При всех своих неоспоримых преимуществах, система без бюрократии не позволяет добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Ведь для того чтобы добиться эффективности, ее надо сначала проанализировать. Возможности же собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда: каждый дает лишь то, что может и хочет дать. Бюрократическая система имеет множество недостатков, но это лучшее, что на сегодняшний день выработало человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой. Для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, его нужно бюрократизировать.
Еще с советских времен термины «бюрократия», «бумажная волокита» приобрели негативный оттенок. Разумеется, всякая вещь, «доведенная до своего логического абсурда», может показаться уродливой. Однако всегда стоит разобраться, откуда что возникло и так ли уж необоснованно оно было вначале.
К сожалению, за последние годы рыночных реформ многочисленные попытки некоторых руководителей «избежать бюрократизации» и «не впадать в бумажную волокиту» дали такой обширный материал для анализа, что даже не приходится особенно фантазировать на тему «что будет, если отказаться от бюрократии».
Бюрократия
Существует центрическая система, где отсутствует бюрократический принцип разделения полномочий. Она позволяет работать на определенных участках и решать локальные, ограниченные во времени задачи. Сейчас такую систему принято называть « командой».
Сама по себе она действительно не требует такой жесткой фиксации и формализации всех правил и процессов, как бюрократическая система. Это компенсация за те ограниченные возможности, которыми обладают центрическая система и командный стиль работы. Однако и здесь, хотя бы на уровне неформальных взаимоотношений, присутствуют определенная фиксация и распределение функций. Полное же отсутствие такого закрепления рождает систему стохастическую (от греч. stochastikos; вероятностно-статистическую в средствах выражения, нежесткую в характере следования закону или тенденции, нечеткую, расплывчатую в траектории или диаграмме), в которой распределение обязанностей и иерархия отсутствуют напрочь.
Не надо думать, что такое невозможно в принципе. К сожалению, печальные примеры подобной организации дел существуют. Да, конечно, какие-то названия должностей и какое-то формальное распределение обязанностей будут иметь место, однако никакого значения им придаваться не будет. Как и везде, минусов без плюсов не бывает.
Стохастическая система позволяет широко пользоваться возможностями по укрытию информации от части участников системы, избегать ответственности за неверные управленческие решения и перекладывать ее на людей, никакого отношения к ним не имеющих. Ведь ничего не зафиксировано, ничто не определено.
И на фразу: «Я не был в курсе» всегда можно найти ответ: «В твоей должности ты обязан был быть в курсе и предотвратить, предпринять, проинформировать». И крыть нечем — не то, что ни одной должностной инструкции нет, нет даже приказа, распоряжения, определяющего порядок работ и обмена информацией; даже элементарные служебные записки стохастическая система отвергает как явление. Следовательно, о том, кто кому чего был должен предоставить и кто что должен был сделать, всегда можно «вспомнить» задним числом, когда наступил определенный провал. Впрочем, столь же велики возможности для самооправдания нижестоящих сотрудников.
3 большие причины, почему бюрократия не работает как бизнес / Полуполитолог
Приходится признать, что при всех своих неоспоримых преимуществах (и главное из них — отсутствие бюрократизации) стохастическая система не позволяет одного: добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Ведь для того чтобы добиться эффективности, эту эффективность надо сначала проанализировать. А возможности собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда. Каждый дает то, что может и хочет дать. При обнаружении несоответствий всегда можно сослаться на то, что тебя неправильно поняли, или ты неправильно понял, или, на худой конец, тебе дали не ту информацию.
Стохастическая система склонна к резким поворотам и сменам курса. Нам никогда не удастся оценить такого рода систему в целом. Долгосрочные задачи, которые не были бы пустыми лозунгами, тоже отсутствуют. Поэтому руководители в стохастической системе обычно решают ближайшие задачи, причем самыми очевидными и простыми способами.
Поскольку долгосрочные последствия не учитываются (да просто и не могут быть учтены), то сократить целое управление, для того чтобы через месяц набрать его вновь и еще два месяца восстанавливать нарушенную работу, для стохастической системы — абсолютно нормальное явление. Столь же нормально для нее и ситуация, когда одна группа в системе рассматривает возможность и изучает перспективы некого мероприятия, давно уже осуществляемого другой группой, абсолютно не проинформированной о деятельности первой.
Как ни странно, стохастическая система часто рождается из заорганизованной бюрократической. Это происходит, когда процесс бюрократизации и формализации доходит до такой степени, что информация все равно вовремя не предоставляется, любое необходимое решение не принимается из-за чрезвычайно сложной процедуры согласований и виз, которые все равно не получить, потому что участники системы преследуют в своей деятельности любые цели, кроме тех, ради которых, собственно, и создавалась система. Тогда для того чтобы хоть как-то выполнить свои должностные обязанности, сотрудники начинают создавать между собой неформальные связи. Когда клубок этих «неформальных» связей опутывает всю фирму, она становится стохастической.
Другой способ создания стохастической системы заключается в том, что малая группа разрастается до большого предприятия, так и не отстроив иерархической системы, не распределив и не зафиксировав обязанности и полномочия. Часто это происходит из-за «нежелания бюрократизироваться», а вернее, из-за недопонимания значения бюрократии. Но бывает, что это связано либо с опасением руководителя делегировать подчиненным свои полномочия, либо с желанием менеджеров «половить рыбку» в мутной воде всеобщей неразберихи, а проще говоря, разворовать предприятие. Так или иначе, последствия установления стохастической системы для предприятия всегда отрицательные.
Как ясно из написанного выше, эта система может позволить решить некоторые текущие проблемы застопорившейся бюрократической системы. Но она не решает главного, стратегического вопроса. Она не позволяет системе расти и развиваться, а следовательно, не может существовать долго. Ее надо менять — в противном случае она уничтожит сама себя.
Ни в коей мере не хочу сказать, что бюрократическая система не имеет недостатков, но это лучшее, что к данному моменту смогло выработать человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой.
Перейти к бюрократической системе от стохастической очень сложно. Во-первых, очень часто в «подложке» стохастической системы существует формальная бюрократическая система. Попытка вернуться к ней смерти подобна, поскольку эта «фиговая» бюрократия для реальной жизни все равно не приспособлена и будет давать сбоев еще больше, чем действующая стохастическая система.
Для того чтобы создать новую бюрократическую систему, нужно сначала расчистить для нее место. Даже если стохастическая система существует в своем «чистом» виде, при зачаточных и непрорисованных признаках бюрократии, реформировать ее будет непросто. Как говорится, в мутной водичке хорошо рыбка ловится.
В стохастической системе морально нечистоплотным сотрудникам очень удобно решать свои личные проблемы за счет предприятия, поскольку возможности по прикрытию воровства и использования служебного положения в личных целях поистине безграничны. Разумеется, те, кто ведет себя таким образом, так просто своих кормушек не отдадут. Систему придется ломать. И поможет в этом центрическая система или команда.
Независимо от того, хороша или плоха система, она всегда состоит из людей и она не может быть лучше, чем люди, ее составляющие. Для того чтобы менять систему, нужна волевая личность; эта личность должна занимать руководящий пост, в противном случае у нее не будет достаточно полномочий для задуманных реформ. Классический пример такого реформатора в российской истории — Петр Первый.
Но даже столь волевая личность не сможет сделать ничего в одиночку. Ему нужна команда, и что важно, состоящая из преданных лично ему людей. А это уже классическая центрическая система.
Заняв ключевые позиции в руководстве предприятия, члены этой команды могут переключить на себя все информационные потоки и полномочия по принятию решений и таким образом сломать стохастическую систему (между прочим, не только стохастическую, но и бюрократическую). Недаром на предприятиях, где меняется собственник, очень часто вначале приходят именно те руководители, которые действуют по центрическому принципу. Это нужно, чтобы сломать старую систему. А дальше?
Центрическая система скрывает в себе ряд недостатков, в частности, все то же отсутствие формальной фиксации прав и обязанностей. В ней всегда присутствует соблазн чуть-чуть «подвинуть» соседа, встать немного поближе к трону. Возникнет жесткая внутренняя борьба.
А особенностью центрической системы является то, что в ней любой служебный конфликт мгновенно перерастает в личностный, и наоборот. Потребность работать в условиях высоких нагрузок или противоборствовать некоему сильному врагу несколько «сглаживает» эти проблемы. Но как только наступает мир и покой, начинается жесточайшая внутренняя борьба.
Нормальный же бизнес предполагает как периоды наибольших напряжений, так и времена расслабления и стабилизации. Последние необходимы для накопления сил, залечивания ран и «переваривания» добычи. Однако и в эти периоды участники команды хотят развиваться, усиливать свои позиции, увеличивать доходы.
При отсутствии возможности проявить себя «во внешнем конфликте» их энергия выплескивается в конфликтах внутри команды. Если же амбиции наиболее активных участников системы не будут ограничены хоть каким-нибудь регламентом, период стабильности мгновенно перерастет в гражданскую войну, которая может погубить все дело. А регламент, это, как ни крути, бюрократия.
Кроме того, центрическая система не предполагает обмена информацией между ее ветками. Это «солнышко», где все потоки информации и решений идут строго по «лучикам» от центра и наоборот. Представьте себе, что будет на крупном промышленном предприятии, если обмен информацией между производственными цехами и бухгалтерией будет производиться только через приемную генерального директора? Нужен регламент взаимодействия, а это опять бюрократия.
Итак, для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, нужно его бюрократизировать. То есть установить регламент, четко определить служебные полномочия и ответственность, зафиксировать иерархию. Притом, прошу обратить внимание, сделать это все надо письменно, максимально четко и ясно. Внутреннюю борьбу никто не отменял.
Люди склонны «забывать» невыгодные им правила игры. А вот четко прописанный регламент и должностную инструкцию «забыть» сложно, потому что оппонент всегда может напомнить. Когда это делается со слов, кем-то когда-то сказанных, спорить можно до бесконечности. А вот когда на свет выставляется бумага с конкретной датой и печатью, впасть в «склероз» сложно.
Не надо думать, что для подчиненных это несет одни проблемы в виде жесткого контроля над ними со стороны руководства. В стохастических и центрических системах руководство тоже склонно «забывать» об обещаниях бонусов и премий по мере приближения окончания проекта. Утвержденное же положение о премировании, распоряжение о распределении. и так далее вселит определенную уверенность в завтрашнем дне.
Для того чтобы быть эффективной, бюрократизация должна быть разумной. Разумеется, испортить можно любое дело, и элементарную логику и рассудочность никто не отменял. Но все-таки история еще не знает примеров того, как крупная система вырастала без бюрократизации.
Лучше всего, если создаваемая фирма сразу начнет строиться на принципах разумной бюрократии. Ломка системы — дело болезненное. Иногда, когда процессы вживания в определенную систему зашли очень далеко, она может быть изменена только с заменой людей. Так, некоторые достаточно опытные руководители, не сумевшие вовремя отказаться от центрической, командной модели руководства, были вынуждены оставить свои посты и уйти, уступив место «бюрократам» и «аппаратчикам». Жизнь есть жизнь, и система, выбравшая неоптимальную форму существования, погибает.
Бизнес может быть организован как стохастическая,центрическая и бюрократическая система. Стохастическая система является формой спасения системы от излишней бюрократизации, но не позволяет развиваться и представляет собой, по сути, систему пролонгации гибели. Центрическая система обладает определенными возможностями развития.
Главное ее достоинство — это умение сломать любую другую систему. Но она не в состоянии пережить полный цикл напряжений и расслаблений. Кроме того,начиная с определенных размеров системы, ее строительство на центрических принципах уже невозможно. Развитие и рост большой системы в достаточной степени возможен только на принципах разумной бюрократии.
Источник: delovoymir.biz
Умная бюрократия — волшебная таблетка для растущей компании
Когда на троих два ноутбука и один стол, легко разбираться, кто что должен делать. Хаос в молодой компании — это нормально. Но чем больше людей, тем сложнее управлять их работой. Мы расскажем, как и почему нужно внедрять умную бюрократию.
Когда-то Паша, Сергей и Саша начинали бизнес втроем и спокойно могли работать в закутке коворкинга с парой столов и электрочайником. Дело пошло, появились первые серьезные деньги — стали подключаться новые сотрудники. Вот уже компания переезжает в опен-спейс в хорошем бизнес-центре. Все весело, бодро и строится на личном общении.
Но проходит совсем немного времени — фирма подрастает еще чуть-чуть, и наступает хтонический хаос. По офису ходят люди, которых непонятно кто и под какие задачи нанял. Саша говорит, что его привел Сережа для помощи Паше — Паша говорит, что это приятель Сережи, неплохой кодер, — Сережа говорит «впервые вижу!».
Рядом сидит парень с макбуком — явно что-то очень важное делает, на экране знакомые прототипы, но кто его привел и кому он отчитывается? Вроде денег хватает, но куда они уходят? Голова идет кругом, нервы на пределе, кто-то стер важные файлы, а из офиса куда-то пропал ноутбук — недавняя идиллия катится в тартарары.
Плохая новость: это не редкость. Особенно для компаний и стартапов, которые очень быстро выросли с дружной группки основателей до 30-50 и более сотрудников. Хорошая новость: волшебная таблетка существует. И имя ей — умная бюрократия.
Если вы сейчас поморщились и хотите закрыть статью — не спешите. Потому что мы расскажем совсем про другую бюрократию, которая не имеет ничего общего с канцелярщиной и тупым перекладыванием бумажек.
Бюрократия — это не страшно
- структура,
- иерархия,
- правила,
- стандарты,
- показатели,
- принципы.
Ничего сложного — все стройно и структурировано, а потому — понятно и предсказуемо. А теперь давайте разберемся, как это работает для растущей фирмы.
Краткое пособие по умной бюрократии
Оргструктура многое решает
Простая параллель из ботаники: дерево и заросли кустарника.
Когда мы видим дерево, легко понять, дуб это, клен или береза, старое оно или молодое, сколько на нем веток и какие из них засыхают. С первого взгляда понятно — больное дерево или все хорошо. Это аналогия компании с четкой оргструктурой.
С кустами все сложно: вы видите только самый первый ряд. Все, что дальше, скрыто. Вы не знаете, больны или здоровы кусты, какие они, что с ними творится: чирикают ли там милые птички или собака догнала и уже душит кролика. Это компания без оргструктуры.
- Формализуются задачи и области ответственности. Теперь у Сережи есть своя команда, а Саша знает, что им можно поручить тестирование продукта.
- Формируются понятные связи «начальник — подчиненный», «постановщик задачи — исполнитель — ответственный». Когда Паша сделает свою часть работы, он точно будет знать, кому нужны результаты. И новый парень с макбуком придет именно к нему за задачами.
- Появляется основа для введения критериев эффективности работы сотрудников. Незнакомый «хороший кодер» может стать ключевым специалистом — потому что объективно лучше работает, чем сам Паша. У Паши другие задачи.
- Основатели и инвесторы видят, что происходит в компании. И рабочие встречи Саши, Сережи и Паши не превращаются в выяснение, кто и почему не протестировал фичу, которую вчера залили на сервер.
Делегирование — признак взросления команды
- Задачи от непосредственного руководителя невозможно проигнорировать — в отличие от ситуации, когда прилетает таск от кого-то, кого ты в глаза никогда не видел. Потому что именно этот человек тебе посчитает зарплату в конце месяца.
- Оценка работы сотрудника становится объективной, потому что легко можно проверить количество закрытых задач и качество выполнения. В отличие от задорного стартаперского хардкора, когда выше всего могут цениться люди, которые создают много шума, но не приносят реальной пользы.
Делегирование превращается в осознанный, управляемый и контролируемый процесс — бюрократия дает возможность оптимально распределить задачи с ориентацией на текущую загрузку сотрудников, а не разбросать их между теми, кто согласен взять работу, и ждать от моря погоды.
Это сразу отучит Сережу хватать за пуговицу любого собеседника на кухне, озадачивая его только что родившейся идеей. И все вздохнут с облегчением, потому что потом Сережа может и не вспомнить, чего он хотел.
Бизнес-процессы нужно строить
Когда оргструктура сформирована и задокументирована, вступает в игру следующий козырь — возможность сформировать, регламентировать и описать бизнес-процессы в компании.
На этом этапе сразу проявляются все затыки и узкие места. Например, может выясниться, что команда Сережи сидит и ждет результатов от команды Паши. А Паша с товарищами давно все подготовил — но не сообщил об этом Сереже. Потому что «мы же всегда так делаем, ты же видишь запись в таске». Или вдруг окажется, что половина лидов проваливается между двумя отделами — одни читают почту, но не принимают решения, вторые читают … какую-то другую почту, куда пишут только случайные люди.
Объективная информация — это возможность для улучшений и оптимизации. На этапе моделирования и проектирования бизнес-процессов может поменяться даже оргструктура компании.
Ничто не вечно под луной — и в рамках умной бюрократии любые изменения возможны.
Регламенты, инструкции, правила — это работает
За отдающими бюрократической канцелярщиной словами стоит простая идея — для каждого процесса должен быть прописан гайдлайн. Что, как, в каком порядке делать и к кому идти, если что-то идет не так.
— А как же свобода и творческое самовыражение?
Бюрократизация экономики — причины, последствия
В данной статье мы рассмотрим причины бюрократизации экономики, ее последствия и возможные пути решения.
Бюрократизация экономики — причины, последствия обновлено: 24 мая, 2023 автором: Научные Статьи.Ру
Помощь в написании работы
Введение
Бюрократизация экономики – это процесс, который характеризуется избыточными и сложными административными процедурами, необходимыми для осуществления предпринимательской деятельности и развития бизнеса.
Эта проблема является серьезным вызовом для экономического роста и развития, влияя на конкурентоспособность страны и инновационную активность.
Причины бюрократизации экономики
Бюрократизация экономики имеет ряд причин, которые приводят к возникновению избыточных административных процедур и сложностей для бизнеса.
Одной из основных причин является огромный размер государственного аппарата. Чем больше государственных органов и бюрократических процедур, тем сложнее и медленнее становится взаимодействие между государством и предпринимателями.
Второй причиной является недостаточная автоматизация процессов. Многие государственные органы до сих пор используют устаревшие бумажные системы, что затрудняет и замедляет процессы предоставления разрешений и лицензий.
Кроме того, коррупция и непрозрачность являются одними из основных факторов, способствующих бюрократизации экономики. Когда предприниматели вынуждены платить взятки или подкупать чиновников, чтобы получить необходимые разрешения, это создает дополнительные барьеры для развития бизнеса.
Последствия бюрократизации экономики
Бюрократизация экономики имеет негативные последствия для бизнеса, экономики и общества в целом.
Во-первых, замедление развития бизнеса и инноваций является серьезной проблемой, связанной с бюрократизацией экономики. Избыточные административные процедуры затрудняют запуск новых проектов и препятствуют быстрому развитию компаний.
Во-вторых, высокие затраты на соблюдение бюрократических требований также оказывают негативное влияние на бизнес. Предприятия вынуждены тратить значительные ресурсы на административные процедуры, что снижает их финансовую эффективность и конкурентоспособность.
Кроме того, бюрократизация экономики приводит к увеличению неэффективности и потере конкурентоспособности. Большое количество административных процедур и сложность взаимодействия с государством могут замедлить принятие решений и ответ на изменения в экономической среде, что делает компании менее гибкими и адаптивными.
Преодоление бюрократизации экономики
Для преодоления бюрократизации экономики необходимы реформы и изменения в государственной политике.
Во-первых, улучшение эффективности государственного аппарата является ключевым аспектом борьбы с бюрократизацией. Оптимизация организационной структуры государственных органов, сокращение избыточных бюрократических процедур и повышение профессионализма чиновников помогут снизить бюрократическую нагрузку на бизнес.
Во-вторых, автоматизация и цифровизация процессов также играют важную роль в борьбе с бюрократизацией экономики. Внедрение электронных систем, электронного документооборота и онлайн-платформ для взаимодействия предпринимателей с государственными органами сократит время и затраты на выполнение административных процедур.
Кроме того, укрепление прозрачности и борьба с коррупцией являются неотъемлемой частью решения проблемы бюрократизации. Создание эффективной системы контроля и наказания за коррупционные действия, а также улучшение доступности и понятности информации о требованиях и процедурах помогут повысить доверие бизнеса к государству.
Регулирование бюрократии в России
В России проводятся ряд мер по сокращению бюрократии и улучшению условий для бизнеса.
Государственные программы по сокращению бюрократии направлены на упрощение административных процедур, сокращение количества необходимых разрешений и лицензий, а также снижение времени на их получение. Эти программы способствуют созданию более благоприятного и прозрачного бизнес-окружения.
Изменения в законодательстве также важны для регулирования бюрократии. Упрощение и сокращение нормативных требований, устранение избыточной бумажной работы и введение электронного взаимодействия между бизнесом и государством – это важные шаги в направлении снижения бюрократии.
Участие общественности и бизнеса также имеет большое значение. Регулярный диалог и консультации между государственными органами и предпринимателями позволяют выявлять проблемные моменты и предлагать конкретные решения для сокращения бюрократической нагрузки.
Международный опыт в борьбе с бюрократизацией
Международный опыт других стран может быть ценным источником информации и лучших практик в борьбе с бюрократизацией экономики.
Некоторые страны уже успешно внедрили реформы, направленные на сокращение бюрократии и улучшение условий для бизнеса. Это включает в себя упрощение процедур регистрации компаний, создание одного окна для взаимодействия с государственными органами, а также применение электронных систем для предоставления государственных услуг.
Международные организации, такие как Всемирный банк и Организация экономического сотрудничества и развития, также активно работают над поддержкой стран в борьбе с бюрократизацией экономики. Они предоставляют рекомендации, экспертную поддержку и финансирование для проведения реформ.
Заключение
Бюрократизация экономики является серьезным вызовом для развития бизнеса и экономики в целом. Сложные административные процедуры, высокие затраты и непрозрачность взаимодействия с государственными органами препятствуют инновациям и развитию бизнеса.
Однако существуют пути решения этой проблемы. Улучшение эффективности государственного аппарата, автоматизация и цифровизация процессов, борьба с коррупцией и прозрачность – все эти меры могут снизить бюрократическую нагрузку на бизнес и создать благоприятные условия для его развития.
Борьба с бюрократизацией требует усилий и сотрудничества со стороны государства, бизнеса и общественности. Только совместными усилиями мы сможем достичь более эффективной и конкурентоспособной экономики.
Источник: nauchniestati.ru
