Зачем нужно описывать бизнес процессы

Этим летом я сместил свой фокус с разработки на управление и консалтинг, и, словно по волшебству, первая компания, с которой мне довелось работать в новом качестве — подарила мне гору инсайтов, а также прочно закрепила веру в полезность моей деятельности. Работа пока еще в процессе, потому в полноценный кейс я оформлю всё это позднее, а пока хочу поговорить о том, что такое Бизнес процессы и зачем они вообще нужны.

3321 просмотров

Бизнес процесс — это последовательность действий, которая решает одну из задач Бизнеса.

То есть, казалось бы, банальщина — но что бывает, когда решаешь о них не думать.

Так вот, Компания, которая нуждалась в описании и оптимизации процессов:

  • Занимается технологическими решениями в области рекламы
  • Существует 8 лет
  • Сотрудников — около 300 человек
  • Из них почти 50% — разработка

Проблемы, с которыми ребята обратились ко мне, из их уст звучали предельно просто: «полгода уже — хаос п****ц».

Немного поковырявшись, мы расшифровали это в:

  • Сложный/долгий онбоардинг новых сотрудников
  • Высокая текучка
  • Отсутствие планирования
  • Низкая скорость разработки
  • Высокая зависимость от разработчиков
  • Огромная вовлеченность основателей/высшего руководства в операционку

Причина оказалась любопытной: за последние 7 месяцев Компания наняла 170 человек, то есть выросла на ~115%.

При этом абсолютно спокойно проигнорировав этап с проработкой вопросов:

  • А что каждый из них будет делать?
  • И как Мы это будем контролировать?

Вот тут для меня был первый и важнейший инсайт:

Оказывается, большинство предпринимателей начинает бизнес, а затем и развивает его, совсем не оглядываясь на то, что их процессы нигде не зафиксированы. А значит — несознательно завязывают всю деятельность на себе, и когда/если наступает момент резкого роста — всё летит в Тартар (это такая тюрьма для Титанов в древнегреческой мифологии, если что, — не мясное блюдо).

Когда я планирую новый проект — я всегда начинаю с мысленной проработки всего пути, как Клиента, так и Производителя. И если в этой цепочке существуют какие-то сотрудники / отделы — мне казалось обязательным прописывать все их действия, сначала в голове — а после на бумаге / в документе. Ведь если я сам не знаю, как представляю день каждого своего сотрудника — то как с этим справятся сами сотрудники?

Впрочем, если бы так делало большинство: потребности в консалтинге и прочих производных — не было бы.

Итак, подсветив проблемы и докопавшись до причин, моя команда приступила к активным действиям:

  • Провели потненькие интервью с каждым руководителем
  • Составили оргструктуру организации (да, так бывает, что у Тебя работает 300 человек — но Ты каждый раз сомневаешься, кто и где)
  • Описали ключевые процессы
  • Разработали должностные инструкции
  • Провели ревью инструментов
  • Немножко увольнений, немножко найма
  • В разработку прикрутили Скрам

По итогу, спустя 3 месяца:

  • Порядка 50 сотрудников впервые узнали о своих обязанностях
  • Отказались от нескольких платных инструментов
  • Значительно ускорился и упростился найм
  • Разработка стала контролируемой
  • Ежедневное желание убивать у значительной части сотрудников стало сходить на «нет»

Признаюсь, первый месяц работы с этой Компанией — я каждый день хотел бросить, потому что уровень стресса зашкаливал: пытаться уложить в одну концепцию одновременно около 300 человек, при том, что точно известно о деятельности буквально 10-20 — казалось сверхзадачей.

Но все удалось, и сейчас мы уже на завершающем этапе «причесывания» всех нюансов! И подсчета количественных выгод, разумеется (какие косты срезали, какие добавили, и как повлияло на прибыльность).

Так что, если только начинаете строить бизнес — обязательно вспомните о том, почему полезно зафиксировать Бизнес процессы на бумаге, и от каких головняков вас это может избавить!

А если уже построили и чувствуете, что тонете в операционке — привлеките конаслтинг, трекера или коуча. Да, вы понесете разовые расходы, но на длинной дистанции — выгоды кратно их превышают, как в деньгах, так и в гармонии с собой.

Не рекламирую телеграмм канал, надеюсь, модераторы за это не забанят.
(Но в Профиле он есть). Просто социализируюсь.

Показать ещё
40 комментариев
Написать комментарий.

Блин, я думал вот наконец то годная статья на VС, но потом долистал статью. Вы это серьезно запилили статью, чтобы донести людям, что важно описывать процессы, исходя из вашего опыта. Че правда чтоли?

Развернуть ветку

Серьезно написал, в чем суть претензии?

Развернуть ветку

В некоторых компаниях о бизнесс процессах даже не задумываются, или относятся легкомысленно. Хотя казалось бы — это прописная истина.

Развернуть ветку

Дело не в компаниях, в руководителях. Я недавно был руководителем лаборатории, в компании, которое просто дно в менеджменте. Но я прописал все описал большую часть процессов в лаборатории, на компанию было наплевать.

Развернуть ветку

На самом деле проблемы достаточно распространены там, где есть быстрый рост, но менеджменту не до «наведения порядка». Было бы интересно почитать детальнее, как решаются подобные проблемы.

Развернуть ветку

С удовольствием разовью тему в будущих статейках (-:

Развернуть ветку

P.S. Тут можно публиковать в статье ссылки на телеграм канал и сайт, главнре чтобы статья несла пользу и не была откровенно рекламной.

Развернуть ветку

Все зависит от видения и желания собственника. Если упростить, то вариантов несколько: либо нанимаешь тех, кто владеет бизнес-процессами (БП), либо того, кто выстраивает их для тебя.

Читайте также:  С какой ниши начать бизнес

В первом случае можно, хоть и маловероятно, нанять топа или команду топов из схожей сферы, обладающих необходимым тебе опытом. Они приходят и сходу набирают команду, организовывают работу. Проблема в том, что в случае чего они также могут уйти, прихватив с собой всю команду и отлаженные процессы, т к они у них в головах.

Во втором случае есть несколько вариантов. СМКшники/БПМенеджеры/Бизнес-аналитики и пр. в штат или на аутсорс (как в посте автора). Они подходят к вопросу капитально с целью выстроить систему, которая будет сама как можно точнее объяснять каждому ее участнику что и как нужно делать. Описывают что есть, устраняют слабые места, внедряют, корректируют.

Источник: vc.ru

Описание бизнес-процессов: зачем и для чего

Функциональная или иерархическая модель управления пришла к нам из армии. Она состоит из вертикали власти и функциональных подразделений. Каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Она устроена так потому, что во время боевых действий очень важно обеспечить единоначалие.
Функциональная модель глубоко укоренилась в сознании людей. Она широко используется в государственных и коммерческих структурах, при этом имеет свои недостатки. Например, задачи различных подразделений и сотрудников часто вступают в конфликт друг с другом.

Процессное управление стремится устранить проблемы функциональной модели. Поэтому деятельность компании рассматривается как единый сквозной процесс, состоящий из под-процессов или более мелких процессов. Этот процесс может быть простым, или сложным — сильно разветвленным в зависимости от технологии производства.

Процессы и способы описания

Я много работаю с руководителями и собственниками бизнеса. Нет такого руководителя или собственника, который бы не утверждал, что лучше всех знает свой бизнес, процессы, нюансы. Но каждый раз, как только мы приступаем к описанию процессов, их неизменно ждёт масса сюрпризов.

Так я пришел к выводу: чтобы утверждать, что знаешь, как работает компания, необходимо описать ее деятельность, а для этого требуется описать процессы.

В соответствии с философией процессного управления, все мы являемся клиентами. И сами оказываем услуги или производим товары для своих клиентов.

У каждого процесса есть вход и выход. На вход могут поступать: запросы, материалы, документы и т.д. А выходом процесса является услуга или готовый товар.

У каждого процесса обязательно должен быть владелец. Это лицо, ответственное за результаты процесса и наделенное полномочиями для его реализации. Чтобы избежать конфликтов и снижения эффективности производства, все сотрудники, задействованные в процессе, подчиняются владельцу процесса, а не руководителям функциональных подразделений.

Для корректного описания процесса необходимо определить его границы. А границы процесса определяются на основании его целей и задач. Поэтому формализация процессов дает возможность создать единую систему целей и задач компании.

Организационная структура такой компании строится на основании существующих бизнес-процессов. И ни в коем случае не наоборот.

Для описания процессов обычно используются следующие способы:

  1. Текстовое описание
  2. Табличное описание
  3. Схематическое описание
  4. Комбинированное описание

Рассмотрим каждый из представленных пунктов более подробно:

1. Текстовое описание

Для описания процесса в текстовом формате можно использовать любой текстовый редактор, например, MS Word.

Это самый простой способ, но наглядности процесса он не дает и, кроме того, работать с неструктурированной информацией сложно. Его можно использовать для описания простых линейных процессов. Но обычно его используют для разработки регламентов, инструкций и других документов.

2. Табличное описание

Для описания процесса в табличном формате можно использовать редактор таблиц, например, MS Excel.

Табличное представление лучше всего подходит для анализа процесса и его оптимизации.

3. Схематическое описание

Для описания процесса в виде схем можно использовать, например, MS Visio, ARIS, BPWin, IBM Rational Rose, Business Studio и т.д. Схемы процессов описываются в специальных нотациях (методиках), например, IDEFxx, DFD, FDD, SADT, UML, eEPC и т.д.

Схемы дают наглядное, образное представление о процессе.

4. Комбинированное описание

При профессиональном подходе к работе с процессами используют комбинированное описание, состоящее из схем, таблиц и текстов. Такой подход позволяет использовать большое количество методов и инструментов.

Задачи для описания процессов

В рамках управленческого консультирования я получаю различные запросы от клиентов, при этом, запросы на описание процессов звучат далеко не всегда.

Не все клиенты достаточно компетентны, чтобы корректно сформулировать свой запрос и определить задачи. Обычно это либо рассказ о проблемах, либо некомпетентный запрос, обосновать который клиент не может. И мне, как врачу приходится исследовать ситуацию, ставить диагноз и подбирать лекарство, то есть предлагать методы и инструменты для решения.

Чтобы выявить задачи, требующие решения, необходимо разобраться в «патологиях» компании. Патология – это отклонение от нормы. И только после определения задач, можно перейти к выбору решения, которое определит целесообразность проведения работ по описанию процессов. Ведь выбранный инструмент должен решить задачи клиента.

Здесь важно помнить, что само по себе описание процессов не дает какой-либо выгоды, типа увеличения эффективности или сокращения издержек. Единственное, что дают описанные процессы, это наглядность представления, как в реальности устроен бизнес. Это лишь основа или база для реализации нововведений и улучшений в компании. А основная работа по решению задач бизнеса еще впереди.

Моделирование процессов позволяет решить большое количество задач, даже те, которые не относятся к процессному управлению. Например, очень часто клиенты просят разработать систему оценки эффективности для своих сотрудников.

Руководители считают, что отслеживая персональную эффективность сотрудников, они смогут добиться эффективности своих подразделений и даже всей компании. Но на деле такой подход часто создает конфликты между сотрудниками и не учитывает интересов компании. Это пережитки функциональной системы, которые входят в противоречие с философией процессного управления.

Читайте также:  Что считается выводом денег из бизнеса

Процессное управление предполагает коллективную ответственность сотрудников за результаты процесса. Значит необходимо разрабатывать показатели коллективной эффективности, а не индивидуальной.

Проведение работ

Обычно работы связанные с описанием процессов протекают по следующей схеме:

  1. Вначале определяются задачи, которые необходимо решить. Подбираются методы и инструменты.
  2. Затем описываются процессы «as is» — как есть на данный момент.
  3. На основании задач, которые требуется решить бизнесу, формируются процессы «to be» — как будет. Формируются новые решения.
  4. После чего новые технологии и процессы внедряются в работу компании.

Эта схема очень упрощенная и приводится здесь только как пояснение, к общей картине организации работ.

При планировании работ по описанию процессов необходимо учитывать, что они занимают продолжительное время и требуют выделения бюджета. Кроме того потребуется личное участие руководства и собственников бизнеса. Которое напрямую будет зависеть от задач, которые ставит перед собой бизнес.

Такие работы компания может выполнять разными способами, например:

  1. Приглашение специалистов в штат.
  2. Использование внешних специалистов.
  3. Обучение собственных специалистов и проведение работ своими силами.

У каждого варианта есть свои достоинства и недостатки. Выбор остается за клиентом.

Запросы на описание процессов

Описав свои процессы, компания получает мощнейший инструмент, с помощью которого можно решить целый спектр задач по улучшению и оптимизации бизнеса. Для полноты картины приведу несколько типичных ситуаций, для решения которых целесообразно использовать описание процессов.

