В настоящее время большинство компаний столкнулись с ростом информационной составляющей своей деятельности. Корпоративные системы предприятий заполнены терабайтами данных, объем которых, по прогнозам некоторых экспертов, возрастет на 650% в течение последующих 5 лет.
Возросло количество пользователей, в работе которых необходим индивидуальный доступ к самой разнообразной аналитической и деловой информации.
Как выполняется обработка данных?
«Не слишком хорошо», — такое заключение можно сделать по результатам опроса 200 руководителей компаний с совокупным доходом более чем 500 млн долларов. Вот несколько ключевых выводов из доклада Forbes Insights «Управление информацией на предприятии: перспективы для бизнес-лидеров», подготовленного по требованию компании SAP.
Информация важнее всего
Исследование подтверждает общепринятый тезис о важности данных для современного бизнеса: 85% опрошенных согласились, что их компании «относятся к информации, как к стратегическому активу», отмечается в докладе. Кроме того, почти все (95%) «полагают, что управление информацией имеет важнейшее значение для успеха в бизнесе».
Что такое управление бизнес-процессами | Анатолий Белайчук
Что такое управление информацией? Определение и преимущества
Управление информацией является жизненно важным аспектом бизнеса, управляемого данными, который позволяет им принимать более эффективные решения и достигать целей. Понимание цели управления информацией может помочь вашему бизнесу повысить эффективность использования, защиты и хранения информации.
В этой статье мы объясним, что такое управление информацией, чем оно отличается от управления данными, его важность на рабочем месте и как вы можете создать систему управления информацией для своей компании.
Что такое управление информацией?
Управление информацией — это сбор, хранение, управление и сопровождение данных и других видов информации. Он включает в себя сбор, распространение, архивирование и уничтожение информации во всех ее формах. Управление информацией охватывает процедуры и руководящие принципы, которые организации принимают для управления и передачи информации между различными лицами, отделами и заинтересованными сторонами.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Управление информацией фокусируется на уровне контроля организации над информацией, которую она производит. Это требует строительства специального системы управления информацией разработан, чтобы помочь компании использовать свои ресурсы для поддержки бизнес-процессов.
Управление информацией также связано с тем, как организация делится и доставляет информацию различным получателям. Это включает формат, такой как цифровая и физическая информация, и носитель, включая компьютеры, серверы, веб-сайты, социальные сети, мобильные устройства и приложения.
Управление информацией и управление данными
Управление информацией начинается с создания и сбора данных, которые обрабатываются и анализируются в информацию. Следующим шагом является хранение, совместное использование и архивирование, когда становятся доступными более свежие данные. Этот процесс заканчивается уничтожением информации по разным причинам, включая безопасность, конфиденциальность, стоимость и ограничения хранения.
Введение в управление бизнес-процессами
Управление данными является подмножеством управления информацией и относится к политикам, планам и программам, которые защищают и контролируют данные и информационные активы посредством их жизненные циклы. Управление данными дает организациям контроль над своими бизнес-данными, что может свести к минимуму нарушения безопасности и другие риски, если все сделано правильно.
Управление информацией и его роль на рабочем месте
Управление информацией позволяет организации достигать различных целей. Это улучшает соответствие требованиям, снижает риски и контролирует доступ к жизненно важной бизнес-информации.
Вот почему управление информацией важно на рабочем месте:
1. Контролирует создание записей
Эффективная система управления информацией может помочь организации контролировать создание и рост записей. Без определенной стратегии создания и записи информации на рабочем месте может производиться избыточное количество бумажных и безбумажных записей.
Это может увеличить время поиска записей и увеличить затраты на управление информационными ресурсами. Чтобы предотвратить это, протоколы управления информацией устанавливают ограничения на создание и уничтожение информации для повышения производительности и эффективности.
2. Обеспечивает соответствие нормативным требованиям
Многим организациям приходится работать в рамках правил, касающихся того, как они обрабатывают клиентские и бизнес-данные. Эффективная система управления информацией предоставляет рекомендации, обеспечивающие соблюдение законов и нормативных актов, что позволяет компании избежать юридических и финансовых санкций, которые могут возникнуть в результате случайных нарушений.
3. Снижает эксплуатационные расходы
Рабочие места нуждаются в эффективной системе управления информацией, чтобы снизить затраты на ведение документации. Сбор данных, анализ, хранение, обмен и уничтожение информации являются капиталоемкими операциями, особенно для крупных организаций. Управление информацией отдает приоритет наиболее важным записям, сокращая расходы на протяжении всего жизненного цикла информации.
4. Внедряет новые технологии
Управление информацией дает возможность внедрять новые и более эффективные технологии управления информацией. Это может быть автоматизация, корпоративные решения, искусственный интеллект или любой технологический продукт или услуга, которые помогут компании извлечь больше выгоды из своей информации.
5. Повышает производительность и эффективность
Отличная система управления информацией может улучшить то, как сотрудники хранят и извлекают информацию, необходимую в их повседневной деятельности. Это также может упростить распространение информации среди различных получателей по нескольким каналам, что позволяет командам легко сотрудничать и общаться в разных часовых поясах и местах. Эффективная система управления информацией может помочь организации извлечь из своих записей полезную информацию для принятия решений.
6. Снижает риски
Важной функцией управления информацией является снижение риска юридических и финансовых наказаний против организации. Это достигается с помощью четко определенного протокола для записи, хранения, распространения и уничтожения данных. Это снижает вероятность нарушений и улучшает соблюдение правил.
7. Защищает конфиденциальную информацию и сохраняет корпоративную память
Организациям необходим процесс для защиты жизненно важной информации от конкурентов и несанкционированного доступа. Управление информацией обеспечивает систему защиты конфиденциальной информации от злоумышленников, системных сбоев и стихийных бедствий. Это помогает защитить конфиденциальность и целостность жизненно важных информационных активов, позволяя владельцу извлекать максимальную выгоду из своих коммерческих секретов.
Управление информацией также помогает организации создать надежную институциональную память, которую она может использовать для планирования и принятия важных стратегических решений.
Как создать систему управления информацией
Используйте эти восемь шагов для создания системы управления информацией:
1. Определите требования к информации
Первым шагом при создании системы управления информацией является определение требований к информации. Это может быть в форме внутреннего исследования или опроса в масштабах всей компании, чтобы определить масштаб системы по отношению к бизнесу, его операциям, заинтересованным сторонам и нормативным требованиям. Простой способ выполнить этот шаг — запросить у сотрудников и руководства объем и тип информации, необходимой им для выполнения своих обязанностей.
2. Наметить цели
Чтобы система была успешной, организация должна определить свои цели в форме руководств или протоколов, которые будут направлять внедрение. Рассмотрите общие принципы управления, которые будут служить руководством для пользователя, когда система будет введена в эксплуатацию.
3. Определите источники информации
Организации могут собирать информацию из различных источников, включая сотрудников, внутренние отделы, исследования конкурентов, информацию о рынке и регулирующие органы. Цели системы часто определяют источники информации.
4. Определите методы сбора и классификации
После того как вы определили источники информации, следующим шагом будет определение методов сбора и классификации информации. Это включает определение объема сбора информации, а также частоты, места и времени. Для классификации определите, какая информация относится к количественным, качественным, техническим, демографическим, финансовым, юридическим и другим категориям. Этот шаг также включает в себя хранение текущей информации и архивирование, когда она устаревает.
5. Определите способ распространения
Далее вы определите получателей информации, формат и каналы распространения. Вы также будете решать, когда предоставлять доступ к данным и другие меры контроля для предотвращения нарушений.
6. Проведите анализ затрат и результатов
Стоимость системы управления информацией будет включать расходы на создание инфраструктуры, обучение персонала, повседневную эксплуатацию и техническое обслуживание. Эффективная система управления информацией обеспечит преимущества, которые перевешивают затраты.
7. Внедрить и оценить
Если анализ затрат и результатов положительный, вы начнете настраивать систему и обеспечивать обучение и руководство по эксплуатации. Вы хотите, чтобы сотрудники, использующие систему, повысили свою производительность и эффективность на работе.
Вы должны оценить производительность системы через несколько месяцев, чтобы определить, насколько она соответствует поставленным задачам, в том числе убедиться, что выгоды по-прежнему перевешивают затраты. Более короткие периоды для записи и извлечения информации и более широкое использование данных для принятия решений также являются признаками того, что система работает.
Если в стратегии управления информацией компании есть упущения, оценка может помочь определить пути улучшения системы для повышения эффективности.
8. Поддерживать и улучшать
Оценка покажет, как повысить эффективность системы, а также даст возможность модернизировать инфраструктуру и переподготовить персонал. Непрерывные улучшения могут положительно повлиять на способность компании достигать краткосрочных и долгосрочных целей.
Источник: buom.ru
Управление информацией
Управление информацией (Information Management (IM) — это надлежащий и оптимизированный сбор, хранение, поиск и использование информации.
Это может быть управление личной информацией или организации.
IM для организаций касается цикла организационной деятельности:
- получение информации из одного или нескольких источников,
- хранение информации,
- распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается,
- окончательное удаление путем архивирования или удаления.
В этом цикле организации информации участвуют различные заинтересованные стороны, в том числе те, кто несет ответственность за обеспечение качества, доступности и полезности полученной информации; те, кто несет ответственность за его безопасное хранение и утилизацию; и тех, кому это нужно для принятия решений. Заинтересованные стороны могут иметь право создавать, изменять, распространять или удалять информацию в соответствии с политикой управления информацией организации.
Управление информацией охватывает все общие концепции управления, включая планирование, организацию, структурирование, обработку, контроль, оценку и отчетность информационной деятельности, все из которых необходимы для удовлетворения потребностей тех, кто выполняет организационные роли или функции, зависящие от информации. Эти общие понятия позволяют представить информацию аудитории или правильной группе людей. После того, как люди смогут использовать эту информацию, она приобретает большую ценность.
Стратегическое управление информацией
Согласно Школе Карнеги-Меллона, способность организации обрабатывать информацию лежит в основе организационной и управленческой компетентности, и стратегии организации должны быть разработаны для улучшения возможностей обработки информации, и по мере того, как информационные системы, обеспечивающие эту способность, становились формализованными и автоматизированными, компетенции подвергались суровым испытаниям на многих уровнях.
Портфельная модель управления информацией
Bytheway собрал и систематизировал основные инструменты и методы управления информацией в одном томе. В основе его взгляда на управление информацией лежит портфельная модель, которая учитывает растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации неструктурированной внешней информации таким образом, чтобы сделать ее полезной.
Эта портфельная модель организует вопросы внутреннего и внешнего поиска и управления информацией, которая может быть как структурированной, так и неструктурированной. Такой информационный портфель, как этот, показывает, как информация может быть собрана и с пользой организована в четыре этапа:
- Этап 1: Использование публичной информации: распознавание и принятие хорошо структурированных внешних схем справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные о местоположении GPS и расписания поездок, примером которых является пресса для персональных компьютеров.
- Этап 2: Маркировка шума во всемирной паутине: используйте существующие схемы, такие как почтовые индексы и данные GPS, или, как правило, путем добавления «тегов», или создайте формальную онтологию, обеспечивающую структуру.
- Этап 3: Просеивание и анализ: в более широком мире обобщенные онтологии, которые находятся в стадии разработки, распространяются на сотни сущностей и сотни отношений между ними и предоставляют средства для извлечения смысла из больших объемов данных. Структурированные данные в базах данных работают лучше всего, когда эта структура отражает информационную модель более высокого уровня — онтологию или модель сущности-отношения.
- Этап 4: Структурирование и архивирование: благодаря большому объему данных, доступных из таких источников, как социальная сеть, и из миниатюрных телеметрических систем, используемых в управлении личным здоровьем, появляются новые способы архивирования, а затем обработки данных для получения значимой информации.
Компетенции для управления информацией
В 2004 году система управления «Свод знаний по управлению информацией» была впервые опубликована и призвана показать, что необходимые управленческие компетенции для получения реальных выгод от инвестиций в информацию являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процесса»:
Области знаний в области управления информацией
IMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей требуемой управленческой компетентности, две из которых («управление бизнес-процессами» и «управление деловой информацией») очень тесно связаны между собой.
- Информационные технологии: Темпы изменения технологий и необходимость постоянного приобретения новейших технологических продуктов могут подорвать стабильность инфраструктуры, поддерживающей системы, и тем самым оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить преимущества. Необходимо управлять «стороной предложения» и признать, что технологии все больше становятся товаром.
- Информационная система: Хотя исторически информационные системы разрабатывались собственными силами, с годами стало возможным приобрести большинство программных систем, необходимых организации, из индустрии пакетов программного обеспечения. Тем не менее, по-прежнему существует потенциал для конкурентного преимущества от внедрения новых системных идей, которые соответствуют стратегическим намерениям организаций.
- Бизнес-процессы и бизнес-информация: Информационные системы применяются к бизнес-процессам с целью их улучшения, и они приносят данные в бизнес, которые становятся полезными в качестве бизнес-информации. Управление бизнес-процессами по-прежнему рассматривается как относительно новая идея, поскольку она не получила широкого распространения, и во многих случаях это было трудно; Управление бизнес-информацией представляет собой еще более сложную задачу.
- Выгода для бизнеса: Какие преимущества мы ищем? Необходимо не только быть предельно честным в отношении того, чего можно достичь, но и обеспечить активное управление и оценку предоставления выгод. С момента появления и популяризации сбалансированной системы показателей был огромный интерес к управлению эффективностью бизнеса, но до начала тысячелетия не было предпринято много серьезных усилий, чтобы связать управление эффективностью бизнеса с преимуществами инвестиций в информационные технологии и внедрения новых информационных систем.
- Бизнес-стратегия: Несмотря на то, что стратегия в большинстве организаций далека от повседневных вопросов управления информацией в организациях, она просто должна основываться на возможностях информационных технологий и информационных систем, будь то для решения проблемы низкой производительности или для улучшения дифференциации и конкурентоспособности. Инструменты стратегического анализа, такие как цепочка создания стоимости и анализ критических факторов успеха, напрямую зависят от должного внимания к информации, которой управляют (или могут управлять).
Рекомендуемая литература
- ИМБОК, 2004. Свод знаний по управлению информацией. Доступно по адресу: http://www.imbok.org
- Байтуэй, А., 2015. Инвестирование в информацию: свод знаний по управлению информацией, Женева: Springer.
- Википедия.
Источник: sovman.ru