Преимущества автоматизации бизнес процессов

В рыночных условиях для успешной конкуренции компании необходимы высокая производительность труда, грамотная организация рабочих процессов и минимальные затраты ресурсов.

Достичь этого позволяет автоматизация бизнеса. Благодаря ей повышается эффективность функционирования предприятия, и увеличивается прибыль.

В статье расскажем о том, для чего нужны сервисы автоматизации бизнес-процессов: о преимуществах, применении, видах. А также о том, как их внедрить и избежать при этом ошибок.

Автоматизируем ваш бизнес. Бесплатная консультация.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнес процессов — это, простыми словами, перенос выполнения повторяющихся, однообразных операций в обязанности программ, которые упрощают и ускоряют их реализацию. Для этого рабочие процессы преобразуются в четкие алгоритмы, описывающие, что надо сделать для выполнения той или иной задачи. И в программной среде создаются необходимые функции, инструменты и шаблоны. Сервисы автоматизации проводят множество операций без участия людей.

Автоматизация применима к двум уровням относительно структуры компании:

• Для отдельных сотрудников. Например, для ведения заказа менеджером с момента поступления заявки клиента и до отправки товара.
• На уровне компании. Создаются цепочки, по которым задача по мере выполнения автоматически переходит от одного исполнителя к другому (человеку или отделу). Пример такой цепочки: отдел продаж получает и оформляет заказы, поступающие от клиентов, — передает их на склад для сбора — со склада товары отправляются в транспортный отдел для доставки.

Работа внутри каждого отдела благодаря автоматизации бизнес процессов становится эффективнее, и их сотрудничество между собой тоже, так как они действуют в единой информационной системе, либо в отдельных, но интегрированных между собой системах.

Рассмотрим на примере продаж системы автоматизации бизнес процесса в компании, как все ускоряется и упрощается.

Из таблицы видно, что автоматизация вдвое сокращает количество необходимых шагов. И некоторые из них не требуют личного участия менеджера, позволяя ему обслуживать за день больше клиентов и выполнять другие задачи.

Использование систем автоматизации бизнеса, по отзывам внедривших их компаний, положительно влияет на результаты работы любого предприятия — и небольшого, и крупного.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Главная цель автоматизации — масштабирование бизнеса и создание условий для роста и развития. Выставить вручную 10 счетов или обработать 10 заявок в день — несложно. Но что делать, когда счетов и заявок 100 или больше? Придется нанимать дополнительный персонал.

Автоматизация решает подобные проблемы — освобождает сотрудников от механических, однообразных задач и экономит рабочее время, которое можно потратить на поиск способов повышения качества продукции и услуг, привлечение новых клиентов — то есть направить усилия на рост, а не на рутину.

Но есть и другие цели и задачи у автоматизации бизнес процессов. Ее внедряют для:

• эффективной организации учета и контроля товаров;
• экономии денежных средств — за счет увеличения производительности труда, сокращения операционных расходов, снижения
• совокупной стоимости владения (TCO) и избавления от ненужных процессов;
• повышения технологичности бизнеса, его развития в ногу со временем;
• роста качества обслуживания клиентов.

И еще одна цель — стандартизация рабочих процессов, которая является необходимым фундаментом для достижения высоких результатов в бизнесе.

Для каких процессов применяют системы автоматизации бизнеса?

Можно автоматизировать большинство рабочих процессов в компании. Их принято делить на следующие группы:

1. Основные, от которых зависит доход. Это производство, продажи, работа с клиентами, маркетинг.
2. Поддерживающие. Напрямую не оказывают влияния на прибыль, но без них не обойтись: документооборот, бухучет, логистика.
3. Управленческие. К ним относится руководство персоналом и решение текущих задач.
4. Развивающие. Направлены на укрепление и дальнейший рост бизнеса. Это прогнозирование, бюджетирование, планирование.

