Основные цели проведения аудита организационной структуры. Мы все привыкли к хозяйственным и финансовым аудитам на предприятиях, в особенности это касается корпоративных структур, где проверки финансовой и хозяйственной деятельности дело обычное. Любой аудит это контроль той или иной категории менеджмента.
Аудит организационной структуры — это контроль организационной структуры (структурных связей и бизнес процессов), выявление соответствия организационной структуры масштабам и характеру деятельности предприятия. Аудит должен определить цели, задачи, функции, стоимость и способность к развитию созданной структуры. Проводиться с целью выявления организационных и финансовых рисков создания структуры, а также финансовых потерь предприятия, к которым могут привести эти риски. Если организационная структура часть корпоративной системы, то аудит должен определить окупаемость созданной структуры, ее ликвидность по отношению к Корпорации и необходимость развития.
Аудиты организационной структуры управления включают определение организационной структуры, описание распределения полномочий и ответственности сотрудников и подразделений, выработку политики предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций, принципов планирования, учета, анализа и принятия решений во всех категориях менеджмента ( маркетинг, логистика, производство, др.). Анализ различных вариантов построения системы управления позволит руководителям предприятия или обособленного подразделения упорядочить деятельность и снизить общие затраты на осуществление эффективного управления предприятием или обособленным подразделением.
Что такое аудит? Какие виды аудита существуют? Зачем нужен аудит информационной безопасности?
Результаты аудита организационной структуры, оформленные отчетами, картами процессов и опросными листами позволят руководителям предприятия, и получить полную, достоверную и непротиворечивую информацию о состоянии системы управления. Эти данные послужит отправной точкой для проведения изменений, и позволят установить ключевые направления совершенствования предприятия, а анализ истинных причин возникновения несоответствий и противоречий в организационной структуре и процессах предприятия позволят руководителям добиться должного эффекта при проведении организационных преобразований. Результаты аудита помогут правильно выбрать модели управления различными категориями менеджмента.
Аудит организационной структуры делиться на 3 этапа:
- — определение финансовых рисков связанных с созданием и работой предприятия или обособленного подразделения (на этом этапе определяется целесообразность существования предприятия или обособленного подразделения);
- — оценка структурных связей и бизнес-процессов (выявление дублирования функций, двойной подчиненности, двойной ответственности, отсутствия ответственности, анализ бизнес — процессов);
- — корректировка документации организационной структуры (документирование организационной структуры и бизнес-процессов, структурных единиц и категорий менеджмента, корректировка или создание системы документирования).
Дерево решений анализа организационной структуры показано на рисунке 1.
Что такое аудит?
Этап №1. Определение финансовых рисков связанных с созданием или работой организационной структуры.
На первом этапе определяется текущее состояние предприятия или обособленного подразделения и прогнозируется развитие структуры ее работоспособность, необходимость закрытия предприятия или подразделения, внесения в структуру предприятия или обособленного подразделения корректировок или реинжиниринга бизнес процессов и структурных связей с финансовой точки зрения.
В зависимости от желаемого в будущем размера предприятия, специфики его продуктовой программы и потенциала, места расположения производств необходимы правильный выбор или изменение его организационной структуры и правовой формы.
Все это делается в 4 шага
- 1) Постановка проблемы: предмет и цели планирования организационно-правовой структуры предприятия.
- 2) Поиска: разработка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.
- 3) Оценка: оценка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.
- 4) Принятия решения: выбор наиболее предпочтительной организационно- правовой структуры.
Этап № 2. Оценка структурных связей и бизнес-процессов.
На этом этапе необходимо определить:
- — перечень источников, которые будут использоваться для получения информации о работе существующей системы управления;
- — объем данных, которые необходимо получить для полноценного анализа и оценки системы управления;
- — перечень основных категорий бизнес процессов предприятия;
- — форму получения информации;
- — сроки получения информации.
Для этого составляется информационный лист.
Информационный лист — это по сути план аудита организационной структуры и функций, но для того чтобы его составить необходимо изучить организационную структуру и бизнес процессы предприятия, для этого перед началом аудита необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатное расписание или перечень сотрудников и информацию о деятельности предприятия.
Структура и штатное расписание передается в графическом и текстовом виде, информация о деятельности получается в индивидуальном порядке, в зависимости от предприятия. На основании этих данных строиться общее представление о предприятии:
- — условно выделяются категории бизнес-процессов;
- — принимается организационная структура.
Когда мы определились с планом проведения аудита или информационным листом, мы начинаем собирать информацию для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия.
Для этого необходимо:
- — подготовить анкеты и чек — листы, для проведения опроса персонала и руководства предприятия;
- — разработать графики проведения опроса с указанием подразделения и времени проведения опроса персонала. Для получения достоверных сведений необходимо проводить опрос в 3 разрезах одновременно по функциям, по подразделениям и по категориям менеджмента. Таким образом, мы сразу можем построить связи по каждой категории менеджмента и уже во время опроса устранить несоответствия в распределении функций и ответственности;
- — установить объем групп документации и записей, которые необходимо проанализировать в ходе проведения аудита. Анализу подвергаются организационно распорядительные документы, положения о подразделениях, инструкции персонала, бизнес — планы, процессы и специфические документы по каждой категории менеджмента.
- — по полученным данным необходимо определить, укрупнено, основные и вспомогательные процессы, детализировать их по ходу выполнения работ и построить базовую конфигурация процессов выполняемых на предприятии.
Одновременно с построением процессной модели рекомендуется вести работы по определению объема необходимой организационно распорядительной и специфической документации, что обеспечивает более четкое определение взаимодействий и распределение ответственности за каждый этап процесса. В результате мы должны получить данные по организационной структуре предприятия с указанием:
- — двойной подчиненности;
- — дублирования функций;
- — отсутствием ответственности;
- — и других несоответствий.
Этап №3. Корректировка документации организационной структуры.
В состав проверяемых документов входят: положения об обособленных подразделениях, должностные инструкции, положения о финансовом и внутреннем служебном документообороте, производственная документация, нормативная документация, организационно — распорядительная документация. После проведения анализа организационной структуры и процессов, необходимо перестроить категории и пошаговые схемы процессов в соответствии с полученными данными. Как следствие необходимо откорректировать должностные инструкции персонала и указать на отсутствие документации регламентирующей выполнение операций в пошаговых схемах процессов (там, где это целесообразно), если аудит организационной структуры проводиться на предприятии с системой менеджмента качества, согласно стандарта ISO 9001 то анализу и корректировкам подвергается и документация системы менеджмента качества. Составление отчета о проведении анализа организационной структуры.
Отчёт о проведенном аудите организационной структуры должен включать в себя:
- — описание действующей структуры;
- — оценку соответствия структуры целям и масштабу организации;
- — оценку степени соблюдения установленных процедур управления и контроля;
- — оценку степени разграничения полномочий и ответственности;
- — стоимость такой структуры в перспективе развития и возможность структуры поддерживать динамику развития предприятия;
- — а также рекомендации для совершенствования организационной структуры по итогам проверки.
С рекомендациями по:
- — закреплению зон ответственности и полномочий;
- — четкому распределению функций менеджмента по организационным звеньям;
- — фиксации места каждого работника и подразделения в процессе деятельности предприятия;
- — координации деятельности структурных подразделений и сотрудников, качества и скорости принятия и исполнения решений с одновременным снижением количества ошибок и накладок.
Источник: vuzlit.com
Аудит структуры бизнеса что это такое
Цель: Оценка и контроль выполнения стратегии
Краткая характеристика:
Стратегический аудит — это проверка и оценка качества работы тех подразделений организации, в которых ведется стратегическое управление. Такой аудит может быть либо всеобъемлющим, т.е. затрагивать этапы процесса стратегического управления, либо направленным — затрагивать лишь часть процесса. Кроме того, аудит может быть формализованным, т.е. строго следовать организационным правилам и процедурам, или неформализованным, дающим менеджеру широкую свободу при принятии решений о том, как проводить оценку работы организации и когда это делать.
Результат: Оценка качества разработанных стратегий
- Методы и инструменты (A-Z и А-В)
- PIMS-анализ
- SWOT-анализ
- Анализ «разрывов»
- Анализ ресурсов
- Бенчмаркинг (benchmarking)
- Бизнес-инжиниринг
- Внутренний аудит
- Дерево целей
- Диагностическая самооценка
- Качественное развертывание планов
- Конкурентный анализ
- Конкурентный анализ по модели «5 сил» М. Портера
- Метод Бостонской консалтинговой группы (матричный)
- Методы внутреннего и внешнего PR
- Метод жизненного цикла товара
- Метод кривых освоения
- Метод «Маккинзи» (матричный)
- Методы нейро-лингвистического программирования
- Метод оценки по системе баллов
- Метод проверочного списка
- Модель ADL/LC
- Модель Shell/DPM
- Модель Г. Стейнера
- Модель Д.Абеля
- Модель И. Ансоффа
- Модель чистой (итоговой) ценности
- Мозговой штурм
- Система сбалансированных показателей
- Сравнительный отраслевой анализ
- Стратегический аудит
- Структура Разбиения Работ
- Функционально-стоимостной анализ
Консультация по услугам
Аудит организационной структуры
Когда организационная структура предприятия нуждается в аудите
Аудит организационной структуры необходим:
- когда сложно объяснить логику распределения обязанностей, ответственности и полномочий между подразделениями;
- когда есть трудности во взаимодействии между подразделениями компании;
- когда эффективность управления подразделениями компании оставляет желать лучшего.
Что такое аудит организационной структуры
Экспертная оценка логики формирование организационной структуры с учетом правил ее построения, исходя из специфики бизнеса и стоящих перед компанией задач.
Разработка проекта «идеальной организационной структуры», учитывающая возможность принятия и реализации решений по созданию новых подразделений, разделению, объединению и ликвидации существующих подразделений, осуществляется совместно с Заказчиком.
В чем заключается аудит организационной структуры
Консультант проводит диагностику действующей организационной структуры, формулирует правила и рекомендации формирования организационной структуры, готовит проект оптимальной организационной структуры.
Как организуется работа по проекту
Заказчик предоставляет Консультанту описание организационной структуры с указанием подчиненности, функций, ответственности, численности и должностного состава подразделений и формулирует задачи, которые должны быть решены в ходе оптимизации.
По необходимости для сбора дополнительной информации Консультант интервьюирует руководителей подразделений.
Результаты анализа действующей организационной структуры обсуждаются с Заказчиком, после чего Консультант готовит и согласовывает с Заказчиком локальный нормативный акт, в котором закрепляются правила формирования организационной структуры, а также проект организационной структуры с рекомендациями по оптимизации.
Что получает Заказчик
Локальный нормативный акт, в котором сформулированы правила построения организационной структуры, рекомендации по оптимизации и проект новой организационной структуры, согласованный с Заказчиком.
Сколько стоит аудит организационной структуры
Стоимость работ рассчитывается исходя из количества часов проектной работы по ставке 1500 рублей в час.
Источник: hr-praktika.ru