Регламент бизнес процесса это

Автоматизация бизнес-процессов на базе BPM-систем

Стабильное протекание бизнес-процессов крайне важно не только для роста и развития, но и для выживания компаний на рынках. Причем касается это предприятий любых отраслей.

Бизнес-процессы – что это?

Бизнес-процессы – поочередная цепочка действий, объединенных общей целью. Примером может быть трудоустройство сотрудников, работа с претензиями клиентов, заключение сделки, формирование заказов.

Любой бизнес-процесс начинается со спроса и завершается его удовлетворением или неудовлетворением. Процессно-ориентированные предприятия заинтересованы в устранении задержек и барьеров, возникающих при выполнении одной процедуры несколькими разными подразделениями.

Для повышения эффективности, бизнес-процессы могут быть разделены на отдельные процедуры и под-процессы, у которых будут собственные атрибуты, также нацеленные на решение задач главного процесса.

Крайне важно формировать цепочку так, чтобы образовывать ценность для потребителей и выключать лишние или просто необязательные активности. Правильно отлаженные бизнес-процессы значительно повышают рентабельность предприятия, увеличивают ценность для потребителя. Могут быть достигнуты разные цели. Например, снижена себестоимость производства продукции или оказания услуги.

Регламент бизнес процессов: что это и зачем он нужен? | Александр Высоцкий

Если руководителю фирмы и персоналу каждый день приходится тратить время на решение текущих вопросов, то сил для успешной работы со стратегическими задачами у них может оставаться недостаточно. Именно поэтому наладка и автоматизация системы бизнес-процессов крайне важна для каждой организации.

Важный момент: пока конкуренция в сегменте предприятия недостаточная, платить за неэффективные процессы в конечном итоге приходится потребителю. Но когда конкуренция возрастает, затраты за малую эффективность бизнес-процессов ложатся уже на саму организацию.

Необходимость регламентов: первый шаг создания системы

Первое, что приходит на ум при предложении отладить цепочку бизнес-процессов – это разработка регламентов, по которым они в дальнейшем будут протекать. Крайне важно не только создать, но и впоследствии своевременно пересматривать эти регламенты. Без адаптации под новых кейсы, они могут утратить свою актуальность.

Регламент бизнес-процесса – своеобразный план, перечисляющий и описывающий этапы, которые должен пройти участник (несколько участников) для выполнения бизнес-процессов. Нередко в этом документе прописываются сроки выполнения этапов. Кроме того, в этом плане прописывается система взаимодействия сотрудников и различных подразделений одного предприятия в рамках определенного процесса.

Практические результаты регламентации бизнес-процессов:

Но возникает новая сложность. Рано или поздно перед бизнесменом возникнет вопрос: «Как контролировать исполнение регламентов?». Ведь нередко они отслеживаются лишь при наступлении негативных событий. Предположим, когда заказчики или поставщики высказывают претензию. После продолжительного выяснения «кто прав, кто виноват», можно найти виновного и решить проблему.

Однако такой подход нельзя назвать целесообразным и эффективным. Но, к сожалению, около 90% российских компаний сегодня ведут бизнес именно так, теряя репутацию, клиентов, партнеров и, в конечном итоге, прибыль.

Работа с регламентами

Разработка регламентов всегда должна вестись на примере максимальных показателей. Для примера, если одному из специалистов удается достигать в разы лучших результатов, чем его коллегам, необходимо разобраться, как именно это у него получается, и, регламентировав знания, передать «секретный рецепт» остальным работникам.

Требуемые результаты осуществленных бизнес-процессов должны быть прописаны так, чтобы их можно было привести в цифровой вид. Предположим, в течение месяца нужно заключить 50 соглашений или сделать 120 завершающихся покупкой или заказом услуг звонков.

Вручную регламентировать бизнес-процессы достаточно сложно. В особенности, если речь идет о крупных компаниях с сотнями и тысячами работников, разветвленной сетью подразделений. Есть несколько систем программного обеспечения, позволяющих зафиксировать и визуализировать регламенты не только в бумажной форме. Рассмотрим наиболее актуальные варианты, позволяющие сыграть на опережение, сделать структуру планов-описаний наиболее логичной и интуитивно понятной.

BPM-системы

Business Process Management – система, лишенная всех перечисленных выше минусов, но предлагающая все названные преимущества. С ее помощью можно формировать структурированную цепь рабочих задач с ответственными лицами и сроками на исполнение. Если цепочка прервется – кто-то из сотрудников допустит отклонение, BPM автоматически и моментально проинформирует об этом руководителя (главбуха, начальника подразделения, другое заранее назначенное ответственное лицо).

С инструментами BPM бизнес-процессы на предприятии протекают контролируемо и прозрачно. Поэтому можно действовать на опережение и не допускать наступления неблагоприятных ситуаций.

БИТ.BPM

Разработчиком модуля БИТ.BPM, позволяющим раз и навсегда уйти от ручного управления, является компания «Первый Бит». Система направлена на то, чтобы быстро и эффективно автоматизировать бизнес-процессы, избавив сотрудников и руководителей предприятий от ежедневной «текучки».

  • BPM-система анализирует выполнение бизнес-процессов непосредственно в 1С. Управлять и анализировать их возможно из учетной системы 1С;
  • Программа отслеживает события учетной системы и уведомляет о них ответственное лицо. Для примера, при возникновении просроченной дебиторской задолженности, она направляет уведомление назначенному сотруднику (допустим, менеджеру, заключившему сделку, по которой образовалась задолженность);
  • Софт успешно функционирует в одном окне с 1С. Благодаря этому плюсу, дублирование информации, отнимающее ценное рабочее время и потенциально опасное из-за риска совершить ошибку при переносе данных, не нужно.

Программное решение БИТ.BPM учитывает события и запускает заданные действия в момент их наступления. Поэтому человеческий фактор полностью исключен. Автоматизация бизнес-процессов с модулем максимальная.

Обратите внимание: компания «Первый Бит» предлагает бесплатные консультации экспертов по любым вопросам автоматизации предприятий. Для получения ценной информации достаточно связаться со специалистами фирмы – онлайн или по телефону.

Необходимость автоматизации

Задуматься о внедрении модуля БИТ.BPM «жизненно» необходимо в том случае, если:

  • Вы хотите избавить себя и своих сотрудников от решения повседневных вопросов. Но при этом желаете, чтобы текущие задачи выполнялись быстро и эффективно, без риска ошибок;
  • Вы превратились из бизнесмена воспитателя или надзирателя для своего персонала, и вынуждены лично контролировать буквально каждую операцию и отвечать на одни и те же вопросы о бизнес-процессах;
  • На планерки у вас уходит больше времени, чем на непосредственную работу;
  • Вы понимаете, что сотрудники регулярно ошибаются, решая однотипные задачи, или даже откровенно саботируют работу, но контролировать это не можете;
  • Ваши указания не выполняются или выполняются, но не вовремя. И отыскать виновника нарушений невозможно.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет увеличить эффективность работы компании на каждом этапе.

Примеры автоматизированных процессов

Мы рекомендуем вам обратить внимание на систему БИТ.BPM, в том числе потому, что она работает всесторонне и комплексно, давая возможность получить положительные результаты в любом, без преувеличения, бизнес-процессе.

Примеры выгоды автоматизации для разных бизнес-процессов:

  • Работа с претензиями

Обработка жалоб клиентов, партнеров, поставщиков и других контрагентов занимает минимум времени.

Быстрая обработка обращений увеличивает лояльность клиентов. Единая база знаний позволяет снизить количество претензий.

  • Контроль дебиторской задолженности

«Вручную» следить за возникновением и состоянием (не оплачена, долг погашен) дебиторской задолженности больше не нужно. Программа позволяет предупредить возникновение кассовых разрывов и увеличить возвратность ДЗ.

Последнее достигается благодаря тому, что уведомленный о долге сотрудник может приступить к необходимым действиям. Кроме того, само ПО может выполнить эти действия за него, например, направить должнику сообщение с напоминаем о задолженности.

Читайте также:  Описание основной идеи бизнеса

  • Наладка взаимодействия между подразделениями

С помощью софта можно разделить зоны ответственности подразделений и сократить сроки согласований. Также можно полностью уйти от бумажного документооборота, модернизировав предприятие.

  • Исполнение заказов

Управлять жизненным циклом заказа – от проявления потребительского интереса до отправки продукта, вручную больше не требуется. Система будет оповещать об изменении статуса сделки. Например, указывать на проведение оплаты за товар

Время исполнения заказов будет уменьшено, появится возможность масштабировать бизнес. Рабочие процессы станут максимально прозрачными и понятными для сотрудников. В конечном итоге лояльность со стороны клиентов повысится, доход возрастет. Модуль позволит выйти из операционки.

Достижимые выгоды в этом бизнес-процессе: повышение скорости адаптации новых сотрудников, сокращение кадровой текучки, создание кадрового резерва, рост лояльности со стороны персонала и партнеров, усиление HR-бренда организации.

Важно: софт БИТ.BPM имеет открытый исходный код и позволяет осуществлять гибкую настройку программы в соответствии с требованиями заказчика и спецификой его предприятия..

Заказать демонстрацию решения с экспертами в области автоматизации бизнес-процессов можно прямо сейчас, заполнив форму ниже.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Регламент бизнес-процесса: что это такое и зачем он нужен

Александр Высоцкий, эксперт по стратегическому планированию и разработке организующих схем, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting» — о важной части проектирования системы управления компанией. Что такое регламент бизнес-процесса? Когда его нужно писать, чтобы он помог вашему бизнесу, а не стал пустой тратой времени? В этом материале на конкретном кейсе разберу случай, когда регламент бизнес-процесса действительно принес пользу компании. Также назову главный критерий, который поможет вам оценить качество написанного и взятого в работу регламента.

Что такое регламент бизнес-процесса

  1. Клиент дает задание на расчет, вы его производите.
  2. После идет продажа, клиент подписывает определенную форму, которая с заявкой и оплатой попадает в бухгалтерию.
  3. После того как все вопросы с деньгами и документами решены, заказ попадает в отдел предпечатной подготовки. В этом отделе файлы клиента обрабатываются, идет проверка на ошибки и корректировка.
  4. Далее заказ идет в печатный цех, и так до отгрузки продукции.

Регламент бизнес-процесса — документ, в котором этот путь четко описан. Проще говоря, уточняется, кто и что должен делать для успешного выполнения заказа в срок.

Как проверить качество

Есть только один способ проверки качества — воплотить написанное в жизнь. Запустите бизнес-процесс и проверьте, что происходит на самом деле, а не на бумаге. Недавно я одобрял схему нового бизнес-процесса в своей компании и понял, что есть один подвох: важно ответить на вопрос о том, а зачем мы вообще это делаем.

Чтобы проверить качество чего-то, нужно иметь отправную точку. Например, я хочу проверить качество салата цезарь в ресторане. Моей отправной точкой должно стать некоторое представление, каким, с моей точки зрения, должен быть этот салат. Какие ингредиенты нужны, а какие — нет? Какие вкусы являются допустимыми и недопустимыми?

Регламент как решение проблемы

Когда речь идет о проверке качества разработанного регламента бизнес-процесса, первый вопрос, который я задаю, звучит так: «А зачем вообще он был разработан? Какие проблемы вы хотели решить?»

В начале статьи я приводил пример описания бизнес-процесса в типографии. Схема взята из жизни, мы разрабатывали ее в нашей консалтинговой программе для клиента. В этой типографии заказы почти никогда не выполнялись в установленный срок, поэтому при разработке этого бизнес-процесса мы решали несколько задач:

  • Во-первых, хотели разобраться, что было упущено, из-за чего конкретно происходили сбои в изготовлении и выполнении заказов.
  • Во-вторых, хотели регламентировать бизнес-процесс таким образом, чтобы минимизировать сбои.

Проблемы в типографии

В этом примере сбои происходили по весьма идиотической причине. Например, продавец пообещал клиенту, что его заказ будет готов в течение двух недель. И это абсолютно нормальный срок. Но когда заказ поступал в отдел предпечатной подготовки, его сотрудники никак не могли получить файлы от клиента на следующий день после оформления заказа и подтверждения оплаты. Заказчики просто не выдавали их вовремя.

«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.

Были случаи, когда клиенты отправляли файлы на проверку через три дня или даже через неделю! Также они могли отправить не все документы, и приходилось еще какое-то время ждать, пока пришлют недостающие файлы или согласуют правки редактора-корректора. Из-за этого компания не успевала производить все работы в срок.

При этом в отделе предпечатной подготовки не было принято кричать караул, если клиент вовремя не подготовил файлы. А стоило бы поступить следующим образом: если клиент на следующий день после оформления не предоставил файлы, отправлять ему официальное уведомление, что сроки выполнения заказа смещаются, и точная дата будет установлена только тогда, когда будут получены конкретные файлы.

Как помог регламент

Это был упущенный кусочек бизнес-процесса, причем отдел предпечатной подготовки считал, что контролировать клиентов должны продавцы, и наоборот. В общем, обычное положение дел в несистематизированной компании. И мы смогли обнаружить проблему только с помощью описания бизнес-процесса. Когда мы его регламентировали, вся работа в типографии буквально начала летать.

Я не говорю о том, что они вовсе перестали срывать сроки, бывают разные ситуации. Но такие проблемы перестали быть постоянной частью игры.

Качество регламента бизнес-процесса можно оценить только по одному критерию: решает он проблемы компании или нет.

Вывод

Мне не очень нравится, когда регламенты бизнес-процессов разрабатываются только для того, чтобы в компании якобы был порядок в бумагах — это какая-то ерунда. Всегда должна быть конкретная проблема, которую необходимо решить с помощью регламента.

Оценить качество можно, посмотрев на него с точки зрения проблемы: устранили ли ее после внедрения регламента? Если нет, то вы действительно потратили время зря. Регламент бизнес-процесса должен решать существующие в компании проблемы, иначе в нем нет никакого смысла.

Подпишитесь
на полезные статьи
и материалы

Источник: uprav.ru

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Отдаем журнал бесплатно!

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Читайте также:  Бизнес требования к программному обеспечению пример

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003*. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.
  2. Термины, определения, сокращения.
  3. Описание процесса.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Раздел

Содержание раздела

  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения

Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

  • наименование организации;
  • дату и номер документа, место его составления;
  • гриф утверждения;
  • наименование документа;
  • текст документа;
  • приложение (если есть);
  • визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

  1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
  2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

Приказом генерального директора

от 23.07.2014 № 456-Пр

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Читайте также:  Перчини бизнес ланч до скольки

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя.

Задача – см. задание.

Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

– срок исполнения задачи;

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

– общее количество поставленных задач за отчетный период;

– количество выполненных задач;

– количество задач с продленным сроком исполнения;

– количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

*Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2014.

Узнать больше:

Источник: www.profiz.ru

Регламенты бизнес-процессов: разрабатываем и внедряем

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить согласование ЛНА

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Источник: delo-press.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин