Правила построения блок схемы бизнес процессов

Каждая компания и каждый бизнес, имеет свои функциональные процессы. Касается это не только фирмы в целом, а и определенных внутренних механизмов. Например, отдел продаж, логистика, бухгалтерия и так далее. Каждому из элементов, присуща своя схема бизнес-процесса. В данной статье, будет рассмотрена основная, свойственная большинству проектов.

Установка границ процесса

Каждое действие, имеет начало и конец, но между этими двумя этапами, существует целая система обработки заказа, расчета стоимости или консультации. Построение подобной системы, может начинаться с точки «А», то что имеем, а заканчиваться точкой «Б», это то, что хотим получить. При таком подходе, легче выстроить внутренние этапы.
Примеры границ процесса, начало и конец:

  • заявка – продажа;
  • заказ – отгрузка;
  • жалоба – решение вопроса;
  • звонок клиенту – презентация товара.

В работе компании, в основном, конечным пунктом является заключение сделки, сдача проекта, продажа. Подобные схемы, включают в себя логическую последовательность, а также технические понятия.
Классификация процессов:

  • основные (направлены на услугу или производство товара для конечного потребителя);
  • вспомогательные (ресурсное обеспечение, вспомогательный фактор);
  • управленческие (управление работой, ее результатами и организацией);
  • сервисные (контроль обслуживания и качества).

Бизнесс процессы

Основные блоки

Этот этап в построении механизма, включает в себя отдельные операции. Вместе, это схема, которая приводит от начала до конца. Основной блок, это наиболее легкий план всех деталей проекта. Далее, идут блоки сложнее, которые включают в себя другие этапы, начиная от разработки, заканчивая производством.
Рассмотрим пример:

  • заявка на выполнения работ – звонок менеджера – согласование – исполнение;
  • обращение покупателя – консультация – подбор вариантов – продажа;
  • идея – разработка – тестирование – производство.

Актуальность подобных схем

Такой подход, довольно качественно сможет отобразить суть бизнеса. Лучше всего, такие схемы, формировать вместе с бизнес-планом. По своей сущности, они напоминают логические диаграммы. В последних, выстраивается иерархическая структура, а каждый ее элемент раскладывается на составляющие. Такое метод, помогает обработать даже самый маленький фактор.
Этапы построения:

  1. Выявление точки «А» и точки «Б» проекта в целом (что имеем сейчас, что хотим получить).
  2. Разложение проекта на части (реклама, продажи, персонал).
  3. Выявление точки «А» и точки «Б» каждой части отдельно.
  4. Выстраивание механизма между началом и концом (звенья, которые путем взаимодействия между собой, приведут к результату).
  5. Постепенное дополнение каждого элемента из всей схемы.

Начальный блок

Пример подобного подхода

Пункт «А» – звонок клиента в компанию. Этот элемент, можно разложить на несколько составляющих, которые в дальнейшем разрабатываются или совершенствуются. Рассмотрим их в
хаотичном порядке. Для каждой ниши они свои, но структура у всех общая.
Составляющие:

  • ответственный за прием звонков;
  • скрипт общения;
  • выявление потребностей;
  • презентация продукта;
  • обратная связь.

Пункт «Б» – продажа. Данный этап, один из самых главных в реализации проекта. Объектом продажи, может быть услуга, продукт или заключение сделки. Во многих компаниях, на этом этапе и заканчивается весь процесс. Но такой подход, в современных реалиях не актуален, но во многом зависит от ниши.

Рассмотрим подробнее, какие элементы может вмещать в себе этот этап.
Составляющие:

  • ответственный за доставку;
  • доставка;
  • оплата;
  • послепродажное сопровождение;
  • обратная связь;
  • отзыв;
  • сопутствующее предложение;
  • сохранение контактов клиента.

Конечный блок

Где можно применять

Подобные схемы, можно применять в любой области не только своего дела, но и всей жизни. По сути, такой подход помогает легче понять всю систему. Когда сложный механизм разложен на шестерни, понять его намного легче.

Читайте также:  Директор по развитию бизнеса или коммерческий директор

Видео «Программа для моделирования»

В этом видео вы увидите, как выстраиваются подобные схемы в компьютерной программе.


Вам также может понравиться:

Как начать зарабатывать в интернете реальные деньги – актуальные спомобы в 2023 году

Идеи, какой бизнес лучше всего начать в селе (ТОП 14 в 2023 году)

Рекомендации как рассчитывать алименты по средней заработной плате в России в 2023 году

Источник: bizneslab.com

4. Блок-схема процесса.

Блок-схема представляет собой графическое описание потока действий в бизнес — процессе. Ценность блок-схемы заключается в том, что обычно гораздо проще понять что-либо, рассматривая графическое представление объекта, чем изучая его словесное описание. Известна поговорка: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».

Существует много способов графического представления блок-схем. Самый распространенный — использование различных символов для обозначения различных действий. Стрелки нужны для обозначения связей между различными действиями. Если говорить о самих символах, то и для их изображения есть много вариантов: от сложных рисунков до элементарных прямоугольников и линий.

Нет смысла утверждать, что в данном конкретном случае одно обозначение лучше другого. Важно общее понимание смысла символов блок-схемы пользователем. Изображение элементов блок – схемы зависит от принятой нотации (принятая система условных обозначений. Например, Р 50.1.028-2001 Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования).

5. Межфункциональная блок-схема.

Как уже отмечалось, обычная блок-схема главным образом показывает, какие действия происходят в процессе. Межфункциональная блок-схема дает дополнительную возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому функциональному отделу принадлежат исполнители. Из этих соображений Б. Андерсеном и П. Петтерсеном было дано название рассматриваемой блок-схеме.

На рис. 4 показано, как из обычной блок-схемы с помощью добавления некоторых деталей можно получить межфункциональную блок-схему. Добавление указанной информации не требует много времени в отличие от работ по определению всей последовательности действий. Однако составление такой схемы делает процесс гораздо более наглядным и облегчает понимание его хода.

Общая рекомендация заключается в использовании именно межфункциональной блок-схемы. Как правило, работа по составлению такой блок-схемы существенно облегчается, если в качестве базы использовать обычную блок-схему. На межфункциональной блок-схеме тоже можно указывать дополнительную информацию.

Эта информация располагается либо вдоль вертикальной оси, если использован книжный формат листа, либо вдоль горизонтальной оси, если использован альбомный формат листа. Такой дополнительной информацией служит, например: • текущее время процесса; • затраты на текущий момент времени; • добавленная ценность; • степень завершенности.

Таким образом, построение межфункциональной блок-схемы может дать гораздо больше информации, чем просто определение последовательности действий процесса. А что можно сказать о простоте чтения блок-схемы, ее наглядности? Добавление все новой и новой информации, особенно для сложного процесса, может привести к затруднению восприятия схемы, по крайней мере на первый взгляд. Выход — в построении так называемой многоуровневой блок-схемы. Рис. 4. Пример межфункциональной блок — схемы

6. Многоуровневая блок-схема.

Блок-схема, представленная на рис. 4, наверное, не самый хороший пример. Если рассматриваемый процесс длительный и сложный или много дополнительной информации размещается на листе, то такую блок-схему будет трудно читать. Ситуацию можно исправить, если разбить всю схему на несколько иерархических уровней.

Читайте также:  Летнее кафе открыть бизнес идея

Этот прием можно использовать как для обычных блок-схем, так и для межфункциональных блок-схем, как это показано Б. Андерсеном и П. Петтерсеном. Суть дела в том, что на верхнем (нулевом) уровне следует показывать только основные действия.

Основным действиям на схеме нулевого уровня обычно дают двузначные номера: 1.0, 2.0 и т. д. (В этом обозначении первая цифра — номер операции, а вторая — номер уровня.). Блок-схема нулевого уровня дает представление о всем процессе целиком, при этом главные аспекты не усложняются второстепенными деталями. На рис.

5 показана блок-схема нулевого уровня для меж функциональной блок-схемы, представленной на рис. 4. Рис. 5. Блок-схема процесса нулевого уровня Для каждого из основных действий, которое нужно представить более детально, строят блок-схему более низкого уровня.

Например, для основного действия Доставка (3.0) более детальная блок-схема первого уровня показана на рис. 6. Рис. 6. Блок-схема первого уровня для операции «Доставка» (3.0). Рассмотрение схемы логически связано с позицией 3.0 на схеме нулевого уровня. На схеме первого уровня позиции нумеруются соответственно: 3.1, 3.2 и т.д.

Если надо произвести дальнейшую детализацию схемы, то легко добавить новые уровни рассмотрения. Как лучше рисовать блок-схему: карандашом или на компьютере? Очень уместный вопрос, касающийся процесса документирования и построения блок-схем: какими средствами лучше пользоваться? Взять ли привычные карандаш и бумагу или лучше идти в ногу со временем и включить компьютер?

Как и на многие другие вопросы, на этот можно дать ответ: как вам будет удобнее. В начальной фазе решения поставленной задачи, чтобы представить себе, как же действительно выглядит процесс, вариант с карандашом и бумагой определенно имеет преимущество.

В начальной фазе идет всеобщее обсуждение и лучше всего сделать плакат с рейкой или взять большой лист бумаги и повесить его на стену. При составлении блок-схемы на совещании она быстро изменяется. Стирать ластиком или что-то перечерчивать для оперативного внесения изменений в блок-схему неудобно. Лучше взять цветную самоклеящуюся бумагу для выделения элементов рисунка.

Тогда в случае внесения изменений достаточно будет лишь перенести и переклеить разноцветные листочки по плакату без стирания и без перечерчивания чего-либо. Здесь в использовании компьютера мало проку. Прежде всего, экран компьютера слишком мал.

Даже если вы используете специальное оборудование и проектируете экран монитора на киноэкран, то это тоже создает определенные неудобства. Более того, как подсказывает опыт, всегда есть опасность того, что ваше внимание частично будет отвлекаться на работу с программным обеспечением компьютера в ущерб исследованию рассматриваемого процесса и его документированию.

На следующей фазе оказывается удобнее использовать компьютер для оформления документации и построения блок-схемы. Блок-схему нужно сохранить в электронной форме, ее нужно копировать и модифицировать. Для этого компьютер очень подходит.

На современном рынке программных продуктов можно легко приобрести различные пакеты программ, которые позволяют строить блок-схемы и вносить в них изменения. Цена на эти программы обычно весьма доступная. К таким программам относятся, например, MS Visio, Business Studio и др. После рассмотрения плаката с блок-схемой на совещании, ее нужно построить с помощью компьютера.

Затем схему надо распечатать, размножить на ксероксе и подготовить для распространения. Сам файл, содержащий эту блок-схему, можно отправлять на большие расстояния, например, по электронной почте другим заинтересованным лицам (например, смежникам для выполнения бенчмаркинга).

Читайте также:  Модели бизнеса и их трансформация под влиянием fintech виртуальные компании

Современное программное обеспечение позволяет быстро внести исправления в блок-схему на основании решений, принятых на последующих совещаниях. После этого данная блок-схема может храниться в электронном виде, может модифицироваться и изменяться по мере того, как изменяется со временем сам рассматриваемый бизнес-процесс. Очень трудно и утомительно выполнять всю эту техническую работу вручную, так как в этом случае приходится много стирать ластиком и перечерчивать для приведения блок-схемы в соответствие. Можно сделать вывод, что такой «двухшаговый подход» (сначала карандашом, а затем на компьютере), где для выполнения работы в заданных условиях выбирается наилучшая техническая среда, намного целесообразнее, чем категорическое указание на тот или другой способ выполнения всей работы.

Источник: studfile.net

Учимся строить блок-схемы

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что скажет почерк о характере

Для hr-специалиста уметь выступать публично, не стесняясь, уверенно и выразительно – ​полезный навык, которым вы можете блеснуть перед начальством и коллегами. Годовой доклад, выступление на конференции или речь на корпоративном празднике – ​уже давно не редкость в работе кадровика.

Кто-то не может и слова вымолвить перед небольшой группой сотрудников, а кто-то спокойно держит внимание большой аудитории. Это не значит, что с первыми все потеряно. Научиться выступать публично вполне по силам, даже самостоятельно. Рассказываем, что для этого необходимо.

Егор Глухов
психолог, бизнес-тренер

В новый год с добрыми делами

Близится самый добрый, самый семейный праздник – тот самый, который пронизан духом волшебства и веры в чудо, – ​Новый год. Но отмечать его весело, с задором и разгуляем в этом году для большинства жителей нашей страны морально невозможно. Как веселиться и пускать в воздух деньги фейерверками, когда рядом, в десятках, сотнях или пусть даже тысячах километров, но на нашей общей земле, гибнут люди, рвутся с грохотом настоящие снаряды? Волонтеры рассказывают, каким образом средства, выделенные на корпоративный праздник, можно потратить на добрые дела. Даже если средств немного, можно поучаствовать и не только сделать приятное себе, но и помочь другим!

Дарья Ланько
организатор движения «Неравнодушные добровольцы России», г. Таганрог Ростовской области

Олег Подгорный
организатор движения «Неравнодушные добровольцы России», г. Таганрог Ростовской области

Контроль дистанционных работников с помощью тайм-трекеров

Тайм-трекеры позволяют контролировать работу дистанционных работников, трудящихся на компьютере. Существуют как ручные трекеры (фактически для самоконтроля), так и автоматические. Расскажем, что они могут отслеживать, какие данные получит работодатель, как их нужно интерпретировать и что учесть. Предупреждаем о несовершенстве таких программ и выделяем наиболее популярные из них.

Елена Игнатьева

член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Источник: delo-press.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин