Автоматизация малого бизнеса что это

Сейчас для многих компаний вопрос учета и оперативного управления стал важнее, чем раньше. Микро- и малый бизнес могут получить полноценный инструмент на базе 1С. Но для этого нужно подойти к вопросу с умом. Огромный проект с обследованием, моделированием, на 9 месяцев и за миллионы рублей таким компаниям не нужен, он идет слишком долго и стоит дорого.Но просто покупать «коробку», ставить ее, не приносит пользу. Многие собственники в этот момент убеждаются в том, что «1С не подходит, ничего не получается».Расскажем о том, как правильно запустить и начать использовать 1С в малом бизнесе.

Эта статья будет полезна собственникам и руководителям малого и микро-бизнеса. Если в вашей компании 5 – 15 сотрудников, количество заказов и отгрузок измеряется десятками в день, вы ведете учет в Excel или онлайн-сервисе, но вам стало его не хватать, узнайте, как подойти к внедрению 1С правильно. Правильное внедрение принесет максимум пользы, но при этом займет пару-тройку месяцев, и не потребует миллионных бюджетов.

Автоматизация плюсы и минусы малого бизнеса

Малый бизнес производит огромное количество товаров и услуг, как для населения, так и для других компаний. Из малого бизнеса вырастают средние, а иногда и большие организации. Их руководители, работающие «от заката до рассвета и обратно», вызывают большое уважение, и желание помочь им с наведением порядка.

Источник: vc.ru

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2014

Для начала рассмотрим само понятие малого бизнеса и его особенности. Малое предпринимательство — это предпринимательская деятельность, осуществляемая субъектами рыночной экономики по установленным законами критериям (показателям), конституирующих сущность понятия.

Основные критерии малого предпринимательства:

1. численность работников не более 100 человек за календарный год (в зависимости от деятельности организации);
2. ограничение по выручке до 400 млн. рублей в год без учёта налога на добавленную стоимость

Автоматизация— одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования информации, энергии, материалов, изделий либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

Причины внедрения ERP-систем

Рассмотрим причины, которые вызывают появление проекта по автоматизации управления:

1. жизненные обстоятельства:

— сложность получения отчетности.

1. внешнее давление развивающегося рынка;
2. рост конкуренции;
3. падение рентабельности.

Если ранее начинали автоматизацию в первую очередь с учета, то сейчас все более востребованы системы автоматизации управления. В их внедрении предприятия видят перспективу сохранения или повышения эффективности своего бизнеса, достижения прозрачности.

Автоматизация малого бизнеса — с чего начать, какие проблемы на пути

По статистике около половины предприятий малого бизнеса– это сфера торговли (маленький продуктовый магазин, магазин одежд, хоз. товары).

Процесс прихода товара, продажи, постоянных сдаваний смены, инвентаризаций трудоемкий, и является постоянной головной болью для продавцов. И как правило небольшой продуктовый магазин по ассортименту товара часто практически неотличимый от большого продуктового супермаркета.

Когда хозяин открывает маленький продуктовый магазин и составляет бизнес-план он учитывает место, ассортимент, спрос на товары. Но редко такую вещь, как качество обслуживания. О том, что если продавцы будут разгружены от ненужной головной боли, больше внимания обратят непосредственно на работу. Они ведь тоже заинтересованы в продажах. Только не всегда есть на это время.

Загруженность работников это один момент. Но при бумажной форме учета, которую ведут многие, проводить какой-то анализ продаж, подбирать ассортимент, что-то рассчитывать становится занятием не из приятных. В то время как преобладающее большинство малых бизнесов должны это делать. В программе это выполняется просто и эффективно.

Бумажные учеты — это одна сторона. С другой – есть бизнесмены, которые уже с момента составления бизнес-плана для своего маленького магазина, планируют работать и соответственно развиваться по полной. Такие вещи, как компьютер на рабочем месте или ввод прихода товара в базу сразу с накладной поставщика через сканер, не являются для них мелочами. Потому что это действительно мелочи по сравнению с теми удобствами, которые дают.

Одна из самых часто встречающихся проблем в области автоматизации управления малого бизнеса — с чего начинать. Хорошо, если компания с самого начала рассматривает проект о комплексной автоматизации бизнеса. Но очень часто случается, что компания малого бизнеса не задумывается о комплексной автоматизации управления, но у нее есть небольшая проблемная область и она прежде всего хочет решить эту небольшую задачу.

Опыт показывает, что компании, которые относятся к классу малых и средних, решают практически те же задачи управления, что и крупные компании, только масштабы немного меньше. При автоматизации малым компаниям приходится решать достаточно сложные задачи, в то время как ресурсы, которые они направляют на их решение, более ограниченны.

