Согласование в бизнесе это

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Согласование и утверждение — не путать!

Согласование отражает результат работы с проектом документа, совместная работа нескольких сотрудников, часто итерационная.

А утверждение иными словами подписание — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится юридически значимым документом. В электронном виде это будет значить простановку электронной подписи.

Подписание документа входит в процедуру утверждения для исходящих документов, в вынесение резолюции руководителя на входящем документе. Может применяться и для внутренних, например, к докладной записке и внутреннему нормативному акту. Утверждение — часто это последний этап согласования для документов, которым важно обеспечить юридическую значимость.

Бизнес-Процесс согласования документов или Листы согласования В Битрикс24

Возможности Directum RX

Согласовывать и подписывть документы можно прямо в системе Directum RX.

В чем сложности руководителя

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

• автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
• создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: не могут выделить время на обучение из-за высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Чтобы все операции с документами осуществлялись в электронном виде необходимо:

• организовать передачу документа руководителю;
• зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере Directum RX.

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

• оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
• можно работать удаленно.

Хотя есть и минус — необходимо ежедневно заходить в систему и просматривать свои входящие задания.

Чтобы подписать документ в системе нужно:

1. открыть карточку задания на подписание и ознакомится с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений;
2. ознакомится со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской в задаче;
3. выполните задание с результатом Подписать.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны два варианта организации процесса.

Работа через помощника

Если руководитель готов работать в СЭД через помощника, то референту настраивается замещение руководителя в СЭД. Тогда референт может работать с папкой «Входящие» руководителя и получает все его задания.

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, подписывает файл своей согласующей электронной подписью. И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя. Это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя.

Плюсы данного варианта:

• ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
• результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

• появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
• руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Работа без помощника

Возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

• ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

• дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД;
• увеличение длительности согласования документов;
• документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:

• простая ЭП,
• усиленная неквалифицированная ЭП,
• усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

• Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
• Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант. Для облегчения работы руководителей особенно при разъездном характере работы очень удобны мобильные приложения.

Directum Solo

Мобильное приложение создано специально для руководителей и практически не требует обучения.

Источник: www.directum.ru

Согласование закупок

Упростите согласование договоров, заявок и планов закупок в 1С

Согласование договора подразумевает его визирование у ответственных лиц. В случае закупочной деятельности, необходимо утверждение целого ряда документов с рядом сотрудников. Такая процедура сокращает риски с которыми может столкнутся компания, занимающаяся закупками.

Например, инженеры проверяют техническую составляющую приобретаемого оборудования, а юристы следят за правовыми последствиями. Однако зачастую многоступенчатое прохождение договоров может быть чревато замедлением бизнес-процессов. Автоматизация всех согласований с помощью программы «Корпос: Управление закупками» позволит этого избежать.

Согласование заявок на закупку

Сбор потребностей в товарах, работах или услугах, и последующее планирование закупок начинается с согласований соответствующих заявок. Однако этому, как правило, предшествует этап постановки целей. Только когда цели компании определены и измеримы, можно анализировать потребности. Очевидно, что обеспечение производства и строительства потребуют совершенно разного набора поставок.

Чаще всего визирование заявок проходит через техническую экспертизу и финансовую оценку для определения объемов затрат по статьям. Юристы, как правило, не принимают участия в этом этапе.

Распространена практика, когда информация о планируемых закупках ложится в основу бюджета компании.

Согласование плана закупок

Согласование плана закупок – финальный этап проверки перед публикацией всего пакета документов и графика закупок. Важная часть утверждения на этой стадии — контроль достаточного финансирования на покрытие предполагаемых затрат. То есть финансовая служба должна проверить все статьи затрат по ЛОТам. В этот же период производственные отделы должны убедится в том, что их программы предусматривают достаточное количество ресурсов для выполнения поставленных задач.

Согласование договора

Согласование договоров – наиболее распространено в бизнес-практике, безотносительно занимается компания системно закупками или нет. Поэтому схема здесь довольно стандартная — тексты соглашения прежде всего проверяют юристы, которые чаще всего и готовят его к подписанию. В некоторых фирмах все еще используют бумажный лист утверждения договора со списком ответственных лиц, которых необходимо пройти перед тем как поставить итоговые подписи. В программе Корпос лист согласования договора переведен в электронный формат, что значительно упрощает прохождение всех процедур.

Служба безопасности компании призвана проверять контрагентов на благонадежность. Согласование договора с технической службой обеспечивает уверенность в том, что приобретаемые механизмы или материалы соответствуют техническим требованиям и регламентам. Экономическая или финансовая службы согласовывают наличие финансирования под заключаемый договор.

Некоторые виды деятельности расширяют этот список в зависимости от особенностей и специальных требований.

Согласования в программе «Корпос: управление закупками»

Программа дает возможность согласовывать снабжение, то есть отправлять уведомления согласователям. В программе «Управление закупками в 1С» эта функция реализована по электронной почте. В письме приходит ссылка по которой можно согласовать или отклонить заявку. Согласовать можно непосредственно в программе Корпос или сразу в электронном письме нажать на соответствующую ссылку.

В программе существует 3 метода согласования:

• упрощенное — в документе есть одна кнопка, которая регистрирует принятое решение;
• комиссионное — в документе указывается заранее заданная комиссия специалистов, решения которых утверждает председатель комиссии;
• последовательное — вариант согласования, в котором специалисты согласуют документ последовательно.

Система управление поставками позволяет согласовывать:

• договоры
• заявки на закупку
• план закупок (итоговый план)
• произвольный документ

Для начала процедуры необходимо нажать на кнопку «Отправить на согласование».

Программа позволяет отправлять на утверждение письма, задать важность сообщения и указать комментарий.

Когда документ направляется на согласование, в программе запускается механизм бизнес-процессов. Они настраивается на этапе установки системы, что позволяет задать последовательность утверждения документов в зависимости от их видов.

Очередность действий задается в справочнике «Ответственные за согласование».

Все задания, которые требуют действий, выводятся на стартовом экране при включении системы. Это позволяет оперативно уведомлять о необходимости согласования того или иного документа.

Откроется форма текущего задания из которой можно перейти к документу, либо посмотреть карту маршрута утверждения.

Для согласования документа «План МТО» необходимо перейти в документ «План».

На соответствующей закладке необходимо нажать на кнопку «Согласовать»

Кроме стандартных ответов СогласованоНе согласовано можно оставить дополнительные комментарии. В итоге формируется лист согласования договора или иного документа, который можно распечатать.

Документ, который прошел все этапы визирования отображается в списке задач инициатора с задачей «Ознакомиться» и результатами утверждения или отклонения.

Такой документ можно открыть, и, в случае его согласования, провести всем заинтересованным участникам процесса. Это закроет бизнес-процесс и внесет информацию в общий план организации.

Автоматическая система утверждения документов, если в ней нет необходимости, может быть переключена в ручной режим. Если компания уже использует какую-либо аналогичную систему (например, 1С:Документооборот или Lotus Notes), то возможна ее стыковка с программой «Корпос: Управление закупками».

Попробовать программу в работе

Оставьте заявку, мы покажем все возможности и предоставим демо версию, чтобы вы оценили на сколько программа вам подходит в базовой поставке.

Услуги по согласованию условий договора

Компании работают в переменчивой деловой среде и понимание законодательных формальностей при составлении коммерческих договоров позволит защитить бизнес, снизить риски судебных разбирательств. Коммерческий договор необходим любому бизнесу, чтобы сотрудничать с поставщиками, привлекать новых клиентов, нанимать сотрудников. В статье разъяснено, как согласовать оптимальные условия для сторон, что позволит защитить их интересы.

Что такое коммерческий контракт?

Коммерческий контракт – это соглашение между двумя или более сторонами, главной целью которого является согласование юридически обязательных условий для сторон. Контракты обычно заключаются в письменной форме, но могут быть и устными.

Существует различные типы контрактов:

• Соглашение о покупке бизнеса.
• Соглашение о поставке товаров и услуг.
• Договор купли-продажи.
• Соглашение о совместном предприятии.
• Агентское соглашение.
• Соглашение о специализированных информационных технологиях.
• Франчайзинговое соглашение (чтобы управлять бизнесом в соответствии с моделью франшизы).

Согласование условий договора

Один из первых вопросов, которые следует учитывать при составлении контракта, – обеспечение разработки действительного документа, который может быть исполнен. Существенные условия договора включают цену, срок и предмет договора. Помимо этого контракт должен быть подписан лицами, обладающими необходимыми полномочиями для заключения сделки.

Чтобы обязательные условия были четко прописаны и он имел юридическую силу, потребуется профессиональная помощь юриста. Профильный специалист, оказывающий сопровождение при составлении договора по английскому праву, будет следить, чтобы любой контракт отвечал конкретным бизнес-потребностям, а не использовал стандартные формулировки.

Юрист разъяснит некоторые из наиболее распространенных положений контрактов, предоставит консультации по эффективному управлению соглашениями на протяжении всего процесса. Клиент может пожелать внести какие-либо поправки, изменения договора (в условиях, статьях, разделах, определениях).

Порядок согласования условий договора

Согласование условий договоров – процесс обсуждения его основных положений и элементов. При согласовании существенных условий договора затрагиваются различные вопросы, например, цены, сроки, обязанности сторон.

Ниже мы представили основные условия, которые должны быть предусмотрены и согласованы в ваших бизнес-контрактах:

Предмет и его законность

Это означает, что условия договора не могут или нарушать законодательство.

Определяющие положения

Согласовываются подписантами, которые обязательны для них.

Учитывая частоту нарушений и стремление их предотвратить, коммерческие контракты обычно содержат статьи, касающиеся возмещения убытков. Как правило, включены положения о заранее оцененных убытках, которые будут причитаться, если одна из сторон не выполнит свои обязательства. Конечно, суд может присудить другие виды возмещения убытков, помимо этой суммы, в зависимости от характера и последствий нарушения.

Права и обязанности сторон

Все права и обязанности должны быть согласованы и детально изложены, чтобы избежать двусмысленности или неопределенности.

При составлении договора права должен быть указан срок действия такого соглашения, поскольку оно заключается на конкретный период времени.

Продление контракта

Если характер работы и условия заключения договора не подлежат изменениям в течение длительного периода, можно добавить пункт о продлении, что позволит обеспечить постоянную обязательную силу договора без затрат на его повторное составление и регистрацию.

Условия расторжения контракта

В этом разделе должны быть четко изложены обстоятельства, при которых одна или обе стороны могут расторгнуть контракт, независимо от времени, оставшегося по соглашению.

Урегулирование споров и юрисдикция

Здесь указывается, какой будет использоваться способ разрешения спора по нарушению условий договора или правовые нормы какой страны будут приняты во внимание сторонами, заключившими контракт. Каждый договор содержит такой пункт, и большинство из сторон выбирают альтернативные способы разрешения споров, к примеру, арбитраж или медиацию. В наши дни трансграничные транзакции являются довольно обычным делом как во внутреннем, так и в международном смысле. Когда стороны контракта находятся в более чем одном штате или, возможно, более чем в одной стране, может быть неясно, законы какого штата регулируют договоренность. Поэтому в коммерческих контрактах всегда следует указывать государство, чье право будет применяться при разрешении споров.

В договорных отношениях действует правило, согласно которому стороны должны соблюдать согласованные условия и выполнять договорные обязательства. Бывают случаи, когда участник не может выполнить обязательства по причинам, не зависящим от него, как в случае форс-мажорных обстоятельств. При составлении договора по Common Law такие оговорки могут включать, среди прочего, стихийные бедствия. Этот пункт часто упускают из виду в процессе составления контракта, но он играет очень важную роль.

Делегирование и ответственность

Зачастую такой пункт можно встретить в контрактах, связанных с производством и продажей движимых товаров. В нем уточняется, какой вид работ может быть делегирован сторонами третьим лицам и кто будет нести ответственность в случае возникновения спора.

Изменения/дополнения

Может возникнуть необходимость изменить или дополнить условия бизнес-соглашения. Поэтому при составлении договора по общему праву необходимо включать и согласовывать пункт, разъясняющий, может ли происходить такое изменение и каким образом. Именно в случае возникновения такой ситуации важно, чтобы договор заключался в письменном виде.

Независимо от размера вашего бизнеса или отрасли, в которой он работает, крайне важно, чтобы коммерческие контракты были правильно составлены и тщательно проверены перед подписанием.

Чем может помочь юрист по контрактам?

Согласование условий договора должны проводить специалисты, которые способны юридически грамотно обеспечить справедливость условий для обеих сторон, или интересы одной из сторон.

Работа с юристом по контрактам необходима, если вы хотите убедиться, что договор, который вы заключаете, действителен, имеет юридическую силу, учитывает ваши интересы. Специалист может провести юридическую проверку договора и убедиться, что интересы клиента должным образом защищены и учтены все потенциальные обязательства и риски.

Заключение

Согласование существенных условий договора зависит от выполняемой деятельности или характера заключаемых отношений.

В частности, процесс согласования договора под руководством юриста включает консультации и обеспечение соответствия контракта законодательным нормам конкретной страны.

Специалисты IQ Decision UK оказывают консультационные и сопроводительные услуги в следующих вопросах:

• Сопровождение в разработке коммерческих договоров.
• Рассмотрение и юридическая проверка контракта, представленного вам другой стороной.
• Консультации по согласованию оптимальных условий контракта и их изменений.
• Рассмотрение того, имеет ли ваша компания или другая сторона право расторгнуть договор, консультации по условиям разрыва договора и по возможным последствиям, средствам правовой защиты.

FAQ

Что такое контракт?

Коммерческий контракт – это юридически обязательное соглашение между двумя или более сторонами. Зачастую коммерческие контракты заключаются в форме письменных документов, но в определенных ситуациях они также могут быть устными.

Какие бывают виды договоров?

Существует множество договоров и соглашений, которые используются компаниям в процессе бизнес-деятельности:

• Соглашение о слиянии;
• Договор о покупке акций или бизнеса;
• Соглашение о создании совместного предприятия;
• Лицензионные, дистрибьюторские и закупочные соглашения;
• Договора аренды;
• Трудовые договора;
• Соглашения о конфиденциальности;
• Акционерные соглашения;
• Кредитные договоры и гарантии;
• Договоры поставки и сбыта;
• Франчайзинговые соглашения и т.д.

Что должно входить в договор?

Чтобы контракт имел обязательную силу, он должен содержать ряд основных элементов: цену, предмет и срок. Контракты обычно заключаются в письменной форме и подписываются, чтобы удостоверить наличие всех этих элементов.

Источник: iqdecision.com