Авансовый отчет (форма №АО-1)– это первичный документ, который заполняют для подтверждения выданных подотчетным лицам сумм.
Как заполнить авансовый отчет подотчетным лицом?
ШАГ 1: Заполнить сведения о себе на лицевой стороне отчета и на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
На титульной части бланка авансового отчета указать:
· — структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
· — свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
· — назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета необходимо подготовить первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные, товарные чеки и т.д.).
Как отразить в программе 1С Бухгалтерия Документ авансовый отчет
Рекомендация подотчетным лицам: приобретайте товары и услуги в организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют полный пакет первичных документов, включающий кассовые и товарные чеки (накладные). Наличие полного пакета документов поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов!
ШАГ 2: Заполнить оборотную сторону авансового отчета в следующем порядке по графам:
· № п/п – указать номер документа по порядку в зависимости от того, как пронумеровали и систематизировали. Документы приложить к авансовому отчету по порядку.
· Дата – указать дату выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа.
· Номер – указать номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
· Наименование документа (расхода) – указать назначение документа (квитанция почты, товарный чек на канц. товары и т.д.)
· Сумма расхода – указать сумму денежных средств, подлежащую возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства.
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д.
ШАГ 3: Подписать заполненный бланк авансового отчета.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Источник: fingu.ru
Нужно ли вести авансовый отчет в бумажном виде?
Авансовые отчеты — чеки
И.Г. Володькина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению ВОПРОС Обязательно ли подписывать и вести в бумажном варианте унифицированную форму авансового отчета? ОТВЕТ Авансовый отчет можно вести в бумажном виде и/или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. ОБОСНОВАНИЕ Согласно п. 5 ст.
9 Закона о бухучете первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Аналогичное положение предусмотрено и для документов, подписанных простой ЭЦП или усиленной неквалифицированной ЭЦП. При этом использование указанных подписей возможно на основании соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Финансисты отметили, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены. По их мнению, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной ЭЦП, может являться документом, подтверждающим расходы, произведенные налогоплательщиком, в случаях, если действующим законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Отметим, что такого требования по авансовому отчету нет. Следовательно, его можно составлять в электронном виде. А в письме от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232 специалисты Минфина России указали, что авансовый отчет можно составить в электронном виде только в том случае, если у всех лиц, чьи подписи проставляются на документе, есть электронная подпись.
Авансовый отчет может быть составлен либо по форме, самостоятельно разработанной с учетом обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, либо по форме N АО-1 «Авансовый отчет» (утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Таким образом, авансовый отчет заполняют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).
И.Г. Володькина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
#Бухгалтер В избранное Поделиться PDF 53 52
Возможно, вам будут интересны эти темы:
Дистанционщиков в ЕФС-1 нужно будет помечать специальным кодом
100 15.09.2023
СФР планирует расширить перечень кодов выполняемой функции для формы ЕФС-1.
ФНС пояснила, по какой форме подавать заявление о выдаче акта сверки
78 14.09.2023
С 8 августа применяют новую форму акта сверки принадлежности денег, перечисленных как ЕНП, так и не как ЕНП.
Порядок направления/получения сведений для больничных пособий изменят
57 13.09.2023
Проект с поправками в Правила получения СФР сведений и документов для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и уходу за ребенком.
Недоимка после проверки: ФНС рассказала об особенностях начисления пени, если долг погасили зачетом
73 12.09.2023
ФНС рассмотрела ситуацию, когда после проверки инспекция доначисляет налог, а налогоплательщик до того, как решение вступило в силу, подает заявление о зачете для погашения долга.
Источник: www.ascon-spb.ru
Авансовые отчеты
Авансовый отчет – документ установленной формы, обосновывает факт расходования денег компании ее сотрудниками. Те сотрудники, которые могут использовать эти средства утверждаются приказом руководства. Тратятся деньги на строго установленные цели, например, на приобретение материалов для хозяйственных нужд, или оплата проезда до места командировки и обратно, проживание в гостинице и т.д.
Все эти траты подтверждаются документами, которые сотрудник собирает и прикладывает к авансовому отчету. К таким документам относятся в частности: чеки ККМ, приходные кассовые ордера, товарные накладные, маршрутные квитанции и многое другое. Подотчётное лицо сдает эти документы в бухгалтерию компании, после чего бухгалтер формирует авансовый отчет, который необходимо подписать у руководителя и главного бухгалтера, только после их визы потраченные денежные средства можно принять к налоговому учету.
Сроки пользования денежными средствами подотчетниками устанавливаются самой организацией и прописываются в соответствующем положении. Если сотрудник не предоставит вовремя все необходимые документы, то это будет грубым нарушением кассовой дисциплины , а также повлечет за собой ряд неблагоприятных последствий, например, компания не сможет учесть эти расходы для расчета налога на прибыль или подтвердить вычет по НДС, сотруднику необходимо будет начислить НДФЛ и страховые взносы, а также предусмотрен штраф за нарушение бухгалтерского учета. Именно поэтому бухгалтер так внимательно и трепетно относится к первичным документам, которые приносит ему подотчетник.
Особенности учета
Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличным, так и безналичным путем, по средствам перечисления их на корпоративную карту. Все расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Сальдо по этому счету может быть, как по кредиту, так и по дебету. Кредитовое сальдо означает что компания имеет задолженность перед подотчетным лицом, а дебетовое сальдо наоборот, что сотрудник должен денег компании.
- Дт 71 Кт 50, 51 выданы деньги из кассы или расчетного счета;
- Дт 10, 20, 26, 41, 44 Кт 71 закуплены материалы, товары или услуги
- Дт 19 Кт 71 выделен НДС
- Дт 60 Кт 71 оплачено поставщику
- Дт 70, 73 удержали из зарплаты и прочих доходов невозвращенную подотчетную сумму
- Дт 50, 51 Кт 71 возвращены неизрасходованные деньги
Денежные средства, которые выделяет организация на командировочные расходы лимитированы налоговым кодексом. Например, суточные по России составляют 700 рублей, а суточные за рубеж 2500 руб. Если работодатель захочет оплатить сотруднику большие суммы, то все что пойдет сверх лимита уже нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль, также необходимо будет начислить подоходный налог и рассчитать страховые взносы с этих сумм.
В особом порядке учитываются представительские расходы (это, например, затраты на проведение каких-то официальных мероприятий, буфетное обслуживание). Здесь существует закрытый перечень таких расходов. Согласно ст. 264 НК расходы эти могут
приниматься в уменьшение налога только в размере не более 4% от фонда заработной платы.
Авансовые отчеты подлежат обязательному хранению, как и любая другая документация компании. Срок их хранения составляет 5 лет по действующему в настоящее время ФЗ 402. Порядок их хранения организация устанавливает самостоятельно.
Скачать
- Скачать пустой бланк авансового отчета .xlc
- Скачать образец заполнения авансового отчета .xlc
- услуги бухгалтера
- ведение бухучета в ООО
- бухгалтерское сопровождение в Москве
Начните сотрудничество с бесплатной индивидуальной консультации. Просто заполните заявку и консультант свяжется с вами!
Источник: profnalog.ru
