Необходимо организовать качественную и своевременную административную поддержку сотрудникам компании, актуализировать данные об офисных помещениях и открыть в офисе спортивный зал.
Расскажите о задаче подробнее
Руководители подразделений компании зачастую тратят свое время на решение непрофильных задач, например связанных с оформлением и организацией командировок, проведением встреч и переговоров. Чтобы сэкономить их время необходимо передать эти задачи администратору.
В компании есть еще ряд задач для администратора. Во-первых, недавно компания взяла в аренду дополнительный этаж, и теперь нужно актуализировать маршрутную карту офисных помещений. Во-вторых, необходимо организовать спортивный зал в офисных помещениях. Наконец, нужно своевременно отвечать на возникающие у сотрудников вопросы, касающиеся административно-хозяйственной работы компании.
Лидер проекта ищет администратора, который возьмет на себя решение этих задач.
Что представляет собой результат работы?
1. Административная работа выполнена в полном объеме.
2. Разработанная и утвержденная лидером проекта маршрутная карта офисных помещений.
3. Оснащенный и введенный в эксплуатацию спортивный зал.
По каким критериям будут оценивать результат?
1. В результате своевременного и качественного выполнения вами административной работы снизилась нагрузка на руководителей, связанная с оформлением документов, организацией командировок и встреч в офисе.
2. Коллеги и сотрудники, которые обращались к вам с административными вопросами, своевременно и в полном объеме получили необходимую информацию.
3. На разработанной вами маршрутной карте корректно указаны все объекты (станции питания, библиотека, переговорные комнаты и т. п.).
4. Спортивный зал организован в соответствии с требованиями охраны труда и безопасности.
Что можно получить за этот проект?
Проект предусматривает денежное вознаграждение в размере 91 549 рублей после всех вычетов для физических лиц (налоговая ставка 13%) или 98 915 рублей после всех вычетов для самозанятых/ИП (налоговая ставка 6%).
Источник: professionals4-0.ru
Аутсорсинг административных функций
Аутсорсинг административных функций – это передача подрядчику процессов сопровождения работы офиса, таких как ресепшен, документооборот, управление офисными закупками, взаимодействие с поставщиками услуг и др.
Выгоды для бизнеса
- Сокращение нагрузки на штатный персонал;
- Оптимизация бизнес-процессов поддержки офиса;
- Обеспечение непрерывности бизнес-процессов;
- Четкие KPI и отчетность;
- Снижение издержек на административные функции.
Что мы предлагаем
HR холдинг Ventra располагает ресурсами для выполнения всего комплекса задач по поддержке повседневной офисной деятельности в любом масштабе: от предоставления сотрудников на ресепшен на короткие смены до полного обеспечения административных функций. Наши основные услуги:
- Аутсорсинг зоны ресепшен – обеспечим работу офисного и гостевого ресепшена, прием, обработку и распределение телефонных обращений и др.
Преимущества Ventra
Мы предоставляем услуги с привлечением своих штатных специалистов и проверенных временных исполнителей. Собственная технологическая платформа «VentraGo!» позволяет нам за считанные минуты подобрать лучших сотрудников с релевантным опытом из более чем 150 000 соискателей.
Наши услуги не ограничиваются стандартным набором, мы готовы решить любые задачи, поставленные заказчиком, как в разовом порядке, так и в рамках долгосрочных проектов по аутсорсингу непрофильных функций.
Ventra гарантирует непрерывность работы вашего офиса, обеспечивая прозрачность обслуживания и высокую эффективность управления административными процессами и поддержки бизнеса.
Источник: ventra.ru
7 функций главного административного помощника
функции административного помощника они являются задачами помощи и сопровождения нормальной деятельности, которую развивает компания. Поэтому они имеют основополагающее значение для эффективной работы одного и того же.
Эти виды деятельности обычно варьируются в зависимости от сферы деятельности компании, в которой они работают. Например, в специализированных офисах, таких как юридические фирмы, участники обычно проходят специальную подготовку для выполнения определенных видов деятельности..
Однако существуют функции, общие для всех областей, которые, как правило, вращаются вокруг распространения и администрирования информации в офисе. Это включает в себя управление документами, архивами и организацией мероприятий.
Но эта деятельность может стать гораздо более широкой. Иногда административным помощникам приходится иметь дело с обработкой бухгалтерской информации и даже гарантировать функционирование технологических ресурсов компании..
7 основных функций административного помощника
1- Управление документами
Одна из основных функций административного помощника — помогать сотрудникам офиса в управлении документами и файлами..
Обычно эта задача связана с хранением, организацией и администрированием файлов..
Однако в некоторых случаях вам также может понадобиться написать, отредактировать и просмотреть документы..
В некоторых компаниях их даже просят диктовать буквы или заметки и записывать протоколы встреч, которые имеют место.
