемости бизнес-процессов зависит, насколько успешным будет бизнес. Есть разные подходы к управлению — все они включают три основных элемента:

• анализ бизнес-процессов;
• выявление проблем;
• оптимизация бизнес-процессов.

В Skillbox Media есть статья, где подробно рассказано об управлении бизнес-процессами.

Перед тем как анализировать бизнес-процессы, важно зафиксировать их исходное состояние — разобрать их на этапы и описать, как они выглядят в данный момент. О способах описания говорим ниже.

Способы описания бизнес-процессов

Три самых распространённых способа описания бизнес-процессов:

• Текстовый — подготовка письменных инструкций, регламентов, стандартов и других нормативных документов.
• Табличный — описание процессов в формате таблиц.
• Схематичный — графическое изображение процессов.

Наиболее удобный способ для описания бизнес-процессов — схематичный. Текстовое описание часто получается слишком громоздким и сложным для восприятия. В таблицах не всегда можно отразить всю необходимую информацию так, чтобы она читалась.

В моделировании бизнес-процессов используют нотации — стандартизированные системы условных обозначений. Они нужны, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Это позволяет прочесть схему, не изучая специальные обозначения, принятые в конкретной компании.

• какие обозначения использовать в описании процессов и как их читать;
• как отображать последовательность действий и отношения внутри них;
• какие элементы нужно обязательно учесть.

Есть несколько вариантов нотаций — их выбирают в зависимости от типов бизнес-процессов и потребностей бизнеса. Вот некоторые примеры нотаций:

• Блок-схема — используют для описания алгоритмов, статусов и ролей процесса.
• EPC — используют для описания событий бизнес-процессов.
• IDEF0 — используют для описания логических отношений между этапами процесса.
• ARIS — используют для описания одновременно всех бизнес-процессов компании и её архитектуры.
• BPMN — используют для подробной детализации действий в бизнес-процессах.

В следующих разделах подробно говорим о нотации BPMN.

Нотация BPMN: что это такое и почему она популярна

BPMN — аббревиатура от Business Process Model and Notation. Это система условных обозначений и их описания для моделирования бизнес-процессов.

BPMN — одна из самых популярных нотаций для изображения бизнес-процессов в виде схем. Она широко применяется в России и за рубежом. Обучившись построению бизнес-процессов в ней, бизнес-аналитик точно будет востребован.

Первая версия BPMN создана в 2004 году рабочей группой IBM . В 2010 году — дополнена и выпущена под названием BPMN 2.0. В неё добавили новые типы событий и диаграмм, устранили ошибки первой версии.

Вот главные преимущества нотации BPMN перед другими нотациями:

• Универсальность — позволяет описать даже специфические, сложные процессы.
• Схемы в нотации BPMN выглядят компактнее и нагляднее, чем текстовые документы, — они интуитивно понятны даже тем, кто незнаком с нотацией.
• Позволяет выявлять узкие места процесса. Например, если в процессе много лишних действий, они путаются или резко обрываются — на схеме в нотации BPMN это будет хорошо видно.

Основные элементы BPMN

Как мы сказали выше, BPMN представляет собой систему условных обозначений для моделирования бизнес-процессов. Процессы в нотации представлены в виде графических последовательностей.

Ниже на иллюстрации приведён пример процесса — поиска и приёма на работу нового сотрудника.

Разберём основные элементы нотации. Их будет достаточно для большинства схем.

Процесс (задача, подпроцесс). Задача — действие или операция, у которых нет дальнейшей декомпозиции в рамках процесса. Подпроцесс — декомпозированный процесс, в который включено несколько задач. На диаграмме он обозначается блоком со знаком +.

Примеры задач в иллюстрации выше — «Заявка на подбор нового сотрудника», «Проведение собеседования». Часто задачи формулируют через глагол: «Провести собеседование», «Подобрать сотрудника».

Событие. Показывает состояние, которое влияет на дальнейшее течение бизнес-процесса или контролирует его. Примеры событий — старт процесса, его завершение, смена статуса документа, получение сообщения.

Любая схема должна начинаться со стартового события и завершаться конечным. Промежуточных событий в процессе может и не быть, поэтому это необязательный элемент.

В нашем примере стартовые события — «Потребность в расширении штата» и «Текущий сотрудник написал заявление на увольнение».

Шлюзы. Показывают слияния потоков управления в рамках процесса. Среди них выделяют:

Параллельный шлюз — означает, что два процесса исполняются одновременно. Читается как «И».

• Эксклюзивный шлюз — используют, чтобы обозначить ветвление потока управления на несколько альтернативных потоков, когда процесс зависит от выполнения условия. Читается как «ИЛИ».

• Неэксклюзивный шлюз — применяют, чтобы показать ветвление потока управления на несколько других, когда процесс зависит от выполнения условий. Читается как «И/ИЛИ».

Объект данных. Показывает, какие объекты сопровождают выполнение процесса. Например, бумажный документ, электронный документ, информацию и так далее.

В нашем примере объекты данных — «Заявка на подбор», «Лист оценки кандидата», «Предложение о работе».

Потоки. Это стрелки, которые показывают движение по процессам и порядок их выполнения. Есть несколько видов потоков:

Поток управления — показывает, в каком порядке выполняется процесс. Эти стрелки связывают между собой задачи, события и шлюзы.

• Поток сообщений — показывает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой. В нашем примере так показана связь между подготовкой заявки на подбор сотрудника и принятием этой заявки в работу.

• Ассоциация — показывает связи объектов данных и баз данных с процессами.

