В каких случаях может быть необходима диагностика бизнес-процессов
Вот несколько очевидных симптомов, свидетельствующих о том, что бизнес-процессы в вашей организации требуют внимательного изучения и пересмотра:
- Результат работы вашей компании (продукция или услуга) не отвечает искомым требованиям качества, но явно установить причину дефекта или сотрудника (подразделение) ответственного за такой дефект не получается.
- Сотрудники различных структурных подразделений спорят о том, кто именно должен был сделать тот или иной блок работ.
- Себестоимость продукции (или услуг) превышает плановые показатели, но на каком этапе произошел рост затрат, установить невозможно.
- Возникают ситуации, когда сотрудники своими действиями причиняют вред эффективности работы компании, но при этом вполне искренне утверждают, что пытались «сделать как лучше».
- Новые сотрудники слишком долго учатся, фактически не принося прибыли; вам приходится искать кандидатов с большим опытом работы и платить им огромные зарплаты.
Цель работы
Получить представление о системе бизнес-процессов «как есть» — то есть о тех цепочках действий, которые приняты в организации на момент исследования. Эта картина имеющихся бизнес-процессов позволяет определить требования к результату работы каждого звена в цепочке бизнес-процессов и соответственно показатели эффективности каждой операции.
Полученное описание показателей эффективности в свою очередь позволяет делать выводы о проблемных точках в имеющейся системе бизнес-процессов и искать меры по их устранению.
Другими словами, диагностика бизнес-процессов проводится с целью определения неэффективных последовательностей операций и поиска решений по оптимизации таких последовательностей для увеличения производительности труда, минимизации затрат, повышения качества товаров и сервиса, определения границ ответственности между структурными подразделениями и так далее.
Результат работы по диагностике бизнес-процессов
Результатами работы консультантов по диагностике бизнес-процессов являются:
- Формализованное видение компании (Vision), дерево целей с декомпозицией по подразделениям и функциональным ролям.
- Подробные диаграммы бизнес-процессов, отражающие текущую модель работы компании («как есть»).
- Показатели эффективности отдельных рабочих процессов и результаты их измерения.
- Отчет о состоянии бизнес-процессов в организации, отражающие проблемные зоны и предлагаемые консультантами меры по их устранению путем оптимизации или реинжиниринга бизнес-процессов и другими инструментами.
Формат работы по диагностике бизнес-процессов
Первым этапом работы является формализация стратегических целей организации и проблем в деятельности компании, а также расстановка приоритетов: какие из стратегических целей имеют больший вес; какие проблемы имеют первостепенное значение для достижения стратегических целей, какие – второстепенное; насколько важны другие требования к работе компании (принципы и ценности).
Второй этап — описание текущей цепочки бизнес-процессов. Консультанты стараются «снять», срисовать с непосредственных исполнителей последовательность выполняемых ими операций. Для этого применяются различные инструменты:
- организовываются фокус-группы и индивидуальные интервью с руководителями различного уровня и с рядовыми исполнителями;
- изучаются внутренние регламентирующие документы, а также программный интерфейс автоматизированных программ учета, который часто непосредственно задает последовательность бизнес-процессов в современных компаниях;
- проводится наблюдение в форме «фотографии рабочего дня» или скрытой оценки, например в формате «тайный покупатель».
Затем полученная информация визуализируется в виде набора диаграмм. Сначала рисуется общая схема процесса деятельности организации в целом: найти клиента – заключить договор – произвести продукцию и т.д. Каждый элемент такой общей схему – это тоже самостоятельный бизнес-процесс; он раскрывается более подробно на отдельной схеме.
Например, «Произвести продукцию» «раскладывается» на подпроцессы: рассчитать требуемое количество материалов – получить со склада – изготовить – упаковать и т.д. Затем элементы полученных схем также детализируются. И так до самых простейших операций (в рамках разумного): распечатать бланк, переместить ТМЦ на склад, получить подпись и т.д.
На получившихся диаграммах бизнес-процессов определяют «вход» и «выход» для каждой операции — то есть, что запускает данный процесс и что является его результатом. Определяются ресурсы, которые используются рассматриваемым процессом, но поставляются другими процессами; а также ресурсы, поставщиком которых является данный процесс. Таким образом выявляется взаимосвязь всех бизнес-процессов в компании. Затем консультанты определяют требования к продукту каждого процесса и разрабатывают систему показателей эффективности, которые позволяют судить о качестве выполнения участниками процесса своих функций.
Наконец проводятся измерения показателей эффективности и анализируются причины, которые ведут к низкому уровню таких показателей.
Кроме того, ряд дефектов в организации бизнес-процессов при пристальном рассмотрении получившихся диаграмм становится виден буквально «невооруженным взглядом». Это, например, дублирование одних и тех же функций различными структурными подразделениями и сотрудниками; чрезмерная бюрократия при согласовании тех или иных решений; отсутствие ответственных исполнителей по отдельным функциям и так далее.
Источник: www.rusconsult.ru
Необходимость, методы и последовательность диагностики бизнес-процессов
Необходимость диагностики бизнес-процессов предприятия появляется, если:
1. Результат работы вашей компании (продукция или услуга) не отвечает искомым требованиям качества, но явно установить причину дефекта или сотрудника (подразделение) ответственного за такой дефект не получается.
2. Сотрудники различных структурных подразделений спорят о том, кто именно должен был сделать тот или иной блок работ.