Ряд руководителей организаций считают, что их компания слишком мала для внедрения автоматизированную систему управления. И действительно, необходимы ли КИС совсем небольшим предприятиям, окупятся ли расходы на установку, откроются ли перед фирмой новые перспективы в связи с внедрением системы?

На этапе становления компания часто представляет из себя небольшую группу энтузиастов, сплотившихся вокруг лидера. Успешность первых шагов фирмы на рынке определяется, в основном, личными качествами руководителя и членов команды, их навыками, опытом и связями.

Постепенно фирма наращивает обороты. И теперь управлять компанией становится сложнее. В организации появляется беспорядок. Не выдержаны сроки погашения дебиторско-кредиторской задолженности. Уходят в небытие «хорошие» потенциальные заказчики, кто по недосмотру менеджеров, а кто из-за естественной текучки персонала.

Закупки осуществляются явно не по минимальным ценам, что повышает себестоимость продукта. На складе пересортица. Издержки растут и т.д.

Все процессы требуют непрерывного личного контроля руководителя, успеть осуществить который он физически не может. В это время пора задуматься ему об автоматизации бизнес-процессов в своей компании.

У любой задачи должна быть измеримая и достижимая цель:

• снижение издержек,
• повышение эффективности,
• сбор информации о клиентах.

Успех внедрения ERP-системы во многом зависит от правильной постановки бизнес-целей для конкретного проекта внедрения, которые, в свою очередь, должны быть сформированы на основе общих целей и стратегии предприятия. Наличие бизнес-плана, бизнес-стратегии принципиально для внедрения ERP-системы.

Многие эксперты придерживаются мнения, что компания на малом рынке должна планировать развитие своего бизнеса на 2 года. Столь небольшой срок планирования, безусловно, связан с рыночной ситуацией, где внешние условия меняются очень быстро. И это не может не накладывать определенные ограничения на проекты по внедрению ERP-систем.

Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить при автоматизации.

Шаг 1. Описание проблемы. Что же всё-таки волнует вас в сложившейся ситуации? Важно просто сформулировать проблему. Как только проблема сформулирована, становится понятна цель — чего мы будем добиваться, решая её.

Шаг 2. Оценка возможности. В каком состоянии находится бизнес на текущий момент? Самый распространённый случай, когда автоматизация бизнеса не удаётся, — недофинансирование проекта. И самый важный момент. Затраты на автоматизацию резоннее воспринимать не как расходы, а как инвестиции.

Только в этом случае наши ожидания принимают правильное направление и мы рассчитываем на окупаемость вложений.

Шаг 3. Составление плана.Рынок информационных технологий переменчив, технологии быстро развиваются. Однако это не означает, что в отношении IT-модернизации не нужно ничего планировать. Обязательно должен появиться график работ и руководитель проекта, который контролирует его реализацию. Проштудируйте план вместе с поставщиком IT-услуг, задайте ему все волнующие вас вопросы.

Шаг 4. Контроль.Контролируйте и будьте в курсе всего, что происходит вокруг реализуемого проекта. Если не хватает времени и компетенций для всестороннего управления, наймите куратора проекта из сторонней компании, но сами всегда оставайтесь рядом. Процесс автоматизации — не такой уж и сложный; важно найти поставщика, способного говорить с вами на одном языке. Ни одна деталь не должна пройти мимо вас.

Шаг 5. Внедрение. Автоматизация бизнеса интересна и сложна тем, что процесс внедрения программных продуктов охватывает не только вещи, связанные напрямую с IT (компьютеры, сети, Интернет и т. д.). Он также затрагивает человеческие, социальные, культурные аспекты в работе с персоналом. Важно помнить о том, что вы реализуете задачу верхнего уровня, а людям «снизу» не так просто взять и перестроить работу на новый лад.

Итак, очевидно, что у малого бизнеса есть потребность в автоматизации, что затраты на внедрение можно минимизировать, правильно ориентируясь на рынке, и что успешная КИС окупается. Момент же осознания необходимости автоматизации зависит от степени зрелости конкретной компании.

Список использованных источников:

1. Лапуста, М. Г. Малое предпринимательство. — М.: ИНФРА-М, 1998.
2. Федеральным законом 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».
3. Постановлению Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. N 101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».
4. Титоренко, Г. А. Информационные технологии управления: учеб. пособие для вузов / под ред. проф. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИ-ТИ-ДАНА, 2006. – 439 с.

Источник: scienceforum.ru

Автоматизация малого бизнеса

Большинство предпринимателей считает, что автоматизация бизнес-процессов необходима, в основном, крупному бизнесу, малый же необходимо сначала масштабировать, а уже потом оптимизировать. На самом же деле автоматизация является необходимым элементом в любой коммерческой сфере деятельности, и, зачастую, служит тем самым толчком, необходимым к дальнейшему росту и развитию всего предприятия, будь то небольшой киоск с газетами или кофейный островок. Система автоматизации малого бизнеса позволяет снижать финансовые расходы и повышать прибыль организации за счёт повышения конкурентоспособности.

Какие задачи решает автоматизация малого бизнеса

В неавтоматизированных компаниях достаточно часто бывают проблемы с осуществлением контроля деятельности сотрудников, а также в корректном учёте товаров и услуг. Низкая скорость работы не позволяет повысить производительность, сложно определить наиболее ходовые или слабые группы товаров. Реальная автоматизация малого бизнеса поможет это исправить и обеспечит оптимизацию следующих процессов.

Работа с клиентами

Внедрение систем автоматизации для малого бизнеса позволяет улучшить скорость и качество обслуживания клиентов, независимо от того, что это: оптовый офис продаж, розничный магазин или небольшое кафе. Конечно, есть вещи, которые будут едины практически для всех, например, с июля 2019 года онлайн-кассы стали обязательным атрибутом для предпринимателей, работающих по системе ЕНВД, поэтому приобрести и установить их обязаны все, кто имеет отношение к торговой деятельности. Но, в основном, для каждой сферы деятельности есть своя специфика. Так для автоматизации ритейла потребуется установка специализированного кассового оборудования и ПО, настроенного исходя из определённых особенностей розничного магазина, а для автоматизации оптового офиса продаж необходима установка чат-ботов, автодозвона и т.п.

Маркетинг

Благодаря возможности контроля процессов и обеспечения грамотной аналитики, автоматизация позволяет выявлять сильные и слабые стороны вашего бизнеса, определять целевую аудиторию и, исходя из полученных данных, персонализировать показы текущих предложений и акций, снижая затраты на рекламу и повышая её эффективность.

Финансовый учёт

Автоматизация позволяет осуществлять мгновенный контроль всех финансовых движений (расходов, доходов, прибыли и убытков). Компьютерные алгоритмы с успехом и без ошибок выполняют работу, которой обычно занимается финансист, разделяя проекты между контрагентами и не допуская убытков из-за несоответствия учёта дебита и кредита.

Складской учёт

Программы автоматизации малого бизнеса обеспечивают точный учёт товара, и помогают отслеживать, какие позиции подходят к концу, а каких в избытке. Снижается время, затрачиваемое на приём и инвентаризацию товара.

Бухгалтерия

Система автоматизации обеспечит быстрое составление бухгалтерской и другой отчетности, а также своевременную её подачу в органы контроля. Кроме того, она оптимизирует выполнение таких операций, как расчёт отработанных сотрудниками часов, а также начисление мотивационных бонусов и заработной платы.

Достоинства автоматизации малого бизнеса

Возложение рутинных задач и повторяющихся операций, даже частично, на специализированное ПО позволяет освободить большое количество рабочего времени, а также денег. Автоматизация бизнес-процессов малого бизнеса формирует более продуктивную модель управления и повышает производительность труда, а также позволяет:

• Вести корректный и быстрый складской учёт, а также контроль основной деятельности (поставок, реализаций, списаний и т.п.).
• Облегчает ведение документации. Все необходимые отчёты (счёта-фактуры, товарные накладные, различные акты) можно генерировать автоматически, в электронном формате, делать выборку по нужным периодам или контрагентам (нет бумажной волокиты).
• Снижается количество ошибок персонала, совершаемых по невнимательности.
• Повышается качество и скорость предоставляемых услуг.

В нашей компании вы можете приобрести лучшие комплексные решения, подготовленные индивидуально, исходя из особенностей вашего бизнеса, а также лицензионное программное обеспечение и сертифицированное оборудование с предоставлением гарантий и по доступным ценам.

Плюсы заказа автоматизации малого бизнеса на нашем сайте

Любая сфера деятельности имеет свои особенности работы и соответственно нуждается в разных инструментах для автоматизации. Обычно предпринимателю бывает сложно рассчитать, что именно необходимо для улучшения всех бизнес-процессов его бизнеса, поэтому лучше довериться профессионалам с большим опытом в данной области. Наши специалисты помогут вам в выборе наиболее подходящей системы автоматизации, а также, при необходимости, установят всё оборудование и программное обеспечение. Обратившись к нам, вы получите комплексный подход, предусматривающий:

• Экспресс-аудит внутренних процессов предприятия.
• Индивидуальный подбор оборудования и программного обеспечения, а также его установку и запуск системы.
• Консультации и обучение для персонала.
• Круглосуточную техническую поддержку и гарантийное обслуживание и многое другое.

Источник: kkmsale.ru