Программы для учета финансов малого бизнеса для руководителя

Накладные от руки под копирку, записи доходов и расходов в тетрадке, подсчеты и аналитика в уме – казалось бы, это «привет из 90-х». Как ни странно, такие методы учета финансов организации все еще популярны. Согласно отчету Национального агентства финансовых исследований (НАФИ), каждое четвертое предприятие ведет учет доходов и расходов без использования электронных средств: 18% письменно и 6% «в уме».

Значительная часть предпринимателей и организаций (39%) отслеживают финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам. Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.

Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых, работа с ФНС и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Увы ☹

Действительно, а зачем заниматься финансовым учетом? Да хотя бы, чтоб не попадать в кассовые разрывы – ситуацию, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах нет денег.

Простой пример. Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс! Результат не заставил себя ждать. Образовалась «дыра» – кассовый разрыв в 500 тысяч рублей. Это сейчас успешный франчайзи «Додо Пиццы» пользуется для учета финансов сервисом ПланФакт.

Но тогда пришлось брать кредит, чтобы выплатить зарплату сотрудникам.

Ситуация, в которую попал Горецкий, действительно часто случается с российскими предпринимателями. То же исследование НАФИ показало, что 37% собственников регулярно попадают в кассовые разрывы. Причем с 10% бизнесменов это происходит с завидной регулярностью – 3-5 раз в год.

Кассовый разрыв – одна из самых распространенных и заметных ошибок в учете финансов организации. Чтобы ее избежать, нужно грамотно отслеживать доходы с выделением важнейших клиентов, расходы с разбивкой по основным статьям, оценивать прибыль по организации в целом и по каждому заказу в отдельности, рентабельность и многие другие показатели. Кроме того, каждый предприниматель хочет знать, сколько денег он может взять себе и в какой момент. Все это требует системного подхода к финансовому учету. И помогут в этом современные программы и сервисы.

В этой статье мы рассмотрим основные инструменты учета финансов организации со всеми их плюсами и минусами для малого бизнеса. Разумеется, «пещерные» орудия труда финансового учета в виде копирки и тетради разбирать не будем. Оставим их любителям старины. ☺

Учет финансов организации. 4 основных инструмента, плюсы и минусы

1. Таблицы

Excel и Google Sheets – популярные у предпринимателей решения для ведения учета финансов. Их основной плюс – это доступность (Excel есть даже в самом базовом пакете MS Office, а Google таблицы можно использовать бесплатно онлайн). Такая система учета финансов удобна, когда бизнес только на начальной стадии развития, а структура еще не усложнена, например, несколькими точками продаж, юридическими лицами и т.д.

Excel действительно обладает весьма широким функционалом и предоставляет массу возможностей. Так, в программу заложен ряд автоматических финансовых функций. Например, «АМОРУВ» возвращает величину амортизации для каждого учетного периода, «СРЗНАЧ» (среднее значение) поможет посчитать средний чек и т.д.

Базовыми приемами работы с таблицами умеют пользоваться многие. Но чтобы работать со сложными формулами и решать комплексные задачи, нужно стать почти программистом. Согласитесь, что далеко не каждый предприниматель знает или хочет вникать, что такое SUMIFS или VLOOKUP в Excel. Сложность – это первый минус.

Второй бесспорный недостаток это – трата времени. На кропотливую работу с Excel уходят дополнительные часы и дни, которых у предпринимателя или его небольшой команды просто нет. Например, выписку из банка по безналичным операциям можно получить в одном формате, движение денежных средств по наличному расчету ведется в другом. На выходе получаются две совершенно разных excel-таблицы. Чтобы совместить их, нужно потратить время и произвести некоторую ручную работу.

Кроме того, недостаточное знание программы вместе с вечной нехваткой времени влекут ошибки в формулах. Следствие – искаженная информация об учете финансов бизнеса. Чтобы помочь предпринимателям избежать ошибок, когда бизнес еще на начальной стадии развития, ПланФакт разработал простую финансовую модель в Excel. Вы можете получить ее бесплатно, пройдя по этой ссылке. Убедитесь, что ваш бизнес работает в плюс!

