Для чего нужен авансовый отчет
Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.
Как заполнять авансовый отчет в 2019 году
Зачастую в деятельности фирмы или ИП возникает необходимость выдачи сотруднику денежных средств под отчет авансом на покупку канцелярских товаров, командировочные расходы и др. Как и любая другая хозяйственная операция, выдача денег подотчетным лицам должна сопровождаться оформлением необходимых документов, одним из которых является авансовый отчет.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить
Что такое авансовый отчет и для чего он нужен
Авансовый отчет — это документ внутреннего учета, подтверждающий целевое расходование средств, выданных сотруднику под отчет. Его отсутствие грозит организации или ИП доначислением НДФЛ и страховых взносов на сумму выданных авансом средств. Рассмотрим, что из себя представляет авансовый отчет, как правильно его заполнить и какие особенности нужно учесть при его составлении в 2019 году.
Когда необходимо составить авансовый отчет
Авансовый отчет составляется при выдаче подотчетным лицам организации или ИП денежных средств авансом.
Если сотрудник потратил собственные средства, а компания впоследствии ему их возместила, отчет составлять не нужно. Главное условие подготовки этого документа — выдача средств авансом.
- по трудовому договору;
- по гражданско-правовому договору (ГПХ).
Не допускается выдача или передача выданных средств иным лицам, например, сотрудникам контрагента или близким родственникам. Отчитаться за израсходованные средства обязан только тот сотрудник, которому они выданы.
Форма авансового отчета в 2019 году
Начиная с 2013 года использование унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Поэтому составить авансовый отчет в 2019 году можно:
На индивидуально разработанном бланке
С использованием унифицированной формы АО-1
Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В большинстве случаев ее использование является самым удобным вариантом, так как типовой бланк содержит все необходимые реквизиты и данные и не требует отдельной доработки.
Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения
Применяемые формы первичных отчетных документов необходимо закрепить в учетной политике организации. Если компания составляет отчет на индивидуально разработанном бланке, то его форма должна быть приведена в приложении к учетной политике.
Скачать бланк авансового отчета АО-1, актуальный в 2019 году.
Способы составления авансового отчета
- На бумаге.
- В электронной форме.
Срок составления авансового отчета
- Окончания срока, указанного в заявлении.
- Возвращения из командировки.
- Выхода с больничного или из отпуска.
20 мая сотруднику выданы средства для покупки канцелярских товаров сроком на 5 рабочих дней (включая день выдачи). Последний день указанного срока приходится на 24 мая, но сотрудник с понедельника 27 мая ушел на больничный сроком на 2 недели. 10 июня он вышел на работу. Авансовый отчет он должен подготовить до 13 июня включительно.
Сроки, на которые выдаются средства под отчет, можно закрепить в приказе или распоряжении по организации.
Порядок выдачи денег под отчет: от заявления до авансового отчета
Этап 1: получение заявления или приказа руководителя организации (ИП) на выдачу средств
- Письменного заявления сотрудника.
- Распорядительного документа.
Этап 2: выдача средств сотруднику
На основании распорядительного документа руководителя или ИП оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства сотруднику. Средства могут быть выданы как в виде наличных денег, так и путем перечисления на зарплатную или корпоративную карту работника.
Этап 3: получение от сотрудника авансового отчета
После получения от работника авансового отчета в срок, указанный выше, бухгалтер заполняет расписку (отрывную часть документа) и передает ее сотруднику.
Этап 4: проверка отчета
После получения авансового отчета бухгалтер проверяет корректность его заполнения, наличие подтверждающих расходы документов и целевое использование выданных средств.
Срок проверки авансового отчета законодательно не установлен и может быть прописан в локальном нормативном акте организации или ИП.
После этого бухгалтер заполняет графы 7-9 оборотной стороны отчета и лицевую сторону бланка.
Этап 5: заверение отчета главным бухгалтером и руководителем
После проверки и заполнения отчета бухгалтером он визируется главным бухгалтером и направляется на утверждение руководителю (ИП).
Проверив отчет, руководитель (ИП) ставит свою подпись в правом верхнем углу лицевой стороны бланка и возвращает документ обратно в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с сотрудником.
Этап 6: проведение окончательных расчетов с сотрудником
Если сотрудником возвращена часть неизрасходованных средств, они оформляются приходным кассовым ордером и возвращаются в кассу. Если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдано, то перерасход оформляется расходным кассовым ордером и выдается сотруднику.
Структура авансового отчета
Авансовый отчет условно можно разделить на три части:
Лицевая сторона (до расписки)
- наименование организации (или ФИО ИП);
- дату и номер документа;
- данные о сотруднике, получившем деньги под отчет;
- цели, на которые выданы средства;
- данные об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
- сумму выданного и истраченного аванса;
- количество подтверждающих документов;
- бухгалтерские проводки;
- данные о внесенном остатке или выданном перерасходе по итогам проверки отчета;
- подписи лиц, ответственных за проверку и утверждение отчета.
- данные о работнике, сдавшем отчет;
- реквизиты документов;
- сумма авансового отчета;
- количество подтверждающих документов;
- дата, подпись и инициалы сотрудника бухгалтерии, выдавшего расписку.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется совместно сотрудником, получившим деньги под отчет и бухгалтером, проверяющим данный документ. Третья часть отчета содержит данные о подтверждающих расходы документах и сумме расходов по каждому из них. Бухгалтером в таблицу, в свою очередь, вносятся сведения о подтвержденных суммах расходов и данные счетов, на которые будут отнесены затраты.
Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчета
Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет в 2019 году.
Данные в отчет необходимо вносить черными или синими чернилами. Образец заполнен красным цветом для удобства работы с формой.
Лицевая сторона
Отрывная часть (расписка)
Данная часть отчета заполняется в момент представления сотрудником отчета и служит подтверждением сдачи отчета.
- Фамилию и инициалы сотрудника, подготовившего отчет.
- Номер и дату авансового отчета.
- Количество приложенных к отчету подтверждающих документов.
- Дату выдачи сотруднику расписки.
Оборотная сторона отчета
- 1: в нем указывается порядковый номер подтверждающего документа.
- 2-3: вносится дата составления документа и его номер.
- 4: в данном столбе указывается наименование подтверждающего документа (кассовый чек, товарная накладная, счет на оплату услуг, проездной билет и т. д.).
- 5-6: указывается сумма средств, подтверждаемая данным документом. Столбец 6 заполняется только, если средства выданы и истрачены в иностранной валюте.
- 7-8: указывается подтвержденная сумма расхода по каждому оправдательному документу. Если средства выданы и истрачены в иностранной валюте заполняется также столбец 8.
- 8: вносится номер счета и субсчета на который относятся произведенные расходы.
Бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета
Проводка
Какими документами можно подтвердить произведенные расходы?
- При приобретении товаров в магазине — кассовый и товарный чеки, БСО или иной документ, подтверждающий произведенный расчет.
БСО (иной платежный документ) прикладывается к отчету вместо кассового чека, если продавец не применяет ККТ.
- При оплате услуг (покупке проездных билетов) — кассовый чек, БСО, акт выполненных услуг.
- При приобретении товаров у физического лица — договор и расписка.
FAQ по вопросам составления авансового отчета
Нужно ли составлять авансовый отчет, если сотрудник вернул сумму аванса?
Нет. Если сотрудник не смог выполнить поручение, на которое ему выделены подотчетные средства, то составлять авансовый отчет не нужно. В этом случае сотрудник возвращает всю сумму полученных средств в кассу.
Нужно ли составлять авансовый отчет если сотрудник купил товары (оплатил услуги) на свои собственные средства?
Нет. Если аванс сотруднику выдан не был, и он потратил личные средства, то авансовый отчет составлять не нужно. В этом случае работнику нужно написать заявление на возмещение расходов.
Какую дату указывать в отношении проездных документов?
В данном случае лучше указать дату покупки билета, а не дату отправления. Если вместо аванса сотруднику выданы билеты их необходимо отразить и в лицевой части отчета и на оборотной.
Нужно ли прикладывать к отчету документы о снятии подотчетных средств, перечисленных на карту?
Нет, не нужно. В данном случае подтверждением расходов будут кассовые, товарные чеки, БСО и иные документы, обосновывающие правомерность понесенных затрат. Документ (чек, формируемый банкоматом при снятии средств) прикладывать к отчету не нужно, так как расход он не подтверждает.
Можно ли в отчет включить расходы на разные нужды?
Да, можно. Если сотруднику аванс выдан на различные цели, например, командировочные расходы и покупку канцтоваров, то отчет по нему можно составить один. При этом не имеет значения сколько заявлений составил работник: одно (на все нужды) или два (отдельно на командировку и покупку товаров).
Может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, числящимся в головном отделении компании?
Подводим итоги
- Авансовый отчет является документом, подтверждающим целевое расходование денежных средств, выданных сотруднику под отчет.
- Отчет состоит из трех частей: лицевой стороны, отрывной части (расписки) и оборотной стороны.
- Документ составляется в одном экземпляре совместно сотрудником, получившим средства под отчет, бухгалтером и главным бухгалтером.
- После проверки отчет визируется руководителем организации или ИП.
- К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть прикреплены подтверждающие расходы документы.
Источник: blogkadrovika.livejournal.com
Авансовый отчет по форме АО-1
Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.
В каком случае применяется авансовый отчет
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.
Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень утверждается приказом, в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.
Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.
Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.
После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.
На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.
Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.
Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.
После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по приходному кассовому ордеру, а утвержденный руководителем перерасход денег — компенсирован работнику по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчет образец заполнения
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.
Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код ОКПО, ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.
В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.
Далее сотрудник заносит данные о размере ранее полученного аванса. Если денежные средства выдавались в иностранной валюте, заполняется соответствующий раздел.
Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.
На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.
Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.
В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.
Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.
Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.
После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.
Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.
Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.
Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.
При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.
Нюансы
Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.
Авансовый отчет бланк
Скачать бланк авансового отчета в формате Excel.
Скачать бланк формы АО-1 в формате Word.
Пример заполнения — отчет о командировке.
Образец авансового по текущим расходам.
Источник: blankionline.ru