Беседа это в бизнесе

Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное обще­ние.

В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем. Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее.

Практика Светской беседы

Таким обра­зом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретное предложение. Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций, таких, как: 1) взаимное общение работников из одной деловой среды; 2) совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; 3) контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; 4) поддержание деловых контактов; 5) стимулирование деловой активности. Но важен не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы коммуниканты получают оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

2. Виды деловой беседы

По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т. п.; организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др. Особо следует выделить деловые беседы во время приема посетителей.

Рассмотрим некоторые из названных видов. Кадровые беседы. Как известно, правильный подбор и расстановка кадров оказывает решающее влияние на эффективность работы любой организационной структуры.

Важное место в решении кадровых вопросов отводится деловым беседам, которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента на должность, помогают составить о нем мнение, выявить его слабые и сильные стороны, сформулировать собственную позицию для принятия решения. Особое значение эти беседы приобретают при приеме на работу.

Обычно их называют собеседованиями. Существуют определенные методики проведения таких собеседований. Чаще всего руководитель-интервьюер просит претендента рассказать о себе, вывить причины поиска претендентом новой работы, выяснить, насколько поступающий в курсе дел организации, в которой он хочет работать.

Как идеи создают и меняют реальность. Клубная беседа

Необходимо, чтобы претендент подтвердил наличие личностных и профессиональных качеств примерами из своей практической деятельности, повседневной жизни. Целесообразно предложить ему описать свое поведение в одной из конфликтных ситуаций в вашей организации, поинтересоваться, на какую зарплату он хочет претендовать и т. д. Чтобы собеседование пошло эффективно, руководитель должен иметь под рукой описание рабочего места, должностную инструкцию с указанием требований, предъявляемых к данной должности.

Рекомендуют также составлять «словесный портрет» требуемого на определенное место сотрудника, содержащий перечень основных характеристик: пол, возраст, образование, семейное положение, стаж работы, опыт работы в данной области и т. д. Перед собеседованием претенденту можно предложить написать письменное заявление-анкету и ли резюме. Это позволит интервьюеру создать представление о претенденте и сразу исключить неподходящую кандидатуру.

Некоторые руководители составляют перечень основных показателей, по которым они оценивают претендентов в баллах. Например: внешний вид, культура речи, коммуникабельность, деловые качества, профессиональные знания и т. д. Этот метод особенно удобен, когда собеседование проводится совместно с коллегами.

Сопоставление объективных оценок каждого позволит сделать правильный выбор. Успех собеседования во многом зависит от соблюдения его участниками определенных этических правил поведения. Беседа при увольнении с работы. Не менее важное значение приобретают деловые беседы при увольнении с работы.

Чаще всего в производственной деятельности приходится сталкиваться с двумя типичными ситуациями: 1) сотрудник сам принимает решение об уходе с данного места работы; 2) руководство организации решает уволить своего работника. Следует иметь в виду, что увольнение человека с работы незави­симо от ситуации всегда сопряжено с переживаниями, волнениями, хлопотами, а нередко и конфликтами.

Поведение представителей администрации и увольняющегося/ увольняемого, как правило, притягивает внимание сотрудников, получает широкий общественный резонанс. И очень важно, чтобы и та и другая сторона сохранили свое лицо, достойно вышли из трудного положения. Сотрудник не должен прослыть скандалистом.

Адми­нистрации необходимо создать имидж гуманного и справедливого хозяина, что обеспечит организации солидную и безупречную репутацию. Названные ситуации во многом определяют характер собеседова­ния при увольнении. В первом случае важно выяснить причины увольнения, его моти­вы. И в зависимости от этого строить разговор с подавшим заявление об уходе.

Одно дело, когда человек увольняется в силу объективных причин: по семейным обстоятельствам, по состоянию здоровья, в связи с поступлением на учебу, из-за перемены места жительства, перехода на другую работу, связанную с его профессиональным ростом, улучшением материального положения и т. д. Теплые слова благодарности за хорошую работу, доброе напутствие, пожелание успехов на новом поприще будут приятны увольняющемуся, поддержат его, оставят хорошее впечатление об организации. Другое дело, когда человек подает заявление об уходе в состоя­нии эмоционального возбуждения, под влиянием таких субъективных факторов, как обида на руководителя или коллег из-за якобы несправедливого отношения, придирок и т. п.; чувство вины за те или иные промахи и просчеты в работе, неуверенность в своих действиях и др.

Для большинства людей такое увольнение не является желаемым результатом, хотя довольно часто становится им. Да и для организации это обычно невыгодно, однако порой может стать удобным поводом, чтобы избавиться от неугодного работника.

Поэтому руководителю необходимо определить свою собственную позицию по отношению к факту увольнения и решить для себя, будет ли он уговаривать сотрудника остаться или нет. Важно создать благоприятную и доброжелательную атмосферу для делового конструктивного разговора, попытаться устранить име­ющиеся разногласия, а также использовать беседу для обсуждения условий трудовой деятельности, характера взаимоотношений в коллективе, задач, стоящих перед организацией.

Когда человек увольняется, будучи обиженным в силу каких-либо обстоятельств, то для снятия напряжения и изменения принятого сотрудником решения одной беседы может оказаться недостаточно. Целесообразно до встречи с руководителем подключить для разговора его друзей по работе, лиц, пользующихся у него доверием и автори­тетом, неформальных лидеров.

Увольнять людей с работы приходится также в связи выходом человека на пенсию, из-за серьезных нарушений трудовой дисциплины, допущенных сотрудником, а также в силу других обстоятельств. Во всех этих ситуациях администрации не рекомендуется занимать позицию оправдывающихся, испытывающих чувство вины и угрызения совести, не следует произносить фразы типа «Мы бы, конеч­но, оставили вас, но…», «Нам бы очень хотелось продолжать с вами работать, но…» и т. д. Это вселяет надежду увольняющемуся, и он пытается найти различного рода основания, чтобы остаться..

В нелов­ком положении может оказаться и сам руководитель. Дисциплинарная беседа Причины этих бесед связаны с нарушениями трудовой дисциплины, отступлениями от внутреннего распорядка, небрежным или несвоевременным выполнением заданий и под.

Это неизбежно приводит к необходимости проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных бесед, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (замечание, выговор, строгий выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, увольнение). Проведение таких бесед требует от руководителя большой выдерж­ки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.

Готовясь к встрече, необходимо хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. В начале разговора следует дать возможность сотруднику самому объяснить при­чину своего поступка. Вполне вероятно, что он приведет какие-то новые факты.

Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие. При проведении дисциплинарных бесед следует иметь в виду, что осуждать надо действия и поступки работников, критиковать прома­хи и просчеты, а не их личные качества. Проблемные беседы.

Проблемными условно можно назвать бе­седы, вызванные необходимостью решения различных конфликтных ситуаций, возникающих в организации. Важнейшей особенностью проблемной беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, рассмотрение социальной практики снятия подобных конфликтов, наконец, поиск взвешенного и обоснованного решения.

Организационные беседы. Так называются беседы, в ходе кото­рых обсуждается технология выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические соображения по поводу решения поставленных задач. При проведении такой беседы важно учитывать, что реакция собеседника на предъявляемые требования может быть различной.

Одни сотрудники, заботящиеся о своем будущем и перспективах организации, готовы услышать и принять критику, стараются изменить либо себя, либо ситуацию, за которую они отвечают. Иные пытаются переложить ответственность на других. Третьи вообще не при­нимают критику, они уверены в своей правоте и пытаются все оставить без изменения. Естественно, что речевое поведение руководителя тоже будет разным.

Источник: studfile.net

Деловая беседа: виды, этапы

Деловая беседа – это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две большие группы: свободные (проходят без специальной подготовки, например, собрание коллег по работе) и регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временным рамок). А вот в зависимости от цели, которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником, беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов, беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества, беседа коллег по поводу решения производственных вопросов.

Для того, кто собирается проводить подобную беседу, нужно хорошенько подготовиться, чтобы получить из нее максимум выгоды. Подготовка является важным пунктом, так как именно от нее во многом будет зависеть течение разговора, реакция на информацию собеседника и, конечно же, конечный итог беседы.

Заранее нужно подумать о том, какие вопросы лучше всего поднять во время беседы. При желании их даже можно записать на бумажку, чтобы не забыть. Во время подготовки нужно постараться выстроить весь разговор от начала и до конца, а для этого нужно знать, какие бывают этапы деловой беседы.

Любая деловая беседа состоит из 5 основных этапов:

1. Начало беседы. На этом этапе с собеседником нужно установить доверительный контакт, привлечь его внимание, пробудить желание выслушать всю информацию до конца. Это самый сложный этап, поскольку именно от него будет зависеть расположенность собеседника к разговору. Существует большое количество различных способов начать деловую беседу.

Например, можно попробовать метод снятия напряжения. В этом случае собеседнику достаточно сказать пару теплых слов или рассказать шутку, которая смягчит напряженную обстановку. Еще один способ, это так называемый метод «зацепки». Здесь можно очень кратко изложить проблему или ситуацию, которая неразрывно связана с самой беседой.