2. Специализированные программы

Самым известным и популярным производителем в этом секторе является 1С. Его программные продукты серии «1С:Предприятие» для управления и учета, а также «1С:Бухгалтерия» для бухгалтерского учета используют большинство средних и крупных российских фирм. Плюсы таких программ очевидны: комплексное решение с множеством функций, гарантии качества от известного производителя и т.д. Казалось бы, использование специализированных программ для учета финансов организации – самый простой и грамотный выход. Но плюсы такого подхода могут стать минусами для малого бизнеса.

Специализированные программы созданы для автоматизации среднего и крупного бизнеса. Работа с ними рассчитана на специалиста в области финансов, бухгалтерии и т.д., то есть предпринимателю нужно выделить отдельного сотрудника-профессионала или даже создать целый отдел. Для малого бизнеса это часто неприемлемо. Стоимость специализированных программ также может оказаться слишком высокой для микробизнеса или стартапа, которые еще не могут позволить себе непрофильные расходы.

Кроме того, большинство таких программ «заточены» под конкретную отрасль или вид деятельности, а значит далеко не всем организациям подходят. Так, например, весьма популярна программа «МойСклад», но она предназначена для управленческого учета торговых организаций (оптовая фирма, небольшая розничная сеть, интернет-магазин).

3. Приложения для личных финансов

Среди практичных людей такие программы как CoinKeeper, Money Manager, EasyFinance, Money Lover и другие подобные приложения набирают все большую популярность. Их неоспоримое преимущество – возможность работать на ходу. Кроме того, они дешевые, а во многих случаях и бесплатные. Не редко и предприниматели на начальном этапе деятельности используют именно их для ведения учета финансов бизнеса.

Приложения для личных финансов позволяют контролировать доходы и расходы, формировать бюджет по отдельным категориям, а также напоминают о долговых обязательствах и постоянных выплатах. Такие приложения удобны за счет интеграции с банковскими картами хозяина, а также с различными платежными сервисами – «Яндекс.Деньги», Webmoney, QIWI и т.д. Таким образом можно не только автоматизировать учет своих финансов, но также регулярно и оперативно получать исчерпывающую статистику за любой период времени.

Основной минус таких программ – они не предназначены для бизнеса и ведения финансов организации, а значит в них нет понятия «юридическое лицо», нет анализа прибыли или учета материальных ценностей и т.д. Таким образом, функционал приложений для учета личных финансов намного уже, чем необходимый набор опций даже для микробизнеса.

4. Онлайн-сервисы для бизнеса

Чтобы автоматизировать учет финансов, предпринимателю необходимы простые решения. Для этого разрабатываются специальные сервисы для ИП и малого бизнеса. К онлайн-сервисам для учета финансов малого бизнеса относится и ПланФакт.

Такие программы не отнимают много времени у бизнесменов и не заставляют заниматься рутинной работой с цифрами, при этом дают четкое и оперативное представление о состоянии финансов. Интерфейс и все функции таких сервисов просты и понятны даже человеку без финансового или экономического образования. Мобильная версия дает возможность работать в режиме 24/7. В отличие от приложений для личных финансов онлайн-сервисы для бизнеса – платные. Но их цена значительно ниже по сравнению со стоимостью специализированных программ для среднего и крупного бизнеса, а значит доступна даже микроорганизациям и стартапам.

ПланФакт включает в себя все три основных финансовых отчета, которые просто необходимы владельцу бизнеса:

● отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow) позволяет видеть остатки на счетах в любой момент времени и предотвращать кассовые разрывы. В идеале такой отчет нужно вести каждый день;

● отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P

● информировать о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы;

● контролировать дебиторку и кредиторку, чтобы выбивать оплату из должников и не тратить чужие деньги;

● автоматизировать учет финансов благодаря интеграции с банками и открытому API;

● делегировать рутину сотрудникам и ограничить им доступ к важным показателям.

