Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.
Посмотрите кейс креативного коммуникационного агентства Setters, чтобы узнать, как автоматизация помогает им держать контроль над любой ситуацией.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.
Цели и задачи автоматизации бизнеса
Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.
Главные задачи автоматизации бизнеса:
- повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
- упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
- освобождение персонала от рутины;
- безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
- улучшение качества обслуживания клиентов.
Какому бизнесу нужна автоматизация
Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:
- Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
- Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
- Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.
Какие направления можно автоматизировать
При внедрении обращайте внимание не на структуру фирмы, а на происходящие в ней процессы. У каждой компании свои направления автоматизации, но есть общие подразделения.
Управление
Автоматизация управления помогает руководителю отслеживать эффективность работы сотрудников. В автоматизацию управления входит:
- контроль доходов и расходов компании;
- безопасность информации;
- менеджмент;
- юридическая поддержка.
Маркетинг и продажи
Отношения с клиентами тоже можно автоматизировать. Для увеличения продаж настраивают рассылку электронных писем с новинками компании, акциями и новостями. Эти задачи решают с помощью программы Битрикс24.
Производство
При большом объеме товаров для ускорения процесса вводят автоматизацию проверки запасов и работоспособности техники. Всю логистику можно оптимизировать и ускорить.
Качество
Машины идеально отслеживают качество выполняемых работ и могут занимать эту позицию вместо человека. Также боты могут собирать и обрабатывать обратную связь от клиентов.
Персонал
В работе команды нужно следовать не только личной мотивации, но и коллективной. Системы показывают KPI каждого сотрудника, позволяют поощрять эффективных и не премировать тех, кто отстает от плана. При необходимости саморегулирующие системы могут отправлять на обучение и проводить тестирования.
Финансы
Все доходы и расходы компании должны собираться в одной системе, чтобы их можно было легко и быстро получить и проанализировать. Программы автоматизируют бюджет, налоги, бухгалтерию, отчетность, зарплаты, выплаты поставщикам и другие стандартные процессы компании.
Организация работы предприятия
Весь документооборот и секретариат организации лучше автоматизировать. Можно автоматизировать все процессы компании или отдельное направление. На рынке программного обеспечения есть системы, которые автоматизируют бизнес сразу по нескольким направлениям.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество автоматизации в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.
К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.
Этапы
Чтобы автоматизация стала эффективной:
- Проанализируйте каждый бизнес-процесс компании и работу каждого сотрудника. Здесь нужно понять, какие действия в дальнейшем может контролировать система. Найдите проблему и составьте план ее решения.
- Выпишите задачи, которые хотите решить с помощью программного обеспечения и у вас будет техническое задание для конкретного поиска.
- Подготовьте сотрудников и компьютеры к внедрению системы, а также проведите тестовый период использования. При необходимости обучите персонал работе в новом ПО.
- Проверьте работоспособность системы лично — это лучше делать в присутствии разработчиков, чтобы сразу сообщить об ошибках.
- Внедрите систему в эксплуатацию полностью.
Как выбрать программное обеспечение
Когда проведен анализ и есть техническое задание, на их основе можно подобрать программное обеспечение. Опирайтесь на собственные пожелания, но учитывайте:
- возможность донастройки программы под нужды компании;
- понятный интерфейс и необходимый функционал;
- интеграцию с другими сервисами и ПО;
- качественную и быструю техническую поддержку.
Сегодня есть различные категории систем для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим самые популярные из них.
Электронные таблицы
Это доступные и простые инструменты для начинающих. С помощью формул и макросов проводят расчеты, формируют отчеты. Функционал подойдет для небольшого документооборота, но средним и крупным компаниям лучше использовать более мощные сервисы.
Системы управления проектами
Внедрение систем управления проектами позволяют руководителям отслеживать этапы работ, ставить дедлайны, назначать ответственных и вносить изменения в технические задания. Каждое действие и задача фиксируется в программе, что помогает достигать общих лучших результатов без дополнительных правок и вопросов.
Системы управления рабочим временем и персоналом
Такие системы чаще внедряют при работе с удаленными сотрудниками, но и в офисах они пригодятся. Программы отслеживают настоящее начало и окончание рабочего времени каждого работника, его перерывы и, при необходимости, действия на компьютере в режиме реального времени или в записи.
