Системы автоматизации бизнес процессов сабп определение

Ежедневная деятельность организаций сложна и разнообразна. Внутренняя структура компаний помогает реализовывать бизнес-процессы (БП), а система в целом удовлетворяет потребности клиентов. Формирование заказов, отправка счетов-фактур, писем и push-уведомлений, заполнение форм и открытие банковских счетов — эти операции можно и нужно автоматизировать. Консалтинговая фирма Prophet опросила 600 компаний и выяснила, что для 40% из них модернизация внутренних процессов — важнейший шаг на пути к цифровой трансформации. И это единственный способ выжить в этом конкурентном мире.

Автоматизация бизнес-процессов — это применение технологий для автоматизации рутинных, повторяющихся действий. Проще говоря, это использование специализированного ПО для того, чтобы сделать сложные вещи простыми.

Рынок автоматизации бизнес-процессов растет на 10% ежегодно. И это неудивительно. Огромные издержки, связанные с неэффективными процессами и влиянием человеческого фактора, обходятся компаниям в тысячи долларов каждый год.

С решениями для автоматизации компании могут усовершенствовать работу над повторяющимися задачами, оцифровывая и стандартизируя БП с помощью специализированного программного обеспечения. Это помогает снизить эксплуатационные расходы. Также ПО для автоматизации не только экономит время и средства, но и избавляет сотрудников от задач, требующих затрат ручного труда. Вместо этого команды могут сосредоточиться на первостепенных проблемах.

Управление ИТ-процессами

В этой статье — о бизнес-процессах, переходе к автоматизации и системах, которые помогут в этом.

Что такое бизнес-процесс

Чтобы разобраться в автоматизации бизнес-процессов, стоит начать с того, что же такое БП. Бизнес-процесс — это любой набор действий, который помогает компании достичь поставленной цели. В контексте автоматизации это повторяющаяся операция, состоящая из ряда шагов и затрагивающая несколько ИТ-систем.

К общим БП относится обработка запросов клиентов, одобрение заявлений на отпуск, прием на работу новых сотрудников и пр. Обычно они состоят из потоков электронных писем, документов и данных. В такой системе даже незначительная ошибка может привести к нарушению коммуникации и срыву сроков.

Программное обеспечение для автоматизации призвано устранить такие проблемы. С его помощью бизнес может восстановить контроль над бизнес-процессами, улучшить коммуникацию и предотвратить путаницу. Автоматизация БП освобождает время и ресурсы. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных функциях, а не на утомительных и повторяющихся задачах.

Решения для автоматизации все чаще используют технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интеграции неструктурированных данных. Это помогает улучшить пользовательский опыт, поскольку технологии учатся взаимодействовать с потребностями пользователей без технических знаний.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация — часть концепции Workflow, которая направлена на организацию ежедневной работы в компании. Специализированное программное обеспечение обычно предлагает понятный, структурированный интерфейс для создания, настройки и контроля всей технологической цепочки. Рассмотрим конкретные шаги, которые нужно предпринять для автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 1. Определите повторяющиеся задачи.

Первый этап анализа компании, которая вступает в процесс автоматизации, — определение областей с повторяющимися действиями. Но как их распознать и выделить из множества ежедневных операций? Для этого:

Используйте графические и визуальные инструменты, чтобы понять, как функционирует компания. Создайте карту бизнес-процессов (Business Process Map). Это поможет выделить неэффективные действия и оптимизировать дальнейшие шаги.
Глубоко погрузитесь в рабочие процессы, чтобы в будущем правильно их перестроить.

Эти способы помогут упростить рабочий процесс, автоматизировав повторяющиеся задачи. Важно помнить, что на этом этапе важна обратная связь от сотрудников, которые непосредственно участвуют в бизнес-процессах.

Шаг 2. Установите бизнес-цели.

Постановка целей — важный этап наряду с определением ключевой проблемы. Это поможет вам проанализировать общий прогресс компании. Долгосрочные цели легко установить, задав три простых вопроса:

Какова ваша цель прямо сейчас?
Поможет ли автоматизация ее достичь? Если да, то как?
Как вы будете отслеживать успешность автоматизации бизнес-процессов?

Ответы на эти вопросы не только помогут получить ясность в отношении приоритетов компании, но и упростят организацию самого процесса автоматизации.

Шаг 3. Выберите подходящее ПО для автоматизации.

Как только вы установите цели, необходимо выбрать правильный софт и понять, как использовать услуги поставщика решения наилучшим образом. Однако на рынке так много инструментов — облачные ПО, веб-сайты, мобильные приложения, — что выбор подходящего для вашего бизнеса становится сложной задачей. Вот список того, на что стоит обратить внимание при выборе:

ПО должно быть простым и понятным в использовании.
Оно должно быть гибким.
ПО должно интегрироваться с уже установленными инструментами и работать с сохраненными данными.

При выборе также стоит опираться на установленные цели.

Шаг 4. Подготовьте кадры.

Каждая крупная реформа в управлении изменениями часто встречает сопротивление либо потому, что ее считают ненужной, либо потому, что сотрудникам сложно адаптироваться к изменениям. Поэтому подготовка управленческих кадров и реальных пользователей ПО поможет упростить процесс автоматизации. Вы можете проводить тренинги и привлекать сотрудников к регулярному обучению управлению бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).

Шаг 5. Мониторинг эффективности.

Внедрение ПО — не последний этап цифровой трансформации. Рынок меняется, а вместе с ним совершенствуются и инструменты для автоматизации. Как только вы внедрите систему, ваше ПО начнет измерять ключевую производительность. Почему это важно:

Помогает обнаружить узкие места.
Выделяет области, в которых требуется оптимизация рабочих процессов.
Помогает сотрудникам стать более эффективными.

Таким образом, как только анализ будет завершен и команда сосредоточится на новых решениях и улучшениях, бизнес начнет развиваться. Постоянное движение в сторону автоматизации бизнес-процессов также обеспечит большую производительность.

Какую систему автоматизации БП выбрать

Автоматизация бизнес-процессов с помощью технологий — ключ к улучшению рабочих процессов. В выбранном вами решении должны быть все необходимые инструменты, чтобы помочь вам в трансформации бизнеса. Автоматизация может быть особенно полезна среднему и крупному бизнесу, которому нужно улучшить множество процессов, особенно сервисных. Каждая отрасль уникальна, поэтому идеальная система автоматизации должна быть достаточно гибкой, чтобы соответствовать именно вашим потребностям.

SimpleOne

Это российская интеллектуальная ESM-платформа, с помощью которой можно автоматизировать бизнес-процессы. ESM (Enterprise Service Management) — управление корпоративными услугами, то есть внедрение принципов управления ИТ-услугами в работу подразделений на уровне всей организации. Будь то ИТ, управление персоналом или АХО — с SimpleOne у вас будет интегрированная платформа для автоматизации всех текущих процессов.

Среди преимуществ ESM-платформы:

Простой запуск. Нет необходимости проходить специальное обучение.
Гибкий интерфейс. Пользователи могут настроить систему под себя.
Эффективный тайм-менеджмент. Помогает распределять время на действительно важные задачи.
Единая среда. Платформа соединяет все разрозненные подразделения.
Шаблоны. Компания может не только разработать решение под себя, но и выбрать уже готовое.

Подход Low Code. Даже пользователи без опыта в разработке могут создавать собственные приложения для автоматизации.
Интерфейс для мобильных устройств. Платформа проста в применении и работает как обычное мобильное приложение.
Объединяет не только людей, но и другие корпоративные и внешние сервисы.
Возможность масштабирования с ростом компании.

ServiceNow

Европейская ITSM-система, которая поможет упростить процесс цифровой трансформации. Эта единая облачная платформа позволяет создавать цифровые рабочие процессы, соединять людей, функции и системы для того, чтобы ускорить внедрение инноваций, повысить гибкость и увеличить производительность.

Инструменты аналитики, работающие с использованием искусственного интеллекта. Они собирают информацию о процессах в компании, помогают делать прогнозы и автоматизировать повторяющиеся задачи.
Легкая масштабируемость. У платформы есть уже подключенные модули (HR, Asset, Facility и пр.), которые могут работать из «коробки».
Унифицированная платформа. У каждого сотрудника есть одинаковые возможности для создания приложений.

Среди особенностей ServiceNow:

Аналитика производительности. Данные доступны заинтересованным сторонам и экспертам, которые отвечают за успешное предоставление услуг.
База данных управления конфигурациями (Configuration Management Database, CMDB). Доступ к ИТ-среде.
Поиск на базе ИИ. Обеспечивает персонализированные и релевантные результаты.

4Me

Это комплексное решение для автоматизации управления услугами и проектами. Это первое приложение для управления корпоративными сервисами, созданное на базе подхода SIAM (Service Integration and Management). Это значит, что решение помогает внутренним и внешним поставщикам услуг предприятия наладить сотрудничество и отслеживает уровень обслуживания. 4Me — самое быстрое решение на рынке. Подойдет тем компаниям, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы в кратчайшие сроки, не жертвуя при этом качеством.

К преимуществам 4Me относятся:

Преднастройка всех функциональностей. Это значительно сокращает время на запуск.
Размещение в облаке или on-premise. Можно выбрать опцию, подходящую именно вашему бизнесу.
Совместная работа. Есть возможность создать изолированные домены внутри одной организации.
Мобильное приложение. Быстрый доступ с любых устройств.

Автоматическое отслеживание сквозных SLA (Service Level Agreement).
Бесшовное и безопасное взаимодействие всех доменов.
Архитектура со встроенной интеграцией.

Источник: it-guild.com

Информационные технологии управления. Информационные технологии и информационные системы Информация. Информатика. Микроэлектроника

Единственный в мире Музей Смайликов

Самая яркая достопримечательность Крыма

Скачать 2.04 Mb.

Для реализации таких функций необходимо объединить Workflow-систему с системой управления документами (СУД), которые, как правило, имеют встроенные возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые обеспечивают СУД документами. Кроме того, СУД изначально были ориентирован на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах, т. е. характеризуются отличной масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы.

Если составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения, это дает возможность уменьшить затраты, так как увеличивается вероятность того, что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами, на которых должны функционировать формирующие КИС СУД, САБП и прикладное программное обеспечение, следует считать Windows, Novell NetWare, основные разновидности UNIX и промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Oracle или Sybase .

Системы автоматизации бизнес-процессов — САБП

Важно отметить, что КИС на основе систем автоматизации бизнес-процессов (САБП) и СУД являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут входить программы бухгалтерского, складского, кадрового учета и др.

Следует обратить внимание, что интеграция осуществляется только между программами, отвечающими некоему набору технических требований. Минимальный уровень интеграции обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation , а еще лучше, если она имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL-сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности. Справедливости ради нужно заметить, что большинство фирм-разработчиков ПО уже выпустили или в ближайшее время выпустят версии программ, соответствующие промышленным стандартам межпрограммного взаимодействия, поэтому данное ограничение на интеграцию, скорее всего, не окажется существенным препятствием на пути построения КИС.

Маршрутизация в системах автоматизации бизнес-процессов (САБП)

жесткую. Определяется разработанной заранее моделью бизнес-процесса. Таким образом, применение жесткой маршрутизации допустимо там, где технология обработки документов или просто выполнения заданий хорошо формализуется. Большинство зарубежных систем управления относится именно к этому классу программ.
свободную. Так как особенностью отечественного ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру бизнес-процессов, то в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов бизнес-процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий.

Современные системы управления документами — СУД

Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову.

При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия).

Важно, что часть участвующих в документообороте бумаг (кроме тех, что предназначены для внешнего использования или для отчетности в государственные органы) может быть уже сегодня переведена в электронную форму и именно в таком виде визироваться, согласовываться и утверждаться. В результате появляется возможность реализовать смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым заказчику соотношением бумажных и безбумажных технологий.

Интересны и данные, полученные AMR Research после изучения 13 отраслей американской промышленности и 800 компаний. Целью исследования являлось выяснение вопроса, на какие КИС предприятия тратят свои деньги. Результаты исследования выглядят следующим образом: ERP — 43%; CRM — 17%; SCM — 13%; другие КИС — 27%. При этом, высокотехнологичные компании тратят 28% бюджета на КИС, фармацевтические — 20%, а финансовые — 15%.

По различным оценкам в настоящее время на мировом рынке существует более 500 КИС. На рынке ERP-систем бесспорно лидируют компании SAP AG, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan , на их долю пришлось 64% объема данного рынка. При этом на долю европейских фирм приходится 45% мирового рынка. Только на долю SAP AG приходится 33% рынка ERP-систем.

Из прочих разработчиков КИС можно также отметить: производителей SCM-систем — компании i2, Manugistics и Numetrix ; производителей CRM-систем — Siebel, Vantive, Clarify и Pivotal; производителей систем электронной коммерции — Ariba, Commerce One, IBM и Broadvision.

Кроме того, заметное место на рынке КИС занимают следующие компании; Brain; Sage Group; Symix Systems; Geac Computer; SCT; IBS; Epicor Software; QAD/BMS; Exact Software; IFS и ряд других.

SAP AG (ERP-система SAP R/3)

Это четвертая по размерам компания-разработчик ПО в мире. Основной продукт компании — ERP-система SAP R/3, в которой реализовано более 1000 бизнес-процессов. В настоящее время разработано 46 версий этой системы на 28 языках. Система внедрена в различных отраслях: аэрокосмической и оборонной; автомобилестроении; банковском деле; химической промышленности; производстве потребительских товаров; проектировании и строительстве; здравоохранении; страховании; СМИ; фармацевтике; розничной торговле и др.

С середины 1990-х гг. компания уделяет большое внимание интеграции своих продуктов с Интернет. Главный акцент SAP — Интернет-портал MySAP.com (поддерживаемый Sun-серверами), с помощью которого по запросам клиентов предоставляется открытая среда персональных решений для совместного ведения бизнеса на базе Интернет, и ПО для онлайновой деятельности. Вторым по важности вопросом для SAP является развитие CRM-технологий. Все модули интегрированы с R/3, но их можно использовать и отдельно.

Oracle (КИС Oracle Applications)

Это вторая по величине в мире разработчик ПО. Одними из основных продуктов Oracle являются СRM и ERP приложения, а также ПО для электронной коммерции (E-Business Suite) . Основным ERP-продуктом Oracle является КИС Oracle Applications. Oracle . Комплект продуктов Oracle CRM охватывает все стороны взаимодействия предприятия со своими заказчиками — от маркетинга и продаж до сервиса — и обеспечивает бесшовную интеграцию с клиентской частью (Front-Office) и с внутренней бизнес-логикой (back-end) ERP-системы.

Baan (CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management)

Выпускает интегрированные решения и компонентные приложения в области E-Business и электронной коммерции, CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management. У Baan — более 15000 инсталляций. Ее стратегические партнеры: IBM, Microsoft, Hewlett Packard, Compaq, Sun Microsystems и др..