Можно применять инструменты автоматизации в любой сфере бизнеса, но необходимо соблюдать условие: изменения не должны привести к ухудшению качества продукции или услуг. При внедрении автоматизации нельзя упускать из виду те аспекты в работе, которые влияют на качество.

Источник: scanport.ru

6 преимуществ автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов (BPA), особенно ежедневных операций, может предоставить вашей компании множество мгновенных и долгосрочных преимуществ, которые повысят ее общую конкурентоспособность.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

По мере роста объемов обрабатываемых данных и количества ежедневных задач вашим сотрудникам становится все труднее избегать ошибок и задержек, а также совершенствовать неэффективные системы. Платформа автоматизации бизнес-процессов позволяет создавать, администрировать и оптимизировать рабочие процессы, способные повысить общую эффективность и производительность организации.

Автоматизация бизнес-процессов — это автоматизация ежедневных повторяющихся задач, которые обычно выполняются вручную. От многоуровневых рабочих процессов до ответов клиентам — BPA позволяет быстро и эффективно выполнять повторяющуюся работу и перейти на безбумажный документооборот. С помощью специального решения вы сможете автоматизировать задачи, требующие анализа больших объемов необработанных данных и документов, например операций, связанных с разработкой продукта, продажами, управлением персоналом и т. д. Используя ПО для управления бизнес-процессами (BPMS) , вы сможете контролировать новые бизнес-процессы, создаваемые в ходе автоматизации.

Преимущества внедрения решения BPA

Чтобы воспользоваться преимуществами платформы автоматизации бизнес-процессов, важно понять, какие рабочие процессы можно автоматизировать и как создать динамический рабочий процесс. Вот шесть основных преимуществ автоматизации:

1. Повышение производительности и эффективности работы. Платформа автоматизации исключает возможные ошибки. Меньше ошибок — лучше результативность. Избавившись от неэффективных ежедневных процессов, выполняемых вручную, вы сможете устранить узкие места и ускорить высокоуровневые бизнес-процессы, подразумевающие взаимодействие между подразделениями и сотрудниками по всей организации.
2. Сокращение времени выполнения и затрат. Автоматизация повышает прибыльность и сокращает расходы на операции, особенно в отделах с ручным бумажным документооборотом. Благодаря ей внутренние процессы выполняются быстрее: вы тратите меньше времени и средств на необходимые ресурсы, а сотрудники могут сосредоточиться на выполнении более важных задач.
3. Простое управление данными и документами. При выполнении операций вручную сотрудники могут терять из виду сообщения, электронные таблицы и другие распечатанные или пересланные по электронной почте документы. Кроме того, передача информации или расчетов между разными источниками данных повышает риск ошибок, вызванных человеческим фактором, и требует много времени. Автоматизация процессов позволяет компаниям централизировать работу со всеми документами и данными. Это упрощает упорядочивание и поиск нужной информации, а также управление ею.
4. Прозрачность и видимость. Поскольку платформы автоматизации гарантируют соблюдение рекомендаций и корпоративных политик, дополнительно контролировать работу команды не нужно. Эти решения также способны собирать данные, создавать отчеты и аналитику. Информационные панели дают четкое представление о текущем положении дел, чтобы вы могли принимать взвешенные решения.
5. Стандартизация процессов и обеспечение соответствия требованиям. В процессах автоматизации предусмотрены строгие правила в отношении того, кто может вносить изменения или обновлять документы, но сотрудники могут не всегда им следовать. Благодаря платформе BPA вам не нужно беспокоиться о пропущенных шагах, потому что процессы выполняются на системном уровне. Вы можете создать эффективную цифровую автоматизации рабочих процессов , гарантирующую, что нужная информация будет передана нужному специалисту в нужное время. Это также означает, что компании могут отслеживать использование данных, легко регистрируя имена, даты и подробности назначения. Документирование этой информации поможет вам создать аудиторский след и продемонстрировать соблюдение нормативных требований.
6. Повышение удовлетворенности сотрудников и клиентов. Внедрив решение для автоматизации в свои процессы, вы дадите сотрудникам больше удовлетворения от работы, ведь они смогут легко и безупречно выполнять многие из их повседневных обязанностей. Автоматизация способна создать комфортную среду для успеха каждого. Ускорение получения утверждений от руководства даст сотрудникам возможность сосредоточиться на более важных проектах, что повысит мотивацию и создаст предпосылки для инноваций. Дополнительный бонус — это довольные клиенты: получая более точные и единообразные данные, они будут в большей степени удовлетворены конечным продуктом или результатом.