CMS
Система управления контентом позволяет просматривать, вносить правки и комментировать один и тот же проект нескольким людям одновременно. ПО разработано на базе скриптов и помогает верстать типовые сайты из блоков, как в конструкторе. Компании часто используют CMS для создания лендингов или интернет-магазинов.
ERP
ERP позволяет создать из бизнеса единый процесс с одной целью и планом достижения, при этом автоматизация возможна от производства до бухгалтерии. Преимущество системы — модульность, поэтому ее можно внедрять этапами. К примеру, начать с автоматизации контроля качества, затем добавить производство и только потом внедрить в документооборот.
CRM
CRM-система автоматизирует работу с клиентами и улучшает качество обслуживания. Необходима для каждого менеджера продаж, который хочет не только взаимодействовать с аудиторией, но и проводить анализ маркетинга, оптимизировать работу над проектами.
В России универсальной CRM считают Битрикс24 , в которую включены все инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса. Ее легко настроить без программистов и можно использовать как в облаке, так и на компьютере. Есть бесплатный тариф с минимумом инструментов для начала работы, специальные и бизнес-тарифы.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.
Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.
Как измерить эффективность автоматизации
Самый основной показатель эффективности — окупаемость через один год. Но доходы и масштаб у компаний разные, поэтому не стоит ориентироваться только на окупаемость. Значимые показатели оценки:
- сокращение времени на процесс;
- сокращение цикла сделки;
- увеличение трудовых показателей сотрудников;
- уменьшение жалоб и обращений в службу поддержки;
- сокращение затрат компании;
- уменьшение стоимости бизнес-процесса и сотрудника.
Если вы наблюдаете эти показатели, внедрение автоматизации прошло успешно. К примеру, если раньше на закрытие одной сделки у вас уходили сутки, то после внедрения автоматизации это время должно уменьшиться. Из-за работы системы количество потерянных обращений и пропущенных звонков сокращается, а клиенты становятся лояльными.
Возможные риски и ошибки
Самые распространенные ошибки и риски в процессе автоматизации:
- Начало оптимизации без четкого плана. Если вы не знаете все этапы процесса и не представляете, что нужно автоматизировать, внедрение успехом не закончится. Проводите анализ, назначайте ответственных и выставляйте дедлайны.
- Нет понимания итоговой картины. Перед началом работы задайте вопрос, что должно получиться в итоге.
- Нет ресурсов. Рассчитайте свой бюджет и время и только потом запускайте автоматизацию.
- Не было диалога с сотрудниками. Никто не любит резкие перемены на работе. Объясните персоналу, что для них выгодно использовать внедряемую программу.
- Не нашли истинный смысл проблемы. Вы решили, что автоматизация решить все ваши проблемы в бизнесе, но это не так. Сначала наладьте процессы, а только потом автоматизируйте их.
- Нет критериев для оценки. Определите, какие задачи должна преследовать автоматизация и ставьте оценки эффективности каждому этапу после внедрения.
Что в итоге
Грамотно проведенная автоматизация поможет малому, среднему и крупному бизнесу наладить свои рабочие процессы. Сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое решает проблемы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также инструменты автоматизации избавляют сотрудников от рутины и формирования регулярных отчетов, повышая их производительность.
Источник: www.bitrix24.ru
Автоматизация бизнеса: 20 крутых изменений после внедрения качественной IT-системы
Руководство компании, которая задумывается о внедрении новой IT-системы, как правило, понимает, что вскоре ей не только предстоят финансовые расходы, но также большой объём работы, стрессы и преодоление сопротивления сотрудников. А что компания получит взамен? Если вы уже задумались над автоматизацией, некоторые преимущества вы для себя уже выявили. Но если вы ещё не решились на проект, возможно, эта статья поможет вам ускорить принятие решения. О двадцати важных эффектах автоматизации рассказал Алексей Бояршинов, основатель компании «Корада Консалтинг».
Алексей Бояршинов – 42 года, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании «Корада Консалтинг» . Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада Консалтинг», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.
Оптимизация
В этом блоке мы собрали преимущества, относящиеся к оптимизации работы бизнеса, сокращению трудозатрат и т.д.
Единая точка ввода данных
В компаниях, где автоматизация бизнес-процессов проводилась «лоскутно», одни функции автоматизированы в онлайн-сервисах, другие в продуктах 1С, третьи – в табличках. При этом часто бывает так, что разные сотрудники вводят одни и те же данные несколько раз в разных местах. Иногда руководство компании даже нанимает людей, которые следят за целостностью информации во всех системах.