Это может быть небольшое событие, анекдотичный случай или вопрос с «хитринкой». Для деловой беседы подойдет и метод прямого подхода, когда разговор начинается без каких-либо отступлений. Задача этого метода поведать вкратце собеседнику о причине встрече, а затем быстро перейти к самой теме беседы.

2. Передача информации. На этом этапе происходит передача запланированной информации, а также выявление целей и мотивов собеседника, проверка и анализ его позиции. Изложение информации не должно растягиваться на долгое время, иначе собеседнику станет скучно и решит прекратить беседу.

3. Аргументирование. Это способ обоснования выдвигаемых положений и убеждение собеседника в важности принимаемого решения. Здесь важно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику, выслушивать его позицию и признавать его правоту, даже если это приведет не к тем последствиям, которые ожидались. Не вступать с собеседником в спор, выражаться четко и понятно, избегая употребления сложных формулировок и терминов.

4. Опровержение доводов собеседника. Это этап нейтрализации замечаний собеседника. Здесь нужно провести анализ замечаний, обнаружить настоящие предпосылки, выбрать тактику и способ.

5. Принятие решение (заключение). На этом этапе решиться, будут ли достигнуты заранее намеченные цели. Здесь важно подытожить все те аргументы, которые был признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты, навести мосты для проведения следующей беседы, закрепить то, что достигнуто.

Деловая беседа – это шанс добиться поставленной цели. Самое главное, не превращать ее в томное времяпровождение, нужно сделать все так, чтобы собеседник ни на секунды не усомнился в важности этой беседы.

Источник: fb.ru

Деловая беседа

Деловая беседа – это один из способов решения коммерческих вопросов, решения проблем и споров в бизнесе. Ее целью является:

1- рассмотрение и решение спорных ситуаций;

2- обсуждение вариантов сотрудничества;

3- заключение коммерческих сделок и подписание договоров.

Деловая беседа может вестись разными людьми (руководитель/подчиненный, партнеры по бизнесу, продавец/покупатель и т.д.) по различным схемам и сценариям, однако основные ее правила прописаны в бизнес-этикете и должны соблюдаться партнерами, чтобы сохранить друг о друге приятное впечатление и поддержать репутацию компании.

Виды деловых бесед

Деловая беседа может быть:

1. свободная – беседа без подготовки (например, собрание коллектива);

2. регламентированная – беседа с хорошо продуманной стратегией и рассчитанным временем.

К подготовке деловой беседы надо отнестись со всей серьезностью, так как от ее проведения будет зависеть реакция вашего партнера по разговору и конечный результат общения. Поэтому планирование разговора – обязательный этап подготовки, которому нужно уделить достаточное время и внимание.

Этапы деловой беседы

Ритуал деловой беседы имеет свои этические нормы и правила этикета. Например, договориться о беседе необходимо за 2-3 дня, заранее выписать пропуск для гостя или предупредить охрану. Секретаря необходимо также предупредить о визите, попросить подготовить материалы для переговоров и встретить гостя на входе в офис.

В самом начале беседы гостя необходимо встретить на входе из кабинета, пожать руку, поздороваться, назвав по имени-отчеству, пригласить расположиться в уголке отдыха (так разговор пойдет на равных), предложить кофе, чай или прохладительные напитки.

Этапы же беседы должны выглядеть следующим образом:

Изложение сути (передача информации) — Расположив к себе гостя и наладив общий язык, можете плавно переходить к изложению существующей проблемы или задачи для решения, затем, в ходе беглого обсуждения, выяснение позиции и мотивов собеседника, после чего — анализ существующих позиций. Эта часть беседы не должна быть затянутой – разговор должен сохранять темп, а внимание не должно рассеиваться.

Аргументирование — В этой части беседы вам предстоит с помощью уже заготовленных точных, корректных и убедительных тезисов убедить собеседника в своей правоте и важности предлагаемого вами решения. После этого необходимо, не вступая в спор, внимательно выслушать аргументы партнера по разговору и обсудить компромиссы или признать правоту одной из сторон.

Опровержение аргументов — В случае, если позиция собеседника ошибочна или не устраивает вас, необходимо аккуратно переубедить его, приводя контраргументы и анализируя его ошибки.

Принятие решения — Это финальный этап деловой беседы, в процессе которого вы формулируете выводы, анализируете ситуацию и определяете степень достижения задач. Отметьте свои аргументы, которые собеседник принял, укажите нерешенные участки проблемы, похвалите оппонента за желание сотрудничать и предложите ему продолжить встречи для достижения полного единогласия.

В самом конце беседы обязательно поблагодарите собеседника за согласие встретиться с вами, выразите уверенность в дальнейшем плодотворном сотрудничестве, проводите его до дверей кабинета и вежливо попрощайтесь с гостем.

Источник: www.mazm.ru