Паспорт/устав проекта/Project charter — документ, содержащий исходные требования, бизнес-задачи, обоснование проекта, описание продукта/услуги/результата, который будет достигнут в ходе проекта.
3500 просмотров
Паспорт проекта помогает обеспечить однозначное понимание участников проекта и зафиксировать:
— Обоснование инициации проекта;
— Цели и результаты проекта;
— Описание и структуру продукта проекта;
— Критерии успеха проекта;
— Зоны ответственности участников проекта и PM-а;
— Основные принципы организации проекта и управления им.
Формирование паспорта проекта в сотрудничестве с командой проекта и заинтересованными сторонами поможет убедиться, что документ учитывает проблемы заинтересованных сторон и поддерживает сплоченность команды.
Уставы проектов могут варьироваться от организации к организации и от проекта к проекту. Для менеджера проекта важно определить подходящий тип устава для проекта, чтобы собрать соответствующую информацию и настроить проект на успех в кротчайший срок.
(Ниже прикрепляю простой, казуальный пример, который подсмотрел на курсе Google Project Management. Краткий и простой устав проекта можно использовать для небольших проектов, которые не являются сложными)
Источник: vc.ru
Как написать устав проекта?
Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!
Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.
Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.
УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.
Что такое устав проекта
Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.
Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:
Что проясняет УП?
- Какой специалист становится проектным менеджером (ПМ) и какой его круг полномочий
- Цель проекта и его связь с деловыми показателями
- Кем одобрен проект и кто будет его финансировать
- Состав проектной команды, требования и ожидания от проекта, ответственность каждого из его участников
- Критерии успеха
Когда создается УП?
Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.
Кто разрабатывает и одобряет УП?
Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.
Что должно содержаться в УП?
- Обзор и обоснование
- Требования и цели
- Имена ПМ, спонсоров, стейкхолдеров
- Состав ПК
- Информация о вовлеченных сторонах
- Риски, ограничения, сильные и слабые стороны, возможности и угрозы
- Ожидаемые показатели
- Распределение обязанностей между каждым участником
- Все доступные и требуемые ресурсы
- Методологии, которые будут использоваться
- Стратегии коммуникации
- Бюджет и сроки
- Расписание
- Ключевые показатели эффективность (KPI) для измерения успешности
Разработка устава проекта
Шаг 1. Определите конечную цель.
Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.
Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.
Шаг 2. Создать организационную структуру.
Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.
В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.
Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.
Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.
Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.
Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.
3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться
8 вопросов для создания более эффективного УП
- Было ли потрачено достаточно времени и сил, чтобы понять необходимость запуска проекта? Иначе вы не определите ключевые элементы и цели при составлении УП.
- Имеется ли четкая связь со стратегическими целями компании? Проект принесет пользу, если он имеет логику в глобальной миссии организации.
- Какую ценность проект принесет для собственников и руководства? Как он вписывается в бизнес-цели компании?
- Было ли описание проекта понятно составлено? Когда есть точные показатели для бюджета, сроков, качества, то будет намного легче отобразить более развернутую картину для стейкхолдеров, спонсоров проекта и ПК.
- Цели реалистичные и досягаемые? В обратном случае нет смысла дарить ложные надежды стейкхолдерам и спонсорам.
- Каковы риски для организации, если не запускать проект? Если они минимальные, тогда нужно проанализировать, стоит ли реализовать новую идею. Либо существующие внутренние и внешние риски напротив подталкивают быстрее начать проект.
- Доступны ли требуемые ресурсы? Если нет, то планирование проекта было неудачным. Даже если необходимые ресурсы имеются у компании, нужно предусмотреть нежелательные ситуации при анализе рисков.
- Как реалистично измерить успешность проекта? KPI должны быть пересмотрены, если необъективно отражают прогресс проекта.
Как в Worksection создать устав?
Сперва создайте проект , придумайте для него название соответственно целям. С помощью меню « Пригласить в проект » пригласите пользователей , которые помогут вам создать устав. Заполните поля с информацией об участниках проекта: имя, фамилия, e-mail, отдел.
Также вы можете пригласить заказчиков, выбрав тип «Клиент» при добавлении компании.
Теперь создавайте задачи , которые соответствуют 3-5 целям вашего проекта, упомянутым в уставе. Выбирайте меню «Поставить новую задачу», добавьте ее подробное описание : к чему вы стремитесь, какие критерии успешности, есть ли привязка к другим целям.
Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.
Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.
Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».
Когда понадобится создать новый проект для другого клиента по этому же уставу, проект и задачи можно скопировать целиком.
Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.
Подписчики могут оставлять свои комментарии к задаче, прикреплять файлы и получать уведомления на электронную почту о других комментариях.
Пример устава проекта
Обоснование
Зачем инициирован проект, какие возможности он откроет для компании?
Цели и критерии их выполнения
Краткий план
Какие процессы будут выполнены?
Источник: worksection.com
Что такое устав проекта и как его составлять?
Устав проекта — это документ, который описывает основные характеристики проекта и устанавливает правила и процедуры, которые будут использоваться для управления проектом. Устав проекта является одним из важнейших документов в проектном менеджменте, который позволяет всем участникам проекта понимать его цели, задачи, требования и ограничения.
Схема разработки устава проекта
Что должно быть в уставе проекта?
Устав проекта должен содержать следующую информацию:
- Название проекта и его описание
- Цели и задачи проекта
- Ключевые требования и ограничения проекта
- Правила и процедуры управления проектом
- Роли и обязанности участников проекта
- Ключевые моменты в расписании проекта
- Бюджет проекта и ресурсы, которые будут использоваться
- Риски и способы их управления
- Контактная информация для участников проекта и заинтересованных сторон
Инициация проекта
Как составить устав проекта?
Следующие шаги помогут вам составить устав проекта:
1. Определите основные характеристики проекта
Прежде чем начинать писать устав проекта, определите основные характеристики проекта, такие как его название, описание, цели и задачи. Также убедитесь, что вы понимаете требования и ограничения проекта.
2. Определите правила и процедуры управления проектом
Определите правила и процедуры, которые будут использоваться для управления проектом. Это может включать в себя процедуры контроля изменений, процедуры управления рисками, процедуры управления качеством и т.д.
3. Определите роли и обязанности участников проекта
Определите роли и обязанности каждого участника проекта. Это поможет всем участникам проекта понимать, какая работа от них ожидается, и как они могут внести свой вклад в проект.
4. Определите ключевые моменты в расписании проекта
Определите ключевые моменты в расписании проекта, такие как даты начала и окончания проекта, даты завершения ключевых этапов проекта и т.д.
5. Определите бюджет проекта и ресурсы
Определите бюджет проекта и ресурсы, которые будут использоваться для его выполнения. Это поможет участникам проекта понимать, какие ресурсы им доступны и как они могут использовать их для достижения целей проекта.
6. Определите риски и способы их управления
Определите риски, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта, и способы их управления. Это поможет участникам проекта готовиться к возможным проблемам и минимизировать их влияние на проект.
7. Добавьте контактную информацию
Добавьте контактную информацию для участников проекта и заинтересованных сторон. Это поможет всем участникам проекта оставаться в курсе происходящего и своевременно решать возникающие проблемы.
Устав проекта — это важный документ, который позволяет всем участникам проекта понимать его цели, задачи, требования и ограничения. Составление устава проекта — это важный этап в планировании и управлении проектом, который помогает достичь успеха в его выполнении.
Источник: dzen.ru