Источник: planfact.io

Программа управленческого учета

МойСклад — удобная программа для управленческого учета торговых организаций,
будь то оптовая фирма, небольшая розничная сеть или интернет-магазин.

Основные возможности:

• Управленческий учет онлайн — это удобно и выгодно! Вы можете работать без привязки к офису, с любого ПК или планшета.
• Всегда будьте в курсе своих дел — управляйте продажами, закупками и контролируйте взаиморасчеты.
• Контроль складских остатков — приемка и отгрузка товара, перемещения, инвентаризация. Поддержка маркировки товаров.
• Поддержка ОСНО и УСН — полноценная учетная система для малого и среднего бизнеса от лидера рынка.
• Ведение клиентской базы — вся информация о клиенте на одном экране!

Оперативный учет

Складской учет: приемка и отгрузка товара, перемещения, инвентаризации, списания

Планирование состояния склада. Контроль продаж и закупок. Сверка комплектации заказов. Статистика продаж в разрезе торговых точек. На ее основе — планирование закупок, автозаказы поставщикам.

Бонусная программа. Поддержка комиссионной торговли. Расчет себестоимости. Учет остатков. Сценарии для повторяющихся действий, есть отложенный запуск.

Любые операции с маркированными товарами: бесплатно на всех тарифах. Аналитические отчеты: обороты, прибыльность. Формирование и печать всех необходимых документов и унифицированных форм. Конструктор шаблонов документов: договоры, коммерческие предложения и другие сложные формы.

Управление правами пользователей: права на меню и функции, роли, разделение доступа для пользователей из разных подразделений, возможность скрывать ненужные пункты меню и себестоимость товаров. Аудит действий сотрудников в системе: МойСклад фиксирует каждую операцию, и вы полностью контролируете персонал в режиме онлайн.

Бухгалтерский учет

Сервис «Бухгалтерия онлайн». Поддержка ОСНО и УСН. Банковские и кассовые операции, расчеты с контрагентами, НДС, заработная плата, основные средства, косвенные расходы, расходы будущих периодов. Разные СНО на одной кассе. Анализ данных по счетам: остатки, обороты, проводки в различных разрезах.

Корректировка взаиморасчетов и остатков по счетам юрлиц Инвентаризация: с компьютера и со смартфона. Подключение терминала сбора данных. Выгрузка данных в 1С:Бухгалтерию 8 для подготовки отчетности. Подготовка налоговой отчетности и сдача через интернет. Работа с ЭДО.

Интеграция с Альфа-Банком, Сбербанком, банком Точка, Модульбанком и Тинькофф банком: из банк-клиента в МойСклад поступают выписки, обратно — платежные поручения.

Учет клиентов

Удобная работа с базой клиентов: сегментация, группы и статусы, импорт/экспорт в формате Excel

Информативная карточка клиента. История взаимоотношений: регистрация звонков, писем, встреч. Проверка контрагентов на дубли. Автозаполнение по ИНН. Архив выставленных документов. Ведение договоров. Интеграция с сервисами e-mail и SMS-рассылок SendPulse, Mailganer, UniSender, Sendsay, SIGMA messaging и другими. Интеграция с телефонией: АТС Билайн, Манго телеком, Телфин, MCN Telecom и другими. Интеграция с amoCRM.

Управление отделом продаж: постановка задач самому себе или коллегам.

Более 3 000 000 компаний уже подключили своих сотрудников к системе МойСклад Сколько сотрудников хотите подключить вы? Выбрать тариф

Как программа МоегоСклада поможет в управленческом учете

Перед руководителями любых предприятий стоят разнородные задачи. Им нужно управлять продажами, следить за расходами и понимать, какие операции приносят прибыль, а какие приводят к убыткам.

Контролировать разные процессы становится проще, если они собраны в одном месте. В этом случае можно не переживать, что часть данных, например, информация о расчетах с контрагентами или сведения о закупках, не попадут в статистику.