Одной из важных целей автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что любая информация вводится один раз и в одном месте.
Снижение вероятности человеческих ошибок
После создания единой точки ввода данных необходимость вносить одну и ту же информацию несколько раз в различных системах учёта пропадает. Это приводит к уменьшению количества «ручных» ошибок. Кроме того, качественная автоматизация позволяет ограничить диапазон данных, которые сотрудники имеют возможность вводить.
Например, в ячейке таблицы Excel можно допустить ошибку и обнаружить её только при составлении управленческой отчётности, если у вас не настроены специальные макросы для проверки. В то время как в учётной системе есть возможность поставить ограничения, благодаря которым сотрудники будут вводить только корректные данные.
Снижение зависимости от «звездных» и «уникальных» сотрудников
При автоматизации, знания сотрудников переносятся в описанные бизнес-процессы, а из них – в настроенную учётную систему. Таким образом, в компании больше нет уникального продавца, который знает контакты всех клиентов, или единственного в своём роде закупщика, умеющего управляться с заказами и планировать доставки. Теперь всё это делает учётная система, становится проще организовать погружение новых людей в работу.
Улучшение контроля
Правильная система управления выполняет так называемую полицейскую функцию. Качественная автоматизация увеличивает степень контроля над бизнесом со стороны менеджмента и собственника.
Повышение собираемости дебиторской задолженности и усиление контроля над финансами
Когда известно, по какому договору, по какой отгрузке и заказу, с каким сроком оплаты, клиент должен ту или иную сумму, в учётной системе мы можно запретить отгрузки должникам, или же согласовать их особым образом, например, с участием финансового директора.
Система отчётности позволяет анализировать дебиторскую задолженность по срокам долга, и работать с ней, выстраивать системы расчёта премий продавцам, учитывающие размер дебиторки.
Появление информации для принятия грамотных управленческих решений
Если сотрудники компании оперативно и правильно отражают все действия в информационной системе, появляются данные для анализа в нужных разрезах.
Это может быть финансовый результат по направлениям деятельности, проектам, видам продукции. Руководство получает возможность быстро принимать решения, не ожидая, например, когда бухгалтерия закроет период и предоставит отчётность.
Ускорение получения управленческой отчётности
Если все данные есть в системе, и они корректны, мы можем получать хотя бы предварительную управленческую отчётность гораздо быстрее, чем раньше.
Внедрение системы прослеживаемости
Автоматизация позволит настроить хранение в системе информации об истории исполнения заказов, выпуске каждой партии продукции. О каждой произведённой партии готовой продукции будет доступна информация о списанных в неё комплектующих, выполненных технологических операциях, сотрудниках, которые их выполняли.
Прослеживаемость позволяет быстро разбирать претензии. Зная серию и номер партии продукции, можно оперативно установить причину отклонения в качестве, изъять всю серию или внести корректировки в процесс производства.
Стандартизация
Это большая группа преимуществ. Правильный проект автоматизации всегда приводит к стандартизации в компании, потому что начинается с обследования и описания бизнес-процессов.
Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах
У многих компаний в справочниках номенклатуры, контрагентов, партнёров беспорядок, так как нет единых действующих правил создания новых элементов и перемещения в архив старых. Сотрудники по-разному заводят позиции, и в конечном итоге в справочниках появляется большое количество дублей.
Создание регламента ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.
Появление жёстко зафиксированных процессов
В рамках проекта внедрения учётной системы можно сделать так, чтобы процесс в компании всегда проходил одинаково. Это значит, что сотрудники, участвующие в нём, не будут иметь возможность осуществлять самодеятельность, то есть отклоняться от правил и тем самым делать этот процесс неконтролируемым.
Повышение управляемости процессов
Если процесс есть в системе, и известны его участники и этапы, можно управлять им, считать метрики хода и результата, следить за ходом каждого процесса, всеми его шагами.
Это позволяет анализировать эффективность работы каждого сотрудника, участвующего в процессе, и улучшать процесс в целом.
Фиксация менеджментом условий
В первую очередь, речь идёт про условия продаж: ценообразование, предоставление скидок и т.д. Этот эффект от автоматизации позволит лишить сотрудников возможности «творить» на рабочих местах, то есть отгружать клиентам товары по самостоятельно придуманным ценам, раздавать им бонусы без согласования с руководством.
