Ссориться с Трудинспекцией — себе дороже. Штрафы существенные, а поводов для них — великое множество. Частое основание для штрафа: зарплата выплачивается с нарушением сроков, редко или в неправильном размере. А с 2023 года существенно изменились правила по НДФЛ, которые также повлияли на порядок выплаты. В статье расскажем, как платить зарплату по-новому и обезопасить себя от штрафов.
Вы узнаете
- Нужен ли аванс по зарплате
- В какие сроки выплачивать зарплату
- В каком размере выплачивать аванс
- Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса
- Когда перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса
- Какая ответственность за несвоевременную выплату зарплаты
Нужен ли аванс по зарплате
Выплачивать зарплату работникам нужно не реже чем каждые полмесяца — это требование трудового законодательства (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Зарплата за первую половину месяца привычно называется авансом, хотя по факту это оплата за уже отработанное время. То есть аванс — так же, как и окончательный расчет за месяц, — обязательная выплата.
Платить зарплату дважды в месяц должны все работодатели, в том числе ИП, всем своим сотрудникам по трудовым договорам. Не имеет значения размер заработной платы и ставка, на которую устроен работник. Например, уборщица, которая оформлена на 0,1 ставки, будет получать и аванс, и зарплату. Нет исключений и для единственного директора-учредителя: его зарплату также нужно выплачивать двумя частями.
Заявление сотрудника с просьбой выплачивать ему зарплату только один раз в месяц не дает права работодателю игнорировать требования Трудового кодекса: аванс в этом случае все равно обязателен. А вот рассчитываться с работниками чаще не запрещено (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242). Например, еженедельные авансы могут быть удобны для сдельщиков, временных рабочих.
С исполнителями по гражданско-правовым договорам (ГПД) рассчитывайтесь в том порядке, который предусмотрен договором. Это может быть оплата и один раз в год, после выполнения работ и подписания акта. Отношения с такими работниками регулирует гражданское законодательство, а не трудовое, и выплачивается им не зарплата, а вознаграждение по договору, поэтому условия оплаты могут быть любыми.
Самостоятельный учет для предпринимателей
Онлайн‑курс от СБИС #СамБухгалтер
В какие сроки выплачивать зарплату
Предельный срок выплаты зарплаты за месяц — 15 число следующего месяца. Аванса — последнее число текущего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663). Конкретные даты выплат вы устанавливаете сами с учетом того, что между зарплатой и авансом должно пройти не более 15 дней.
Так будет выполнено требование о выплате зарплаты каждые полмесяца. Само собой, промежуток между выплатами в 15 дней — ориентировочный, на практике допустимы погрешности из-за разного количества дней в конкретных месяцах и переносов дат выплат с выходных.
Если дата выплаты зарплаты — 10 число, то аванса — 25. Если дата выплаты зарплаты — 8 число, то аванса — 23.
Даты выплат зарплаты обязательно пропишите в трудовых договорах или локальных актах (ЛНА). Это могут быть Положение об оплате труда, Правила трудового распорядка. Учтите, что в этих документах должны быть указаны четкие даты, а не промежуток времени.
Неправильно указать: «Зарплата за первую половину месяца выплачивается в период с 20 по 25 число текущего месяца, окончательный расчет — с 5 по 10 число следующего месяца». Правильно: «Зарплата за первую половину месяца выплачивается 25 числа текущего месяца, окончательный расчет — 10 числа следующего месяца».
Если установленный день выплаты приходится на выходной день, то выдайте деньги сотрудникам накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Вы вправе установить разные сроки выплат для разных подразделений, должностей или конкретных сотрудников (в трудовых договорах с ними), с учетом общих требований Трудового кодекса. Кроме того, для новеньких сотрудников можно предусмотреть дополнительный аванс, если с даты приема до ближайшей выплаты пройдет более 15 дней.