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью Power Automate

Оптимизируйте повторяющиеся ручные бизнес-процессы и избегайте отнимающих рабочее время ошибок с помощью малокодовых средств с поддержкой перетаскивания, которые позволяют автоматизировать утомительные задачи.

Источник: powerautomate.microsoft.com

Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса сегодня – это один из подходов к управлению бизнес-процессами с использованием современных технологий. По сути это управление операциями, информационными, техническими и кадровыми ресурсами компании при помощи специализированных программ, которые позволяют сократить влияние человеческого фактора или вовсе исключить его.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Главная цель автоматизации бизнеса – упрощение процесса выполнения той или иной задачи, улучшение качества протекания бизнес-процесса. Бизнес-процесс, выполнение которого налажено в автоматическом режиме, обладает наибольшей точностью и наименьшей вероятностью совершения ошибок, нежели процесс, выполняемый вручную.

Среди задач автоматизации бизнеса выделяют:

• сокращение издержек;
• минимизация рутинных, постоянно повторяющихся действий, выполняемых вручную;
• создание максимально эффективной производственной цепочки;
• улучшение качества производимого товара или оказания услуг;
• налаживание эффективного контроля за деятельностью компании;
• организация безопасного хранения внутрикорпоративной информации.

Преимущества автоматизации бизнеса

Преимущества автоматизации бизнес-процессов в рамках одной компании закономерно вытекают из задач, которые ставит перед собой применение стратегии автоматизации бизнеса.

В общем и целом автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество управления и качество конечного продукта. Разберем сопутствующие и не самые очевидные положительные моменты, которые несет автоматизация бизнеса:

• увеличение скорости работы предприятия. За счет передачи регулярно повторяющихся действий автоматическим программам задачи выполняются быстрее. Автоматизированные системы в отличие от человека не устают, у них не снижается концентрация и работоспособность;
• повышение качества выполняемых операций. Автоматизированные системы работают исключительно по заданному регламенту. Таким образом, исключение вмешательства человека нивелирует вариативность выполнения операций, а значит, вероятность совершения ошибки сводится к минимуму, что, в свою очередь, становится гарантией стабильности и качества выполняемого процесса;
• увеличение точности управления предприятием. Автоматизированные системы способны собирать и анализировать большее количество информации, позволяют держать в поле зрения разные аспекты бизнеса, приводить все данные в совокупности и получать полную картину происходящего в компании;
• одновременное выполнение нескольких разнородных задач. Автоматизированные системы могут параллельно выполнять несколько абсолютно разных операций без потери качества, что положительно сказывается на общих показателях предприятия;
• повышение качества взаимодействия с клиентами. Автоматизированные системы способны давать мгновенный отклик на запрос потребителя товара или услуги, что отражается на количестве сделок и имидже компании;
• предупреждение форс-мажорных обстоятельств. Автоматизированные системы позволяют быстро реагировать на отклонения в бизнес-процессе, тем самым нивелируют время простоев, дают возможность избежать негативных сценариев;
• снижение расходов. При кажущейся затратности внедрения автоматизации в перспективе автоматизированные системы позволяют снизить расходы за счет отсутствия брака на производстве, быстрого реагирования на запросы клиентов, отсутствия необходимости в расширении штата компании.

При всех очевидных преимуществах автоматизации бизнеса далеко не каждый бизнес-процесс можно подвергнуть автоматизации. Для эффективного внедрения автоматических систем важно правильно оценить затраты и конечный результат.

Источник: processmi.com