У сервиса МойСклад есть программа, которая помогает руководителям следить за всеми показателями и принимать верные решения. Она охватывает все: склад, продажи и финансы, производство, обработку заказов, логистику. В ней можно вести управленческий учет: настраивать автоотчеты, чтобы они приходили на почту в нужное время, связывать процессы между собой и работать с аналитикой. Все это в интерфейсе на русском и английском языках.

Основное преимущество работы с программой МоегоСклада в том, что она адаптирована сразу для трех видов учета:

1. Оперативного . Помогает следить за поступлением и перемещением товаров, управлять закупками и печатать документы.
2. Бухгалтерского . С инструментами МоегоСклада руководитель может оценить, правильно ли компания использует средства. При этом самостоятельно вести финансовую отчетность не нужно. Сервис автоматизирует эту задачу с помощью программы «Бухгалтерия онлайн», которая разработана на основе «1С: Бухгалтерии».
3. Статистического . Можно посмотреть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов. Оценить прибыль от реализации товаров за конкретный период и рентабельность продукции.

Как новый подход к учету изменит работу вашего предприятия

Любой компании важно, чтобы ее прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев. Программа управленческого учета помогает решить эту задачу. Она позволяет контролировать движение средств и работу сотрудников, использовать максимум каналов, что продвигать свои товары и продавать их.

В облачном сервисе МойСклад можно объединить разные задачи, связанные с учетом. Только представьте, что вы одновременно:

• Следите за оплатой товаров, оформлением возврата и другими бизнес-процессами в реальном времени.
• Обрабатываете десятки заказов и все бухгалтерские операции благодаря автоматизации рутинных действий.
• Печатаете документы по готовым или созданным вами шаблонам, чтобы отправить их по электронной почте или в архив.
• Объединяете работу филиалов в одной системе управленческого учета, чтобы собрать данные о ценах и остатках со складов в других регионах.

А еще вы также сможете мониторить стоимость товаров у конкурентов и формировать цены с учетом конкурентной среды, следить за каждым платежом и вовремя избавляться от задолженностей.

С инструментами сервиса МойСклад вы как руководитель сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, быстро запустить новые каналы продаж и открыть новые перспективы на внешних и внутренних рынках.

Сомневаетесь? Вот вам пять плюсов ведения управленческого учета в сервисе МойСклад

1. Начать работу можно без подготовки. Вам не придется тратить время на обучение. Просто зарегистрируйтесь и сразу ведите учет.
2. Подойдет любое устройство: компьютер, планшет, смартфон или ноутбук. Не нужно устанавливать никаких дополнительных программ. Работайте Windows, Linux, Android или iOS в офисе, в дороге или из дома.
3. Есть время, чтобы определиться с подходящим именно вам тарифом. Не нужно сразу платить за использование сервиса для управленческого и складского учета. Первые 14 дней длится бесплатный период, когда вам будут доступны все возможности МоегоСклада. А дальше решайте сами: можно выбрать платный тариф с подходящим набором функций или остаться на бесплатном.
4. У вас не будет проблем с законом. МойСклад соответствует всем требованиям 54-ФЗ, а значит с ним вашему бизнесу проще соблюдать необходимые нормы российского законодательства. Сервис поддерживает маркировку. Можно вести учет товаров с цифровыми кодами, вводить их в оборот и оформлять возврат. А вот платить за все эти операции не нужно.
5. Персональный менеджер поможет настроить сервис и подскажет, как вести управленческий и складской учет. Любые вопросы можно задать прямо в чате приложения. Наша техподдержка работает 24 часа 7 дней в неделю. А еще вам будут доступны пошаговые инструкции с видео, статьи и онлайн-справочники. Эти материалы и обучающие вебинары, которые проходят каждую неделю, помогут вам в управленческом и других видах учета.

Зарегистрируйтесь в МоемСкладе и начните работать в программе управленческого учета прямо сейчас!

Источник: www.moysklad.ru