Пулы (дорожки). Показывают участников бизнес-процессов. Например, должности, подразделения, роли, внешние субъекты. Дорожка не может соответствовать системе или другим объектам — только людям.

Например, в нашей иллюстрации дорожки соответствуют кандидату, HR-менеджеру, руководителю отдела.

Полный список элементов, которые используют в нотации, можно посмотреть здесь.

Существует много инструментов для разработки процессов в BPMN. Мы рекомендуем бесплатный онлайн-сервис Diagrams.net. В нём можно создавать схемы, модели, диаграммы и обмениваться ими в браузере.

Как построить модель бизнес-процесса в нотации BPMN: пошаговый план

Чаще всего бизнес-процессы изображают в специальных программах для моделирования. Также это можно делать и от руки, но только в качестве черновика.

Вот пошаговый план того, как построить бизнес-процессы в нотации BPMN:

1. Изучите процесс: для чего он нужен и какие задачи решает.

2. Определите, является он основным, вспомогательным или процессом управления.

Основной процесс — приносящий прибыль или влияющий на прибыль компании. Например, производство или продажи. Таким процессам нужно уделять особое внимание.

Вспомогательный процесс — процесс, который не генерирует доход, но обеспечивает качественное выполнение основных процессов. Например, бухгалтерский учёт.

Процесс управления — процесс, влияющий на существование и развитие компании. Например, управление командами компании.

3. Запросите у ответственных за процесс инструкции, регламенты и другие нормативные документы, которые описывают процесс или работу участвующих в нём отделов. По этим документам можно составить первичное представление о процессе.

4. Выявите всех участников процесса: должности, роли, отделы, в некоторых случаях — Ф. И. О. ответственных сотрудников. Но в схемах процесса лучше избегать построения дорожек, завязанных на Ф. И. О., — иначе нужно будет постоянно следить за актуальностью данных.

5. Определите границы бизнес-процесса: назначьте стартовое и конечное события и назовите их. Начиная построение схемы, помните, что именно вы хотите отразить и какую цель преследуете.

6. Отметьте все внутренние события бизнес-процесса. Дополнительные детали можно при необходимости уточнить у владельцев процесса.

7. Если в процессе важно отразить внутренние действия систем, попросите участников процесса наглядно показать, что они делают и какой результат получают. Продемонстрируйте это на схеме.

Как используют нотацию BPMN в бизнес-аналитике: разбираем на примере

Задачи бизнес-аналитика, для которых требуется BPMN, делят на два этапа:

• Построение схем «как есть» (as is) — описание текущей последовательности работ бизнес-процесса.
• Построение схем «как будет» (to be) — описание целевого процесса с фиксацией требуемых изменений: этапов модернизации, автоматизации.

Разберём на примере. Допустим, в компании N было 70 сотрудников, которые работали в одном офисе. Всю необходимую документацию они распечатывали, подписывали от руки и самостоятельно относили получателю — например, бухгалтеру, отделу кадров или секретарю.

Потом компания выросла в 2,5 раза, появились удалённые сотрудники. Руководство приняло решение внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Перед внедрением такой системы бизнес-аналитику потребуется выполнить три основные задачи:

• Разобраться и описать, как сейчас сотрудники знакомятся с документами и подписывают их. При этом учесть два типа сотрудников — работающих в офисе и удалённо.
• Выявить возможные узкие места и особенности процесса в данной компании. Эти особенности должны быть учтены при разработке или покупке готовой СЭД.
• Проанализировать, как бизнес-процесс «ложится» на новую систему: в каких местах необходима доработка ПО, в каких — организационные изменения внутри компании.

Что даёт описание текущего процесса и моделирование целевого процесса документооборота? Снизится риск упустить ключевые функции СЭД и получить на выходе систему, которая не будет решать задачи компании.

В дальнейшем описанный и согласованный ключевыми участниками процесс можно брать за основу для написания регламентов или инструкций.

Главное

• Бизнес-процессы — все операции, которые помогают решать задачи бизнеса и получать доход. Чтобы всё работало по плану, процессами нужно управлять: описывать их, анализировать и оптимизировать.
• Эффективнее всего описывать бизнес-процессы графически — в виде интуитивно понятных схем. Для этого используют различные нотации — системы условных обозначений. Они нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме.
• Одна из универсальных и самых наглядных нотаций — нотация BPMN (Business Process Model and Notation). Она в графическом виде отражает последовательность работ бизнес-процессов и логику их выполнения.

Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

• Если вы только начали разбираться в управлении бизнес-процессами — прочитайте статью Skillbox Media «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье отдельно разбирали вопрос моделирования бизнес-процессов, в этой — процесс их автоматизации.
• Также в Skillbox есть курс «Профессия Бизнес-аналитик». На нём учат собирать данные о финансах компании и бизнес-процессах, проводить продуктовые интервью и определять стратегии развития, оптимизировать процессы.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что это такое, как он работает и какие навыки нужны операционным менеджерам
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

IBM (International Business Machines) — американская компания, один из крупнейших в мире производителей и поставщиков аппаратного и программного обеспечения, IТ-сервисов и консалтинговых услуг.

Курс

Бизнес-аналитик изучает процессы в компании и даёт рекомендации, как больше зарабатывать и не разориться. Вы научитесь собирать данные о финансах и бизнес-процессах, проводить продуктовые интервью и определять стратегии развития. Сможете получить профессию, которая особенно востребована во время нестабильности.

Узнать про курс

Профессии с трудоустройством

• Графический дизайнер
• Python-программист
• Инженер по тестированию
• Бизнес-аналитик
• Интернет-маркетолог 2023

Источник: skillbox.ru