Так же имеются в виду условия проведения закупок, выбора поставщиков, размещения заказов, постановки и снятия брони на товары и т.д. Как только управление компанией автоматизируется, бизнес получает возможность фиксировать чёткие условия.
Облегчение вывода на работу нового сотрудника
Благодаря документам, в которых описаны роли пользователей, и памяткам «как работать в учётной системе», вывод нового сотрудника на работу становится гораздо проще.
В день выхода он может изучить инструкции и регламенты и сразу приступить к выполнению своих обязанностей. Распространённая практика, когда нового сотрудника обучает текущий сотрудник – тому, что сам помнит, и как сам это понимает – плохо работает.
Каждое новое поколение сотрудников всё больше и больше искажает тот пласт необходимых знаний, так как опытные специалисты чаще всего передают только то, что знают сами, и то, что считают нужным.
Снижение затрат
После автоматизации бизнес-процессов компания гибко управляет затратами, что, в свою очередь, приводит к их сокращению.
Уменьшение простоев производства
Это возможно благодаря контролю над наличием необходимых запасов в нужный для производства момент времени. Исходя из текущих заказов покупателей, остатков на складах, сроков доставки от поставщиков, автоматизированная система рассчитывает, какие запасы необходимо пополнить для обеспечения бесперебойной работы.
Также уменьшение простоев возможно за счёт планирования производственного процесса.
Обнаружение и устранение хищений
Часто бывает так, что проект автоматизации вскрывает «хитрые схемы» уже на этапе обследования. Сотрудники, которые участвуют в них, не хотят идти на контакт во время интервью, боясь, что после описания и автоматизации их бизнес-процесса они утратят возможность использовать «хаос» в работе компании себе на пользу.
Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ
Благодаря правильно автоматизированной логистике, управлению доставками от поставщиков и до покупателей, интеграции с системами транспортных компаний, грамотному управлению складскими площадями и оборачиваемостью запасов, можно снизить стоимость доставки и хранения ТМЦ на складах, уменьшить «замороженные» в остатках оборотные средства.
Повышение качества складских операций и снижение их стоимости
Информационные системы помогают работать с адресными складами – оптимально размещать, перемещать, хранить товары, минимизировать время поиска и сбора заказов, делать оперативные и достоверные инвентаризации.
Снижение расходов на оплату труда
Мы не сторонники увольнений после автоматизации, но бывает так, что чей-то функционал можно полностью заменить IT-системой. Например, сотрудники, которые дублируют данные в разных инструментах учёта и контролируют их целостность. В результате проекта автоматизации необходимость в таких сотрудниках отпадает – если их нельзя переучить и выделить им новый участок, придётся увольнять. При этом фонд оплаты труда организации сократится.
Рост продаж
Автоматизация влияет на рост продаж как прямо, так и косвенно.
Повышение среднего чека в рознице
Благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли продавцу за кассой можно продемонстрировать сопутствующие товары, которые можно порекомендовать покупателю к приобретаемому продукту, действующие акции и скидки, которые покупатель может получить если купит «ещё одну пару», или «ещё на 900 рублей».
Повышение конверсии лидов и сделок за счёт управления ходом сделки в CRM-системе
Внедрение CRM-системы является одним из хрестоматийных примеров автоматизации продаж. CRM-система сама по себе не увеличивает количество продаж, но позволяет видеть конверсию лидов и сделок, фиксировать каждый шаг продавца, управлять активностями и добиваться выполнения плана по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям. Таким образом, у компании появляется гораздо больше возможностей для управления процессом продаж.
Повышение прозрачности продаж
Прозрачность можно увеличить за счёт подключения к информационной системе телефонии, почты, мессенджеров и других каналов коммуникаций. В ходе автоматизации можно организовать сбор информации о поступающих с сайта лидах, контактах с потенциальными и действующими клиентами внутри одной системы.
Таким образом, мы увеличиваем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнётся с нехваткой каких-либо данных по клиенту или сделке, так как почтовая переписка, коммерческие предложения, контакты – всё остается внутри одной информационной системы.
P.S.
Скорее всего, составленный нами перечень эффектов от автоматизации бизнеса не полон. Но у вас в руках чек-лист, пройдя по которому вы точно сможете расширить список собственных ожиданий от внедрения новой системы управления и учёта в компании, дополнить бизнес-цели и принять решение в пользу проекта, или наоборот, решить пока что проект не делать.
Также хотим отметить, что эффекты от автоматизации отнесены в ту или иную группу условно. Если что-то помогает нам, например, меньше тратить, оно же даёт нам возможность больше зарабатывать. Или если мы более оперативно можем вывести сотрудника на работу, скорее всего, он начнёт быстрее приносить пользу компании.
Из этих примеров видно, что все эффекты связаны между собой, и классификация условная. Мы просто решили типизировать преимущества, в первую очередь, чтобы посмотреть на них с разных точек зрения. Возможно, прочитав про эффекты из какого-то блока, вы сможете добавить собственные преимущества, и расширите список целей проекта. Удачи!
Источник: блог компании «Корада» .
А по этой ссылке вы найдёте видеоверсию статьи.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
Источник: biz360.ru
Автоматизация бизнес-процессов: из аналогового мира в будущее
Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени.
Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация.
Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:
Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.
Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.
Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.
Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.
Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?
Преимущества автоматизации
В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса.
Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.
Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс.
Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:
- Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут.
- Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам.
- Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д.
- Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности».
- Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.
Как автоматизация поможет увеличить прибыль?
Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:
- Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов.
- Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр. отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.
- Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия.
Как Doczilla может помочь в данном направлении?
Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями.
Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов.
А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.
В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:
Замена бумажного документооборота на электронный стал ещё более актуальным с началом эпидемии коронавируса: руководители многих предприятий заговорили о вынужденном переходе на удаленку и, как следствие, на «удаленный», то есть электронный документооборот. Одновременно с этим директора некоторых компаний осознали, что смогут сэкономить на бумаге, канцтоварах и проч., производить меньше мусора, а также позиционировать своё предприятие как экологически современное.
Далее, среди бесконечного вороха бумаг тяжело найти нужный документ. Бухгалтерам и юристам в таких компаниях порой приходится по полдня отыскивать тот или иной договор или приложение к нему. С Doczilla Pro ориентироваться среди тысячи файлов куда легче, ведь они систематизированы и находятся в одной базе. К тому же, если вы используете нашу платформу, документы никогда не сгорят, не промокнут и не потеряются. Никто извне не сможет получить доступ к вашей конфиденциальной информации.
Doczilla Pro ускорит согласование документов на всех уровнях. Теперь не нужно распечатывать или сканировать документ, идти к кабинету начальника, ждать правок и надеяться, что файл не затеряется на столе среди всего остального. Процесс происходит в электронном виде: вы получаете обратную связь и правки прямо в Doczilla Pro.
В отличие от привычных офисных программ, Doczilla Pro автоматически заполняет документ, для этого требуются только ответы на несколько вопросов: имена заказчика и контрагента, дата договора, стоимость и т. п, в зависимости от предназначения документа. Наша платформа интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП и другими государственными реестрами , что позволяет автоматически подгружать часть данных в документ. Не нужно иметь юридическое образование, чтобы грамотно заполнить документ по шаблону, который более квалифицированный коллега подготовил на платформе Doczilla Pro.
Что делать или лучше поздно, чем никогда — вместо заключения
Как в своё время ручной труд уступил место труду машинному, так и в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы уступают процессам автоматизированным и цифровым. И как в 18−19 веках фабрики, использующие современных технологии, в какой-то момент вытеснили с рынка мануфактуры, так и сегодня, предприятия, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.
Согласно последним опросам, около 75% отечественных компаний уже пользуются системами электронного документооборота (при этом половина из них работает параллельно и с бумажными, и с цифровыми документами).
Использование таких платформ, как Doczilla Pro, позволяет в несколько раз ускорить бизнес-процессы, связанные с подготовкой документов, систематизировать работу, избежать ошибок, сократить расходы и увеличить прибыль. Система электронного документооборота придётся «ко двору» в компании любых размеров, но особенно актуальна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников.
Вы ведь наверняка вы уже перешли с аналогового телевидения на цифровое? А готовы сменить пыльные шкафы на современную IT-платформу и приступить к оптимизации бизнеса? Ведущие российские компании уже начали сотрудничать с Doczilla Pro. Не отставайте и вы! Присоединяйтесь к автоматизации бизнес-процессов, подключайте нашу платформу и увеличивайте свою прибыль!
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Источник: doczilla.pro
