Управление бизнес процессами определение

Управление бизнес-процессами (Business Process Management — BPM) — это набирающая популярность современная практика операционного управления предприятием.

Цель BPM — постоянное улучшение бизнес-процессов компании и достижение амбициозных бизнес-показателей за счет снижения издержек в результате улучшения процессов.

Вы «докрутили» существующие и внедрили новые IT-решения (1С, CRM, ERP), но все еще не довольны результатами работы компании? Узнайте из статьи Active Sales Group об основах управления бизнес-процессами и как оно повышает результаты предприятия.

• Управление бизнес-процессами: что это такое
• Управление бизнес-процессами: BPM-принцип и BPM-система
• Управление бизнес-процессами: максимизация ценностей
• Управление бизнес-процессами: готовность к внедрению BPM
• Управление бизнес-процессами: 6 стадий зрелости бизнеса
• Управление бизнес-процессами: 5 шагов внедрения BPM
• Управление бизнес-процессами: автоматизация
• Управление бизнес-процессами: 4 преимущества внедрения BPM-системы

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Управление бизнес-процессами — это современная концепция управления предприятием. BPM ставит своей задачей обеспечить согласованность работы всех подразделений в организации.

Управление бизнес-процессами — это стиль управления для руководителей нового формата — беспокойных и амбициозных, смелых и про-активных, разбирающихся в IT и осознающих, что будущее за теми компаниями, которые смогут адаптироваться к современным требованиям цифровой трансформации.

• Крупный производитель гофро-упаковки, на предприятии работают сотни сотрудников, продукция хорошо известна и востребована в регионе;
• Процессы предприятия сложные и комплексные. Необходимо контролировать производство (две локации), управлять запасами (заказы сырья от разных поставщиков), маркетингом (комплексные кампании для разных целевых групп), продажами (запутанные процессы согласования цен и скидок, контроль информации по готовности и наличию товара, привлечение новых клиентов, удержание и развитие старых, сложный процесс дизайна и конструктива изделий, контроль отгрузки и доставки, контроль дебиторской задолженности). Кроме этого требуют контроля склад и отдел логистики.
• Ответственные сотрудники на местах единовременно контролируют запасы, поставки, продажи, цены, спецификации, задолженности и проч. Осуществлять контроль за показателями затруднительно, т.к. информация не обновляется в режиме реального времени.

Предприятие регулярно предпринимает попытки автоматизации своих процессов. И использует для этого разные IT-оболочки:

• процессы финансов и бухгалтерии: с помощью 1С;
• процессы продаж и маркетинга: с помощью CRM-системы;
• процессы производства: доработка собственными силами 1С или ERP;
• склад: 1С.

Несмотря на то, что автоматизация процессов — это непрекращающийся проект и ночной кашмар ТОП-управленцев, все еще много процессов, которые управляются в ручном режиме. Из-за этого предприятие продолжает работать неэффективно.

Предприятие начинает пробуксовывать: «лоскутная» автоматизация не только не решает задачу согласовать работу всего предприятия, но и провоцирует появление «узких горлышек» в процессах. Как следствие, плановые показатели рентабельности не достигаются.

Это стандартная ситуация разрозненного управления различными процессами с помощью различных IT-оболочек. Требуемая гибкость, особенно, когда встают вопросы внедрения инноваций, не достигается. Скорость развития бизнеса замедляется.

Любой бизнес — это совокупность бизнес-процессов.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это управление совокупностью бизнес-процессов.

Business Process Management, по определению Gartner, — это дисциплина, в которой используются различные инструменты и методы для:

1. разработки;
2. моделирования;
3. выполнения;
4. мониторинга;
5. оптимизации бизнес-процессов.

Бизнес-процесс координирует поведение людей, систем, информации и вещей для получения бизнес-результатов в поддержку бизнес-стратегии.

BPM фокусируется на внедрении последовательного автоматизированного процесса для рутинных транзакций и человеческого взаимодействия.

Это помогает снизить операционные расходы бизнеса за счет сокращения отходов и переделок, а также за счет повышения общей эффективности команды.

Организации, занимающиеся BPM, могут выбрать одну из различных методологий BPM, включая Six Sigma и Lean.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: BPM-ПРИНЦИП И BPM-СИСТЕМА

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не программный продукт, это принцип управления предприятием.

