Регламент бизнес процесса образец

В статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач.

В статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

Регламент как документ

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс. Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

• регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
• любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
• подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
• внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения.
2. Термины, определения, сокращения.
3. Описание процесса.
4. Ответственность.
5. Контроль.

• Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
• область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
• нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
• порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения

Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

Основные реквизиты регламента

К числу основных реквизитов документа относят:

• наименование организации;
• дату и номер документа, место его составления;
• гриф утверждения;
• наименование документа;
• текст документа;
• приложение (если есть);
• визы согласования.

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

Модель бизнес-процесса

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

Модель бизнес-процесса «Согласование проекта документа»

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

Порядок работы над регламентом

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко
23-78

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

УТВЕРЖДЕНО
Приказом генерального директора
ООО «Перспектива»
от 23.07.2014 № 456-Пр

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя.

Задача – см. задание.

Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

– срок исполнения задачи;

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

– общее количество поставленных задач за отчетный период;

– количество выполненных задач;

– количество задач с продленным сроком исполнения;

– количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

Источник: ecm-journal.ru

Как бухгалтеру-аутсорсеру составлять регламенты для своей работы

В этом материале не будет скучной и нудной теории, желающие могут прочитать её в учебниках. Расскажу в примерах и с практическими советами, для чего нужны регламенты в бизнес-процессах и как их сочинить.

В этом материале не будет скучной и нудной теории, желающие могут прочитать её в учебниках. Расскажу в примерах и с практическими советами, для чего нужны регламенты в бизнес-процессах и как их сочинить.

Такую фундаментальную тему, как построение рабочей бизнес системы и формирование регламентов, незаслуженно игнорируют и оставляют на потом многие начинающие и бывалые бизнесмены и не только на рынке бухгалтерских услуг.

Начинающие бухгалтеры-аутсорсеры, увлеченные поиском первых клиентов и захваченные творческим процессом оформления профиля в соцсетях, получив первый заказ, не могут его обработать и грамотно обслужить. Потому что не знают, с какой стороны подойти к решению задачи, что делать в первую очередь, а что в последнюю.

Отсутствие четких регламентов в уже рабочем бизнесе тормозит его развитие, ослабляет и делает неустойчивым.

Для долгосрочного существования бухгалтерского аутсорса необходима система работы, основанная на выполнении прописанных регламентов, правил, инструкций. Так как в этом бизнесе очень много процессов, все они должны быть регламентированы.

Давно уже пора дать определение слову «регламент» — это записанная инструкция с поэтапными шагами для решения конкретной задачи и выполнения бизнес-процессов одним человеком или группой специалистов.

Предлагаем вам воспользоваться нашей инструкцией для формирования регламентов.

Инструкция по составлению регламента

1. Выбираем бизнес-процесс или задачу, которую требуется выполнить.
2. Определяем исходные данные и конечную цель.
3. Какие задачи нужно решить для достижения цели.
4. Находим взаимосвязь между задачами и выстраиваем верную хронологическую последовательность.
5. Регламент пишется для определенного исполнителя,так что определяем дополнительно, кто будет ответственным за выполнения процесса.
6. Объясняем, как должна выполняться каждая задача и с помощью каких инструментов.
7. Чтобы проанализировать результат и узнать на каком этапе была допущена ошибка, определяем показатели для оценки.
8. Выбранные показатели вы должны контролировать и следить за их достижением.
9. Тестируем, мониторим и испытываем на себе полученную инструкцию.
10. Исправляем ошибки и недочеты. Знакомим исполнителя с регламентом и запускаем в работу.

Ранее мы назвали процедуру написания регламента «сочинением», но это не совсем верно. Описывая шаги для выполнения процесса, вы описываете свои действия, находите недостатки. И только в исправленном виде применяете на практике. Используя наш алгоритм, вы с легкостью составите инструкции для любого бизнеса. На самом деле, это не сложнее, чем записать рецепт приготовления любимого домашнего пирога.

Регламенты служат на благо бизнеса

Имея готовые инструкции по выполнению бизнес-процессов, вам становится проще обучить новых сотрудников и контролировать работающих. Например, какие действия должен выполнить бухгалтер при получении заказа на формирование и сдачу отчета за клиента:

• запросить необходимые исходные данные;
• сформировать проект отчета;
• уведомить заказчика или его представителя о рассчитанной сумме налогов и об итоговых показателях отчета;
• получить акцепт от заказчика на отправку;
• отправить отчетность с помощью ЭДО и убедиться в получении квитанции о приеме от контролирующего органа;
• подготовить соответствующие платежные поручения или квитанции для оплаты рассчитанного налога.

Подобным образом описываются все процессы и процедуры в бухгалтерском бизнесе. Рекомендуем начинать с простых вопросов, когда набьете руку, переходите к глобальным и фундаментальным целям.

Автоматизация: Битрикс.24

Вы наверное заметили, что процедура составления и написания регламентов довольно трудоемкая и хлопотная. Естественно в 21 веке, в эпоху автоматизации труда и внедрения компьютерных технологий, нет необходимости писать вручную.

Переносите свои бизнес-процессы в онлайн. На курсе Школы Бухгалтерского Бизнеса научат, как работать с помощью Битрикс.24.

Обозначим вкратце, для чего нужен Битрикс.24 и какие процессы он автоматизирует.

1. Платформа оборудована всеми необходимыми инструментами для работы: онлайн чат, планировщик задач (календарь), безопасный облачный диск и файловый обменник, интерфейс для просмотра новостей. Переводим переписку и общение сотрудников из различных мессенджеров на одну общую, созданную для работы, платформу.
2. Битрикс позволяет назначать и передавать задачи ответственному исполнителю или группе. Созданные справочники CRM позволяют настроить тайм-менеджмент и заложить фундамент будущих бизнес-процессов.
3. Универсальность позволяет объединить все каналы коммуникаций, и получить данные о заявках, оставленных на сайте, электронной почте, в чат-ботах, мессенджерах, IP телефонии. В итоге всё самое важное и нужное в одном месте и можно раздавать задачи, расставлять приоритеты, делегировать полномочия.
4. Переносите готовые или создавайте с нуля необходимые регламенты по выполнению бизнес-процессов и взаимодействию с клиентами. Определяйте регулярные и шаблонные задачи.
5. Все выполненные действия сводятся в отчет и определяется их эффективность ( KPI)
6. Битрикс поможет настроить маркетинг и проанализировать продажи. Для этого прописываются сценарии лидогенерации, выбираются лид-магниты и автоворонки (об этих понятиях как-нибудь тоже поговорим). Собранные данные с посадочных страниц попадают в индивидуально настраиваемую CRM-форму. Отсюда рождается правдивая аналитика и мониторинг выполнения заказов.
7. Позволяет углубить автоматизацию бизнеса и постоянно совершенствоваться.

Все регламенты нужны для жизнедеятельности и процветания бухгалтерского бизнеса. Автоматизация и регламентация процессов сокращает количество ошибок, освобождает время бизнесмена на масштабирование и увеличение свободного личного времени без страха потерять доход.

• #регламент
• #Битрикс
• #бизнес-процесс
• #управление компанией
• #оптимизация бизнес-процессов
• #автоматизация бизнес-процессов

Источник: www.klerk.ru

Шаблон для описания бизнес-процесса

Какую именно информацию о бизнес-процессе собирать, как ее фиксировать (текст, таблица, блок-схемы…)?

Необходимый и достаточный перечень информации для описания вытекает из определения бизнес-процесса.

Первый блок Шаблона — идентификация бизнес-процесса: наименование, цель, владелец, входы и выходы:

Второй блок Шаблона — собственно описание процесса, этапы бизнес-процесса:

Это довольно простой шаблон, который сможет заполнить любой сотрудник, вне зависимости от его квалификации. Шаблон содержит подстрочные инструкции по заполнению, что обеспечивает универсальность его использования.

Можно раздать Шаблон в подразделения для заполнения и получить первичную информацию о процессе(-ах). Заполненный шаблон является текстовым описанием бизнес-процесса, основой для подготовки Регламента. На основании Шаблона можно подготовить и графическое описание бизнес-процесса, выполненное в виде блок-схемы.

Источник: micro-solution.ru