Сотруднику, принятому 01.06, ближайшая выплата полагается только 25.06 (аванс за июнь). В этом случае период без выплат будет более полуме сяца. Промежуточный «внеурочный» аванс, скажем, в день выплаты зарплаты за май остальным сотрудникам 10.06, решит эту проблему.
Для некоторых выплат действуют свои сроки, которые не зависят от установленных у вас сроков выплаты зарплаты. К ним относятся выплаты:
- Отпускные. Их нужно выплатить не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом вы не обязаны выплачивать зарплату за отработанное до отпуска время вместе с отпускными: ее выплачивайте в установленные у вас сроки.
- Расчет при увольнении. Его нужно выплатить в день увольнения. Если в этот день сотрудник не работал — на следующий день после его обращения за выплатой (ст. 140 ТК РФ).
В каком размере выплачивать аванс
Трудовой кодекс не устанавливает специальных правил для расчета зарплаты за первую половину месяца (аванса). Но Минтруд не раз напоминал, что размер аванса не должен быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765).
Возможен один из двух вариантов аванса: расчетный или фиксированный. В чем их особенности — смотрите в таблице. В любом случае при расчете аванса или при определении минимальной величины фиксированного аванса учитывайте не только оклад, но и постоянные доплаты и надбавки (за сверхурочную работу, ночную, районный коэффициент). А вот премии по итогам месяца, квартала, года не влияют на размер аванса.
Исходя из фактически отработанного времени или выработки за период.
Если сотрудник не работал в первой половине месяца, то и аванса не будет
В установленной постоянной сумме или проценте от оклада.
Чтобы не платить фиксированный аванс за неотработанные дни, пропишите в трудовом договоре формулировку: «Заработная плата за первую половину месяца составляет ХХХ рублей (% от оклада) и рассчитывается пропорционально отработанному времени»
МРОТ за отработанный период
- Более трудоемкие расчеты для бухгалтера
- Плавающая каждый месяц сумма аванса, как правило, не понятна работникам
- Проще расчеты для бухгалтера
- Стабильная сумма аванса каждый месяц удобна работникам
Если у сотрудника есть удержания по исполнительным листам, то производите их и с аванса, и с зарплаты. Если не удерживать суммы с аванса, то вторая часть зарплаты окажется значительно меньше первой. Более того, при существенной сумме удержаний второй части зарплаты может просто не хватить на их погашение. Удержанные суммы перечисляйте взыскателю в течение 3 дней после выплаты аванса и зарплаты.
Конкретный порядок расчета аванса пропишите в трудовых договорах или ЛНА. Для разных сотрудников порядок может быть разным. Например, для сотрудников на окладе — фиксированный аванс, для сдельщиков — расчетный.
В СБИС можно установить свой порядок расчета аванса для каждого сотрудника, для отдела или в целом по компании. Далее аванс будет рассчитываться автоматически в зависимости от выбранного способа.
Автоматический расчет аванса и зарплаты
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса
С 2023 года дата получения дохода для целей НДФЛ — это дата выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Правило касается в том числе и аванса по зарплате. Поэтому удерживайте НДФЛ и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца, а сотрудникам выплачивайте суммы за вычетом налога.
Не имеет значения, какой аванс установлен сотруднику — расчетный или фиксированный. Удержать с него НДФЛ нужно в любом случае. Поэтому фиксированный аванс устанавливайте в размере не менее половины от оклада до удержания НДФЛ.
Оклад сотрудника — 60 000 руб. в месяц. Никаких дополнительных выплат и вычетов по НДФЛ нет. Фиксированный аванс в 2022 году составлял 45% от оклада — 27 000 руб. В 2022 году НДФЛ с аванса не удерживался, поэтому фиксированный аванс превышал половину месячной зарплаты за вычетом НДФЛ — 26 100 (60 000 × 0,87 / 2).
С 2023 года НДФЛ с аванса удерживается, поэтому при том же фиксированном авансе сотрудник на руки получит за первую половину месяца 23 490 руб. (27 000 × 0,87). Эта сумма меньше, чем фактическая зарплата за отработанную половину месяца. Поэтому во избежание претензий Трудинспекциис 2023 года фиксированный аванс сотрудника должен быть не менее 30 000 руб. (50% оклада), а на руки работник будет получать 26 100 руб. (30 000 × 0,87).
Если ведете учет в СБИС, программа автоматически рассчитает НДФЛ при каждой выплате аванса — прямо в ведомости. Суммы к выплате встанут уже за вычетом налога.
Когда перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса
С 2023 года сроки уплаты НДФЛ изменились и зависят от даты выплаты дохода а, соответственно, удержания НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет в 2023 году
| С 1 по 22 января | 28 января |
| С 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца | 28 число текущего месяца |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день в году |
Таким образом, от установленных у вас сроков выплаты зарплаты зависит уплата НДФЛ.
Если зарплата выплачивается 10 числа, а аванс — 25, то НДФЛ вы будете перечислять с аванса и зарплаты за один и тот же месяц. Так, не позднее 28.07 нужно перечислить НДФЛ с аванса за июнь и НДФЛ с зарплаты за июнь. Если 5 числа — зарплата, 20 — аванс, то НДФЛ по одному сроку уплаты будете перечислять с выплат за разные месяцы. Например, не позднее 28.07 нужно перечислить НДФЛ с зарплаты за июнь и НДФЛ с аванса за июль. В первом п римере есть небольшая «отсрочка» по уплате НДФЛ, а во втором ее нет.
Когда НДФЛ считается уплаченным
С 2023 года перечислять НДФЛ, как и другие налоги, нужно либо в составе единого налогового платежа (ЕНП) с подачей уведомления о принадлежности сумм налогов, либо отдельными платежками на КБК НДФЛ (если не подавали ранее уведомления). В любом случае платеж попадет на единый налоговый счет (ЕНС), и дата уплаты НДФЛ в бюджет — это не та дата, когда вы отправили платежку по налогу, а та дата, когда налоговая зачла положительное сальдо ЕНС в счет НДФЛ.
Здесь учитывайте два изменения, принятые в середине 2023 года (обновления в Налоговый кодекс внес закон от 29.05.2023 № 196-ФЗ):
- С 29.05.2023 недоимка и текущие платежи по НДФЛ списываются с ЕНС в приоритетном порядке. То есть даже если у вас, например, есть недоимка по налогу на прибыль, текущий НДФЛ спишется с ЕНС в первую очередь.
- С 29.06.2023 при положительном сальдо на ЕНС зачет в счет уплаты НДФЛ произойдет автоматически сразу или на следующий день после подачи уведомления с удержанным НДФЛ к уплате. При этом не имеет значения, что срок уплаты НДФЛ по такому уведомлению еще не наступил. Поэтому не торопитесь подавать уведомления по НДФЛ досрочно.
Какая ответственность за несвоевременную выплату зарплаты
Трудовая инспекция накажет за следующие нарушения:
- Не платится аванс сотрудникам.
- Период между выплатами явно превышает полмесяца. Например, зарплата — 5 числа, а аванс — 25.
- Период между выплатой и окончанием расчетного периода превышает 15 дней. Например, если выплачиваете зарплату 20 числа следующего месяца.
- Платите аванс в сумме меньшей, чем та, что причитается по расчету за первую половину месяца.
Размер штрафов за задержку выплаты заработной платы
| Организация | 30 000–50 000 | 50 000–100 000 |
| Предприниматель | 1 000–5 000 | 10 000–30 000 |
| Директор | 10 000–20 000 или предупреждение | 20 000–30 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
Кроме того, придется заплатить компенсацию за задержку заработной платы работникам. Поскольку зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца, перерыв в выплатах более 15 (16) дней считается задержкой выплаты зарплаты. За каждый день задержки сотрудникам причитается компенсация (ст. 236 ТК РФ).
Платить зарплату без штрафов поможет СБИС. Программе можно доверить зарплатный учет в крупной компании или небольшой организации либо у ИП. Оформляйте в СБИС не только зарплату, но и отпускные, больничные и другие выплаты работникам.
Попробовать СБИС Бухгалтерию — 14 дней бесплатно
Источник: sbis.ru
Предоплата на фрилансе — прихоть или необходимость?
Всем привет! На связи графический дизайнер Дмитрия Сугак. Работа на фрилансе всегда связана со свободой выбора и полной ответственностью за свои действия. Фрилансер откликается на различные задания и постоянно работает с новыми людьми. Такая форма труда всегда связана с денежными рисками.
Именно поэтому некоторые фрилансеры предпочитают брать предоплату с каждого заказа. Но есть и те (чаще всего, это новички), кто работают без предоплаты и получают деньги лишь после выполнения всего заказа. Кто из них поступает правильнее? Давайте разбираться.
Какие риски у работы без предоплаты?
Предоплата – это авансовый платеж, который заказчик платит исполнителю перед началом выполнения работы. Но если речь идет о работе с человеком, которого вы не знаете, всегда ли стоит доверять ему и давать предоплату? На самом деле больше риска для обеих сторон в случае работы без предоплаты.
Например, если вы работаете с клиентами по расписанию, то всегда есть вероятность, что кто-то из них просто не придет в назначенное время: передумал, заболел, забыл. «А зачем предупреждать, если не платил еще?» Таким образом вы рискуете потерять то время, которое могли бы потратить на другого клиента или просто отдохнуть. Если вы берете предоплату, то в данном случае можете просто оставить ее себе и хоть немного компенсировать потраченное время.
В случае, когда вы занимаетесь проектной работой без предоплаты, можно потратить силы и время на выполнение заказа, а клиент потом вдруг скажет, что он передумал или ему не нравится результат. Он может просто отказаться от оплаты за ваш труд — тогда вы потратили время и выполнили работу зря.
Иногда бывает и так, что уже в самом начале работы необходимы затраты. Например, если вы шьете на заказ, вам надо купить ткань перед началом пошива. Если не брать авансовый платеж, столкнувшись с недобросовестным заказчиком, вы можете потратить не только время, но и свои деньги.
Почему нужен аванс или задаток? (и в чем разница)
Работа по предоплате — это закрепление отношений между клиентом и исполнителем. Аванс или задаток показывают всю серьёзность намерений обеих сторон. Ведь когда исполнитель берет деньги у клиента, он в полной мере осознает свою ответственность за выполнение работы. Для заказчика это означает, что его работа точно будет выполнена. Его не «кинут» в любой момент из-за того, что исполнитель передумал или у него «не вышло».
Некоторые думают, что аванс – это официальный термин, а задаток – разговорное слово. Возможно, вы удивитесь, но у этих понятий разные значения. Это важно учитывать, если вы хотите работать с предоплатой. Давайте разбираться, что есть что.
В обоих случаях это некая сумма, которая является частью основного платежа. Аванс или задаток может составлять 10, 20, 30 или же 100% от всей выплаты. В чем тогда разница? В обязательствах.
Аванс передается в качестве предоплаты на первоначальные расходы или просто по желанию исполнителя. Авансовый платеж не является гарантом заключения договора, поэтому заказчик может его вернуть в полном объеме. Если нужно внести аванс перед заключением основного договора, необходимо предварительно заключать еще и договор об авансовом платеже. Если вы просто дадите деньги вашему исполнителю, есть шанс быть обманутым. Он в любой момент может поменять условия заключения договора или же вообще испариться с вашими деньгами и больше не появляться.
Если же передается задаток, то обе стороны должны обязательно подписать договор. То есть внесение задатка — это гарант заключения сделки и для исполнителя, и для заказчика. В случае, когда необходимо вернуть задаток, для обеих сторон будут совершенно разные условия. Если задаток возвращается по вине исполнителя, он возмещает двойную сумму. Но, если задаток хочет вернуть заказчик по своему желанию, ему ничего не вернется.
Источник: ddesign.moscow
