Авансовый отчет — это документ, который отражает фактический расход денежных средств подотчетным лицом по различным операциям. Закон регулирует срок сдачи и основной порядок оформления отчетности.
Зачем нужен авансовый отчет
Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник отчитывается о совершенных тратах в положенный срок посредством специальной отчетной формы. Ее основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью этого документа проверяют движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, и списывают произведенные траты.
Кто является подотчетным лицом
Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом.
Как сделать Авансовый отчёт
Авансы выдают не только работникам предприятия, но и внештатным служащим, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).
Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).
Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства.
Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.
Срок сдачи
Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.
Общие правила
Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом.
Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.
Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
- Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
- При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
- Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
- Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
- К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).
Порядок составления
Нужно отразить сведения:
нюансы авансовых отчетов
- об учреждении, номер и дату оформляемого документа;
- о работнике, получившем авансирование;
- величину выданных денежных средств и их целевое назначение;
- фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).
В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму.
Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.
Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.
Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.
Пошаговая инструкция
В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.
Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:
- краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
- реквизиты документа — его номер и дату;
- далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
- фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
- назначение выданной подотчет суммы.
После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.
Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.
В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:
- общая сумма;
- денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
- остаток или перерасход (при наличии).
В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.
Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.
В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.
Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.
После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.
Далее заполняем оборотную сторону.
В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.
В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.
Как бухгалтеру проверить отчет
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.
После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.
Сроки отчета по командировке
Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.
Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.
Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей
Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.
Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.
Порядок составления авансового отчета для ИП:
- подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
- бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
- подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
- формируется авансовый отчет;
- данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.
Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.
Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Источник: gosuchetnik.ru
Оформление авансового отчета в программе 1С Комплексная автоматизация 2.4
Рисунок 1 – Настройки статусов авансовых отчетов
Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.
В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.
Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств.
При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику. В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство — Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами, которая находится на закладке Расходы. На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.
Рисунок 2 – Закладка Основное в документе Авансовый отчет
На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров. На закладке Закупка, при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.
Рисунок 3 – Закладка Закупки в документе Авансовый отчет
На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов. Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета. В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.
Рисунок 4 – Документ Приобретение товаров и услуг
Источник: efsol.ru
Авансовый отчет это расход усн
УСН | НЕ ДЕЛАЕМ ОШИБОК
Золотова Е. Н.,
практикующий бухгалтер
Отсутствие авансового отчета
- Следует издать приказ с перечнем сотрудников, которым будут выдавать денежные средства
в подотчет, и локальное (внутреннее) положение о командировках. - Со всеми сотрудниками, которым организация планирует выдавать деньги в подотчет, следует заключить договоры о полной материальной ответственности.
- Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления
в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства. - Перед выдачей денежных средств необходимо проверить, нет ли задолженности по подотчетным суммам у данного сотрудника, так как при наличии задолженности по счету 71
(«Расчеты с подотчетными лицами») выдавать очередную сумму в подотчет нельзя. - Сдать авансовый отчет в бухгалтерию подотчетное лицо должно в течение трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении, или с момента выхода на работу после возвращения
из командировки.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходование полученного работником аванса. Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами.
То есть если водитель берет деньги на заправку ГСМ 1-го числа месяца и указывает в заявлении, что берет эти деньги на 10 дней, то не позднее 13-го числа он должен отчитаться за деньги, и он не имеет права получить следующие деньги, пока не отчитается за полученные 1-го числа. А вот проверять авансовый отчет, готовить его к утверждению, а также производить по нему окончательные расчеты (возмещение перерасхода, если подотчетник потратил больше, чем получил) нужно в срок, установленный руководством, для чего этот срок лучше всего оговорить в учетной политике.
С этого года отменены командировочные удостоверения, а также журналы учета выбытия и прибытия командировочных. Согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 теперь требуется только приказ руководства о направлении сотрудника в командировку. Фактическое количество дней, проведенных в командировке, определяется по предъявленным по возвращении проездным документам или на основании служебной записки, если поездка в командировку осуществлялась на служебном, личном или арендованном транспортном средстве. При этом следует приложить документы, подтверждающие использование данного транспортного средства, как то: путевой лист, чеки на ГСМ, маршрутный лист, квитанции об оплате проживания по пути следования и другие документы, которые могут подтвердить нахождение сотрудника в командировке.
При этом к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных денег. В случае их отсутствия или неправильного оформления заявленные по отчету суммы будут признаны доходом работника и соответственно должны быть включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ, что подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля поступления (зачисления) средств и их использования.
— Письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
Последствия пропуска сроков представления авансового отчета
Срок для сдачи авансового отчета установлен в три дня с окончания срока, на который были выданы денежные средства. Если у подотчетного лица остались неизрасходованные денежные средства, то данное лицо обязано в этот же срок сдать остаток денег в кассу (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если работник не сдаст в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие его расходы документы или не вернет полученные денежные средства, то у работодателя есть один месяц для принятия решения, что делать с получившейся дебиторской задолженностью. В соответствии со ст.
137 ТК РФ у работодателя есть право на удержание данной задолженности из заработной платы, и это право работодатель как раз и должен реализовать в течение месяца со дня окончания срока для сдачи авансового отчета. То есть работодатель должен взять письменное объяснение, почему работник не сдал авансовый отчет и не возвращает полученную сумму, а также получить его согласие на удержание задолженности из заработной платы.
На основании данных объяснений и согласия работодатель издает приказ на удержание, учитывая положения ст.ст. 241 и 248 ТК РФ, – работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка. Если же работник отказывается от добровольного возмещения ущерба или размер ущерба превышает размер среднемесячного заработка виновного, а также если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения, то работодатель, согласно ст. 248 ТК РФ, имеет право обратиться в суд для возмещения ущерба.
Если же работодатель не предпринимает никаких шагов для погашения дебиторской задолженности или не следит за сроками сдачи авансовых отчетов, то данные суммы будут облагаться налогами, а какими и как, мы сейчас рассмотрим.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
НДФЛ
Для начала рассмотрим, облагаются ли данные суммы НДФЛ. Дело в том, что данным налогом согласно ст. 41 НК РФ облагается не только заработная плата работников, но и другие экономические выгоды как в денежном, так и в материальном виде. Поэтому надо разобраться, являются ли суммы, полученные в подотчет и ставшие дебиторской задолженностью, экономической выгодой работника.
В ст. 212 НК РФ данные суммы не указаны в качестве материальной выгоды, и данные суммы не являются заемными средствами согласно ст.ст. 807 и 808 ГК РФ, так как договор займа работодатель и работник не заключали.
Но налоговые органы и Минфин России считают, что если работник не отчитался за подотчетные суммы, или представил недостоверные документы, или не вернул денежные средства, взятые под отчет, то у него возникает денежный доход, который облагается НДФЛ. Данная позиция контролирующих органов неоднократно подтверждалась, например, письмами Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 и ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. Минфин России и налоговики считают, что если организация не предпринимает мер к взысканию дебиторской задолженности со своего работника в связи с окончанием срока исковой давности, его увольнением или вследствие принятия руководством решения о прощении долга этому работнику, то у этого работника возникает доход в размере дебиторской задолженности, и организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этой суммы. То есть пока данная задолженность реальна к взысканию, дохода, облагаемого НДФЛ, нет. Суды в основном поддерживают в этом вопросе контролирующие органы (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).
Если работник уже уволился и у работодателя нет возможности удержать НДФЛ, то организация обязана на основании п. 5 ст. 226 НК РФ в течение месяца с момента признания данной задолженности доходом бывшего работника письменно известить налоговые органы о том, что организация не смогла удержать НДФЛ с указанием физического лица, получившего доход, и суммы его задолженности.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с указанием израсходованных в связи с командировкой сумм, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены документы об осуществленных расходах.
Основание для начисления страховых взносов
Но, помимо НДФЛ, доходы работников облагаются еще и страховыми взносами. Соответственно, если за работником есть дебиторская задолженность по полученным подотчетным суммам, то она облагается и страховыми взносами. Именно такой позиции придерживается Минтруд РФ в письме от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Чиновники, основываясь на Указаниях ЦБ № 3210-У, ст. 137 ТК РФ, а также на Федеральном законе от 24.07.2009 № 212-ФЗ, прописывают схему действия бухгалтера при условии задержки сдачи авансового отчета. Предположим:
- бухгалтер выдал денежные средства в подотчет работнику на основании его письменного заявления, где тот указал, что берет деньги в подотчет до 28.09.2015;
- не получив отчет до 30.09.2015 (трехдневный срок с 28.09.2015), бухгалтер сообщает об этом руководству;
- работодатель до 30.10.2015 (месячный срок с даты, когда должен быть сдан авансовый отчет) должен принять решение и издать приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности работника. Если работодатель произвел удержание данной суммы из заработной платы,
то налогооблагаемой базы по страховым выплатам не возникает. Если же работодатель не удержал задолженность с работника, то сумма задолженности облагается страховыми взносами, и сумма взносов должна быть перечислена на счета соответствующих фондов не позднее 15.11.2015. Если организация не произвела начисления и перечисления взносов, то при проверке она будет вынуждена заплатить штраф и пени; - если работник все же представит авансовый отчет 10.11.2015 со всеми подтверждающими документами, то бухгалтер имеет право сделать перерасчет по страховым взносам и учесть переплату по взносам по сроку 15.12.2015.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Если работник не отчитался в установленный срок по полученным авансам, нарушив порядок ведения кассовых операций, административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ не наступает, поскольку такой состав правонарушения действующим КоАП РФ не предусмотрен.
Это действия бухгалтера по одному не вовремя сданному отчету. А если представить, что таких несданных отчетов по организации десять? Или даже больше? При этом сроки по ним разные. В таком случае либо бухгалтер будет занят постоянными расчетами и перерасчетами страховых взносов, либо организация будет оплачивать штрафы за несвоевременное начисление страховых взносов и пени за несвоевременную их уплату.
Также проверяющие из фондов будут обращать внимание на правильность и достоверность принятых к учету авансовых отчетов, так как неправильно оформленный или без оправдательных документов авансовый отчет тоже подлежит обложению страховыми взносами, о чем говорилось в письме Минтруда РФ от 07.10.2013 № 17-4/1647.
Судебные инстанции поддерживают позицию Минтруда РФ (см., например, постановление АС ЗСО от 30.09.2014 № А27-16522/2013 и постановление ФАС ДВО от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Суды отмечали, что даже если организация освобождена от ведения бухгалтерского учета, то это не значит, что она освобождена от сбора первичных документов, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством.
ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА
Если работник, получивший аванс, в установленный срок не представил авансовый отчет, а организация в свою очередь не удержала из зарплаты сумму полученного аванса, то вся сумма этого аванса облагается страховыми взносами в общем порядке.
— Письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609.
Документальное оформление
Порядок проведения расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и порядок оформления документов можно представить в таблице:
| 1 | Определить круг лиц, получающих денежные средства в подотчет, способ получения денежных средств и срок, на который выдаются эти средства | Приказ | Руководитель | Приложение к учетной политике |
| 2 | Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у бухгалтера и руководства | Заявление | Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет | Заявление прикладывается к расходно-кассовому ордеру (РКО) |
| 3 | Кассир на основании подписанного руководством заявления по РКО выдает сотруднику заявленные денежные средства. Если в организации принято решение о перечислении подотчетных денежных средств на карточку, то бухгалтер перечисляет данную сумму на карточку | РКО – в случае выдачи наличных денежных средств или платежное поручение – в случае перечисления на карточку | Кассир, бухгалтер | Дебет 71 Кредит 50 (51) 25 000,00 руб. |
| 4 | Представление авансового отчета с приложенными к нему документами. Следует учесть, что кассовые чеки через 2–3 месяца становятся нечитаемыми и контролирующие органы могут исключить данные чеки из подтверждения расходов, но можно при составлении авансового отчета снять ксерокопии с этих чеков и приложить ксерокопии вместе с оригиналами документов к авансовому отчету. Суммы, указанные сотрудником в авансовом отчете, должны соответствовать суммам в приложенных документах | Авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками, квитанциями к приходному кассовому ордеру, бланками строгой отчетности; в случае расчетов банковской картой – оригиналы слипов, квитанции из банкоматов или терминалов | Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет | |
| 5 | Бухгалтерия принимает авансовый отчет, отдает расписку (она есть в форме АО-1), проверяет авансовый отчет и после его утверждения делает записи в учете | Авансовый отчет | Бухгалтер | Оплата поставщику: Дебет 60 Кредит 71 24 000,00 руб.; приобретение ТМЦ Дебет 10 Кредит 71; командировочные расходы Дебет 20 (44) Кредит 71 |
| 6 | Сотрудник возвращает в кассу оставшиеся денежные средства | Приходный кассовый ордер (ПКО) | Кассир | Дебет 50 Кредит 71 1000,00 руб. |
| 7 | В случае перерасхода организация возмещает данный перерасход | РКО | Кассир | Дебет 71 Кредит 50 (51) 1000,00 руб. |
| 8 | В случае невозврата денежных средств в кассу по организации издается приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности | Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям/ Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 71 1000,00 руб. Дебет 70 Кредит 73/2 1000,00 руб. |
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Хотя «упрощенцы», выбравшие объект налогообложения «доходы», и не учитывают расходы, они обязаны в общем порядке оформлять подотчетные суммы, в том числе оформлять авансовые отчеты по установленным правилам.
— Письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198.
Общество с ограниченной ответственностью «Образец»
Приказ № 1
о контроле расходования подотчетных сумм
14 января 2015 г.
В целях организации контроля расходования подотчетных сумм утверждаю следующее:
- Выдача денежных средств осуществляется из кассы на основании личного заявления сотрудника с указанием, на какой срок берутся денежные средства, с резолюцией бухгалтера об отсутствии задолженности данного сотрудника по ранее выданным суммам и утвержденного директором.
- Получать денежные средства в подотчет могут нижеперечисленные сотрудники:
— директор И. И. Иванов;
— заместитель директора по хозяйству Р. Р. Романов;
— водитель К. К. Константинов;
— менеджер П. П. Потапов. - Сотрудники могут получить денежные средства под отчет на срок, не превышающий:
— по командировочным расходам – срок командировки;
— по прочим хозяйственным операциям – не более 15 рабочих дней с даты получения денежных средств. - Целевое расходование денег сотрудники должны подтвердить авансовым отчетом,
к которому обязаны приложить документы, подтверждающие расходы, и сдать его
в бухгалтерию в трехдневный срок с даты, указанной в заявлении как окончание использования взятых в подотчет денежных средств. - Лимит выдачи денежных средств в подотчет на расчеты с контрагентами или закупку товарно-материальных ценностей устанавливается в пределах 100 000 руб.
- Бухгалтерия в 10-дневный срок обязана проверить авансовый отчет и прилагающиеся документы и представить его для утверждения директору.
- В случае перерасхода по авансовому отчету бухгалтерия должна в 10-дневный срок возместить полученный перерасход.
- Контроль выполнения данного приказа оставляю за собой.
Директор И В А Н О В И. И. Иванов
Директору ООО «Образец» И. И. Иванову
менеджера П. П. Потапова
Заявление.
Прошу Вас выдать под отчет денежные средства в сумме 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для расчетов с контрагентами на срок до 15.07.2015.
01.07.2015 П О Т А П О В П. П. Потапов
Задолженности за П. П. Потаповым по ранее выданным подотчетным суммам по состоянию на 01.07.2015 отсутствуют.
Бухгалтер С Е Р Г Е Е В А С. С. Сергеева
В кассу: выдать П. П. Потапову денежные средства в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.
Директор И В А Н О В И. И. Иванов
В качестве бланка авансового отчета можно использовать и типографские бланки АО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и распечатывать из бухгалтерских программ (там же можно заполнить и распечатать уже заполненную форму АО-1), а можно разработать свой собственный бланк, утвердив его в учетной политике.
Скачать: Форма авансового отчета
Итак, чтобы не платить штрафы и пени по НДФЛ и страховым взносам за отсутствие авансового отчета, руководство организации должно знать и осознавать, какие последствия ждут организацию или ИП в случае несоблюдения требований законодательства. И уже с помощью руководства следует ужесточить контроль соблюдения сроков сдачи авансовых отчетов, дабы не тратить драгоценное время бухгалтера на расчеты и пересчеты страховых взносов за несоблюдение этих сроков. И не стоит забывать, что нахождение организации или ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы» не освобождает их от обязанности оформления авансовых отчетов (письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198).
Источник: buhpressa.ru