  1. Рост компании без увеличения продуктивности
    Количество сотрудников растет без увеличения продуктивности компании, а конкуренты все чаще забирают заказы.
  2. Переход компании на следующую ступень развития
    Компания из Стартапа выросла во взрослое предприятие, а методы работы остались прежние и владельцы уже не понимают, за что они платят и чем занимается персонал.
  3. Потеря управляемости в компании
    Руководство ставит задачи, которые не выполняются, а сложившаяся культура компании не позволяет выявлять виновных.
  4. Желание собственника передать часть функционала наемному руководителю
    Рутина съедает ресурсы собственника, а прибыльность компании падает. Необходимо передать часть задач собственника наемным руководителям. За собственником остаются задачи, которые поднимут эффективность компании.
  5. Большая текучка кадров
    Необходимо разработать программу адаптации новых сотрудников. Необходимо создать базу знаний для повышения эффективности и лояльности сотрудников.
  6. Масштабируемость бизнеса
    Создание удаленных подразделений в условиях сжатых сроков и ограниченного бюджета.
  7. Территориально-распределенная структура компании
    Создание территориально-распределенной структуры компании, которая должна работать по единым правилам и с минимальными затратами на управление.
  8. Разработка и оформление франшизы
    Компания планирует создать направление деятельности по продаже франшизы.
  9. «Перспективные идеи» нового сотрудника
    Новый руководитель продвигает свои идеи, основанные на описании бизнес-процессов.
  10. Внедрение системы внутреннего контроля
    Необходимо разработать и внедрить систему внутреннего контроля.
  11. Внедрение системы менеджмента качества
    В компании необходимо внедрить систему менеджмента качества и провести сертификацию.
  12. Автоматизация бизнеса
    Требуется автоматизация и внедрение информационных систем.
  13. Стремление исключить зависимость от «ключевых специалистов»
    В компании работают сотрудники, от которых зависит бизнес, и компания хочет избавиться от такой зависимости.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Процесс — это совокупность последовательных действий. Все что происходит в организации возможно представить в виде бизнес-процессов. Например:

  • Прием и увольнение сотрудников
  • Проведение совещания
  • Введение нового продукта
  • Финансовое планирование

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться описать все.

Зачем нужно описывать бизнес-процессы компании?

В рамках управления компанией важно понимать какие процессы являются основой повседневной деятельности, и чрезвычайно важно убедиться, что они описаны. Тот факт, что вы сейчас это читаете говорит о том вы либо знаете о том, что я говорю либо делаете шаг в правильном направлении. Отличный ход с вашей стороны!

Суть в том, что наличие хорошо описанных процессов может упростить контроль качества и снизить риски для вашей организации. Так же это упростит расширение вашей организации.

Хорошо описанные процессы делают каждого сотрудника вашей компании заменимым.

Если у специалиста вашей компании есть «свой собственный метод», и он решит внезапно уйти… Метод уйдет вместе с ним.

Но если этот метод достаточным образом задокументирован, кто-то другой сможет занять его место и продолжить выполнять работу. Описание необходимо вам, если вы хотите снизить риски потери методов работ.

Хорошо описанные процессы сводят к минимуму человеческие ошибки

Для кого-то слишком легко забыть маленький шаг в большой и сложной задаче. Использование описания процесса поможет сделать работу проще. Сотруднику будет ненужно «держать все в голове». Следовательно каждый шаг будет выполняться должным образом. Так же при возникновении ошибки проще будет понять, на каком именно этапе она возникла.

Это уже достаточный аргумент, что разобраться в том, как описывать бизнес-процессы.

Хорошо описанные процессы помогут вашей компании проще расшириться

Если ваши процессы описаны, вы легче и быстрее обучите нового сотрудника. Данная документация сведет к минимуму время, затраченное на адаптацию, и гарантирует, что все новые сотрудники пройдут одинаковое обучение.

Компании могут вырастить в одночасье – посмотрите на Pinterest. В 2011 году её трафик вырос в 40 раз за полгода, а использование увеличилось на 286% в период с 2011 по 2020 год. Я не говорю, что это произойдет с вами, но вы однозначно должны быть к такому готовы.

Читайте также:  Договор бизнес партнерства что это

Если завтра ваша рабочая нагрузка или количество клиентов увеличится в два раза, будете ли к этому готовы? Описание процессов поможет вам подготовиться к неожиданностям.

Хорошо описанные процессы являются инструментом для реализации изменений

Изменения в компании – сложная задача, которая требует одновременно целостного понимания системы бизнес-процессов и понимание деталей, связанных с взаимосвязями процессов. Как часто изменения разбивались о то, что компания не смогла предусмотреть все моменты и зависимости.

Если бизнес-процессы описаны, всегда можно обратиться к описанию и детально изучить взаимосвязи и спланировать изменения с их учетом. По нашим оценкам, наличие актуального описания бизнес-процессов позволяет снизить вероятность рисков изменений до 70%.