3. Себестоимость продукции (или услуг) превышает плановые показатели, но на каком этапе произошел рост затрат, установить невозможно.
4. Возникают ситуации, когда сотрудники своими действиями причиняют вред эффективности работы компании, но при этом вполне искренне утверждают, что пытались «сделать как лучше».
5. Новые сотрудники слишком долго учатся, фактически не принося прибыли; вам приходится искать кандидатов с большим опытом работы и платить им огромные зарплаты.
Целью работ по диагностике бизнес-процессов является получение представления о системе бизнес-процессов «как есть» — то есть о тех цепочках действий, которые приняты в организации на момент исследования. Эта картина имеющихся бизнес-процессов позволяет определить требования к результату работы каждого звена в цепочке бизнес-процессов и соответственно показатели эффективности каждой операции.
Полученное описание показателей эффективности в свою очередь позволяет делать выводы о проблемных точках в имеющейся системе бизнес-процессов и искать меры по их устранению.
Другими словами, диагностика бизнес-процессов проводится с целью определения неэффективных последовательностей операций и поиска решений по оптимизации таких последовательностей для увеличения производительности труда, минимизации затрат, повышения качества товаров и сервиса, определения границ ответственности между структурными подразделениями и так далее.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.008 с) .
Источник: studopedia.org
Диагностика бизнес-процессов предприятия
Оптимизация бизнес-процессов начинается с их диагностики. Диагностика бизнес-процесса — это сравнение его текущего состояния с желаемым. Поэтому до диагностики нужно согласовать это желаемое состояние бизнес-процесса с заказчиком. В нашем представлении оно такое:
— процедура бизнес-процесса описана и это описание одинаково понимается участниками бизнес-процесса,
— для бизнес-процесса определены его параметры: входы, выходы, ресурсы, управленческие воздействия, владелец, участники, показатели,
— разработаны планы по показателям, организован расчёт фактических значений показателей,
— организован план-фактный анализ показателей, выработка и реализация управленческих решений,
— организовано совершенствование бизнес-процесса с учётом полученного опыта и произошедших изменений.
Исходные данные для диагностики бизнес-процессов — это действующие на предприятии регламентирующие документы , результаты прошлого периода, интервью с участниками бизнес-процессов. Результат диагностики бизнес-процесса — это определение степени его близости к желаемому состоянию ( «зрелость» бизнес-процесса ) и список мероприятий, которые нужно провести для достижения этого состояния.
Если вы проектируете новое предприятия, этап диагностики бизнес-процессов отсутствует, а описания бизнес-процессов делаются на основании опыта исполнителя или на основании референтных отраслевых моделей.
Иногда руководители предприятия хотят обойтись без диагностики бизнес-процессов действующего предприятия. Такие руководители настолько недовольны текущим состоянием бизнес-процессов, что хотят «снести всё до основания» и выстроить бизнес-процессы заново. Такой подход называется реинжинирингом и отличается от оптимизации бизнес-процессов примерно, как хирургия отличается от терапии. Хирургические методы нужно применять осторожно и только в тех случаях, когда терапия уже не помогает.
Очень важно подготовить сотрудников к диагностике бизнес-процессов. Продолжая аналогию с медициной, можно сказать, что для успешного определения диагноза и последующего лечения, необходимо собрать достоверную информацию о текущем состоянии. Важно добиться открытости сотрудников, желания поделиться текущими проблемами, а для этого объяснить важность работы по диагностике бизнес-процессов лично для каждого участника, а не только для руководства.
Действительно, ведь этап диагностики — это возможность сотрудника поучаствовать в проектировании своего будущего рабочего места, сделать его комфортным, а взаимодействие с коллегами — продуктивным. Можно, конечно, отмолчаться, «не выносить сор из избы», но тогда имеющиеся проблемы не будут учтены при оптимизации бизнес-процессов. Но винить за этого, кроме «молчуна», будет некого.
Подготовка персонала к диагностике бизнес-процессов проводится в той форме, как это принято на предприятии. Иногда проводят общие собрания, он-лайн конференции. На других предприятиях ограничиваются информационным письмом. В любом случае важно от лица высшего руководства предприятия, объяснить сотрудникам важность планируемого мероприятия, личную ответственность и степень открытости.
Нужно сказать, что иногда у людей так «накипело», что призывать их к открытости не приходится. Скорее приходится сдерживать их эмоции и непарламентские выражения.
Чтобы убедиться в том, что информация о текущем состоянии бизнес-процессов собрана достоверная, диагностику нужно заканчивать описанием бизнес-процессов «как есть». Это описание согласовывается с участниками и тогда есть уверенность, что материал для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов собран достоверный.
На нашем сайте можно узнать, как заказать управленческий аудит, посмотреть примеры отчётов по диагностике бизнеса. В разделе «Стоимость диагностики управления предприятием» мы написали о том, как оптимизировать расходы на проведение этой процедуры.
Если вас интересует стоимость и сроки выполнения этой работы для вашей компании, заполните эту форму и мы подготовим для вас коммерческое предложение, учитывающее возможности такой оптимизации.
Как заказать наши услуги
УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ
- Наши услуги
- Сколько стоит консалтинг?
- Примеры работ
- Отзывы клиентов
- Подписка на рассылку
В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.
197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве
+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>
Источник: piter-consult.ru