поддержка управления проектами — комплексная поддержка процессов планирования, управления и контроля выполнения разнообразных программ в рамках всей компании; комбинированный учет затрат по проекту, оценка стоимости выполнения программы и т.д.
управление потоками хозяйственных операций — планирование и контроль за ходом хозяйственных операций с целью автоматизации процессов во всех сферах текущей деятельности предприятия.
управление финансовыми средствами — управление наличностью, планирование и управление ценными бумагами; контроль за ликвидностью средств, оценки рисков и т.д.
управление инвестициями — контроль за капиталовложениями и бюджетом, учет расходования средств, анализ прибыльности инвестиционных проектов и т.д.
мониторинг текущей деятельности предприятия — поддержка процессов принятия решений; обеспечение точного контроля за стратегической и текущей финансовой информацией в режиме реального времени и возможности в любой момент времени предоставлять интегрированные данные о состоянии предприятия и т.д.
финансовый учет и отчетность — полный спектр работ по ведению и составлению внешней отчетности (ведение Главной книги, составление бухгалтерской отчетности, составление консолидированной отчетности и т.д.).
учет затрат — весь спектр работ по ведению и составлению внутренней отчетности (учет затрат по продуктам и организационным единицам, анализ прибыльности, расчет косвенных затрат и т.д.).
поддержание функций закупки и сбыта продукции — анализ и обработка поступающих заказов; поддержка процессов, связанных с прогнозированием, составлением и оценкой бюджетов различных уровней и т.д.
управление движением материальных средств — поддержка всех действий, связанных с управлением складами, учетом материальных средств в местах хранения (инвентаризация), функций транспортировки грузов, учета средств в развитии (при передвижении в процессе выполнения производственных заказов) и т.д.
планирование производства — комплекс работ, связанных с подготовкой производства, обеспечением производственных цепочек необходимыми ресурсами, выполнением производственных заказов, контролем текущего состояния производства, внесением оперативных изменений в зависимости от изменения текущей ситуации (диспетчеризация) и т.д.
поддержка обеспечения качества продукции — выполнение требований международных, государственных и отраслевых стандартов производства; согласование параметров качества продукции, предоставляемых услуг и текущего производственного процесса; контроль процессов испытания выпускаемой продукции и т.д.
поддержание сервисных функций жизнедеятельности — предоставление дополнительных возможностей создания различных классификаторов; поддержание служб контроля за изменениями; обеспечение документооборота, связь с внешними системами и т.д.

Для создания моделей предприятия в подсистему «Моделирование предприятия» встроен графический инструментарий, позволяющий наглядно представить бизнес-функции, бизнес-процессы и организационную структуру предприятия. Кроме того, подсистема обеспечивает настройку параметров и конфигурацию системы Baan с учетом формализованных бизнес-процессов и позволяет задать различные виды взаимодействия между ними. Концепция динамического моделирования предусматривает возможность изменять уже созданную бизнес-модель при возникновении новых задач.

J.D.Edwards (OneWorld)

Сначала компания занималась разработкой ПО для малых и средних компьютеров, фокусируясь в начале 1980-х гг. на платформе IBM System /38. К середине 1980-х гг. J.D. Edwards разработала КИС World Software для платформы IBM AS/400 (прямого потомка System /38). В июне 1996 г . была выпущена кросс-платформенная КИС J.D.

Edwards OneWorld, представляющая собой сетецентрическое решение, удовлетворяющее требованиям ERP-стандарта и состоящее из 3 основных интегрированных подсистем: финансы; сбыт/снабжение; производство. Система предназначена для комплексной автоматизации крупных и средних предприятий различных вертикальных рынков.

Все бизнес-процессы представлены на графическом уровне, что делает возможным их настройку и перенастройку, не прибегая к дополнительному программированию. Кросс-платформенность и развитые механизмы репликации позволяют работать в режиме распределенной сети. С помощью набора технологических средств ActivEra реализована концепция «от мысли к действию» — возможность адаптации ПО к постоянно изменяющимся условиям бизнеса. OneWorld обладает возможностью объединять различные платформы на базе одного инструментария. Система работает на различных ОС, включая вариации UNIX, а также Windows

Источник: topuch.com

Автоматизация бизнес-процессов: цели и этапы внедрения

С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.

Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.

Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:

позволяет восстановить контроль над бизнес-процессами;
способствует улучшению коммуникаций;
сокращает количество ошибок;
высвобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на основной работе, избавляет их от утомительных и повторяющихся задач.

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.

Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.

Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.

Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.

Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.

Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.

Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.

Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.

Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.

Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.

Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.

Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать

Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.

Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.

Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.

Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.

Анализ

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.

Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.

Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:

рассылка;
процесс общения с клиентами;
процесс планирования и разработки маркетинговой кампании;
процесс найма;
процесс разработки ПО;
совместная работа в команде;
отслеживание и улучшение результатов;
распространение и хранение отчетов;
фиксирование и решение проблем в службе поддержки клиентов;
расчет заработной платы.

После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.

Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.

Внедрение

На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.

Интеграция

На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.

Сопровождение и техподдержка

Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.

Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса

Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.

Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.

Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.

С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени.

Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных. Выгрузите базу в Excel или CRM.

Источник: kontur.ru