В некоторых случаях, например при работе с юридической фирмой, для выполнения этих функций требуется специальная подготовка: помощник по административным вопросам должен понимать терминологию и юридические процедуры..
С другой стороны, административные помощники, которые работают в области медицины, нуждаются в разных знаниях. Они должны пройти необходимую подготовку по работе с пациентами и чтению медицинских отчетов..
2- Планирование мероприятий
Планирование офисных мероприятий также обычно является обязанностью административных помощников. Размер этой ответственности может варьироваться в зависимости от размера компании.
Событие может быть просто встречей или деловым обедом, но это может быть и конгресс, или более крупная деловая вечеринка..
В любом случае, помощник должен управлять всеми критериями, связанными с событием.
Это включает в себя контакт с поставщиками, бронирование, выбор меню и украшения. Но это также включает в себя контактирование, приглашение и подтверждение участников, докладчиков и докладчиков в случае необходимости.
3- Личное внимание к пользователям и посетителям
Внимание к пользователям обычно является одной из наиболее распространенных задач для помощников администратора. Аудитория, на которую направлено внимание, всегда зависит от размера компании и ее бизнес-ориентации..
В случае небольших компаний, которые непосредственно обслуживают общественность, возможно, что административный помощник должен принимать клиентов.
Когда это происходит, их работа направлена на то, чтобы направлять и помогать им во время их пребывания на объектах компании..
В более крупных компаниях помощник по административным вопросам должен посещать других посетителей в качестве партнеров или крупных поставщиков..
В этом случае их миссия будет заключаться в том, чтобы направлять их в выполнении их повестки дня и встречаться с руководством или другими сферами деятельности компании..
4- Телефонная и виртуальная помощь
Телефон и виртуальное внимание включены в категорию помощи пользователям. В случае телефонной помощи, ориентация клиентов и партнеров, а также организация и управление повестками дня.
Когда дело доходит до виртуального внимания, задачи зависят от каналов, предоставляемых компанией для обслуживания клиентов или управления информацией.
В некоторых случаях речь идет об управлении электронной почтой, ответах, пересылке или архивировании сообщений по мере необходимости..
В других случаях, когда виртуальные каналы связи более разнообразны, могут быть включены другие задачи, такие как внимание к публике через системы чата или даже ответы на вопросы через социальные сети компании..
В крупных компаниях обычно есть персонал, специально ориентированный на внимание этих каналов связи. Когда компании маленькие, эту задачу обычно оставляют административным помощникам.
5- Управление повестками дня
Управление повестками дня, как правило, является одной из наиболее важных задач административных помощников..
Эта обязанность включает в себя получение запросов на встречи и встречи по телефону, лично или через Интернет, а также их организацию в повестке дня в соответствии с определенными критериями..
Это также включает в себя планирование встреч внутри и за пределами компании, рабочие обеды и командировки.
В этих последних случаях помощник также обязан по мере необходимости бронировать авиабилеты, отели, рестораны или конференц-залы..
6- Бухгалтерский учет
Иногда административные помощники отвечают за мониторинг и учет расходов, которые происходят внутри компании. Эти обязанности могут быть простыми, например, записывать определенные расходы в электронную таблицу.
В некоторых случаях помощнику предлагается пройти обучение для разработки более сложных заданий. Например, ваши обязанности могут включать представление бухгалтерских отчетов руководству.
Обычно это зависит от размера компании. У большой компании обычно есть более специализированные роли; в них учетная информация администрируется лицом, нанятым для этой цели.
Однако одним из фундаментальных навыков любого помощника по административным вопросам является область программного обеспечения для бухгалтерского учета, например Microsoft Excel..
7- Технологический менеджмент
Управление технологическими ресурсами также является частью функций административных помощников. В этом смысле его ответственность заключается в том, чтобы гарантировать, что все необходимые инструменты для работы компании работают хорошо.
Это включает в себя создание резервных копий информации, содержащейся в компьютерном оборудовании, и обновление антивируса, среди других задач.
С другой стороны, оно включает в себя администрирование оборудования, такого как проекторы и ноутбуки.
Это также включает проверку и техническое обслуживание оборудования, необходимого для нормального развития видов деятельности, которые находятся под их ответственностью..
Это не означает, что административный помощник должен обладать техническими знаниями. Его работа заключается именно в найме технического персонала, который регулярно проводит техническое обслуживание оборудования, чтобы избежать неудач.
ссылки
- Баки, Дж. (2017). Должностные обязанности исполнительных секретарей и административных помощников. Получено с: thebalance.com
- Карьера Строитель (2016). Работа в качестве административного помощника — отличный выбор для универсалов. Получено от: careerbuilder.com
- Пффефер, Дж. (2016). Чем занимается медицинский помощник по административным вопросам? Получено от: rasmussen.edu
- Study.com. (S.F.). Обязанности административного помощника. Получено с: study.com
Источник: ru.thpanorama.com
