С 1 января 2020 года работники получили право перейти на электронные трудовые книжки вместо бумажных, но воспользоваться им не спешат. По данным ПФР к началу 2021 года из 47 миллионов работающих россиян цифровой формат выбрали всего 6 миллионов. И это одна из причин, по которой Минтруд России в 2021 году решил обновить бланки бумажных трудовых книжек. Формы нового образца будут использоваться с 1 января 2023 года.
В этой статье:
- Что изменилось в бланке
- Как заполнять форму трудовой книжки
- Где компании взять новые бланки
- Когда использовать новые бланки
Что изменилось в бланке
Форма трудовой книжки нового образца утверждена Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года. Однако она будет применяться только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Такой перерыв связан с тем, что в 2021 году еще не был определен порядок обеспечения работодателей измененными бланками.
Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжек
Минтруд в новой форме трудовой книжки исключил некоторые двойственные положения и несоответствия действующему законодательству.
- С титульного листа исчезли сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. Теперь соответствующие графы нужно будет заполнять в соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Это значит по уровням общего и профессионального образования. Например, высшее образование — бакалавриат.
- Также с титульного листа исчез особый формат даты заполнения. Напомним, что это “___” ______ __ г. В новом бланке пустые графы используются и для даты рождения работника, и для даты заполнения трудовой.
- На титульном листе появилась отметка «при наличии» для места печати. Это отвечает действующим нормам, по которым компания может не иметь своей печати.
- Увеличено число разворотов для заполнения сведений о работе. Их стало 14 вместо 10. Для сведений о награждениях предусмотрено всего 7 разворотов. И это логично, поскольку человек может менять место работы чаще, чем получать поощрения и почетные грамоты.
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой. Только для него предусмотрено меньшее количество разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
С 1 января 2023 года перестает действовать Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Работодатели могут использовать утвержденные им бланки без ограничения срока, если они уже приобретены (п. 3 Постановления № 1250). То есть теоретически компании могут сделать запас пустых трудовых книжек и вкладышей на несколько лет вперед.
Как заполнять форму трудовой книжки
Для всех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель по умолчанию ведет электронные сведения о трудовой деятельности (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Подключитесь к электронному документообороту с ПФР и ведите электронные трудовые книжки
Трудовые книжки: новые правила в 2023 году
Бумажные трудовые книжки заполняются на тех, кто решил их сохранить или не подал заявление о переходе на цифровой формат. Порядок их ведения установлен Приказом Минтруда № 320н и применяется с 1 сентября 2021 года. Напомним основные моменты.
Общие правила
Документ разрешено заполнять световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Также работодатель может использовать готовые штампы (п. 3 Порядка № 320н). Например, для часто повторяющихся записей: об увольнении, о приеме на работу, о переводе. Так снижается вероятность ошибок.
При заполнении трудовой книжки не допускается использовать сокращения, например, «пр.» вместо «приказ». Все даты записываются арабскими цифрами: двузначными числами для дня и месяца, четырехзначными — для года.
В трудовую книжку вносят сведения:
- о работнике;
- выполняемой им работе;
- постоянном переводе;
- об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- о награждениях.
Основанием служат оригиналы соответствующих документов — например, паспорта, дипломы, приказа работодателя.
Записи в трудовую книжку в процессе работы сотрудника вносятся не позднее пяти рабочих дней после наступления соответствующего кадрового события, то есть издания приказа работодателя (п. 9 Порядка № 320н). Исключений два. Запись о приеме на работу вносится на шестой рабочий день (ст. 66 ТК РФ), об увольнении — в день увольнения (п.
9 Порядка № 320н).
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать (п. 12 Порядка № 320н). Вместо этого неточная запись признается недействительной, и в трудовую книжку вносятся верные данные. В Порядке № 320н это точно не прописано, но такие правила действуют уже сейчас и рекомендованы Рострудом на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Трудовые книжки для отдельных категорий сотрудников
Для дистанционного работника бумажная трудовая книжка в процессе работы заполняется только в том случае, если он сам этого пожелал и предоставил ее работодателю (п. 2 Порядка № 320н).
Для совместителей сведения о трудовой деятельности вносит основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Как правило, трудового договора. Это распространяется и на случаи, когда на основную работу сотрудник был принят позже, чем начал работать совместителем (п. 11 Порядка № 320н).
Для этой категории работников записи о приеме, переводе и увольнении можно вносить в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приеме и увольнении, после каждого увольнения.
Если работник уже нигде не работает, то заполнить трудовую книжку по его запросу может второй работодатель, у которого он работал по совместительству.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Где компании взять новые бланки
С 1 января 2023 года начнет действовать Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Что в нем изменилось по сравнению с Приказом № 117н:
- Бланки трудовых книжек отнесены к защищенной полиграфической продукции (ЗПП) уровня защиты «В». Они изготавливаются только на территории Российской Федерации и с учетом технических требований к ЗПП (Приказ Минфина России от 29.09.2020 № 217н).
- Все готовые бланки трудовых книжек учитываются у изготовителя как защищенная полиграфическая продукция (Приказ Минфина России от 28.08.2020 № 178н).
- В Приказе № 55н нет упоминания, что производством трудовых книжек занимается ГОСЗНАК. То есть бланки может выпускать любая компания, у которой есть лицензия на производство и реализацию ЗПП уровня защиты «В» (Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788). Выдачей таких разрешений занимается ФНС России, и она же ведет их реестр.
Работодатель может приобрести новые бланки трудовых книжек у изготовителей либо у распространителей — ИП и компаний, у которых есть договор с изготовителем (п. 6 Приказа № 55н). Информация о них размещается на официальном сайте производителя.
Алгоритм будет следующий:
- выбрать изготовителя из реестра ФНС;
- убедиться, что он выпускает ЗПП уровня «В»;
- найти на его официальном сайте список распространителей;
- заказать трудовые книжки.
Купить бланки нового образца можно будет после 1 января 2023 года, когда начнет действовать Приказ № 55н. Повторим, что старые формы также можно будет использовать.
Работодатель ведет учет бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствующих книгах или журналах (п. 39 Порядка № 320н). Их форму он разрабатывает самостоятельно. Требований о том, что книги должны быть сброшюрованы и скреплены печатью, в Порядке № 320н нет.
Когда использовать новые бланки
Заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат (п. 3 Постановления № 1250). Для впервые принимаемых на работу сотрудников ведут электронные сведения о трудовой деятельности.
Получается, что новые бланки будут нужны работодателям только для выдачи дубликатов трудовых книжек:
- при утере или порче старого документа (ст. 65 ТК РФ, п. 27 и 31 Порядка № 320н);
- по требованию работника, если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, признанная недействительной (п. 30 Порядка № 320н).
Это не самые распространенные ситуации. Тем не менее, работодатель должен иметь запас бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Порядка № 320н). «Неснижаемый остаток» он определяет самостоятельно в локальных актах.
Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Ежемесячно кадровик, ответственный за их ведение, обязан сдавать в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки (п. 41 Порядка № 320н).
Источник: www.kontur-extern.ru
Как правильно заполнить трудовую книжку
Независимый эксперт по налогообложению и бухучету
Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:
- Трудовым кодексом РФ;
- Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
- Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.
Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.
Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.
Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.
Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.
Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.
Кто ведет трудовые книжки
Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.
Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления — неделя после приема на работу.
Без трудовой книжки гражданин может быть:
- если он принимается на работу впервые (первое место работы);
- если документ отсутствует по причине порчи или потери.
Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.
Порядок заполнения трудовой книжки
Титульный лист
На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):
- фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
- дата рождения (как в паспортных данных);
- образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование. В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:
- среднее общее;
- начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;
4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).
Далее следует указать дату внесения сведений. Все сведения удостоверяются подписями сотрудника и работник организации, отвечающий за оформление трудовых книжек.
Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.
Пример заполнения титульного листа трудовой книжки
Раздел «Сведения о работе»
Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.
Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:
- в графе 1 — порядковый номер записи — 1;
- в графе 2 — дату внесения записи арабскими цифрами;
- в графе 3 — период и место службы;
- в графе 4 — наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.
Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.
Далее производиться запись о примере на работу.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.
Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.
Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.
В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.
Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание — письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.
Источник: delovoymir.biz
Заполнение трудовой книжки — порядок и правила
Основным документом при трудоустройстве является трудовая книжка. Если человек впервые устраивается на работу, то за предоставление соответствующего документа отвечает работодатель. В иных случаях обозначенное удостоверения предоставляет сам работник. Если соискателю необходимо всего лишь принести документ, то кадровые сотрудники должны знать все актуальные правила по оформлению страниц.
Кроме стандартных моментов, таких как занесение записи о найме или об увольнении, в этом вопросе есть много нюансов – исправления, оформление вкладышей, регистрация, хранение и прочее. Разобраться с особенностями внесения обозначенных записей в рабочем документе трудящегося вам поможет настоящая публикация.
Инструкция по заполнению трудовых книжек 2018
Инструкция зависит от того, о каком конкретно факте будет делаться запись. Для примера можно взять случай, когда человека принимают на новое место труда. Информацию о трудоустройстве требуется вносить, начиная со второй или третьей страницы. В 3-й графе следует прописать полное название компании и рядом – сокращенное. Эти сведения вносятся в формате заголовка, ниже которого следует указать:
- 1-я графа – порядковый номер;
- 2-я – дата приема в штат компании;
- 3-я – конкретная запись о принятии с упоминанием названия предприятия или филиала компании, должности и другой подобной информации;
- 4-я – уточнение данных о приказе, являющимся основанием трудоустройства, с его реквизитами – датой и номером.
Специалисты рекомендуют внимательно заполнять второй раздел, поскольку в нем следует отмечать именно дату приема, хотя многие ошибочно вписывают дату внесения записи в документ.
Порядок и правила заполнения трудовой книжки
Если гражданин отработал хотя бы в течение пяти дней в компании, то на его имя уже необходимо оформлять надлежащую запись в рабочее удостоверение трудящегося. Чтобы осуществить данную операцию без ошибок требуется ознакомиться с некоторыми правилами:
- Для новых сведений используется сквозная нумерация;
- Вносить информацию следует на русском языке;
- Для иностранных компаний, функционирующих в РФ, может допускаться дублирование данных на родном языке для учредителей предприятия;
- Сокращения не разрешены, а цифры нужно использовать арабские;
- После каждой информации необходимо заверять ее при помощи печати. При использовании ручки можно применять следующие цвета чернил: черный; фиолетовый; синий.
Особые правила существуют применительно к оформлению дат. Допустимый формат – ДД.ММ.ГГГГ. Изучать порядок ведения рабочего удостоверения подчиненного рекомендуется начиная с титульного листа. Там отмечаются личные данные, дата рождения, образование, профессия работника, после чего ставится печать.
На сегодняшний день в практику вводятся электронные трудовые книжки. Принципы и особенности их заполнения можно найти в статье по ссылке.
Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец
Важным моментом официального трудоустройства считается внесение записи о данном факте в рабочую книжку подчиненного. От того как будет оформлен соответствующий документ зависит начисление будущей пенсии сотрудника. Поэтому при найме на службу требуется придерживаться следующей процедуры внесения сведений в акт:
- В средней части кадровиком записывается название компании и факт приема нового сотрудника;
- Слева указывается – дата трудоустройства;
- Справа – реквизиты приказа.
Если рабочее удостоверение оформляется впервые, тогда следует знать особенности заполнения титульного листа трудовой книжки. Согласно с существующими правилами титульный лист должна оформлять та компания, которая считается для работника первым местом службы. Особенность титульного листа заключается в том, что кроме ФИО и даты рождения, обозначается уровень образования и специальность. Управляющий компанией и кадровик, заполняющий трудовую книжку, в завершении обязаны поставить свои подписи.
Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2018 — образец
При увольнении подчиненного надлежит отразить данный факт в соответствующем рабочем удостоверении трудящегося. В подобном случае указывается, кто являлся инициатором прекращения сотрудничества (в данном случае – собственное желание подчиненного). При внесении данных в акт допускаются две формулировки – уволен и трудовой договор расторгнут.
Образец заполнения трудовой книжки при переводе в другую организацию
Сведения, которые касаются перевода вносятся сразу за информацией о приеме, если в период нахождения в штате организации человек не получал никаких наград и вознаграждений. Основанием перевода выступает приказ, ввиду этого в правой части необходимо сослаться на соответствующее распоряжение. Необходимо указать всю информацию, которая касается приказа, а именно: дата издания, порядковый номер.
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу у ИП
Общие правила для индивидуальных предпринимателей никак не отличаются от норм заполнения, который установлен иных компаний. Напротив информации о приеме в рабочем удостоверении должна присутствовать ссылка на рабочую договоренность и сведения о ней. Также при заполнении можно сослаться на приказ, который будет считаться подтверждением найма на службу нового подчиненного. После включения соответствующей информации предприниматель ставит подпись и печать.
Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление
Риск ошибок при заполнении нельзя исключать. Чтобы их исправить, сначала ошибочную запись требуется признать недействительной. В графе, соответствующей — Сведениям о работе, следует указать номер записи, дату исправления и факт недействительности ранее внесенных сведений. После этого достаточно вписать правильные данные.
При оформлении рабочих отношений с новым подчиненным требуется учитывать законодательные нормы соответствующего процесса. Важным моментом считается включение всех сведений, которые касаются профессиональной деятельности сотрудника в надлежащие акты.
Источник: www.samso.ru
