Плюсы и минусы проектной деятельности в бизнесе

Проектное управление – это неотъемлемый элемент современной системы менеджмента в России. Множество отечественных и зарубежных компаний пользуется проектным менеджментом для повышения качества производимой продукции и услуг, снижения расходов, увеличения прибыли. Что же такое проектное управление и каковы его основные преимущества?

Что такое проект?

Понятие «проект» может трактоваться абсолютно по-разному. Первый вариант предполагает определение проекта как комплекта документации, по которой возможно возведение здания или сооружения. В данной статье пойдет речь о втором значении слова «проект».

Определений проекта очень много, правда все они сходятся в одном: проект — это идея, предполагающая выполнение конкретной материальной задачи в ограниченный период времени. При этом называют основные признаки проекта:

  • Уникальность (проект — это то, что создается впервые).
  • Ограниченность по времени (у проекта всегда указаны сроки его реализации).
  • Целенаправленность (проект всегда выполняется для решения конкретных задач, выраженных, как правило, в количественных единицах измерения).

области проектного управления

Если выполняются все три условия, то комплекс действий может называться проектом.

Программы и портфели проектов

Проекты часто объединяются в программы и портфели. При этом программами называют комплекс проектов, которые объединены общей целью. Например, программа по улучшению качества образования населения может включать проекты по повышению зарплаты учителям на 20%, строительство 15 новых школ, выпуск 26 новых учебников по основным предметам.

Портфель проектов объединяет проекты, финансируемые из одного источника вне зависимости от их задач. Так, портфель проектов компании N может включать проекты по благотворительности, по возведению нового корпоративного офиса, по празднованию юбилея директора и увеличению годового оборота на 10%.

Проекты в портфелях и программах также должны обладать описанными выше тремя основными признаками.

Основные принципы проектного управления

Ввиду динамично развивающегося рынка технологий, призванных облегчить процесс управления, сложно назвать конкретные методы, полностью описывающие проектное управление.

Управление проектами включает в себя множество подходов и инструментов и базируется на следующих основных принципах:

  • Ориентированность на результат. Этот принцип определяется значением термина «проект». Проектное управление – это не просто качественный менеджмент, это целенаправленный комплекс взаимосвязанных действий.
  • Принцип «проектного треугольника». При управлении проектом следует руководствоваться взаимозависимостями между: сроками, бюджетом, качеством проекта. Изменение одного из факторов ведет к изменению других, что делает их как бы сторонами одного треугольника.

Проектное управление это

Методы стимулирования участников проекта

Стимулированию участников проекта обычно уделяется особе внимание, когда для выполнения конкретных задач выбирается проектное управление. Управление проектами обычно включает материальные и нематериальные мотивационные механизмы.

К материальному стимулированию относят премии, штрафы, доплаты за досрочное выполнение промежуточных задач.

Нематериальные методы мотивации включают грамоты и дисциплинарные подарки в виде отгулов, а также развертывание конкуренции среди участников проекта в рамках конкурсного соревнования.

Основные этапы управления проектами

Управление проектами происходит по этапам жизненного цикла проекта и фазам комплексности менеджмента. Взаимосвязь этапов и фаз приводится в таблице ниже.

Предварительная оценка объема финансирования

Предварительная оценка сроков проекта

Определение основных задач

Предварительный анализ возможных негативных факторов

Расчет бюджета и поиск источников финансирования

Расчет расписания проекта

Расчет целевых показателей проекта

Расчет поправки на риск

Поэтапное финансирование проекта

Контроль выполнения календарного плана

Контроль достижения промежуточных показателей

Мониторинг изменения ключевых факторов

Оценка прибылей/ убытков

Оценка выполнения/невыполнения задач проекта

Анализ допущенных ошибок

Таким образом, области проектного управления включают финансовые, кадровые, структурные сферы деятельности организации.

проектное государственное управление

Области применения проектного менеджмента

Проектная структура управления включает разбиение всех работ организации на проекты, ограниченные по срокам и целевым показателям. При этом формируется команда каждого проекта и коллектив проектных менеджеров, которые отчитываются руководителю о ходе выполнения своего проекта.

проектная структура управления

В связи с этим проектное управление применяется, как правило, в организациях различных отраслей и размеров, с широким спектром одновременно выполняемых заказов. Однако и в малом бизнесе применяет проектный менеджмент для решения конкретных задач по модернизации производства или, например, внедрению нового продукта.

Проектное управление в строительной отрасли

В строительной отрасли особенно актуально применение методологии проектного управления. В компаниях, осуществляющих функции заказчика или подрядчика, проектный менеджмент использует естественное деление работ на проекты (по продуктовому принципу, то есть возведение каждого здания — отдельный проект), а структура топ-менеджмента практически не требует серьезного переустройства.

управление проектной организацией

Управление проектной организацией также часто ведется по проектному принципу, успешно используя уже сформировавшиеся коллективы проектировщиков в качестве команды проекта.

Проектное управление в государственных структурах

Проектное управление в органах власти – достаточно новое веяние современности. Программно-целевой метод управления, развивающийся с советского периода, теперь приобрел форму проектного менеджмента в масштабах всей страны. Сейчас для решения стратегически важных для государства задач используются программы, включающие отдельные проекты с целевыми показателями и сроками реализации. Однако, сама методология управления такими программа еще далека от идеала и требует модернизации и обновления.

Опыт внедрения проектного управления в Белгородской области

Проектное государственное управление хорошо зарекомендовало себя во всем мире. В России же имеется опыт применения этой технологии в Белгородской области.

Этот масштабный эксперимент затронул практически все стороны госслужбы в Белгородской области. Среди основных элементов – Обучение проектному управлению, организационно-методологическое сопровождение, Выездные проверки, мотивация, оценка компетенций служащих, экспертные комиссии по рассмотрению проектов.

Читайте также:  Чехлы из фетра как бизнес

проектное управление белгородской области

Проектное управление Белгородской области теперь включает коллегиальные органы проектного управления:

  • Межведомственная комиссия, осуществляющая управление проектной деятельностью.
  • Отраслевые экспертные комиссии, принимающие решение об открытии/закрытии проектов.
  • Областной проектный офис, контролирующий соблюдение методологии проектного менеджмента.

Принцип «одного окна»

Именно в рамках перехода на проектное управление Белгородская область еще в 2010 году перешла на согласование инвестиционных проектов через систему «одно окно», хорошо известную теперь и в Москве. Роль этого окна как раз выполняет одна из вновь введенных служб – областной проектный офис. Теперь ровно через месяц с момента обращения в проектный офис хозяйствующий субъект получает документ о согласовании.

Автоматизированная информационная система «Проектное управление»

Информационная и техническая поддержка проектного управления в Белгородской области осуществляется через автоматизированную информационную систему (АИС) «Проектное управление». Это web-приложение, не требующее установки дополнительного ПО и выполняющее следующие функции для проектов, портфелей и программ:

Достоинства и недостатки проектного менеджмента

Описанный опыт внедрения проектного менеджмента в Белгородской области оказался удачным. Эффект от этих изменений выразился прежде всего в увеличении темпов прироста валового регионального продукта на 0,1% (более 3 млрд. рублей), снижении затраченного времени на согласование проектов (на 2 месяца на каждый проект) и увеличении скорости освоения инвестиций в регионе на 23%. Однако самый главный результат — это формирование проектного мышления у служащих, которые активно анализируют и пытаются решить проблему, иногда даже нестандартными, инновационными методами.

Мотивация и перестройка управленческой структуры позволили получить положительный эффект не только для госслужбы, но и для бизнеса, формируя благоприятный инвестиционный климат и устраняя барьеры для предпринимательства.

Население региона теперь принимает активное участие в отборе и контроле реализации важных стратегических проектов. Для людей проектное управление – это возможность пользуется услугами повышенного качества и высокой мобильности.

Однако, несмотря на все достоинства проектной структуры управления, существуют и недостатки такого подхода.

В первую очередь, переходный период. Требуется определенное время для того, чтобы команда проекта сработалась и выполняла свои функции, как слаженный механизм.

Во-вторых, при внедрении проектного управления на предприятии, поиск хорошего проектного менеджера может затянуться. К личным и профессиональным качествам руководителя проекта предъявляются очень высокие требования: всесторонняя квалификация, полное погружение в проект, опыт управления проектами требуемой специфики.

Третьим недостатком проектного менеджмента можно считать необходимость дробления ресурсов компании между проектами. В «небогатых» фирмах это вообще может быть нереализуемо. Руководителям проектов придется «драться» за финансирование и кадры, что недопустимо в условиях тотального контроля всех стадий жизненного цикла проекта.

Одним из самых важных недостатков проектного пути управления в организации является трудоустройство членов команды проекта и руководителя проекта после его завершения. Загрузка коллектива, как известно, важнейшее правило успешного бизнеса, а в случае проектной работы регулярно возникают «повисшие в воздухе» группы специалистов, которые одномоментно лишаются постоянной загрузки.

управление проектной деятельностью

Резюмируя сказанное, можно сделать вывод о том, что проектное управление – это неотъемлемая часть современного бизнес-пространства, и изучение его основ просто необходимо для грамотного принятия управленческих решений как на уровне государства, так и в рамках отдельно взятого бизнеса.

Источник: fb.ru

«Плюсы» проектной структуры

По завершении проекта команда распускает­ся, специалисты либо начинают работать над выполнением новой идеи, либо возвращают­ся на места своей постоянной работы в орга­низации или покидают ее. Преимуществом структуры является то, что члены проектной команды и ее руководи­тель концентрируются на реализации одного-единственного проекта и не отвлекаются на другие задачи.

Данная структура является наименее бюро­кратизированной из всех рассмотренных вы­ше, решения принимаются в ходе обсуждения со всеми членами команды. Хотя это и удлиняет срок принятия решения, зато обеспечивает выигрыш в сроках его реа­лизации ввиду отсутствия сопротивления . персонала (подобное явление часто препят­ствует реализации решения, навязанного подчиненным вышестоящим руководством). Введение должности руководителя проекта обеспечивает идеальные возможности для межфункциональной координации. Кроме то­го, в проектной структуре в полной мере можно реализовать междисциплинарный под-1 ход к решению нестандартных задач, конечно, если удастся наладить кооперацию между специалистами разного профиля. Проектная структура является идеальной ор­ганизационной базой для решения проблем инновационного характера.

«Минусы» проектной структуры

С проектной работой связан ряд специфиче­ских трудностей. Прежде всего, это продол­жительный период «настраивания» команды на работу, включающий периоды формирова­ния команды, приспособления ее членов друг к другу и нормализации взаимоотноше­ний внутри коллектива.

Более того, не исключены случаи, когда нор­мальные рабочие отношения между членами проектной команды так и не складываются ввиду отсутствия у руководителя проекта не­обходимого управленческого опыта и спо­собностей, либо вследствие неоправданной амбициозности некоторых специалистов и их неспособности работать в команде. По завершении проекта или отказе организа­ции от проекта возникает проблема с трудоус­тройством высвободившихся специалистов.

Если проект был достаточно продолжитель­ным по времени, то велика вероятность того, что прежнее рабочее место специалиста уже занято. В результате организация сталкивается с ди­леммой: или занять высвободившихся спе­циалистов на временной работе, часто не соответствующей уровню их квалификации, или избежать лишних трат и уволить быв­ших членов команды, лишившись ценных специалистов.

Подобная неопределенность по поводу будущего создает дополнительноенапряжение в проектной команде. Существенным недостатком проектной структуры является дублирование существую­щих в организации функциональных служб.

Читайте также:  Лучшее государство для ведения бизнеса

Проектная структура используются для реа­лизации очень крупных проектов инноваци­онного характера типа создания лекарства против СПИДа или строительства завода для производства сахара по принципиально но­вой технологии. Если проекты невелики по масштабу, то за­траты на дублирование не оправданы.

В этой ситуации руководитель проекта становится консультантом руководства фирмы, реали­зация проекта осуществляется в рамках обычной функциональной структуры, а ко­ ординацию осуществляет один из высших руководителей фирмы. МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА В матричной структуре происходит наложение одной структуры на другую — проектной на функциональную, региональной на товарную, клиентской на региональную и т. д. Причем принципиальным моментом в матричной структуре является подчинение сотрудников двум руководителям одного иерархического уровня. Например, маркетолог, занятый в проекте разработки нового продукта, подотчетен одновременно руководителю проекта и ди­ректору департамента маркетинга. Руководитель проекта ставит задачи перед членами проектной команды, составляет гра­фики выполнения задач, осуществляет кон­троль затрат, сроков, количественных и качественных показателей. Руководители функциональных служб определяют способ решения поставленных перед соответствую­щими специалистами задач и контролируют ход их решения.

Источник: studfile.net

Проектная структура управления

Проектная структура управления

Каждая организация должна иметь четко определенную организационную структуру. Благодаря ей компания сможет работать более эффективно, достигать своих целей с наименьшими рисками и препятствиями. Топ-менеджеры обычно формируют оргструктуру на этапе найма первых специалистов. Однако стандартные типы структур подходят не для всех ситуаций.

Например, завод может годами выпускать одни и те же детали, работать по установленной схеме. Но если для расширения производства нужно будет выстроить дополнительный цех, то налаженные маршруты взаимодействия могут не сработать и придется создавать отдельную проектную организационную структуру. Это необходимо для реализации уникальных, масштабных, а главное, неповторяющихся задач. Если же один и тот же проект систематически воспроизводится несколько раз, то целесообразнее внести изменения в текущую основную структуру.

Что представляет собой проектная структура управления

Схема проектной структуры копирует функциональный и матричный подходы. Команда может состоять как из штатных работников, привлеченных к работе над указанной задачей, так и нанятых консультантов. Возьмем в качестве примера проект «Строительство нового цеха».

Компания может привлечь подрядчиков извне для проектных и строительных работ, а из своего собственного штата сформировать команду из главного инженера (для технического контроля), бухгалтера, юриста, менеджера. Все участники должны работать единым фронтом, подчиняться одновременно руководителю проекта и своему непосредственному функциональному начальнику. Часто люди, задействованные в проектной задачи, выполняют еще свои непосредственные рабочие обязанности, поэтому крайне важно разделять потоки информации, отчетности и т.д.

Преимущества проектного типа структуры управления

  • возможность перенести основное внимание сотрудников на важные стратегические цели вместо того, чтобы каждый отдел был сосредоточен и ограничен своей повесткой рабочего дня;
  • формирование так называемой «синергии» усилий, направленной на достижение общей цели;
  • предоставление персоналу возможности повышать свою квалификацию, развиваться (ведь иногда рядовому сотруднику приходится годами выполнять одни и те же задачи, а вовлечение в отдельный проект позволяет узнать новое);
  • процесс принятия решений более эффективный и быстрый;
  • оптимальный контроль ресурсов (в том числе финансовых, трудовых), затраченных на проект. При дополнительном распределении функций вычленить «чистые» затраты практически невозможно;
  • уменьшение количества конфликтных ситуаций, связанных с просьбами помочь в выполнении того или иного дополнительного задания;
  • возможность четко и точно определить роли и обязанности каждого члена команды.

Без соответствующей организационной структуры предприятия, проектная деятельность превратится в хаос.

Недостатки проектной схемы управления

У любой оргструктуры есть свои недочеты, которые руководители должны понимать при принятии решения о том, как именно группировать персонал.

Минусы проектного типа организационной структуры:

  • конфликты между топ-менеджером и руководителем проекта ― 2 органа власти всегда повышают риск конфронтаций. Если есть возможность, то руководство проектом необходимо поручать человеку, который будет подчиняться и отчитываться генеральному директору, а вот нанимать внешнего специалиста рискованно;
  • у проектов всегда есть крайние сроки, сжатые графики, ограниченные ресурсы. Все это делает рабочую обстановку напряженной;
  • некоторые члены выделенной команды могут чувствовать психологический дискомфорт. Есть риск, что самые занятые в проектной деятельности специалисты потеряют работу после окончания проекта;
  • работники, нанятые «под проект» менее лояльны к организации, склонны не выполнять корпоративные правила, а также «раскачивать» существующий коллектив;
  • стоимость временно нанятых сотрудников обычно выше, поскольку кандидаты понимают, что их рабочее время ограничено, и после выполнения задачи следует увольнение и поиск следующей работы. Соответственно в текущую заработную плату приходится закладывать финансы на «переходной» период.

Суммируя недостатки проектной структуры предприятия, можно сказать, что все упирается в финансы. Бизнесу придется искать и выделять отдельные ресурсы под каждую конкретную инициативу.

Особенности гибридной оргструктуры

Особенности гибридной оргструктуры

К проектным структурам управления относится и гибридная. Это попытка объединить функциональную и проектную схему, что позволяет внедрять проектный блок в привычную оргструктуру. Такой вариант подходит для динамичных рабочих сред, в которых проектная деятельность не является основной. Однако задачи, требующие привлечения отдельных групп возникают с определенной периодичностью.

Чтобы разобраться во всех нюансах, необходимо понимать, что функциональная оргструктура ориентирована на то, чем именно занимаются люди ежедневно. Например, весь персонал отдела маркетинга работает над продвижением выпускаемой продукции. При проектном подходе специалист из отдела маркетинга, кроме (или вместо) своих основных обязанностей занимается продвижением одного конкретного продукта в рамках проекта. Но при этом он может отчитываться как проектному менеджеру, так и непосредственно своему начальнику отдела.

Читайте также:  Что означает бизнес партнер

У гибридного типа проектных структур много преимуществ. Основной плюс заключается в том, что рабочие группы продолжают работать в основных сферах деятельности организации. Компания максимально использует высококвалифицированные ресурсы. В крупных организациях сотрудники могут работать над несколькими проектами одновременно.

Конечно, есть и недостатки. Поскольку сотрудники нижнего звена подчиняются двум или более менеджерам, то могут возникнуть конфликты в расписании, приоритетах. Если оба менеджера имеют равные полномочия, работника могут «тянуть» в нескольких направлениях. У самих руководителей появятся конфликты по поводу того, кто обладает большей властью и куда следует направить ресурсы в первую очередь.

Если роли, обязанности всех сотрудников и менеджеров при гибридном виде проектных структур управления четко не определены и открыто не доведены до сведения, то может возникнуть путаница в задачах, над которыми должны работать люди. Это может привести к снижению производительности, задержкам в графике. Рабочая нагрузка, как правило, высокая, поскольку сотрудники должны выполнять функциональные обязанности в дополнение к своим проектным задачам. Сотрудники могут перегореть или чувствовать себя перегруженными из-за объема работы.

Проектная структура: примеры, пошаговый процесс создания

В крупных корпорациях в одном проекте могут быть задействованы десятки или даже сотни людей, каждый из которых играет определенную роль. Очень важно сделать структуру команды понятной и прозрачной. Новички пользуются программой Powerpoint, там есть все необходимые элементы, а профессиональные топ-менеджеры ― Bizagi. Можно скачать готовую схему проектной структуры управления и внести свои изменения. Базовый шаблон обычно выглядит следующим образом.

1. Самую верхнюю часть блок-схемы занимает роль старшего руководящего звена (топ-менеджер, спонсор проекта).

2. От менеджера проекта отходит линия, отражающая функциональную связь непосредственно с командой. Ячейки могут показывать не только названия должностей, но и их роли.

3. Элементы блок-схемы между собой соединяются вертикальными жирными линиями, которые обозначают направление подчинения, отчетности. Пунктирные линии обычно горизонтальные и показывают взаимодействие друг с другом.

Некоторые опытные топ-менеджеры рекомендуют указывать в проектно-ориентированной структуре управления и конкретные Ф.И.О. сотрудников, их контактные данные. Готовую блок-схему стоит разместить в общем доступе. Так, все члены команды смогут в любой момент понять к кому обращаться в той или иной ситуации, кому отчитываться, а кому, наоборот, делегировать свои обязанности.

По факту, оргструктура представляет собой набор блок-схем, упорядоченных с помощью жирных и пунктирных линий. Чтобы организационную диаграмму было легко читать, рекомендуется дополнительно использовать оформление разными цветами. Например, можно использовать отдельные оттенки для разных бизнес-функций или разных подгрупп.

Также с помощью прямоугольника группируют разные роли, которые взаимодействуют друг с другом. Таким образом обычно выделяют членов руководящего комитета либо отделяют нанятых со стороны сотрудников от собственных.

Не стоит игнорировать и художественное оформление. Конечно, смысловая часть в сотни раз важнее визуальной, но все-таки лучше позаботиться о том, чтобы диаграмма выглядела красиво, а интерфейс был простой для понимания. Документ должен быть оформлен профессионально, ведь впоследствии придется демонстрировать его не только работникам, но и начальству, партнерам, аудиторам.

С технической точки зрения для того, чтобы правильно выровнять все графические элементы, рекомендуется использовать встроенные функции центрирования MS PowerPoint. Можно и вручную распределить объекты так, чтобы блоки были равномерно распределены по ширине экрана, а также выровнять каждый «кирпичик», чтобы все они имели идентичную ширину или высоту.

Работа проектных групп

Отдельные блоки управления проектами начали появляться в американских фирмах более 100 лет назад, и с тех пор их функции не слишком менялись. В крупных корпорациях сейчас даже есть отдельные «офисы управления проектами» или PMO (от английского Project management office). Работа сотрудников заключается в определении и поддержании стандартов проектного управления. Сотрудники отдела могут не заниматься непосредственно проектной деятельностью, но готовить всю необходимую документацию, формировать команды и контролировать ход процессов. Можно рассматривать PMO как «регулирующую комиссию», которая стремится стандартизировать повторяющиеся процессы, контролировать производительность всей команды.

Специалисты PMO, как правило, знают общую стратегию компании и следят за тем, чтобы участники проекта не выходили за рамки общего направления в своей деятельности.

Другие возможные функции, возложенные на PMO:

  • составление паспортов проектов;
  • постановка задач, их приоритизация;
  • планирование ресурсов проекта, контроль их использования, оптимизация по мере необходимости;
  • участие во внутрикомандных конфликтах в качестве модератора;
  • сбор актуальных и независимых данных о ходе проекта;
  • подбор, обучение и адаптация участников проекта как из штата, кадрового резерва, так и на открытом рынке;
  • содействие коммуникации между проектной командой и штатными сотрудниками;
  • анализ результатов проекта, выявление допущенных ошибок.

Конечно, создавать PMO в маленькой фирме, с разовыми проектами нецелесообразно. Но крупные корпорации, в которых работают несколько проектных команд одновременно, рискуют потерять контроль над ситуацией. PMO же может помочь отслеживать процессы и своевременно выявлять отклонения от планируемого бюджета, сроков.

Проектная структура управления

Проектная организационная структура управления крайне важна, если руководство хочет иметь действительно глубокое понимание каждого бизнес-процесса. Правильная оргструктура обеспечит максимальную коммуникацию между всеми заинтересованными сторонами.

Источник: takemytime.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин