Автоматизация бизнес процессов определение

Автоматизация бизнес-процессов предполагает возможность освободить ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и планировать дальнейшие действия. Этот момент важен для любой компании, которая планирует расти и развиваться в условиях современной жесткой конкуренции и режиме постоянной многозадачности. Без автоматизации сложно достичь успеха и значительных результатов.

Что такое — автоматизация

Зачастую директора компаний прилагают серьезные усилия для продвижения к достижению цели и повышению эффективности коллективной работы сотрудников. Они понимают, как много зависит от четкого и слаженного выполнения функций каждого работника в масштабах всего предприятия.

Попытки одного подразделения компании выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими отделами влечет за собой больше вреда, чем пользы. Работники, которые нацелены справиться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели, — в результате получают несколько разрозненных, некачественно выполненных частей одного целого.

ПРОбизнес │ Время цифры. Автоматизация бизнес-процессов. Александр Глазков и Никита Маркелов.

Когда бизнес-процессы автоматизированы, они дают работникам возможность визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Этот момент дает положительную динамику, поскольку сотрудники видят, что получится в результате при их общем действии.

Автоматизация может применяться в любой области деятельности компании. Для оптимизации необходимо сформировать качественную основу:

• установить, какая информация и материалы нужны для выполнения полного цикла производства единицы продукции, а также обеспечить их наличие;
• сформировать выверенный алгоритм без лишних составляющих, по которому все время будет действовать программа или сотрудник;
• спланировать результат, для достижения которого расходуется время и прикладываются усилия.

Business management process представляет собой концепцию развития компании. Основная задача BPM заключается во внедрении автоматизации в управление и повышении эффективности предпринимательской деятельности.

BPM осуществляет следующие действия:

• изучает деятельность компании и что происходит внутри нее;
• выявляет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда при действиях, где можно использовать автоматизацию или механический труд;
• ищет пути совершенствования каждого выявленного нарушения.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия дает возможность компании быть более гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С ее помощью выявляются слабые или уязвимые места отделов компании и подбираются способы их усиления.

Одним из способов является частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В итоге высвобождается время работников и финансы, повышается производительность труда и эффективность.

История развития автоматизации

Впервые термин автоматизации стал использоваться инженерами-механиками в 20-х годах прошлого века. Вначале он применялся только в отношении этапов производства, на данный момент он переосмыслен и задействован гораздо шире.

Борис Нуралиев (1С) — Как Автоматизировать Бизнес

В 80-х годах прошлого века был разработан несколько иной подход к теории, подкрепленный экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В это время появились копировальные и печатные машинки, а позже — компьютеры. Еще сильнее рывок был сделан при развитии интернета. На данный момент их используют с целью разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, а также постановки новых задач и их решений.

В существующей в настоящий момент бизнес-среде автоматизация активно развивается, а потому для нее находят необычные сферы применения. Благодаря этому имеется возможность достигнуть оптимизации во многих отделах компании, что возможно из-за разделения на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления развития автоматизации

Развитие автоматизации производится в двух одинаково важных сферах деятельности:

• производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности организации это может быть реализация, общение с покупателями, производство товаров. Развитие сводится к непосредственному повышению показателя — увеличению объемов и качества, а также доходности компании в целом;
• поддерживающие бизнес-процессы. К ним относятся сдача отчетности ведение делопроизводства, бухучет и др. Направление не имеет прямого влияния на увеличение прибыли, однако через внедрение автоматизации возможно сокращение расходов времени и средств на выполнение однообразной рутинной работы.

Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов

Цель — автоматизировать все участки, которые медленно или плохо работают, убрать нестыковки и элементы, которые тормозят производство. К примеру, это может быть лишний заместитель с минимальными обязанностями, без которого документы могут напрямую попадать к руководителю, а вопросы решаться оперативно.

Кроме того, к таким элементам могут относиться побочные посредники, задерживающие доставку до конечного потребителя и получающие комиссию за хранение. По статистике, зачастую достаточно иметь одного проверенного перевозчика, нежели множество мелких необязательных компаний, которые могут подвести в самый неожиданный момент.

Также элементом, тормозящим развитие компании, является старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения новых работников. Все это снижает скорость производства и становится фактором недополучения прибыли.

Задачами оптимизации бизнес-процессов являются:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
• поддержка функционирования на высоком уровне;
• оперативная подготовка и печать документации для контрагентов;
• создание отчетности о состоянии дел компании за любой период времени;
• пересмотр финансовых расходов в отношении работников, повышение эффективности использования времени работников за счет автоматизации рутинных операций;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• минимизация влияния работников на важные производственные процессы.

1C:ERP. Мы внедрили уже более 1000 проектов!

• Составим карту бизнес-процессов;
• Проведем интервью с ключевыми сотрудниками;
• Сделаем диагностику текущих процессов в компании и IT систем;
• Подготовим решение, проведем демонстрацию, рассчитаем стоимость.

Примеры автоматизации

С помощью автоматизации можно сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми отделами одной компании. Также можно наладить взаимодействие автоматизации с информационными сервисами и сделать ее более гибкой.

Так, появляется возможность высвободить трудовые и финансовые ресурсы, повысить производительность труда, внедрить эффективную стратегию развития.

Во многих компаниях не соблюдают четкую последовательность действий. В результате руководители все время загружены, многие вопросы не решаются своевременно, нет контроля за проектами, происходит дублирование задач и сотрудников. Возникает ситуация, когда вроде все работники заняты, но при этом процесс движется крайне медленно.

Действовать нужно иным образом. У одного менеджера при ежедневном планировании должно быть столько проектов, сколько он действительно может исполнить. Его цель — контролировать задачи, отслеживать их выполнение, докладывать об итогах. Если на сотрудника возложить больше, чем он может сделать, то некоторые задачи или вообще все будут сделаны хуже или медленнее. В реальности во многих компаниях одно и то же задание проверяется сразу несколькими сотрудниками.

В бизнес-процессах участвуют все работники, которые тем или иным образом взаимодействуют друг с другом или с производством. В связи с этим зачастую оптимизацию начинают именно с сотрудников.

Процедура позволяет наладить даже самые простые задачи, однако занимающие существенное время:

• расчет скидок;
• ведение статистики;
• обработка заказов;
• систематизация любой информации.

Имеется много успешных примеров применения оптимизации и автоматизации. При внедрении в заказы материалов или продукции для реализации будут отсутствовать простои и перегруженность складов однотипными товарами.

Преимущества автоматизации

Главным смыслом внедрения автоматизации бизнес-процессов является налаживание эффективной работы, получение максимальной отдачи и прибыли. При этом не ставится цель замены или перераспределения работников, которые выполняют однотипные операции, на роботов. Благодаря автоматизации и оптимизации сотрудников избавляют от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, занимающих рабочее время и не дающих возможность заниматься более значимыми, интересными или исследовательскими задачами.

Сотрудникам удается лучше координировать совместную деятельность, поскольку они действуют вместе и через одинаковое программное обеспечение. В этом случае слаженность персонала выше, а полученные результаты точнее.

Многие современные компании применяют автоматизацию для использования таких преимуществ:

• действия работников более согласованные;
• снижение числа ошибок в связи с человеческим фактором;
• замена ручного рутинного труда механическими или автоматическим и вследствие этого ускорение воспроизведения циклов;
• становление деятельности компании более прозрачной и технологичной;
• увеличение качества выполняемых задач;
• более легкое принятие решений для стандартных ситуаций;
• простота при обработке большого объема информации.

Технологии в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные решения, движение с помощью которых приводит к увеличению прибыли и сокращению потерь. Одно из них — применение специальных платформ Low-code.

Эти программы дают руководителям возможность быстро решать проблемы развития компании. Для этого используется несколько удобных пользовательских инструментов, с помощью которых моделируется текущая ситуация и вносятся изменения. Благодаря такому подходу можно радикально уменьшить сроки внедрения IT-решений, помогающих компаниям адаптироваться к условиям постоянно обновляющейся бизнес-среды.

Какие функции автоматизации нужны

Поскольку все бизнес-процессы в основном предусматривают различные действия, которые выполняются разными сотрудниками, программное обеспечение должно иметь возможность предоставлять все пункты в графической и наглядной форме. Так работники будут понимать, что и каким образом требуется сделать, а руководство сможет найти, где можно провести оптимизацию.

Для всех программ требуется интуитивное меню и простота в применении. Важно, чтобы была возможность пользоваться программами любыми работниками, а потому для средних и крупных компаний зачастую на первом месте стоят системы из облачного хранилища. Предоставление доступа в данном случае открывается в любую точку мира и не требует привязки к конкретному компьютеру или планшету.

Программное обеспечение должно быть оснащено функцией оповещения участников оптимизации и возможностью рассылать уведомления о завершенном этапе. Кроме того, требуется иметь навык одновременно управлять несколькими бизнес-процессами, которые ведут к общей цели. К примеру, ввод скидок на группы товаров и параллельное списание их остатков приводят к оптимизирующей процедуре и увеличению размера прибыли.

Отдельно должен работать контроль доступа. Не всем сотрудникам требуется одновременно вся аналитическая информация, а потому к этим сведениям вход должен быть отдельным, по ролям.

Как автоматизировать бизнес-процессы

В первую очередь требуется понять, в каких ситуациях это требуется. Когда прибыль не увеличивается, а также когда появляются частые и неприятные осложнения даже при простых процессах, пора вмешиваться в ситуацию и искать варианты ее исправления. При этом важно не останавливаться и постоянно развиваться для того, чтобы быть впереди конкурентов.

Многие руководители начинаю процедуру с того, что занимаются однотипными задачами, требующими много времени — бухучет, документооборот, складской учет, маркетинг. Для этого нужно обратить внимание на:

• облачные технологии — отличный вариант для малых и средних фирм при отсутствии у них собственного сервера;
• маркетинг (CRM и BI) — имеется возможность повысить объем прибыли через настройку рекламы и поиск клиентов;
• межмашинное взаимодействие — можно настроить опции между двумя разными видами оборудования или сложными бизнес-процессами для исключения ошибок в связи с человеческим фактором;
• инструменты для крупных объемов информации — в основном используются в крупных компаниях, чтобы упростить обработку базы данных;
• анализ в настоящий момент — программное обеспечение постепенно развивается, а потому появляется возможность наблюдать за изменениями и отчетами, когда это удобно и быстро принимать решения.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов следующие:

• подготовительный — производятся поиск и описание имеющихся проблем, количество работников, которые будут использовать программы;
• анализ — изучаются внутренние регламенты, проводится интервью с начальниками отделов, определяется реальная ситуация;
• подготовка техзадания — формируется документ, в котором указываются все нюансы и функционал будущего программного обеспечения;
• подготовка помещений — готовятся помещения, в которых будут внедрятся нововведения;
• установка и настройка системы — проводятся установка и тестирование программного обеспечения;
• обучение — проводится обучение работников использовать программное обеспечение;
• проверка — сотрудники тестируют функционирование внедренной автоматизации под руководством разработчиков;
• корректировка — производятся правки программного обеспечения при запросе от заказчика;
• ввод в эксплуатацию.

Программное обеспечение для ключевых направлений

При подборе программного обеспечения нужно подходить к задаче комплексно и при этом ориентироваться не на структуру компании, а на происходящие в ней процессы. Подобный подход делает бизнес более гибким, сокращает время реакции на внезапные сложности и сокращает создание конечного продукта. Все процессы в компании строго индивидуальны, однако основные отделы всегда похожи.

Для управления требуется контролировать бюджет, поддерживать безопасность информации и экономики, организовывать менеджмент и юридическую поддержку. Для этого подходит программа 1С.

При маркетинге и продажах нужно оптимизировать отношения с клиентами, а также настраивать рекламу. Для этого используются программы «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

При производственной деятельности нужно выводить на новый уровень запасы и поставки, а также контролировать технику и оборудование. Кроме того, требуется оптимизировать логистические цепочки. Для этого применяются программы «Крафт» и УСУ.

В целях поддержания качества продукции нужно контролировать все, что выпускает фирма, а также работать с вопросами и недовольством клиентов. В этом случае можно использовать программы «Администратор показателей», «ФИНЭКС», «Магистр».

Для подбора работников, их учета, обучения и стимулирования можно использовать программное обеспечение 1С, «Фараон», «Босс-кадровик».

Для управления финансами, ведения бухгалтерии и налогового учета, планирования, начисления зарплаты, сдачи отчетности используются программы 1С, «Фингранд», «АудитЭксперт».

Чтобы организовать работу компании, для оборота регистрируемых документов применяется программное обеспечение 1С, «Мастер Док».

Как выбрать систему для автоматизации

При выборе системы для автоматизации бизнес-процессов, можно:

• использовать типовое готовое решение;
• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Перед тем как выбрать окончательный вариант и не допустить никаких ошибок, нужно проработать следующие вопросы:

• что требуется автоматизировать;
• может ли ПО справиться с поставленными задачами;
• можно ли донастроить ПО под требования компании;
• можно ли изменить ПО без прекращения его работы;
• удобное и понятное ли ПО для пользования;
• можно ли интегрировать ПО с другими программами;
• будет ли по ПО осуществляться техподдержка, обслуживание, консультирование при его использовании;
• сколько стоит ПО.

Стоимость разработки ПО и его внедрения зависит от нескольких факторов, в том числе задач, которые оно будет решать, объема подключенных рабочих мест, стоимости и объема ресурсов для запуска ПО и др.

БИТ.Бизнес-Анализ — современный аналитический инструмент класса Business Intelligence

• Доступ ко ВСЕЙ информации о контролируемых процессах;
• Выжимка ключевой информации в удобных графиках;
• Мгновенное выявление проблемных ситуаций;
• Эффект “всевидящего ока” из любой точки мира.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — реализация системы управления бизнес-процессами с помощью информационных технологий.

Автоматизация бизнес-процессов имеет разные определения, мы ограничиваемся определением автоматизации бизнес-процессов в системах класса ERP и ERP 2. Автоматизация бизнес-процессов осуществляется с помощью проекта по внедрению информационной системы, позволяющей автоматизировать не только учетные функции, но и бизнес-логику, вопросы взаимодействия между сотрудниками, выполняющими разные функции в рамках единого бизнес-процесса. Автоматизация бизнес-процессов обязательно должна решать вопросы взаимодействия.

Автоматизация бизнес-процессов в системах класса ERP II может быть построена на методологии процессного управления и информационной подсистеме workflow, позволяющей обеспечивать четкую и бесперебойную передачу рабочей информации между исполнителями процессов. Информация должна быть передана вовремя, с известным предыдущим результатом и в полном объеме. Пути передачи информации и ее протекания должны настраиваться архитектором(дизайнером) бизнес-процессов Также система должна иметь возможность автоматически выбирать путь протекания в зависимости от выставленных пользователем параметров процесса, или учетных данных в системе.

Другим вариантом данного подхода могут являться продукты класса BPMS. Примером такой системы может являться «ПитерСофт: Управление процессами». В совокупности с учетной системой, например, «1С:Управление производственным предприятием», данный продукт позволяет выстроить (смоделировать) управление процессами любого производственного или торгового предприятия, и автоматизировать эти процессы.

Смотри также:

• Бизнес-процесс
• BPM/BPMS (Business Process Management System/Solution)
• Workflow

Источник: piter-soft.ru

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — это стратегия оптимизации для предприятий и организаций. Она подразумевает передачу ручного труда сотрудников программному обеспечению и системам автоматического управления по заданным алгоритмам.

Позволяет экономить бюджет, снижать нагрузку на сотрудников, освобождать от рутинных задач высокооплачиваемых специалистов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов для предприятия?

Это снижение операционных затрат организации, прежде всего. В экономических преференциях кроется цель введения стратегии автоматизации. С помощью технологий повышается производительность труда высвободившихся сотрудников.

Смысл автоматизации бизнес процессов заключается в делегировании компьютерам всего процесса управления работой, которая обычно:

• повторяется (цикличное исполнение);
• требует последовательности предсказуемых шагов.

Ресурсы любого бизнеса расходуются на инвестирование в определённые задачи. Внедрив стратегию автоматизации дорогостоящих бизнес-процессов, вы освободите собственные активы. Чтобы сделать всё эффективно, нужно провести непростую работу с интеграцией приложений, реструктуризацией трудовых ресурсов, использованием программных приложений во всей организации.

С чего начать автоматизацию бизнес процессов?

Нужно определиться, в каком векторе вам следует направить основные усилия по автоматизации. Другими словами, определите для себя результат с наиболее благоприятным эффектом от планируемых мероприятий.

Ускорение роста компании

Сбережение времени

Экономия бюджета

Уменьшение нагрузки

Всегда держите в голове, что автоматизация бизнес-процессов — это приятное занятие до того, как вы начали её внедрение. Как только речь заходит о развёртывании приложений, пересмотре кадрового состава по всей организации, найме ИТ-исполнителей своих задумок, фактор «хорошего самочувствия» исчезает. Процесс внедрения становится кошмаром, который изначально был сюрреалистическим видением.

Компания ZEL-Услуги

Если вы относите свою компанию к растущим и развивающимся предприятиям и готовы перейти на новый уровень с автоматизацией бизнес-процессов, то обратитесь к нашим экспертам за консультацией.

• Где в России есть бесплатный интернет?
• Онлайн-касса бесплатно самозанятому: технология вопроса от айтишников
• IT-аутсорсинг в России: плюсы и минусы
• Технологии в бизнесе: 9 примеров, где ваши конкуренты обставят вас
• Мал бизнес, да удал: какие технологии сейчас помогают автоматизировать повторяющиеся задачи?

Может быть интересно

• Онлайн конструктор тарифов
• Цены и тарифы на ИТ-аутсорсинг
• Абонентское обслуживание компьютеров
• ИТ-директор
• Настройка и обслуживание серверов

Источник: www.zeluslugi.ru