Хорошо описанные процессы являются источником информации и платформой для управления

Крайне сложно системно управлять тем, что не имеет описания или иного материального выражения. Причем описание, как вы уже поняли, должно быть комплексным и актуальным. Если вы располагаете структурированным, системным и актуальным описанием, управление процессами становится в разы проще. Проще понимать комплексность процессов. Проще находить узкие места.

Проще принимать и реализовывать решения.

И именно поэтому необходимо понимать, как описывать бизнес-процессы.

Как описывать бизнес-процессы?

Для это необходимы выполнить лишь несколько шагов:

1 шаг. Подвергайте все сомнению

Прежде чем начать документировать, вы должны убедиться, что процесс логичен и что люди действительно будут его использовать.

Посмотрите на весь процесс со стороны, соберите отзывы своей команды Ответьте на вопросы:

  • Процесс нужен?
  • Процесс логичен?
  • Процесс эффективен?
  • Процесс актуален?

Вы должны абсолютно все подвергать сомнению. Например, то, что вы всегда при собеседовании давали тест на IQ, не означает, что вы должны продолжать это делать в будущем. Вы даже можете провести опросы среди сотрудников, чтобы узнать какие операции они считают лишними.

Одна из лучших практик – пригласить для этого экспертов. Они смогут посмотреть на ситуацию со стороны и заметить то, на что вы уже давно не обращаете внимание.

Управление бизнес-процессами
Описание бизнес процессов — типы описания

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический.

2 шаг. Всё записывайте

Следующий шаг в создании надежного процесса – это его описание. Описать процесс можно с помощью моделей, таблиц или даже просто записав все действия на бумаге. Выберите самый оптимальный для вас способ.

Разбейте каждый шаг на небольшие кусочки

Вы наверно слышали выражение – слона лучше есть по частям. Если у вас есть большой и сложный процесс, разбейте его на небольшие части. Разбивание так же помогает улучшить концентрацию внимания и уменьшить влияние отвлекающих факторов. Когда есть небольшой шаг с четким результатом, вы легко можете сосредоточиться на том, что нужно выполнить.

Убедитесь, что на каждом этапе процесса назначен один человек — и только один человек.

Данное правило необходимо для создания эффективного процесса. Распределение ответственности, является тем местом, на которое необходимо обратить внимание.

Диффузия ответственности – или эффект стороннего наблюдателя, — гласит, что по мере увеличения числа сторон, степень личной ответственности уменьшается.

В нашем случае это означает, что если на один этап процесса назначить несколько человек, то по факту никто не будет назначен. Как только задействовано несколько человек, каждый думает, что другой выполнит работу за него, и никто ничего не делает.

Это не только проблема производительности и эффективности. В данном случае никто не готов взять на себя ответственность, если что-то пошло не так. Если возникнет проблема, очень трудно найти виноватого.

Шаг 3. Протестируйте результат

После того как вы сформировали описание, пришло время его протестировать. На данный момент процесс был виден только небольшой команде создателей.

Лучший способ протестировать это — поручить выполнение процесса условному «человеку с улицы», без какого-либо вмешательства со стороны команды создателей. Например, для проверки можно взять сотрудника другого отдела или новичка.

Позвольте ему пройти весь процесс от начала до конца. Когда будет все выполнено, посмотрите на конечные результаты. Задайте себе вопросы:

  • Соответствует ли результат требованиям?
  • Сколько время это заняло?
  • Если было задействовано несколько человек, была ли информация передана должным образом?
  • Был ли доступ к нужной информации?

Шаг 4. Провидите окончательный обзор результатов

После того, как вы утвердили процесс и протестировали его, пришло время для окончательной проверки. Проанализируйте отзывы, полученные в ходе тестовых запусков, и обсудите их со своей командой разработчиков. Внесите необходимые изменения.

Важно, чтобы вы создали описание, которые ваши сотрудники использовали в своей работе.

Бизнес-процессы
Описание бизнес-процессов

Комплексное и детальное описание процессов представляет собой совокупность графических моделей, сопутствующих описаний и ряда документов. Описание покрывает потребности в управлении и выполнении процессов всех участников и заинтересованных сторон.

Когда вы узнаете, как описывать бизнес-процессы и дойдете до того, что все в вашей компании будет задокументировано, вы будете работать как отлаженная машина.

Считаете ли вы необходимым описывать все процессы вашей компании? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Источник: deep-vision.one

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин