Отличный бизнес всегда хочет оставаться на связи со своими клиентами. И чтобы помогать клиентам даже глубоко за пределами стандартного рабочего дня, у предпринимателя есть два варианта: организовать круглосуточную службу поддержки, что не всегда бывает выгодно, или же использовать возможности автоответчика. Главное, помнить о том, что IVR или голосовой автоответчик должен помогать клиенту. Рассказываем о том, как создать идеального голосового помощника.
1 совет
Даже если вы создание максимально продуманное меню вопросов-ответов, у клиентов могут возникнуть случаи, где потребуется помощь оператора. По IVR стандартам, при нажатии на “0” всегда должно быть соединение со службой поддержки. Предоставьте клиенту возможность перейти с голосового меню на общение с живым человеком.
2 совет
Всю самую важную информацию важно отражать в начале голосового меню. Если сделать это в конце записи, велика вероятность, что клиент положит трубку до того, как закончится голосовое меню.
Автоответчик в инстаграм и фейсбук, как настроить за 5 минут?
3 совет
Можно ли записать голоса собственного сотрудника? Этого делать не стоит. Лучше обратиться к профессионалам для записи голосового меню. Тут важно помнить, что приветствие должно звучать дружественно и тепло.
4 совет
С какой скоростью должен говорить диктор? Определенно не стоит делать запись быстрой, так как у клиента должна быть возможность подумать и оценить информацию. Стоит в приветствии упомянуть название компании или слоган, чтобы клиент понимал, что дозвонился верно.
5 совет
Не стоит перед ответом оператора зацикливать фразы: «Ваш звонок очень важен для нас», или “оставайтесь на линии”. Ваши клиенты могут быть возмущены таким ответом, им казалось, что оператор вот-вот ответит, а им приходится ждать.
6 совет
Идеальная структура автоответчика содержит от 2 до 4 уровней для соединения. Также при записи рекомендуется сначала называть отдел, с которым необходимо соединение, а затем уже цифру. Например, “Для соединения с отделом рекламы, нажмите 3”. Не забудьте предусмотреть возможность повторного прослушивания меню и возвращение на шаг назад.
7 совет
Затянутые и длинные приветствия с большим количеством ненужных деталей раздражают людей. Лаконичный автоответчик содержит короткое приветствие , информацию о компании и варианты дальнейших действий. При этом длина каждого сообщения не должна превышать 15 секунд.
8 совет
Избегайте шаблонных и заезженных фраз о том, что звонок клиента очень важен для компании. Такие фразы давно вызывают раздражение и лишь тратят время абонента. Помогите клиенту оперативно решить проблему и это будет лучшее доказательство того, что его звонок действительно важен.
9 совет
Если у вас большой поток входящего трафика и клиент остается на линии для связи с оператором, не забудьте информировать его о позиции в очереди. Обязательно сообщите примерное время ожидания на линии.
10 совет
Старайтесь избегать рекламных сообщений в меню автоответчика. Допустимо сообщить о рекламных акциях в конце записи, но не переусердствуйте. Важно помнить, что основная задача IVR-меню — это маршрутизация звонков и помощь клиенту.
Как создать автоответчик в WhatsApp, что бы не терять клиентов?
Источник: www.olinecontact.ru
Автоответчик для компании
Автоответчик для компании — это не просто «Оставьте сообщение после звукового сигнала». Благодаря IP-телефонии это определение стало более широким и теперь включает в себя множество инструментов и возможностей для бизнеса. Каких именно? Давайте разберемся.
Голосовой автоответчик и IP-телефония: как бизнес может использовать этот инструмент
На основе автоответчика можно реализовать различные полезные бизнесу механики и инструменты.
Качественное обслуживание клиентов в нерабочее время
Начнем с «классического» применения автоответчика для компании. Этот инструмент поможет не упустить клиентов, звонящих в компанию в нерабочее время. Работает все «по классике»: при попытке дозвона срабатывает автоответчик, который предлагает оставить сообщение. Оно, в свою очередь записывается в базу и уже в рабочее время обрабатывается сотрудниками компании.