Однако внедрение Business Process Management осуществляется с помощью BPM-систем.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не управление задачами. Управление задачами или проектами — это обработка или организация набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project или Asana помогает в управлении задачами и специальными проектами.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме.

Бизнес-процессы — это актив вашей компании, как и оборудование, материалы, данные, недвижимость, патенты и т.п. В то время как большая часть ваших бизнес-активов связана с тем, «что» в вашем бизнесе (что вы делаете, что продаете), ваши бизнес-процессы — это «как» вашего бизнеса. Это то, как вы делаете то, что делаете. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: МАКСИМИЗАЦИЯ ЦЕННОСТИ БИЗНЕСА

Цель всех усилий по внедрению управления бизнес-процессами — максимизировать ценность этого актива. Business Process Management усиливает 6 типов ценностей:

1. прозрачность;
2. качество;
3. гибкость;
4. интеграция;
5. эффективность;
6. соответствие.

С помощью управления бизнес-процессами вы прозрачно оцениваете:

• как фактически выполняются задачи;
• как на самом деле работают все аспекты бизнеса;
• как устраняются разрозненности между отделами;
• как лучше измерять показатели процессов;
• как вносить упреждающие (а не реактивные) изменения в процессы;
• как оптимизировать организационные процессы;
• как устранять потери (времени, денег или ресурсов).

С помощью критерия ценности «прозрачность» вы при управлении бизнес-процессами начинаете эффективно принимать решения, оценивать изменения и управлять рисками. И более того: без прозрачности вы не сможете улучшить остальные пять ценностей, потому что вам необходимо знать, как работают ваши процессы, прежде чем вы сможете их улучшить.

Бизнес-процессы — это актив вашей компании. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ГОТОВНОСТЬ К ВНЕДРЕНИЮ BPM

Если вы ответите «да» на любой из следующих вопросов, вам стоит задуматься об усилении системы управления и внедрении управления бизнес-процессами (BPM):

Потому что ваши ответы — это симптомы процессов, которые не работают. Они могут работать в том смысле, что они автоматизированы с помощью различных IT-систем. Но это не значит, что они работают эффективно, легко и быстро.

Управление бизнес-процессами — это улучшение бизнес-процессов. Оно предполагает, что вы рассматриваете бизнес как набор процессов, а BPM — это действие по улучшению этих процессов.

Когда бизнесу необходимо внедрять управление бизнес-процессами:

1. У вас динамические процессы: они могут изменяться в соответствии с новыми требованиями.
2. У вас сложные бизнес-процессы: они требуют координации между несколькими подразделениями, отделами или рабочими группами.
3. У вас измеримые критически важные процессы: требуется замерять критически важные показатели.
4. У вас бизнес-процессы, для завершения которых требуется одна или несколько IT-систем.
5. У вас бизнес-процессы с исключениями: они требуют ручной или быстрой обработки.

Предположим, вы провели аудит процессов и пришли к выводу, что вам необходимо внедрение управления бизнес-процессами (BPM). Следующим шагом определите готова ли ваша компания к внедрению изменений в виде BPM.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 6 СТАДИЙ ЗРЕЛОСТИ БИЗНЕСА

Существует 6 стадий зрелости бизнеса. 90% компаний находится лишь на 1-й или 2-й стадии зрелости:

► Стадия 1. ПРИЗНАНИЕ ОПЕРАЦИОННОЙ НЕЭФФЕКТИВНОСТИ: Вы осознаете, что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть. Вы пытаетесь выявить основную причину операционных проблем: отслеживаете результаты определенных задач, внедряете и/или изменяете KPI, формируете панели отчетности. Вы замечаете, что есть места, где что-то можно сделать лучше, но вы не совсем уверены, как это сделать лучше.

► Стадия 2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ: Вы анализируете существующие процессы организации и выявляете, где и как их можно улучшить. Обычно это начинается с определения и сопоставления наиболее важных бизнес-процессов, а затем их анализа.

► Стадия 3: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ: Вы вносите изменения в задачи и процессы.

► Стадия 4: ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ: Вы улучшаете координацию между процессами — как внутри организации, так и процессами, выполняемыми клиентами или поставщиками.

► Стадия 5: ВНЕДРЕНИЕ СКВОЗНЫХ KPI: Любое изменение стратегических целей отражаются в ваших бизнес-процессах.

► Стадия 6: ГИБКАЯ БИЗНЕС-СТРУКТУРА: Заключительный этап зрелости BPM заключается в способности вашей компании приспосабливать процессы к изменяющимся условиям рынка.

Если вы прошли Этап 1 и признали свою операционную неэффективность, вы готовы к внедрению управления бизнес-процессами.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 5 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ BPM

Управление бизнес-процессами внедряется за 5 шагов:

► Шаг 1. АНАЛИЗ: Изучите свои бизнес-процессы и опишите их «as is», т.е. такими как они есть. Выделите ЗР — зоны развития, те узкие места дисфункционального взаимодействия (обычно между этапами процесса), которые существуют.

► Шаг 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ: Смоделируете бизнес-процесс какими они должны быть («to be») с учетом узких зон и улучшений.

► Шаг 3. ВНЕДРЕНИЕ: Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей.

► Шаг 4. МОНИТОРИНГ: Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним с помощью отчетов или панелей мониторинга.

► Шаг 5. ОПТИМИЗАЦИЯ: Реорганизуйте бизнес-процессы для их оптимизации и повышения эффективности для усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ

Управление бизнес-процессами можно автоматизировать. Цель: автоматизировать улучшение ваших бизнес-процессов.

Если в ручном режиме улучшение процессов подразумевает а). описание бизнес-процессов, б). разработку регламентов и в). регулярную оптимизацию бизнес-процессов и регламентов, то в автоматическом режиме за вас это делает BPM-система.

Существуют BPM-системы, которые помогают в реализации управления бизнес-процессами. Например, ELMA и Terrasoft (ушли с российского рынка).

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 4 ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ BPM-CИСТЕМЫ

Управление бизнес-процессами с помощью BPM-системы помогает компании:

1. двигаться к цифровой трансформации;
2. достигать высоких финансовых целей.

4 ключевых преимуществ использования BPM-системы для внедрения управления бизнес-процессами:

► 1. ГИБКОСТЬ: вы быстро изменяете бизнес-процессы, если необходимо внедрить новую версию;

► 2. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ: BPM-система устраняет узкие места в процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для сокращения потерь; все это ведет к снижению издержек и увеличению прибыли;

► 3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ: интеграция бизнес-процессов, устранение повторяющихся задач, отлаженная коммуникация повышает эффективность процессов;

► 4. ПРОЗРАЧНОСТЬ: программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.

Мы познакомили вас с современным методом управления предприятием — Business Process Management (управление бизнес-процессами). Используйте эти знания для того, чтобы внедрить процессное управление в вашем бизнесе.

ЕСТЬ ВОПРОСЫ ПО ВНЕДРЕНИЮ BPM-СИСТЕМЫ?

Оставьте ваши контакты и мы ответим на них!

Источник: activesalesgroup.ru

Управление бизнес-процессами и их оптимизация

Управление бизнес-процессами очень сложный раздел менеджмента. На эту тему написано множество книг и научных трудов. В рамках одной статьи очень сложно рассказать все тонкости этого сложнейшего дела, овладение которым приравнивается к высшему пилотажу. Поэтому все знания, которые вы получите на этой странице сайта, будут стартом для огромной самостоятельной работы, но не точным руководством к действию по оптимизации работы предприятия.

В предыдущей статье мы рассказали, что такое бизнес-процесс. Исходя из изученного понятия, легко определить, что же такое управление бизнес-процессами.

Определение понятия «управление бизнес-процессами»

Управлять бизнес-процессами – это руководить всеми операциями и действиями, которые в совокупности создают те продукты, которые являются ценностями для потребителей. Управление бизнес-процессами – это координация всех действий структур предприятия, направленных на производство товара путем трансформации ресурсов на входе процесса. Сюда входит также управление всеми взаимодействующими ролевыми функциями производства, направленными на достижение конечной цели. Это определение очень замысловато говорит о том, что все компоненты бизнес-процесса (персонал, финансы, цели и задачи предприятия, стратегия бизнеса и многое другое) управленец подчиняет одному единому – конечному результату всего бизнеса. Он регулирует соотношение производственных факторов, и приводит их к единообразию, объединяет их действия и направляет все усилия на достижение главной цели предприятия.

Еще один признак управления бизнес-процессами – преобразование ресурсов с помощью многочисленных операций, производимых несколькими производственными участками. Согласование этих действий и есть управление.

Очень красноречиво это определение подтверждает такой пример. Производственный процесс любого предприятия складывается их четырех составляющих. Это менеджмент, финансы, маркетинг и персонал. Как часто вы видите, к примеру, непонимание друг друга бухгалтерии и маркетологов предприятия?

Когда один отдел просит бюджет на мероприятия одного размера, а другой настаивает на экономии. Такое бывает сплошь и рядом. И задача руководителя – привести все эти, по своему хорошие, предложения к единому знаменателю, чтобы все остались довольными, а бизнес в общем – существенно выиграл. Следовательно, управление бизнес-процессами имеет объединяющую цель – налаживание взаимодействия всех служб, отделов, специалистов предприятия, направленное на выпуск продукции, эффективные продажи и получение прибыли.

Цель управления бизнес-процессами можно сформулировать и по-другому. Если бизнес-процесс имеет проектный вид, то задачи определяются несколько иначе. Это обеспечение быстрой реакции на изменение рыночных условий, и чем четче и отработаннее схемы управления предприятия, тем быстрее будут происходить изменения.

Большие предприятия не могут быстро реагировать на новые условия, которые диктует рынок, поэтому управление бизнес-процессами осуществляют целые отделы. А в системе небольшого индивидуального предприятия не развита бумажная бюрократия, общение между отделами и согласование общих решений происходят очень быстро. Поэтому они лучше выживают в кризисных условиях и зачастую производят эксклюзивную продукцию. Это становится залогом клиенто-ориентированности предприятия, что позволяет длительное время не просто держаться на плаву, а еще и достигать хороших результатов в экономическо-хозяйственной деятельности.

Задачи управления процессами бизнеса

Задачи у управленца предприятия при организации и ведении деятельности по бизнес-процессам можно легко определить из выше описанных определений. Это распределение и перераспределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, а также назначение управленцев на ключевые точки бизнес-процесса. Управленец так должен организовать производственное пространство, что совершенствованию и развитию отдается главенствующая роль, и исключается создание дополнительных задач, подразделений, функциональных дополнений, которые отягощают бизнес-процесс.

Применение техник управления бизнес-процессами

Пристальное управление бизнес-процессами необходимо в случае начала процесса совершенствования работы, ее технологий во всех сферах деятельности предприятия. Также это касается любых нововведений, в том числе внедрения информационных технологий и систем учета и отчетности, слежения за ходом различных процессов в режиме моментальных срезов. Многие предприятия для выхода на более высокий уровень торговли собственным продутом начинают работу по введению на предприятии систем менеджмента качества различных версий, это является основным требованием, к примеру, международной торговли. В этом случае также нужны техники управления бизнес-процессами, так как внедрение это – довольно сложное дело, к тому же требующее пристальной фиксации и отчета.

Для внедрения четкой системы бизнес-процессов и управления ими необходимы серьезные усилия, в первую очередь, от первого лица предприятия. Это и знания, умения, и огромный энтузиазм, и воля. Управление начинается с создания платформы и инструментов для запуска и поддержания бизнес-процессов.

Принципы для запуска управляемых бизнес-процессов

В управлении бизнес-процессами должно быть занято небольшое количество менеджеров, лучше всего минимальное. Помните, что одной ключевой точкой управляет один менеджер предприятия. Если команда ваших управленцев имеет высокий профессиональный уровень, то на одного руководителя можно возложить две-три ключевые точки.

Если вы намерены возложить управление бизнес-процессами на действующее руководство предприятием, то вы рискуете ослабить существующую работу. Проектами должны заниматься другие люди. Используйте все инструменты для управления, чем их будет больше, тем больше шансов на успешную работу предприятия. В любом управлении должна работать совершенная система информирования, лучше всего автоматизированная и хорошо знакомая основному количеству сотрудников.

Надо ли учиться управлять

Существует мнение, что управлять бизнес-процессами нельзя научиться, для этого нужен лишь опыт и практические навыки, вырабатываемые далеко не одним годом работы. Да, бесспорно, опыт необходим, но не нужно отказываться от возможности учиться. Сейчас открыто множество курсов и школ, которые учат техникам управления. Они существенно могут улучшить ситуацию предприятия с управлением проектами и процессами. Они могут помочь разобраться в сложных ситуациях, уложить всю имеющуюся информацию, что называется, по полочкам.

Это обучение позволяет легко структурировать ситуацию, затем проанализировать ее возникновение и найти правильный, быстрый и логически грамотный выход из нее. Словом, заявить, что учиться бесполезно, могут только консалтинговые предприятия, которые оказывают услуги по созданию управленческих структур и схем на предприятиях. Если все начнут учиться, то они останутся без работы. И один из практических советов, который мы дадим – учитесь!

Можно на курсах, а можно и у консалтинговых специалистов. Нанимать посторонних людей на постановку управления не слишком логичный шаг, а вот нанять консультанта и проводить все работы самостоятельно под профессиональным наблюдением – отличное решение. После такого наглядного урока вы сможете организовать любое управление без консультантов, что сэкономит деньги предприятия и повысит качество работы.

Как начать работу по организации управления

Чтобы приступить к осуществлению плана бизнес-процесса с эффективным управлением, надо определить, кто будет входить в команду по управлению. В нее можно включить внешних специалистов, которые сотрудничают с вашей компанией и заинтересованы в том или ином процессе. Это могут быть поставщики, партнеры, торговые сети, другие предприятия, а также покупатели.

Для начала происходит анализ действующей системы управления, все ключевые аспекты фиксируют на бумаге. Затем необходимо выявить связи между событиями и управленческими решениями. На основе анализа положительных последствий этих сочетаний можно планировать управление проектными бизнес-процессами.

Составляется описание будущих действий, лучше всего по принятым стандартам, которые или разрабатываются предприятием самостоятельно или берутся в других приемлемых источниках. Это же относится и к картам процессов. В любом случае описательные и плановые документы должны быть понятны и удобны в пользовании всем участникам проекта.

Описание бизнес-процесса составляется методом последовательных приближений. Основной его принцип заключается в постоянном дроблении формулировок на более мелкие процессы. К примеру: цель бизнес-процесса – разработка и выпуск новой продукции, это складывается из покупки технологии, оборудования, подготовки кадров, покупки сырья.

Технологии покупаются по следующей схеме – выбор продавца, сбор прайс-листов и анализ предполагаемого результата, сравнение цены, составление договора, получение гарантий предприятия-производителя, оплата, получение технологий, внедрение с технологом продавца. Каждый из шагов составленной цепочки расписывается подробно с ключевыми моментами. Вам останется только назначить руководителя на эти ключи, и вовремя получить отчет о проделанной работе.

Когда вы будете описывать бизнес-процессы, необходимо для четкого видения их с точки зрения управления пользоваться схемой вопросов 5W1H. Название этот метод получил по первым буквам английских слов, составляющий вопросы: What? Who? Where? Why?

When? + How? = 5W1H. Ответив на 6 вопросов, вы четко составите качественную схему бизнес-процесса:

• Что представляет собой эта операция?
• Кто совершает операцию?
• Где совершается операция?
• Зачем она выполняется?
• Когда она должна быть произведена?
• Как (каким образом) совершается эта операция?

Ответьте еще на дополнительный вопрос: Возможны ли варианты действий или улучшения?

Такая карта не должна быть очень большой и сложной, если происходит именно так, то в управлении предприятия много запутанных мест и неясности.

В самом начале работы над управленческой схемой надо определить результаты процесса. Помните, что они описываются в конкретных измеримых величинах. Иначе вы никогда не сможете понять насколько успешно или убыточно вы реализовали свои планы.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Если вы научились выстраивать четкое управление, то вам будет доступен еще один прием оптимизации – реинжиниринг бизнес-процессов. Это комплекс мер, методов, средств и способов, который значительно улучшает показатели результативности деятельности всего предприятия. Для того, чтобы изменения были существенными, применяется реинжиниринг, который предполагает кардинальное трансформирование бизнес-процессов. Именно поэтому реинжиниринг используют при смене стратегии и разработке новой политики компании.

Реинжиниринг бизнес-процессов всегда носит инновационный характер, потому все внедряемое с его помощью является принципиально новым для реформируемого предприятия. Именно поэтому все мероприятия, которые включает в себя реинжиниринг, прописываются в плане с особой тщательностью.

Эта технология используется компаниями как один из методов управления, причем планового и инновационного, второе назначение технологии – способ «прорыва» предприятия, выхода из кризиса с помощью создания инновационной стратегии. Причем основным объектом реформирования являются технологии проектирования, а также практическая реализация процессов бизнеса. Достигается результат в реинжиниринге с помощью его двух видов, реализуемых последовательно. Это обратный и прямой реинжиниринг бизнес-процессов.

В обратном реинжиниринге комплексно анализируется вся управленческая деятельность на предприятии. В этом процессе систематизируются и приводятся в соответствие данные работы за предыдущие периоды. Они сводятся воедино особыми способами, в итоге этих работ наглядно становится видной взаимосвязь всех управленческих решений в ракурсе причин и последствий. Это очень важный процесс для построения будущей управленческой системы, вы сможете увидеть, какие факторы вызывали увеличение прибыли, от чего зависело их возникновение, как они могут быть вызваны искусственно, как коллектив реагировал на те, или иные ситуации, и каким образом можно им теперь манипулировать.

Роль такого анализа велика настолько, насколько сложен сбор информации, систематизация и анализ. Иногда этот подготовительный процесс занимает несколько недель, и трудиться приходится по много часов в день. Поэтому вам надо для проведения обратного реинжиниринга подобрать команду специалистов, которые наиболее быстро справляются

• а) – с механической работой по выборке материала и показателей,
• б) – имеют аналитический склад ума, умеют делать грамотные выборки и составлять графики, таблицы и пр. для наглядного предоставления информации.

После того, как проведен обратный реинжиниринг бизнес-процессов, можно приступать к прямому реинжинирингу. В этот момент происходит планирование и проектирование новой стратегии компании. В нее войдут разработки из предыдущего этапа работы, плюс предложения и рекомендации от консультантов и аналитиков, которые будут вам помогать вести работу со стороны, и обязательно – предложения от своих сотрудников, которые собираются заранее самыми разными способами. Ценность собственных ресурсов, т.е. мыслей и идей своих сотрудников нельзя переоценить, они могут высказаны не совсем профессиональными терминами, но глубина их стопроцентна, потому что они делают ваше дело, и будут далее реализовывать все придуманные вами стратегии. Им доверять просто необходимо.

После сбора такой информации начинается проектирование структуры, целей, задач, ключевых моментов основных бизнес-процессов.

Из этого короткого обзора механизма реинжиниринга следует, что успех его и инновационность зависит от того, насколько полно вы, как руководитель, соберете информацию о работе, насколько много источников вы задействуете, насколько точно вы проанализируете ее и сделаете выводы. Словом, реинжиниринг – это углубленный во много раз управленческий анализ.

Обратный и прямой реинжиниринг бизнес-процессов – не два вида мероприятий на выбор, а две части одного целого процесса, друг без друга они бессмысленны. Во многих источниках, не совсем профессиональных, они преподносятся как ценные по отдельности и несущую на себе чисто интеллектуальную нагрузку. Согласитесь, не совсем понятно, для чего целая команда специалистов будет длительное время создавать интеллектуальную собственность, если ее никак нельзя применить на практике, если деньги, затраченные на эти процессы, не вернутся компании с многократной прибылью.

Поэтому, если у вас возникают сомнения, проводить реинжиниринг бизнес-процессов с помощью консалтинговой компании или организовать его самостоятельно, вообще начинать эти сложнейшие процессы реинжиниринга или нет, просчитайте все выгоды и затраты, спланируйте, поставьте конкретную цель в днях и рублях. Если в вашем плане появится перспектива увеличения текущих показателей, то приступайте и боритесь за нововведения. Если же прибыльные процессы пройдут мимо вашего предприятия, ищите другой путь, который принесет доход.

Автоматизация бизнес-процессов

Отдельная тема, которую обязательно поднимет реинжиниринг бизнес-процессов – автоматизированные управленческие процессы. Не вдаваясь подробно в высокие технологии, можно утверждать на 100%, что далеко не каждый индивидуальный предприниматель ( а именно для них работает этот информационный ресурс, этот сайт) осознает важность оперативного информирования и получения информации, и его интересует автоматизация бизнес-процессов.

И правда, имея в штате 15 человек, два цеха и три склада, о больших информационных потоках говорить не приходится. Но все же такие процессы есть, и если предприниматель собирается развиваться, то ему необходимо много времени на разработку новых направлений, на инвестирование в прибыльные проекты или на то, чтобы сделать интересные проекты прибыльными. И найти это время можно в своем рабочем дне, если автоматизировать обычные задачи. А это и сбор оперативных данных, и систематизация их, и автоматизация бизнес-процессов в плане формирования отчетов, и автоматической постановки новых задач.

Еще пару лет назад не все знали, что такое SRM, а сейчас уже многие устанавливают CASE (Computer-Aided Software Engineering) — программные средства и технологии, которые максимально автоматизируют реинжиниринговые процессы. Если вы среди таких продвинутых пользователей, то вам – полное признание и уважение, если перевести молодежный сленг на нормальный русский. Если же вы пока не знакомы с этой системой, то это отличная тема для общения с консалтинговыми специалистами, которые на разные голоса и с различной степенью активности будут звать вас именно в свою компанию. Вот здесь, если вас интересует качественная автоматизация бизнес-процессов, консалтинговые услуги максимально полезны, потому что в одиночку вам не осилить эту систему. В данном случае вас должны интересовать компании, специализирующиеся на услугах программирования и поставке уникальных продуктов.

Алгоритм действия по этой работе такой: найдите несколько компаний, которые работают с подобными информационными продуктами, просите у них прислать демо-версии и прайс-листы, попросите консультантов приехать к вам и обучить работе с программой, продемонстрировать все ее возможности и работающие процессы. Если предоставленная вам версия в чем-то не устраивает, то просите производителя адаптировать ее под вашу компанию. Это, конечно, стоит денег, но зато в итоге будет произведена автоматизация бизнес-процессов вашей компании, вы получите программное обеспечение, которое будет сделано именно для вас, которое будет максимально точно отвечать на ваши запросы в реинжиниринге.

Когда завершатся все реформаторские инновационные процессы, ПО будет помогать вам в дальнейшей работе, компания-продавец с удовольствием откорректирует программу еще раз под новые задачи, и она будет служить вам верой и правдой, принося прибыль в виде экономии вашего времени и предоставления вам корректной оперативной информации, правдивой и сиюминутной. Ценность такого знания ситуации на предприятии очень велика, и ведет к принятию правильных управленческих решений.

Разбираться в этих сложных технологиях досконально индивидуальный предприниматель, конечно, не должен, и не надо гнаться за модой, бравировать красивыми терминами. Ставьте перед собой реальные достижимые задачи, и идите к их выполнению. И если для этого потребуется узнать, что такое реинжиниринг, вот тогда и действуйте – со всем напором и энергией. Удачи в вашем бизнесе!

В следующем видео приведен обзор методологий проектирования бизнес процессов:

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

Другие записи на эту тему:

1. Бизнес-процессы и оптимизация производства
2. Управление бизнесом – легче простого?
3. Оптимизация бизнес-процессов

Источник: indivip.ru

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему. В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности.

Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

• Описать сами бизнес-процессы.
• Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
• Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

• BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
• BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
• BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома).

А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.

Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Далее – снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

• Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
• Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
• Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
• При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
• Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

• Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
• На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
• Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPM?

В первую очередь, это непосредственно система BPM, а также описание нотаций BPMN. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Кинзябулатов Рамиль

Бизнес консультант

Бизнес-консультант с большим практическим опытом работы в России и ближайшем зарубежье. Автор многочисленных публикаций и нескольких книг по оптимизации и автоматизации бизнеса. Живу и работаю в Москве, руководитель компании Trinion. Делюсь опытом посредством блога на сайте trinion.org

Источник: trinion.org