Это позволит повысить уровень лояльности клиентов. Они не будут сталкиваться с банальными гудками. Благодаря автоответчику вы сможете дать понять звонящему, что его обращение не останется необработанным. Главное — организовать эффективную работу с такими звонками, полученными в нерабочее время.
Автоматизация распределения входящих звонков
Голосовой автоответчик в связке с IVR-меню позволит организовать эффективное распределение звонков. Благодаря этому вы сможете настроить перенаправление вызова на нужного специалиста. Выбор пунктов меню может осуществляться нажатием кнопки в тональном режиме или голосом (потребуется подключение функции распознавания голоса — такая опция есть у многих провайдеров IP-телефонии).
Благодаря этому нет необходимости специально выделять сотрудника, который будет принимать звонки и перенаправлять их на нужных специалистов. Все будет делаться автоматически.
Доведение различной информации до звонящих
Автоответчик для компании можно использовать для того, чтобы сообщать звонящим информацию различного типа. Вот несколько примеров:
- Рекламные сообщения. Вы можете настроить информирование клиентов об акциях и скидках, специальных предложениях. А при интеграции IP-телефонии с корпоративной CRM-системой можно настроить озвучивание текстов для автоответчика с персонализированными предложениями для звонящих,
- Информирование действующих клиентов о статусе заказов, задолженности и доведение другой важной информации. Опять же, эта возможность доступна в случае интеграции IP-телефонии с CRM и другими корпоративными системами.
- Развлекательный контент. Можно настроить текст для автоответчика для компании таким образом, чтобы в момент загруженности всех специалистов он смог удержать клиента на линии, что поможет снизить количество потерянных потенциальных лидов.
В общем, голосовой автоответчик может стать мощным инструментом для донесения до звонящих важной и полезной информации. Главное — правильные тексты и реализация гибких сценариев в зависимости от ситуации (а достичь этого можно за счет интеграции с корпоративными CRM-системами и иными инструментами).
Автоматический обзвон
Роботу-автоответчику можно также доверить и автоматический обзвон абонентов. Например, он может обрабатывать непринятые звонки или заявки на обратные вызовы, полученные в нерабочее время. Также этот инструмент можно использовать для сбора обратной связи: как сразу после разговора, так и спустя какое-то время, при автодозвоне.
Текст для автоответчика для компании
Вариантов записи текста автоответчика для компании несколько. Кто-то записывает его своими силами. Причем, не в профессиональной студии, а с помощью компьютера или смартфона. Если возможности техники позволяют сделать качественную запись и в компании есть сотрудник с голосом как у диктора в студии, почему бы и нет?
Некоторые прибегают к услугам профессиональных дикторов. Причем, искать таких специалистов не обязательно своими силами. Многие провайдеры IP-телефонии, к примеру, предлагают помощь в этом деле.
Еще один вариант подготовки текста для автоответчика для компании — синтез голоса из текста. Здесь на помощь приходит искусственный интеллект и технологии машинного обучения. Вы просто «скармливаете» программе текст, и он озвучивается. Причем, современные решения для этих целей синтезируют голос, максимально приближенный к реальному человеческому.
Синтезаторы, как правило, предлагают широкий выбор голосов. Благодаря этому вы сможете оперативно менять сообщения автоответчика, когда в этом возникает необходимость, хоть каждый день, не тратясь на услуги профессиональных дикторов.
Если ваш провайдер не предлагает услуги синтеза речи из текста, для записи речи для автоответчика можно воспользоваться специализированными сторонними инструментами. Пример — онлайн-сервис speech2go, который довольно популярен у представителей различных сегментов бизнеса. Стоимость записи одного сообщения от 100 рублей. Можно выбирать между мужскими и женскими голосами. Подобных инструментов в сети немало.
Хотите записать сообщение для автоответчика бесплатно? Есть варианты. Например, с этим неплохо справляется стандартная утилита на компьютерах с Mac OS. Для записи сообщения просто выделите текст, например, в браузере Safari или Pages, и далее для сохранения записи нужно выбрать: Службы > Добавить в iTunes как звуковую дорожку. Еще одни бесплатный вариант — Google-translate.
Там есть функция озвучивания текста и его сохранения в файл. Но с этим инструментом рекомендуем быть предельно осторожным. Он не очень хорошо работает с ударениями. Далеко не каждый текст Гугл-переводчик сможет озвучить нормально.
Каким должен быть текст автоответчика для компании
Тег audio не поддерживается вашим браузером. Скачать запись
Конечно, здесь все индивидуально. Все зависит от специфики компании, сферы, в которой она работает, характера и потребностей целевой аудитории. Но все-таки несколько общих советов можно дать. Например, специалисты компании «Телфин», основываясь на опыте множества своих клиентов, считают, что текст для автоответчика для компании:
- Должен иметь некоторую изюминку, которая подчеркнет специфику бизнеса вашей компании. Банальные сухие приветствия пусть останутся вашим конкурентам.
- Должен быть лаконичным (ведь слушать длинные «размашистые» сообщения — сомнительное удовольствие). Но при этом он должен быть привлекательным, информативным и четко составленным, чтобы пользователю все стало понятно: что от него хотят и что ему желают довести.
- Не должен содержать навязчивой рекламы и дополнительной, не имеющей важности уточняющей информации (конечно, если это случай, когда вы записываете и транслируете сообщение в рамках рекламной кампании).
Видно, что при грамотном подходе к использованию автоответчик для компании способен на многое. Бизнесу не стоит упускать возможность повысить эффективность коммуникаций с клиентами и партнерами с помощью автоответчика. Присмотритесь к нему и внедрите в свои рабочие процессы. Сделать это относительно просто, за счет гибкости и универсальности этого инструмента.
Источник: voip.ru
Топ 10: Программы и АТС для настройки голосового автоответчика
Современные АТС позволяют настроить автоответчик с голосовым приветствием для записи сообщений от клиентов на случай когда никого нет в офисе. Примеры виртуальных АТС с автоответчиком — представлены ниже.
Топ 5 Виртуальных АТС
2021. Автоответ от Телфин экономит время и влияет на KPI сотрудников
Телфин расширяет базовые возможности виртуальной АТС за счет опции — автоматическое поднятие трубки. Функция интегрирована в интерфейс АТС «Телфин.Офис» и доступна всем пользователям сервиса для самостоятельной настройки. С помощью автоответа принять входящий звонок можно без использования рук и нажатия клавиш уже в первую секунду звонка, что особенно актуально, например, для служб спасения.Включить функцию можно в личном кабинете виртуальной АТС, здесь же устанавливается таймер для автоподнятия трубки. Работает услуга с IP-телефонами, поддерживающими функцию «Intercom», и расширением «Телфин.Софтфон» для Google Chrome. На оборудовании Yealink и Fanvil, которые подключает и удаленно настраивает Телфин, а также в расширении Телфин Софтфон опция «Intercom» активирована по умолчанию.
2019. Google запустил телефонного помощника для малого бизнеса
Google запустил сервис CallJoy, который представляет собой умный автоответчик (IVR) для малого бизнеса и (по задумке) должен дать людям возможность работать, вместо того, чтоб отвечать на звонки. Разумеется, фишкой сервиса является гугловский ИИ-ассистент, который умеет распознавать речь и отвечать на более-менее стандартные вопросы.
Если запрос клиента может быть обработан на сайте (например, он желает записаться на прием или сделать заказ), CallJoy может выслать нужную ссылку по SMS. Если же клиент желает поговорить с представителем организации, то помощник соединит. Он также отфильтрует нежелательные спам-звонки. Владельцу бизнеса предоставляет дашборд со списком звонков и записью разговоров. Стоимость помощника для одного номера составляет $39 в месяц.
2017. В облачной АТС Zadarma теперь можно настроить несколько голосовых приветствий
Бесплатная облачная АТС Zadarma значительно улучшила настройки входящих звонков. Добавлена возможность создавать множество голосовых приветствий, а также для каждого голосового приветствия добавляется своя функция рабочих часов и автоответчик. Новые функции особенно полезны для бизнеса, который работает с разными регионами и часовыми поясами, в частности для владельцев бизнеса с представительствами в нескольких городах и странах.
Топ 3 лучших Helpdesk
Топ 5 Виртуальных АТС
2015. VentaFax — программа для приема-передачи факсов
VentaFax — это самая популярная программа для приема и передачи факсов факс-модем и интернет-телефонию. Основные функции программы включают автоответчик, АОН, рассылку факсов и голосовых сообщений, запись разговоров, передачу принятых сообщений по электронной почте.
Программы имеет простой и удобный графический интерфейс, который делает освоение программы не только легким, но и приятным. VentaFax поддерживает работу как с черно-белыми, так и с цветными факсами. Вы сможете принять и отправить факс вручную, не прерывая разговора по параллельному телефону или используя Интернет-телефонию. Также Вы сможете отправить факс с набором номера.
В режиме автоматического ответа на входящие звонки программа примет факс автоматически, без Вашего участия (кроме версии Private). Стоимость программы начинается от 900 руб.
2014. Оператор Наука-Связь запустил Облачную АТС для бизнеса
Один из крупнейших российских операторов связи Наука-Связь вышел на рынок виртуальных АТС с собственным продуктом АТС-он-лайн. Сервис способен телефонизировать компанию любого размера, предоставив весь необходимый функционал. АТС-он-лайн имеет простой и понятный веб-интерфейс для настройки услуги. Приобретая данную услугу, Вы получаете в пользование прямой московский номер, позволяющий сохранить его при переезде, оперативно осуществить переадресацию на другой номер, посмотреть статистику всех входящих вызовов, сделать удобное голосовое меню, сделать исходящий звонок через сеть Интернет, принимать факсимильные сообщения на электронную почту , принимать информацию на автоответчик, а также многие другие удобные функции офисной АТС.
2012. Zadarma предлагает бесплатную виртуальную АТС
VoIP провайдер Zadarma запустил новый сервис — облачную АТС. Причем она предлагается бесплатно для всех клиентов Zadarma, кто регулярно пополняет счет (счет можно пополнять раз в два месяца примерно на 5 у.е.). Функции АТС Zadarma включают в себя прямой городской многоканальный номер (в одной из 70 стран мира), внутренние номера, исходящие VoIP звонки (за дополнительную плату), систему голосового меню (IVR), перевод звонка, перехват звонка, переадресацию звонков на мобильный, прием звонков с сайта, голосовую почту, прием факсов, автоответчик, режим ожидания для звонков, систему статистики звонков.
2011. Cisco предлагает унифицированные коммуникации для среднего бизнеса по 100$ за пользователя
Когда речь заходит о корпоративных системах унифицированных коммуникаций — вы никогда не узнаете точную стоимость решения, пока не заключите договор. Но в малых и средних компаниях — все по другому. Там считают деньги и рассчитывают на конкретные затраты на ИТ системы. Поэтому компания Cisco, которая хочет спуститься с небес на рынок СМБ, уже более конкретно говорит о стоимости.
Новая система унифицированных коммуникаций Cisco Business Edition 3000 предлагается для компаний численностью 75-200 пользователей по цене примерно $100 за пользователя. Система представляет собой сервер, который поддерживает такие коммуникационные функции, как голосовая почта, конференц-связь, перевод вызовов в режим ожидания, автоответчик, единый номер, возможность приема деловых вызовов и сообщений на мобильный телефон. Cisco Business Edition 3000 легко интегрируется с сервисом веб-конференций Cisco Webex и корпоративным мессенджером Cisco Jabber. Разумеется, за эти сервисы, как и за IP-телефоны придется платить отдельно.
2006. SAM — Skype Answering Machine
SAM — Skype Answering Machine — Автоответчик для программы IP-телефонии Skype. Позволяет записать звуковое или видеоприветствие, а также текстовое сообщение для ответа на входящий звонок. После воспроизведения этого записанного приветствия SAM записывает сообщения звонящих для их последующего прослушивания.
2006. Pamela for Skype 2.0 – ваш виртуальный Skype секретарь
Вышел финальный релиз известного набора утилит для Skype — Pamela for Skype 2.0. Программа уже давно зарекомендовала себя, как наиболее продвинутый автоответчик для Skype. Pamela for Skype 2.0 выходит в четырех версиях: базовая, стандартная, профессиональная и бизнес. Версии отличаются функциональностью и ценой. При этом базовая версия абсолютно бесплатна.
Остальные же версии можно использовать бесплатно в течении 30-ти дней. Программа полностью русифицирована и имеет Skype сертификат. Новое в этой версии: полностью обновлен пользовательский интерфейс , запись Skype video , запись Skype чата, в том числе многопользовательского , опции управления Skype voicemails (импорт, архивирование), VideoMail – звонящий абонент может оставить видео сообщение, в замен стандартному voicemails , напоминание о Днях рождения абонентов из контакт листа.
2005. KishKish – программные решения для Skype
Один из первых разработчиков приложений, использующих Skype API, Алекс Розенбаум (Alex Rosenbaum), уже известный нам по популярному плагину SAM- Skype answer machine, предоставил новые решения для Skype. SAM теперь является частью диапазона продуктов, выпускаемых компанией KishKish, позволяющих использовать Skype максимально эффективно, и нацеленных в первую очередь на помощь на малому и среднему бизнесу. KishKish SAM – автоответчик для Skype. Программа позволяет записать звуковое приветствие или текстовое сообщение для ответа на входящий звонок. KishKish Book позволит пользователям Skype создавать группы в контакт-листе, сортировать контакты в группах, назначать индивидуальные сигналы вызова, начинать для групп текстовые и голосовые конференции одним кликом.
2004. Cisco продвигает Callmanager Express на российском рынке
Компания Cisco начала программу продвижения на российском рынке решения для небольших офисов и их удаленных отделений: Cisco CallManager Express (продукт на основе программного обеспечения Cisco IOS, обеспечивающий обработку звонков) и Cisco Unity Express (голосовая почта и автоответчик). Новые решения позволяют упростить процесс использования IP-телефонии в небольших компаниях. Cisco CallManager Express может использоваться в компаниях с количеством рабочих мест до 120, в которых для повышения эффективности бизнес-процессов необходим централизованный подход к управлению существующей коммуникационной инфраструктурой, содержащей например, IP-телефоны Cisco, аналоговые телефоны, факсы, маршрутизаторы доступа Cisco и коммутаторы Cisco Catalyst, что и обеспечивается данным решением. Удобство Cisco CallManager Express заключается в том, что для использования его преимуществ небольшим компаниям, имеющим или планирующим установку в своих офисах выделенной линии доступа в Интернет, необходимо дополнительно приобрести специальную версию программного обеспечения Cisco IOS, и Интернет-маршрутизатор Cisco превратится в полнофункциональную телефонную станцию, к которой возможно подключить как IP-телефоны, так и аналоговые устройства (телефоны, факсы и проч.).
2003. Cisco представила версии CallManager и Unity для малого бизнеса
Компания Cisco представила два новых программных продукта — Cisco CallManager Express (для управления звонками) и Cisco Unity Express (для реализации IVR и голосовой почты). Оба продукта устанавливаются на маршрутизаторах доступа Cisco и создают простое в установке и эксплуатации решение для IP-коммуникаций. Эти продукты предназначены для компаний, в которых работает до 100 сотрудников.
Cisco CallManager Express предоставляет широкий выбор VoIP-услуг, которые обычно доступны в традиционных УАТС. Среди них внутренняя связь, перехват вызова, переадресация, хант-группы, пейджинговое оповещение и т.д. Новые продукты позволяют внедрять приложения XML, повышающие производительность труда и использующие все преимущества новейших моделей IP-телефонов Cisco.
Источник: www.voipoffice.ru